Przewodnik Księgowość

Księgowość otwierasz na stronie «Zarządzanie» przyciskiem «Księgowość». U góry są karty «Przegląd», «Trend», «Rachunek zysków i strat», «Przychody», «Wydatki», «Dostawcy» i «Terminy płatności»: które z nich widzi każda rola, znajdziesz w Kto co widzi.

Okres wybierasz przyciskami «Ten miesiąc», «Poprzedni miesiąc», «Ten rok» i «Poprzedni rok». Przegląd ma trzy kafelki; dotknięcie kafelka otwiera kartę, która go wyjaśnia:

• «Zysk»: przychody minus wydatki, na czerwono, gdy jest ujemny. Otwiera rachunek zysków i strat.
• «Do zapłaty»: wydatki jeszcze niezapłacone i ich liczba. Otwiera terminy płatności.
• «Należności z okresu»: to, co należy się za wybrane miesiące i nie zostało jeszcze zapłacone. Otwiera przychody.

Poniżej są wykres «Wydatki według kategorii» i «Najbliższe terminy».

Na górze trzy liczby, przychody, wydatki i zysk roku, ze zmianą względem poprzedniego roku, jeśli jest poprzedni rok do porównania. Wykres pokazuje dla każdego okresu słupek przychodów i słupek wydatków, a nad nimi linię zysku.

«Miesiąc», «Kwartał» i «Rok» zmieniają krok wykresu, strzałki zmieniają rok. Gdy dotkniesz jednej lub kilku kategorii, wykres pokaże tylko ich wydatki: zysk pozostaje prawdziwy, przychody minus wszystkie wydatki. «Zgrupowane» łączy wydatki w jeden słupek, «Pojedynczo» dzieli je według kategorii.

Tabela z okresami w kolumnach (na telefonie przewija się w bok) i z tymi wierszami:

• «Przychody»: rozwija się według pozycji, czyli typu pokoju, działu kasy i Wellness;
• «Wydatki»: rozwija się według kategorii;
• «Zysk», wyróżniony;
• «Prowizja OTA (poza zyskiem)», gdy są faktury prowizyjne (zob. Prowizja OTA);
• «Zysk rok wcześniej», do porównania.

Nad tabelą pojawiają się uwagi o liczbach do sprawdzenia: wydatki bez VAT, płatności powyżej kwoty rezerwacji (pozycja «Nadwyżka», zwykle niezarejestrowany zwrot), pobyty podzielone między kilka firm.

• Liczą się tylko otrzymane płatności: zaliczki i dopłaty do rezerwacji, opłacone sprzedaże kasy i Wellness. Karta złożona jako gwarancja nie jest przychodem, dopóki jej nie obciążysz.
• Liczą się w miesiącu, którego dotyczą: nocleg dzieli się noc po nocy, więc pobyt od 30 kwietnia do 3 maja daje jedną noc w kwietniu i dwie w maju.
• Opłata miejscowa zostaje poza przychodami: pobierasz ją dla gminy.
• Zwrot za rezerwację anulowaną przez Booking Engine zmniejsza przychody.

Karta grupuje według miesiąca i pozycji; każda pozycja pokazuje kwotę należną za te miesiące i kwotę otrzymaną. Kwoty na tej karcie są zawsze z VAT.

Na dole jest «Wystawione dokumenty»: faktury, faktury korygujące, pokwitowania i paragony z okresu. Są do wglądu i nie dodają się do przychodów, bo płatność i jej faktura to te same pieniądze.

1. Dotknij przycisku + «Wydatek».
2. Wpisz «Kwota» i wybierz «Kategoria»: te dwa pola wystarczą, potem «Zapisz».
3. W razie potrzeby otwórz «Więcej szczegółów»: dostawca (jeśli go nie ma, wpisz jego nazwę: Vezpa zaproponuje dodanie), firma, «Miesiąc, którego dotyczy», «Liczba miesięcy», termin płatności, zapłacony, «Stawka VAT (%)» (proponuje ją kategoria), «Numer dokumentu» i notatki.

Miesiąc, którego dotyczy to miesiąc, do którego należy wydatek, nawet jeśli zapłacisz później. Z «Liczba miesięcy» wydatek dzieli się na równe części: roczne ubezpieczenie na 12 miesięcy waży jedną dwunastą miesięcznie.

«Wczytaj XML» odczytuje włoską e-fakturę FatturaPA, jako .xml lub podpisaną jako .p7m: dostawcę, numer, datę, kwoty, VAT i termin płatności. Faktura korygująca wchodzi na minusie. Wydatek trafia do firmy, na którą wystawiono fakturę (NIP odbiorcy): jeśli to żadna z Twoich, plik zostaje odrzucony. Wchodzi jako do zapłaty, z kategorią domyślną dostawcy.

We Włoszech faktury od dostawców mogą też przychodzić same. Jeśli na stronie «Firmy (numery VAT)» karta firmy ma wiersz «Faktury od dostawców», dyrektor wybiera «przez Vezpa»: każda faktura, która przychodzi z SDI, staje się wydatkiem tej firmy do zapłaty, z etykietą «Otrzymana faktura», i nie można jej usunąć. Jeśli była już wydatkiem, wpisanym ręcznie lub z XML, Vezpa łączy ją z nim zamiast tworzyć drugi. Przy «przez księgowego» otrzymuje je księgowy, a tutaj dodajesz je przyciskiem «Wczytaj XML». Jak to włączyć, wyjaśnia przewodnik E-faktury.

Listę filtrujesz według kategorii, dostawcy i stanu («Wszystkie», «Do zapłaty», «Zapłacone»). Każdy wydatek możesz zmienić, usunąć, oznaczyć przez «Oznacz jako zapłacony» lub «Oznacz jako do zapłaty» i skopiować do innego miesiąca przez «Duplikuj», wygodne przy rachunkach za media. Wydatek bez kategorii widać jako «Bez kategorii»; wydatki w innej walucie zostają poza sumą.

Dla wydatków, które wracają bez zmian (pensje, kredyt, czynsz, abonamenty), użyj «Powtarzaj» w karcie wydatku: «Co miesiąc», «Co 3 miesiące» lub «Co rok», z «Do», jeśli powtarzanie ma koniec. Dotyczy to wydatków wprowadzonych ręcznie, nie tych z XML. Vezpa sam tworzy wydatek każdego okresu, tego samego dnia miesiąca (31. staje się ostatnim dniem w krótszych miesiącach), do zapłaty, z kwotami, dostawcą, kategorią i firmą pierwszego. Na liście wydatki z powtarzania mają ikonę ze strzałkami w kółku. Zatrzymasz je przyciskiem «Zatrzymaj powtarzanie», z pierwszego wydatku lub z dowolnego z utworzonych; usunięcie pierwszego też je zatrzymuje, a już utworzone wydatki zostają. Zmiana kwoty lub dostawcy pierwszego wydatku zmienia kolejne, nie te już utworzone. «Duplikuj» służy nadal do pojedynczej kopii.

Jeśli przyjmujesz płatności online przez Stripe, jego opłaty wchodzą same: co miesiąc jeden wydatek od dostawcy Stripe, w kategorii «Opłaty za płatności», już zapłacony, z etykietą «Automatyczny». Vezpa aktualizuje go codziennie, dlatego nie można go zmienić ani usunąć.

Każdy dostawca pokazuje, ile wydałeś i ile zostało do zapłaty w wybranym okresie. Dostawcy powstają sami, z wydatku lub z pliku XML.

Dyrektor zmienia ich «Nazwa», «NIP» i «Kategoria domyślna»: z kategorią domyślną nowe wydatki tego dostawcy, także z XML, przyjmują ją same.

«Wydatki do zapłaty»: niezapłacone wydatki, te po terminie oznaczone jako «Po terminie». «Oznacz jako zapłacony» dotykasz bezpośrednio tutaj. Faktura prowizyjna kanału, która jest jeszcze otwarta, ma etykietę «Do uzgodnienia».

«Oczekiwane wpływy»: rezerwacje z przyjazdem w ostatnich 12 miesiącach lub w najbliższych 30 dniach, które wciąż mają otwarte saldo. Dotknięcie otwiera rezerwację.

Na tej karcie kwoty są zawsze z VAT: to kwoty, które płacisz i otrzymujesz.

Każdy obiekt zaczyna z dziesięcioma kategoriami standardowymi, wśród nich «Prowizje kanałów». Dyrektor zarządza nimi przyciskiem «Kategorie» na karcie Wydatki:

• «Zmień nazwę» i «Domyślna stawka VAT (%)», proponowana w nowych wydatkach;
• «Ukryj» i «Pokaż»: ukryta kategoria nie jest już proponowana dla nowych wydatków;
• «Dodaj kategorię» dla własnych pozycji.

Kategorii standardowych nie da się usunąć; dodane przez Ciebie tak, jeśli nie używa ich żaden wydatek.

Ikona % u góry przełącza między «Kwoty brutto (z VAT)» a «Kwoty netto (bez VAT)». Działa w Trendzie i w rachunku zysków i strat, a w Przeglądzie dla zysku ze szczegółami pod nim i dla wykresu «Wydatki według kategorii».

• Bez VAT przychody są pomniejszone o swoją stawkę: we Włoszech nocleg netto 10%, gdzie indziej ze stawką obiektu. Wydatki liczą się kwotą netto.
• Wydatek o nieznanym VAT albo płatność niezwiązana z rezerwacją liczy się w całości także bez VAT: informuje o tym uwaga.
• «Do zapłaty» i «Należności z okresu» są zawsze z VAT, tak jak karta Przychody: to pieniądze, które naprawdę wychodzą i wpływają.

Prowizje portali oblicza się z rezerwacji: trafiają do wydatków, do kategorii «Prowizje kanałów», podzielone noc po nocy jak pobyt.

Faktura prowizyjna, którą przysyła Ci kanał, jest «Do uzgodnienia»: rejestrujesz ją w tej samej kategorii, ręcznie lub z XML, żeby sprawdzić, ile kanał zatrzymał, ale nie odejmuje się jej od zysku drugi raz. Dopóki jest do zapłaty, widać ją w «Do zapłaty» i w terminach płatności, bo to prawdziwy dług. W rachunku zysków i strat ma własny wiersz, «Prowizja OTA (poza zyskiem)».

Jeśli konto ma kilka firm (zob. przewodnik E-faktury), u góry pojawia się wybór «Firma»: «Wszystkie firmy» albo jedna. Przy jednej firmie wyboru nie ma.

• Przychód trafia do firmy pokoju lub działu; pobyt w pokojach różnych firm dzieli się między nie noc po nocy.
• Wydatek z XML trafia do firmy, na której NIP wystawiono fakturę; wydatek wpisany ręcznie do firmy wybranej w «Więcej szczegółów», w przeciwnym razie do zwykłej firmy dostawcy, a w końcu do firmy głównej.
• Każde zestawienie czytasz dla jednej firmy albo dla wszystkich razem: kwoty jednej firmy nigdy nie trafiają na NIP innej.

• Dyrektor: wszystkie karty, przełącznik VAT, kategorie i edycja dostawców.
• Asystent: tylko «Wydatki» i «Dostawcy». Wpisuje wydatki i wczytuje pliki XML, tworzy nowych dostawców z poziomu wydatku, zmienia wydatki, które sam wpisał ręcznie; nie widzi przychodów ani zysku i nie zmienia kategorii ani dostawców.
• Pozostałe role nie mają przycisku «Księgowość».

Statystyki liczą przychód według daty wyjazdu: wszystko, co wydał gość, z prowizją portalu, w miesiącu wyjazdu, zapłacone czy nie. Księgowość liczy otrzymane pieniądze, w miesiącu, którego dotyczy każda noc. Te same miesiące mogą więc dać różne sumy i tak ma być: Statystyki mówią, ile sprzedałeś, księgowość, ile otrzymałeś i wydałeś.

Pod wykresem przychodu w Statystykach dyrektor znajdzie notę «Dlaczego Statystyki pokazują inny przychód».

Ikona «Dokumenty podatkowe» u góry otwiera strony dokumentów, które wystawia Twój obiekt, na przykład e-faktury i faktury: pojawia się, gdy co najmniej jedna z nich jest aktywna.

Księgowość nie wystawia dokumentów i niczego nie przesyła do urzędu skarbowego: wymienia je na karcie Przychody, w «Wystawione dokumenty», nie dodając ich do przychodów.