Konfigurasjonsguide

Konfigurasjon-seksjonen er konfigurasjonssenteret for overnattingsstedet ditt. Herfra kan du administrere alle operasjonelle og organisatoriske aspekter.

Herfra kan du:

• Administrere rom og romtyper
• Konfigurere Booking Engine
• Koble til OTA-kanaler
• Administrere teamet og roller
• Se statistikk
• Kontakte støtte
• Administrere kontoen din

Alle innstillinger er organisert i rullbare seksjoner.

Toppteksten øverst viser:

• Eiendomsnavn
• Type (Hotell, B&B, Leiligheter)
• Antall romtyper og totalt antall rom

To nivåer: kontoen og eiendommene

Hvis du styrer flere eiendommer, står det to navn øverst på siden, og de er verdt å holde fra hverandre:

• nedtrekksmenyen, merket Valgt eiendom, velger én eiendom;
• det fargede feltet under, merket Konto, rommer dem alle: navn, type og land for virksomheten.

Hver gruppe lenger ned sier hva den følger: navnet på den valgte eiendommen — slik er det for Overnatting og Kanaler & priser — eller Alle eiendommer, for det som gjelder hele virksomheten (Skatt & juridisk samsvar, Moduler, Konto & support). Inne i en gruppe bærer de få unntakene — tidssonen og RMS — merkingen selv.

Med bare én eiendom vises ingenting av dette: det er ingenting å skille.

Legg til ny romtype

Knapp for å opprette en ny romtype. Du kan opprette opptil 100 boliger: hvis du går ut over dem som er med i abonnementet ditt, sier appen fra, og hvis du betaler med kort, bytter abonnementet av seg selv til det høyere ved neste fornyelse — i mellomtiden bruker du fortsatt alle rommene.

Administrer rom

Endre antall rom for hver eksisterende type.

Betaler du via Google Play eller App Store?

Butikkene kan bare belaste listeabonnementene sine: et avtalt beløp kan de ikke belaste. Hvis fornyelsen din derfor omfatter et avtalt beløp eller krever vår godkjenning, viser skjermen Administrer rom et eget kort. Byttet skjer i denne rekkefølgen:

1. Si opp i butikken — åpner butikkens side for administrasjon av abonnementer. Bare du kan si opp et Google Play- eller App Store-abonnement: vi kan ikke gjøre det for deg.
2. Aktiver kortbetaling — fra appen på Android og Windows. På iPhone og iPad vises ikke denne knappen, fordi App Store-reglene ikke tillater å henvise til en ekstern betaling fra appen: bruk en annen enhet (Android eller Windows) eller nettstedet vezpa.it.

Å si opp i butikken slår ikke av noe med en gang: butikkens abonnement er gyldig til sitt naturlige utløp, og i mellomtiden tar kortet over. Du står aldri uten tjeneste, og ikke noe rom blir noen gang slettet eller skjult.

Utvidbar liste med alle romtyper/rom i eiendommen.

• For Hotell-eiendommer: viser romtyper (f.eks. "Dobbelt Standard", "Suite")
• For B&B/Leiligheter: viser individuelle enheter

Trykk på en romtype for å utvide og se detaljer:

• Antall rom
• Basispriser
• Inkluderte tjenester

Herfra kan du navigere til detaljert konfigurasjon av hvert rom.

Både rom og selve overnattingsstedet har et eget fotogalleri (opptil 20 bilder hver), som kan omorganiseres ved å dra miniatyrbildene: det første bildet blir forsidebildet som vises i Booking Engine.

Sorter overnattingssteder

Fra Overnattingssteder-seksjonen kan du åpne Sorter overnattingssteder for å dra rom/enheter og angi rekkefølgen de vises i appen og kalenderen. Med bryteren øverst kan du bytte til Booking Engine-modus for å angi, separat, rekkefølgen som vises for gjester på bestillingsportalen (hvis ikke tilpasset, følger den app-/kalenderrekkefølgen).

Slik leser du sengekoden

Koden beskriver sengene i boenheten: X er en enkeltseng, M en dobbeltseng, og de legges sammen. Den er en huskeregel for deg og renholdspersonalet: den endrer verken pris, kapasitet eller det portalene viser.

I konfigurasjonen av hver enhet finner du feltet Oppsett i seksjonen Detaljer. Trykk på det: listen med de ni kodene åpnes, hver med sin forklaring.

Den samme listen åpnes fra tavlen Avdelinger: trykk på enheten og deretter på Oppsett. Begge steder velger du en kode fra listen: det er ikke et felt der du skriver en beskrivelse av sengene.

Ikke forveksle: kapasiteten du selger er Maks gjester, og romtypen portalene viser gjesten er Kommersiell type. Oppsettet oppdateres fra konfigurasjonen av enheten eller fra tavlen Avdelinger: renholdspersonalets oversikt verken viser eller endrer det.

Innsjekkings- og utsjekkingstider

Nederst i gruppen Overnatting, under listen over rom og ved siden av tidssonen, finner du Innsjekkings- og utsjekkingstider: to punkter, Innsjekking fra og Utsjekking innen. Trykk på ett av dem og velg klokkeslettet på klokken — verdien lagres med én gang. De er allerede fylt ut — 14:00 og 10:00 — og passer de deg, er det ingenting å gjøre. Det er overnattingsstedets offisielle tider, altså dem du selv oppgir: ankomsttiden er ikke klokkeslettet gjesten faktisk kommer, for ved ankomsten finnes det ikke noe øyeblikk å registrere, og Vezpa måler det ikke.

De teller for den som må melde gjester til myndighetene. Spania, Kroatia, Slovenia og Bulgaria ber også om klokkeslettet for ankomst og avreise, ikke bare dagen: det er tiden du skriver her som blir med i meldingen. Avreisen er unntaket, og den eneste av de to som kan bli virkelig: registrerer du gjestens utsjekking, meldes det virkelige klokkeslettet for utreisen; gjør du det ikke, meldes den offisielle tiden du har skrevet her. Det er overnattingsstedets lokale tider, lest i dets egen tidssone: de regnes ikke om.

«Sesongstenging»

For et hotell som stenger for sesongen. Under «Konfigurasjon», gruppen «Konto & support», finner lederen kortet «Sesongstenging»: med «Velg stengeperiode» velger han perioden, ser beløpet og bekrefter. Hver månedlige betaling som starter i perioden koster 30 % av abonnementet, inkl. mva; ved gjenåpning gjelder full pris igjen av seg selv.

• Perioden er sammenhengende, varer 3 til 6 måneder og starter tidligst i morgen. Det må gå minst 6 måneder mellom slutten på én stenging og starten på den neste.
• Det kan ikke være bookinger i perioden: finnes det noen, viser appen dem og stengingen starter ikke.
• Stengte datoer kan ikke bookes noe sted: kanaler, bookingmotor eller manuell registrering. I kalenderen vises de som «Sesongstenging» og kan ikke låses opp. Sender en kanal likevel en booking på de datoene, beholdes den, og lederen får et varsel.
• Bare tilgjengelig ved betaling via nettsiden (kort), ikke med abonnement fra appbutikken.

Når stengingen er aktivert, kan den ikke avbrytes i appen: skriv til support for å endre den. Resten av appen fungerer som vanlig, så du kan forberede sesongen og ta imot bookinger for de åpne datoene.

«Adgangsenheter»

For gjester som slipper seg inn selv med en nøkkelboks. Under «Konfigurasjon», gruppen «Rom», finner direktøren «Adgangsenheter»: én enhet per rad, med navn, kode og rommene den åpner (én boks kan betjene flere rom). Foreløpig er typen «Frakoblet (fast kode)»: koden skriver du selv, og den forblir den samme til du endrer den.

• Koden når gjesten via automatiseringen «Adgangskoder (innsjekking godkjent)» under «Automatiseringer»: den sendes først når du har godkjent nettinnsjekkingen fra bestillingskortet, på ankomstdagen på valgt tidspunkt (kl. 8 som standard), eller med en gang hvis du godkjenner senere samme dag. Én gang per bestilling.
• Endrer du en kode, forteller appen hvor mange gjester med et opphold som ikke er over, som allerede har fått den gamle, så du kan gi dem beskjed.
• Siden er bare for direktøren. Et roms kode vises også på bestillingskortet, i feltet «Nøkler».

«Blokkerte gjester»

Slik at du ikke lenger får bestillinger fra en bestemt person. Under «Konfigurasjon», gruppen «Kanaler & priser», rett under Booking Engine, finner du «Blokkerte gjester»: én liste per eiendom. Med «Blokker en gjest» velger du om du vil blokkere en e-postadresse eller et telefonnummer, og du kan legge til en begrunnelse, som forblir intern. Et telefonnummer gjenkjennes uansett hvordan det er skrevet: mellomrom og landskode (+39, 0039 eller ingen) spiller ingen rolle.

• I Booking Engine kan gjesten ikke fullføre bestillingen: gjesten ser en nøytral melding om å kontakte stedet direkte, og får ikke vite at vedkommende er blokkert.
• Når du bestiller manuelt i appen, vises det ved bekreftelse eller tilbud et varsel med e-posten eller telefonnummeret som ble funnet og begrunnelsen: for å fortsette likevel bekrefter du to ganger (se veiledningen for bestillinger).
• Fra Booking.com, Airbnb og de andre portalene kommer bestillingen allerede bekreftet og kan ikke avvises: du får et push-varsel om den blokkerte gjesten, én gang per bestilling.
• Fra iCal-kalendere gjøres ingen kontroll: de kalenderne inneholder verken e-post eller telefon.
• Lederen redigerer listen; assistenten kan bare se den. Andre roller ser ikke «Konfigurasjon».

Belegningstak per kanal

Enkelte OTA-kanaler godtar færre gjester enn det du faktisk selger her. Et rom med kapasitet 3 kan for eksempel bare være bestillbart for 2 gjester på en bestemt kanal: kanalen avviser prisen for den tredje gjesten hver gang, og rommet ender opp som i praksis usalgbart til 3 på nettopp den kanalen. Hvis overnattingsstedet ditt er koblet til minst én OTA-kanal, finner du Belegningstak per kanal i romkonfigurasjonen, rett under kapasiteten: én rad per tilkoblet kanal, hver med sitt gjeldende tak (eller «Ikke noe tak angitt — selges til full kapasitet») og en rediger-knapp.

Du kan angi, endre eller fjerne taket for hver kanal uavhengig av de andre. Angi det høyeste antallet gjester den kanalen godtar; fjerner du det, selges rommet der igjen til full kapasitet. Du trenger ikke angi noe for hånd: hvis en kanal avviser en pris fordi dens egen belegningsgrense er lavere enn det du selger, lærer Vezpa grensen automatisk første gang det skjer — den rettingen er forventet oppførsel, ikke en feil.

Dette er noe annet enn den automatiske, skrivebeskyttede meldingen Avvikende kapasitet på portalen i OTA-guiden: den meldingen forteller bare om kapasiteten som portalen selv oppgir. Taket her er derimot en grense Vezpa setter for sine egne sendinger til den kanalen, og som du selv angir, endrer eller fjerner.

«Nettinnsjekking»: bildet av identitetsdokumentet

Under «Konfigurasjon», gruppen «Skatt & juridisk samsvar», har delen «Nettinnsjekking» innstillingen «Bilde av identitetsdokument» med tre valg: «Ikke påkrevd», «Valgfritt» og «Påkrevd». Bare den som kan konfigurere eiendommen, ser den. Slår du den på, fotograferer hver gjest for- og baksiden av sitt eget dokument under nettinnsjekkingen: ikke bare hovedgjesten, også de andre, som i skjemaet heter «Gjest 1 (hovedgjest)», «Gjest 2» og så videre. Med «Påkrevd» kan registreringen ikke fullføres uten de to bildene; den som allerede har lastet dem opp, trenger ikke gjøre det igjen.

Bildene blir forminsket, renset for metadata (også GPS-posisjon) og lagret kryptert: ingen offentlig lenke fører til dem. I appen ser bare rollene som håndterer bestillinger dem, ikke husøkonomen og ikke observatøren, på gjestens kort. De slettes av seg selv 7 dager etter avreise, og med en gang hvis gjesten slettes eller anonymiseres; du kan også slette dem tidligere selv. På skjemaet leser gjesten en merknad som forklarer hva de brukes til og når de forsvinner.

I gruppen «Rom», punktet «Bestillingsetiketter» — kun for lederen — administreres etikettlisten for denne eiendommen: de fargede etikettene du deretter slår av og på på kortet til hver bestilling (se guiden til bestillingskortet).

Hver etikett har et navn og en farge valgt fra en palett; du oppretter, gir nytt navn til og sletter dem her, opptil tjue etiketter per eiendom.

Du drar i listen for å endre rekkefølgen, og denne rekkefølgen er prioriteten: den styrer i hvilken rekkefølge etikettene vises overalt, både på bestillingskortet og i bestillingslisten.

Etiketter er per eiendom: den som administrerer mer enn én, setter dem opp én etter én, med velgeren øverst på siden.

Posisjonen setter du ved å skrive adressen: mens du skriver dukker forslagene opp, du velger ett, og posisjonen setter seg selv på det lille kartet nedenfor. Er punktet ikke nøyaktig, dra kartet for å justere det — appen sier det: «Posisjon funnet fra adressen: dra kartet for å justere punktet». I demoen fra nettleseren tegnes ikke kartet: adressen skriver du likevel, og posisjonen setter seg selv. I den installerte appen er kartet der.

Hvor det ligger

• Når du oppretter overnattingsstedet: feltet Adresse ligger allerede i skjemaet, med det lille kartet under.
• Senere: Konfigurasjon → Eiendomsdetaljer, feltet «Søk etter adressen». Gjelder alle rommene på stedet.
• Leilighetsforvaltere: også i innstillingene for hver enkelt enhet, fordi hver har sin egen adresse.

Hvis du vil velge punktet for hånd

Trykk på «Velg på kartet»: kartet åpnes i fullskjerm. Flytt kartet — siktekornet står stille i midten og markerer punktet — og bekreft med «Bruk denne posisjonen». Nyttig ved spredt bebyggelse, gårdsbruk og øyer, der husnummeret alene ikke holder.

Booking Engine er eiendommens portal for direktebestillinger. Gjester kan bestille direkte fra nettstedet ditt uten OTA-provisjoner.

Konfigurasjon

• Stripe Connect: kobling for å motta betalinger (obligatorisk)
• Bestillingslenke: URL å legge til på nettstedet ditt
• Tilpasning: farger, logo, meldinger

Slik aktiverer du Booking Engine

1. Koble til Stripe Connect for betalinger
2. Konfigurer Booking Engine-innstillinger
3. Kopier lenken og legg den til på nettstedet ditt
4. Gjester kan bestille direkte

Tilkobling og administrasjon av OTA-kanaler via OTASwitch Channel Manager.

Tilgjengelige kanaler: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda, og over 60 ekstra kanaler.

For hver kanal kan du se: tilkoblingsstatus, aktivering/deaktivering, prisforskjeller.

Det finnes en dedikert guide (OTA-guide) tilgjengelig fra OTA-administrasjonssiden.

Administrasjon av brukere som har tilgang til eiendommen.

Tilgjengelige roller

Hvem ser hvilke punkter

På denne siden vises punktene bare for dem som faktisk kan bruke dem: slik åpner du ikke en skjerm for så å oppdage ved første handling at du ikke har lov.

Endre ditt eget passord

Passordet er en personlig opplysning: alle roller — også husøkonom og observatør — kan endre sitt eget fra kontomenyen øverst til høyre, uten å gå via ledelsen. Tilbakestilling av passordet til et annet medlem er derimot forbeholdt kontoeieren, fra Team-siden.

Dashboard med eiendommens statistikk.

Tilgjengelige data:

• Belegg etter periode
• Inntekter etter kanal
• Bestillinger etter OTA-kanal
• Tidstrender

Nyttig for å overvåke ytelse og ta prisbeslutninger.

Hvem ser det: leder, assistent og revenue manager. Revenue manageren ser punktet bare hvis RMS-modulen er aktiv, og det er det eneste punktet fra «Kanaler & priser» vedkommende ser: Booking Engine og OTA-kanaler blir hos leder og assistent. Å angre RMS' automatiske handlinger er forbeholdt lederen.

Tilgang til RMS for dynamisk prisadministrasjon.

Kun tilgjengelig hvis aktivert for eiendommen din.

Det finnes en dedikert guide (RMS-guide) tilgjengelig fra RMS-skjermen.

Sakssystem for kommunikasjon med Vezpa-støtte. Du kan opprette nye saker, svare på eksisterende og se historikk.

Uleste saker flagges også på dashboardet (banner).

Slik oppretter du en sak

1. Trykk på "Støtte" i Konfigurasjon-seksjonen
2. Trykk på "Ny sak" for å opprette en forespørsel
3. Beskriv problemet eller forespørselen
4. Du mottar et varsel når teamet svarer

I gruppen Konto og støtte finner du nå delen Varsler: bryteren slår push-varsler på eller av på denne enheten. Hvis tillatelsen er avslått i telefoninnstillingene, vises en melding med knappen Åpne innstillinger; hvis aktiveringen mislykkes, vises Prøv igjen. Med bryteren av mottar du ingen varsler lenger, heller ikke de hastende.

Hvor et trykk fører deg

Når du trykker på et varsel, åpner appen nå riktig skjerm også for støttesaker, avdelingstavlene, meldinger til myndighetene, eget domene og OTA-kanalenes import eller nye forsøk: tidligere skjedde det ingenting i disse tilfellene. Hvis varselet gjelder en annen eiendom enn den som er åpen, spør appen først: Bytt eiendom for å gå dit, Bli her for å bli.

Nederst på siden finner du kontoalternativene dine:

• Brukernavn vist
• Utloggingsknapp: koble kontoen fra enheten
• "Slett konto"-lenke: prosedyre for permanent kontosletting

Sikkerhet

• Tofaktorautentisering (2FA) alltid aktiv
• Enhetsbinding: kontoen er knyttet til enheten brukt ved første innlogging
• Biometrisk innlogging: etter første tilgang kan du aktivere fingeravtrykk eller Face ID

Visning og tetthet

I gruppen Konto & support finner du også Visning og tetthet: den bestemmer om Kalender, Priser og Turistskatt viser dagene horisontalt eller vertikalt, og hvor mange rader (eller kolonner) som høyst skal vises — er overnattingene færre, ser du alle, og ingenting blir bredere eller høyere enn behagelig. Det samme valget finnes også i menyen med tre prikker i de tre rutenettene, og valget hører til enheten du bruker: det følger deg ikke fra telefonen til den bærbare. Se avsnittet Visning og tetthet i kalenderguiden for detaljer. Observatør og Husøkonom, som ikke har denne siden, finner det samme valget i menyen til sin egen konto.

Bytt mellom lyst/mørkt tema i eiendomstoppteksten (sol-/måneikon).

Det mørke temaet er enklere for øynene, spesielt i miljøer med lite lys.

Preferansen lagres og opprettholdes mellom økter.

Med Vezpa kan du administrere flere eiendommer fra samme konto: hver eiendom har sin egen Booking Engine, sine egne OTA-kanaler og helt uavhengige priser, kalender og gjester.

• Eiendomsvelger: hvis du har 2 eller flere eiendommer knyttet til innloggingen din, finner du velgeren øverst i seksjonen Konfigurasjon for å bytte fra den ene til den andre med ett trykk.
• Lasteindikator: byttet tar noen øyeblikk (appen laster profilen din på nytt og starter kortleseren om igjen). Underveis vises en indikator, og det andre trykket ignoreres, slik at det ikke starter et dobbelt bytte.
• Hva som oppdateres: når byttet er ferdig viser kalender, priser, RMS, OTA-kanaler, bestillinger og kasse dataene til den nye eiendommen, og appen tar deg tilbake til kalenderen.
• Full uavhengighet: kalendere, priser, OTA-kanaler og gjester for hver eiendom er atskilt og påvirker ikke hverandre.
• Utløpt abonnement: eiendommer med utløpt abonnement er merket med en oransje etikett. Velgeren vises også på skjermen for utløpt abonnement: derfra kan du bytte til en eiendom som fortsatt er aktiv og fortsette å jobbe, i stedet for å måtte betale eller avslutte.
• Legge til en ny eiendom: dette er forbeholdt kontoeieren, altså den som registrerte eiendommen og står for kontrakt og betalinger. En medarbeider som prøver, får en avvisningsmelding: for å jobbe på en eiendom må eieren invitere vedkommende fra Team-siden.
• Varsler fra en annen eiendom: trykker du på et varsel som gjelder en annen eiendom enn den åpne, spør appen først om du vil bytte eller bli — se avsnittet Varsler.

Nederst på denne skjermen, under «Endre passord», finner du «Tilkoblede enheter»: listen over telefoner og datamaskiner der kontoen din er pålogget, med enhetens navn, siste bruk og adressen den kom fra. Den du bruker, er merket «Denne enheten».

• «Logg ut» lukker en enhet: i løpet av noen sekunder kan den ikke gjøre noe mer, og for å komme inn igjen kreves passord og kode på nytt. Det er dette du gjør hvis du mister en telefon eller datamaskin.
• «Logg ut av alle andre enheter» lukker alle unntatt den du har i hånden.
• Når noen logger på kontoen din fra en ny enhet, får du et varsel og en e-post. Var det ikke deg, logg den ut herfra og bytt passord.
• For sensitive handlinger ber appen igjen om koden fra autentiseringsappen: slette kontoen, legge til eller fjerne personer fra teamet, endre en rolle, endre fakturaopplysningene med IBAN, koble til utbetalingskontoen, eksportere gjesteregisteret. Koden gjelder i noen minutter, deretter spørres det på nytt.