Velværeguide

Velvære lar deg tilby tjenester (massasjer, behandlinger), selge produkter og administrere bestillinger og betalinger, alt fra appen.

Slik aktiverer du det: gå til Konfigurasjon-seksjonen, finn Velvære-kortet og trykk Aktiver. En kort veiviser setter opp modulen. Fra det øyeblikket vises fanen Velvære i den nederste linjen, med underfanene: Tjenester, Produkter, Kalender, Bestillinger, Terapeuter, Innstillinger.

Opprett tjenester fra underfanen Tjenester. Hver tjeneste har: kategori, varighet (minutter), pris (inkl. mva.), bilde.

Deaktiver en tjeneste for å skjule den fra bestillinger uten å slette den. Endre rekkefølgen på tjenester med ordrefeltet.

Legg til terapeuter fra underfanen Terapeuter. For hver enkelt setter du opp arbeidstider per ukedag.

Koble terapeuter og tjenester direkte fra appen med flervalg: fra terapeutens skjema velger du hvilke tjenester han/hun kan utføre, eller fra tjenestens skjema velger du hvilke terapeuter som utfører den. Bare tilknyttede terapeuter vises som bookbare for den tjenesten.

Tilgjengelige tidslommer genereres fra kombinasjonen av terapeutens arbeidstider, tjenestens varighet og allerede eksisterende bestillinger.

Registrer en terapeuts fravær (datoperiode, hele dagen eller et tidsrom, med årsak: ferie/sykdom/fri/annet) fra terapeutens profil eller fra Kalenderen.

Tidslommer under et fravær forsvinner fra tilgjengeligheten. Hvis bestillinger allerede eksisterer i den perioden, blir de flagget (ikke kansellert): du håndterer dem.

Opprett produkter fra underfanen Produkter: pris (inkl. mva.), lagerbeholdning, varslingsterskel.

Wellness-produktene er artikler i katalogen, i avdelingen «Wellness»: pris, mva. og lagerbeholdning er de samme som du ser i «Katalog», og samme produkt kan også selges fra «Kasse» i «Oversikt». Lagerbeholdningen du skriver her er den du har telt opp: forskjellen blir en bevegelse i katalogen, og salgene som er gjort i mellomtiden går ikke tapt.

Når lagerbeholdningen faller under terskelen mottar du et varsel. Ved null er produktet ikke lenger salgbart eller bestillbart på nett.

SPA-en, hver tjeneste og hvert produkt kan ha et bildegalleri, ikke bare ett enkelt bilde. Legg til flere bilder og dra dem for å endre rekkefølgen; det første bildet er forsidebildet som vises til gjestene.

For SPA-en finner du galleriet under Innstillinger. For tjenester og produkter åpner du elementet, og galleriet vises under redigering.

Fra Produkter-fanen åpner du salget (POS): legg produkter i handlekurven og velg manuell betaling (du registrerer betalingen for hånd) eller Stripe (betalingslenke).

Ved betaling reduseres lagerbeholdningen og kvitteringen utstedes.

Du kan belaste et produkt (eller en tjeneste) på rommet til en gjest som bor hos deg: beløpet legges til bestillingsregningen og betales ved utsjekk, uten umiddelbar betaling og uten separat velværekvittering (det går inn i oppholdsfakturaen).

Lagerbeholdningen reduseres umiddelbart (gjesten tar med seg varen).

Aktiver den offentlige butikken fra Innstillinger: gjester bestiller produktene dine fra nettet og betaler med Stripe.

Velg leveringsmetoder: hjemlevering (kundens adresse, fraktkostnad, terskel for gratis frakt) og/eller henting på eiendommen (ingen adresse, ingen kostnad). Du kan tilby bare én eller begge.

Oppfyllelse fra underfanen Frakt: for frakt er syklusen Skal sendes → Sendt (legg til sporingsnummer) → Levert; for henting er det Skal hentes → Hentet.

Del den offentlige lenken til Velvære: gjesten velger en tjeneste, en dato og en ledig tidslomme og betaler med Stripe.

De mottar en bekreftelses-e-post og en påminnelse 24 timer før. De kan kansellere selv innen avbestillingsfristen du har satt.

Du finner alle bestillinger i underfanen Bestillinger, med status og handlinger (refusjon, kansellering).

En gjest som allerede bor hos deg, kan nå Velvære fra sin bestilling (via lenken i bekreftelses-e-posten eller siden «Din bestilling»). I så fall gjenkjenner Vezpa vedkommende: gjesten booker tjenester og kjøper produkter uten å oppgi navn, e-post eller telefonnummer på nytt.

Du bestemmer selv hvordan du krever inn betaling via Innstillinger for Velvære, separat for tjenester og produkter:

Et tidspunkt vises bare hvis alle fire betingelsene holder: tjenesten må ha den terapeuten blant de tillatte, timen må ligge innenfor spaets åpningstid, innenfor terapeutens arbeidstid, og ikke på et fravær. I tillegg må behandlingens varighet få plass i sin helhet. Tillatte terapeuter og varighet endres i fanen Tjenester; arbeidstider og fravær i fanen Terapeuter, med de to ikonene ved siden av hver person. Spaets åpningstider endres under Innstillinger, i punktet Tider: du ser dem dag for dag og kan legge til eller fjerne.

Kalender er dagen sett per terapeut, Bookinger hele listen, Kasse der du tar betalt. Terapeuter inneholder personene med arbeidstider og fravær, Tjenester behandlingene med varighet og pris, Produkter det du selger over disk. De tre siste er grunndataene: ser noe feil ut i kalenderen, ligger årsaken nesten alltid der.

Hvert betalt salg/tjeneste genererer en kvittering (sendt automatisk for italienske eiendommer konfigurert med elektronisk fakturering).

Ved en betaling med kort er kvitteringen POS-ens «Betalingskvittering» i samme nummerserie: linjene er regningen (behandling og ekstra, for eksempel «2 × Krem») eller de solgte produktene med frakt, og i stedet for oppholdet står dato og klokkeslett for timen og terapeuten. Rett etter betalingen tilbyr resultatskjermen den allerede, uten flere spørsmål. Senere: i bestillingsdetaljene åpner «Skriv ut kvittering» betalingskvitteringen med valg av format, og menyen ⋮ har «Send kvittering» og «Del PDF-en»; i salgslisten har hvert salg betalt med kort kvitteringsikonet med «Skriv ut kvittering», «Send kvittering» og «Del PDF-en». Bestillinger som ikke er betalt med kort, beholder regningens høflighetskvittering som før.

Med fiskale kvitteringer aktive («Skattemodul», se Veiledning til elektronisk fakturering) utsteder hver betaling i Velvære den fiskale kvitteringen: salg ved disken uten ønsket faktura og bestillinger betalt på nett, med kort eller manuelt. For bestillinger erstatter den fiskale kvitteringen den automatiske fakturaen, som fortsatt kan utstedes på forespørsel. En full refusjon utsteder annulleringen av den fiskale kvitteringen, en delvis returen. De fiskale kvitteringene vises, skrives ut og annulleres fra «Handelsdokumenter» i Skattemodul.

Refusjoner: du kan refundere en tjeneste eller et produkt helt eller delvis; systemet utsteder den tilkoblede kreditnotaen.

Kunden kan be om en navngitt faktura ved å oppgi skattenummer og adresse i kassen (valgfritt).

Hvis du har konfigurert dokumentavgift under Konfigurasjon → Skatter, brukes den automatisk på dokumenter over terskelen.

I fanen Bestillinger ligger avtalen nærmest nå øverst — før var det den lengst frem i tid, så i dag havnet begravd nederst. Under de kommende finner du fortiden, med den nyeste først. Kassen svarer på et annet spørsmål og har derfor en annen, oppgitt rekkefølge: den eldste regningen som skal kreves inn ligger øverst. Har spaet mer enn 500 avtaler, stopper listen ved de 500 nærmest dagens dato og sier det, med totalen: før kuttet den i stillhet, og en gammel ubetalt regning kunne forsvinne fra Kassen. Til slutt: når du filtrerer på status og ingenting passer, sier meldingen det i stedet for å antyde at det ikke finnes bestillinger i det hele tatt.

Når du slår på Velvære og et obligatorisk felt er tomt, tier knappen ikke lenger: den sier HVILKET felt som mangler, og markerer det under selve feltet. Åpningsdagene trengs virkelig — uten en eneste dag har spaet ingen tider som kan bookes — og det samme gjelder navnet på terapeuten, navnet på tjenesten og prisen. Senterets offentlige navn er derimot valgfritt: lar du det stå tomt, ser gjestene navnet på overnattingsstedet.