Digital innsjekking for hytter, leiligheter og B&B
Gjestene fyller inn opplysningene sine før ankomst, via en lenke beskyttet med PIN-kode. Du sjekker dem, godkjenner innsjekkingen, og koden til nøkkelboksen kommer av seg selv på ankomstdagen. Opplysningene blir liggende i bestillingen: du skriver ingenting to ganger.
Demoen åpner med en gang, uten registrering. Prøveperioden krever ikke kredittkort.
Slik fungerer det, steg for steg
- Lenken går ut med bestillingen. Blant de ferdige automatiseringene som du bare slår på, finnes en melding to dager før ankomst med lenken til nettregistreringen. Eller send den når du vil med en ferdig påminnelse, på e-post eller WhatsApp. Har teksten lenken, men ikke PIN-koden, legger Vezpa selv PIN-koden ved siden av lenken.
- Gjesten åpner lenken og skriver inn PIN-koden. PIN-koden har 6 tegn, uten bokstaver og tall som lett forveksles på mobilen. Etter 8 feil forsøk låses lenken i en time.
- Gjesten fyller inn opplysningene for hver gjest. Ber du om det, legges det ved et bilde av legitimasjonen. Frem til innsjekking går det an å komme tilbake og rette.
- Du sjekker og godkjenner. I bestillingen bekrefter knappen «Godkjenn innsjekking» at opplysningene stemmer, også flere dager før ankomst.
- Nøkkelboksens kode sendes av seg selv. På ankomstdagen, på tidspunktet du valgte.
Lenken stenges når du trykker Check-in i bestillingen, ellers dagen etter avreise.
Bilde av legitimasjon og signatur
Bilde av legitimasjonen
Du bestemmer: ikke etterspurt, frivillig eller obligatorisk. Bildene gjøres mindre, renses for EXIF-data og krypteres; gjesten ser bare et uskarpt miniatyrbilde. De slettes automatisk 7 dager etter avreise.
Gjestens signatur
Vezpa ber ikke om den i Norge. Signaturfeltet vises bare i Tyskland, Østerrike, Frankrike og Spania, og også der er det frivillig.
Mer om temaet i artikkelen Gjesteregistrering på hotell.
Nøkkelboks og tilgangskoder
Bruker du en nøkkelboks eller en dør med fast kode, registrerer du hver enhet i Vezpa med koden og enhetene den åpner. Koden forblir kryptert og kopieres ikke inn i bestillingene: den leses når meldingen sendes, så hvis du endrer den, går den nye ut.
- Meldingen med kodene er en ferdig automatisering du slår på: som standard går den ut kl. 8.00 på ankomstdagen.
- Den går ut først når du har godkjent den digitale innsjekkingen. Godkjenner du etter det tidspunktet, går den ut med en gang.
- Med flere enheter får gjesten alle kodene i én melding, for eksempel «Boks 6: 1123, Inngang: 9876».
- Hver bestilling får kodene én gang.
Gjesteopplysninger og myndigheter
Opplysningene gjesten fyller inn, blir bestillingens gjester, klare for registrene og fakturaene dine. Vezpa sender ingen gjesteopplysninger til noen myndighet i Norge: automatisk innrapportering fungerer i dag bare for Italia og Tsjekkia.
Digital innsjekking er inkludert i alle pakker, fra 449 kr i måneden sammen med PMS, channel manager og bookingmotor. Detaljer på siden Priser.
Vanlige spørsmål
Hvordan får gjesten lenken til digital innsjekking?
Via en melding: automatiseringen to dager før ankomst eller en ferdig melding på e-post eller WhatsApp. Lenken har en skjult kode, og siden ber om en PIN-kode på 6 tegn, som alltid følger med lenken.
Hvorfor en PIN-kode når det allerede finnes en lenke?
Det er ekstra beskyttelse mot en videresendt lenke eller en som havnet i feil chat. Etter 8 feil PIN-koder låses lenken i en time.
Kan gjesten rette opplysningene etter innsending?
Ja. Gjesten kan gå tilbake til lenken og rette til du markerer ankomsten med knappen Check-in i bestillingen. Trykker du aldri, stenges lenken dagen etter avreise.
Er bilde av legitimasjonen obligatorisk?
Du bestemmer: ikke etterspurt, frivillig eller obligatorisk. Bildene er kryptert, gjesten ser bare en uskarp forhåndsvisning, og de slettes 7 dager etter avreise.
Når sendes nøkkelboksens kode?
På ankomstdagen på tidspunktet du velger (standard kl. 8.00), og først når du har godkjent den digitale innsjekkingen. Godkjenner du senere, går meldingen ut med en gang.
Se hvordan det virker før du bestemmer deg
Demoen i nettleseren er et ferdig oppsatt eksempelsted: kalender, bestillinger og kanaler, til å utforske uten konto. Prisene for de tre pakkene står på siden Priser.