Veiledning til elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering er systemet der alle italienske fakturaer sendes i XML-format til Sistema di Interscambio (SDI, utvekslingssystemet) hos Agenzia delle Entrate (det italienske skatteetaten). Siden 2024 er det obligatorisk for alle med italiensk MVA-nummer (partita IVA), også for dem på flat skatteordning (forfettari).

Hva Vezpa gjør

Vezpa genererer XML-filen for fakturaen, signerer den digitalt og sender den til SDI via OpenAPI.it som autorisert skattemessig mellomledd. Du utsteder fakturaen fra appen, resten skjer automatisk.

Kostnader: Skattemodul

Elektronisk faktura og kvittering ligger i «Skattemodul», som du slår på under «Konfigurasjon» → «Skatt & juridisk samsvar» → seksjonen «Elektronisk fakturering» → «Skattemodul». Uten aktivt modul sendes ingen elektroniske fakturaer.

• Avgiften er € 7,90 i måneden (inkl. mva.), trukket fra lommeboken ved aktivering og deretter hver måned på samme dato. Slår du den av og på igjen før den betalte måneden er over, betaler du ikke en ny avgift, og fornyelsesdatoen forblir den samme.
• Den omfatter 100 elektroniske fakturaer og 500 kvitteringer for hver måned av modulet.
• Utover kvoten koster hver faktura € 0,19 og hver kvittering € 0,03, fra forhåndsbetalt saldo.
• Ved store volumer kan prisen på ekstra fakturaer og kvitteringer forhandles: skriv til oss, så avtaler vi den.
• Kvoten tilhører overnattingsstedet: fakturaer sendt fra Wellness-modulet bruker de samme hundre.
• En kreditnota og en debetnota teller også som sendinger: de koster det samme som en faktura.
• En faktura som avvises av SDI, betales ikke: beløpet refunderes til lommeboken, og kvoten brukes ikke.
• Den ikke-fiskale kvitteringen går ikke gjennom SDI og forblir gratis, også uten modulet.

Kvitteringene sender Vezpa på dine vegne, som mellommann: vi ber deg ikke om påloggingsopplysninger. Du trenger bare å gi fullmakt til Vezpa i portalen «Fatture e Corrispettivi» hos Agenzia delle Entrate, i delen for fullmakter, til håndtering av de daglige inntektene (corrispettivi); skattekoden du skal gi fullmakt til, finner du i modulet. Trykk deretter på «Aktiver kvitteringer». Du trenger også oppsatt e-faktura og stedets fullstendige adresse (gate og nummer, postnummer, kommune og provins). Enkeltpersonforetak kan ikke delegere innsendingen av de daglige inntektene til en mellommann: for dem omfatter modulet bare fakturaer. Kvitteringer utstedes fra kassen, fra Wellness og når regningen for bestillingen avsluttes: se Guide til kassen og Veiledning til bestillingsdetaljer.

Hva Vezpa IKKE gjør

Vezpa tar seg ikke av den lovpålagte tiårige oppbevaringen. Det er en egen lovpålagt plikt (art. 39 DPR 633/72), og Agenzia delle Entrate tilbyr den gratis på portalen "Fatture e Corrispettivi" (Fakturaer og vederlag). Du må aktivere den selv, én gang, helt i starten — du finner alle trinnene i neste avsnitt.

Aktiveringen gjøres bare én gang, i oppsettsveiviseren. Kontroller opplysningene om overnattingsstedet før du begynner.

Når tjenesten er aktiv, går den korteste veien via «Oversikt»: flisen «Regnskap» ved siden av POS åpner delen «Elektronisk fakturering» direkte.

Trinn 1 — Kontroller opplysningene om overnattingsstedet

Gå til Konfigurasjon → Elektronisk fakturering og sjekk at følgende er riktig:

• MVA-nummer (partita IVA) (11 sifre)
• Skatteordning: RF01 (ordinær), RF19 (flat skatt), osv. — RF01 som standard
• Forretningsadresse: gate, husnummer, postnummer, kommune, provins
• PEC-adressen til overnattingsstedet (nyttig for å motta varsler fra SDI)

Trinn 2 — Åpne aktiveringsveiviseren

Fanen Struktur → Elektronisk fakturering → Aktiver. Veiviseren har 5 trinn:

Trinn 3 — Godta avtalen

Vezpa leverer driftsprogramvaren, mens OpenAPI.it er det skattemessige mellomleddet som signerer og sender XML-filene til SDI på dine vegne. Å godta avtalen er det formelle trinnet som kreves for å gi fullmakt til oversendingen.

Trinn 4 — Aktiver den gratis oppbevaringen hos AdE

1. Åpne portalen "Fatture e Corrispettivi" på https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Logg inn med SPID, CIE eller Entratel/Fisconline-innlogging (de samme som til den digitale skattemappen)
3. Velg "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (Oppbevaring, deretter Meld deg på oppbevaringstjenesten) i menyen
4. Fyll ut skjemaet med opplysningene om overnattingsstedet (MVA-nummer, adresse, PEC-e-post) og signer digitalt
5. Send inn påmeldingen: aktiveringen er gratis og skjer nesten umiddelbart

Fra det øyeblikket blir hver faktura som sendes til SDI, automatisk oppbevart i 10 år på serverne til Agenzia delle Entrate, uten at du trenger å gjøre noe mer.

Trinn 5 — Første påfyll av lommeboken

Minst € 10 for å dekke de første utstedelsene. Påfyllet skjer med bankkort via Stripe; betalingen er sikker, og ingen kortopplysninger lagres hos Vezpa.

Anbefalte pakker:

Utstedelsen gjøres direkte fra gjestens reservasjon. Systemet forhåndsutfyller alle opplysningene (rom, netter, tillegg, turistskatt) ved å lese dem fra reservasjonen: du bare kontrollerer og bekrefter.

Standardflyt

1. Åpne gjestens reservasjon: Fanen Reservasjoner → Reservasjonsliste → trykk
2. Åpne handlingsmenyen (ikonet ⋮ øverst til høyre), eller bruk knappen på reservasjonskortet
3. Trykk på "Utsted elektronisk faktura"
4. Velg mål:
   • Hele reservasjonen — hvis fakturamottakeren er den samme som hovedgjesten på reservasjonen
   • Delt regning — hvis du allerede har opprettet egne regninger for ulike gjester (se avsnitt 4)
5. Kontroller de forhåndsutfylte opplysningene om kjøperen (se tabellen under)
6. Trykk på "Utsted og send til SDI"
7. Vent på bekreftelsesdialogen: "Faktura sendt, nummerering VZP-2026-0001"

Opplysninger om kjøperen

Codice Destinatario for bedrifter

Bedriften oppgir én av disse to:

• Unik kode på 7 tegn (f.eks. M5UXCR1) → fakturaen leveres direkte i kundens eget økonomisystem
• Sertifisert PEC-adresse → fakturaen leveres via sertifisert e-post

Hvis bedriften ikke oppgir noe av dette, bruk 0000000 (sju nuller): fakturaen blir likevel lagt i kundens cassetto fiscale (digital skattemappe) på AdE-portalen, der kunden finner den sammen med regnskapsføreren sin.

Privatperson uten Codice Fiscale

For italienske gjester er Codice Fiscale obligatorisk (16 alfanumeriske tegn). For utlendinger bruker du det italienske skattenummeret hvis de har ett (f.eks. bosatte i Italia); ellers kontakter du kundestøtten i Vezpa for den særskilte fremgangsmåten for utenlandske kunder.

Hva skjer etter innsendingen

Med «Skattemodul» er 100 fakturaer i måneden inkludert; utover det € 0,19 per stk. fra forhåndsbetalt saldo. fra forhåndsbetalt saldo. Fakturaens status vises i Fanen Struktur → Fakturering → Fakturaliste og går gjennom disse stegene:

I «Utstedte fakturaer» er «Søk» («Nummer, kunde, org.nr. eller gjest»): det søkes i nummeret, kundens navn eller firmanavn, partita IVA, codice fiscale og gjestens navn på bestillingen. Under er filtrene etter status — «Alle», «Utkast», «Sendt», «Arkivert», «Avvist» — som erstatter den gamle filtermenyen i linjen; når fakturaene dekker mer enn ett år, årsmenyen med «Alle år» (et utkast teller i året det ble opprettet). I linjen tilbyr «Sorter etter» «Nyeste først», «Eldste først», «Nummer: høyeste først», «Nummer: laveste først», «Beløp: høyeste først», «Beløp: laveste først», «Kunde (A–Å)»; standard er «Nyeste først». Hvert kort viser kundens navn. Listen laster 50 fakturaer om gangen: nederst «Last flere».

Overgangen fra transmitted til archived skjer når SDI bekrefter leveringen, som regel i løpet av 1-2 minutter.

Typisk tilfelle: én reservasjon har to eller flere mottakere som vil ha hver sin faktura. Eksempel: et par på forretningsreise der Mario Rossi (privatperson) betaler rom og frokost, mens Acme Srl (bedrift) betaler forretningsmøtet og ekstrautgiftene.

Slik oppretter du delte regninger

1. Åpne reservasjonen → handlingsmenyen → "Delte regninger"
2. Trykk på FAB-knappen "Del regningen" (+-knappen nederst til høyre)
3. Velg mottakeren blant dem som finnes, eller trykk på "+ Ny mottaker" for å opprette en med det samme
4. Legg inn beløpene: Rom, Pensjon, Turistskatt
5. Merk av for tilleggene på reservasjonen som skal flyttes til denne regningen (f.eks. "Middag for 2 personer")
6. Lagre: den delte regningen vises i listen
7. Opprett flere delte regninger for de andre mottakerne
8. For hver regning: trykk → "Utsted faktura" → gå frem som vanlig

Når du IKKE kan bruke delte regninger

En kreditnota krediterer en allerede utstedt faktura, helt eller delvis. En faktura som er sendt til SDI, kan ikke "annulleres": den eneste måten er å utstede en kreditnota på tilsvarende (eller delvis) beløp.

Når du skal utstede den

• Reservasjonen ble avbestilt etter at fakturaen ble utstedt
• Feil beløp (f.eks. gjesten betaler mindre på grunn av en mangel ved tjenesten)
• Rabatt gitt med tilbakevirkende kraft i etterkant
• Delvis kreditering (f.eks. et rom med no-show)

Slik utsteder du den

1. Fanen Struktur → Fakturering → Fakturaliste
2. Trykk på den opprinnelige fakturaen (den må ha status archived)
3. Trykk på "Utsted kreditnota (TD04)"
4. Legg inn årsak og beløp (delvis eller fullt)
5. Bekreft: kreditnotaen sendes til SDI og knyttes til den opprinnelige fakturaen

Vezpa lager to typer utskrifter i tillegg til den offisielle fakturaen (SDI-XML). Begge er gratis og belaster ikke lommeboken.

Proforma — slik skriver du den ut

• Fra reservasjonen → handlingsmenyen → "Skriv ut proforma" (samlet proforma)
• Fra Delte regninger (skriverikonet på hvert kort) → proforma for den bestemte regningen
• Fra skjermbildet "Utsted faktura" (knappen "Skriv ut proforma" under Utsted) → forhåndsvisning før du bekrefter innsendingen til SDI

Høflighetskopi — slik skriver du den ut

Åpne Fakturadetaljer fra listen → "Skriv ut kopi". Systemdialogen åpnes, der du velger skriver eller lagrer som PDF.

SDI kan avvise en faktura på grunn av formelle feil: feil skattenummer for kunden, ufullstendige opplysninger om overnattingsstedet, MVA-kode som ikke passer med skatteordningen osv. Når det skjer:

1. Fakturaen får status rejected under Fakturadetaljer
2. Fakturaer som avvises av SDI refunderes
3. I detaljene vises årsaken til avvisningen i rødt
4. Rett opp opplysningene (f.eks. kundens skattenummer) og utsted fakturaen på nytt ved å trykke "Utsted" igjen

Typisk tid mellom innsending og avvisning: 5-15 minutter.

Delen «Elektronisk fakturering» åpnes fra «Oversikt» med flisen «Regnskap», eller fra «Konfigurasjon» → «Lommebok og fakturaer». Den har fem faner i denne rekkefølgen:

• «Aktivitet», fanen den åpner på. Øverst måneden i tall: «Sendte fakturaer» og «Utstedte kvitteringer» med beløpet, «Utkast som skal sendes» og «Avvist av SDI». Et trykk på en flis åpner listen allerede filtrert. Under den «Siste aktivitet»: fakturaer og kvitteringer sammen, per dag, én linje per dokument med siste status. Et trykk på en linje åpner dokumentet.
• «Fakturaer»: hele listen, med søk, filtre etter status og år og sortering.
• «Kvitteringer»: de ikke-skattemessige kvitteringene med kundens navn, kan filtreres etter år. Listen henter 50 kvitteringer om gangen: nederst «Last flere».
• «Fakturamottakere»: adresseboken med kundenes skatteopplysninger.
• «Lommebok», den siste. Øverst «Skattemodul» med avgift, neste fornyelse og fakturaer og kassalapper brukt i perioden («Administrer modulen» åpner siden), deretter saldoen, «Rask påfylling» og «Nylige transaksjoner».

På datamaskin legger «Aktivitet» månedens fliser i en kolonne til venstre og siste aktivitet ved siden av; også «Lommebok» legger saldo og påfyll ved siden av bevegelsene.

Den forhåndsbetalte lommeboken fungerer slik:

• Du finner den i Fanen Struktur → Fakturering → Lommebok
• Utløper ikke — saldoen er alltid tilgjengelig
• Eneste gjentakende trekk — avgiften for «Skattemodul», hvis du har slått det på
• Fylles på med kort via Stripe, når som helst
• Viser saldo, påfyllstransaksjoner og forbrukstransaksjoner

Lav saldo

Innenfor de hundre inkluderte fakturaene sjekkes ikke lommeboken. Utover kvoten stopper utstedelsen hvis saldoen ikke dekker de € 0,19 for fakturaen. Hvis saldoen ved fornyelsen ikke rekker til avgiften, stopper fakturaene til du fyller på, mens kvitteringene fortsetter, fordi de er påbudt: kostnaden deres tar saldoen under null og dekkes ved neste påfyll.

Ved tekniske problemer eller spørsmål om hvordan appen fungerer:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-post: [email protected]

Ved spørsmål om regelverket (skatteordning, MVA-koder, spesielle skattemessige tilfeller): kontakt regnskapsføreren din.