Faktureringsguide

Denne funksjonen utsteder en faktura fra en overnattingsreservasjon eller fra et salg i Wellness-modulen, for overnattingssteder i hvilket som helst av de 21 EU-landene Vezpa dekker for dette dokumentet. Vezpa fyller ut linjene på ditt eget språk, bruker ditt lands mva-regler, bygger PDF-en og holder den løpende nummereringen.

Hva den gjør, overalt der den er tilgjengelig

• Fyller ut fakturaen fra reservasjonen (overnatting, turistskatt, ekstra kostnader), med linjebeskrivelser og PDF-etiketter trykt på ditt lands standardspråk
• Utsteder dokumentet i ditt lands valuta — krone, zloty, forint, leu eller euro alt etter hvor du er registrert, ikke én fast valuta for alle
• Legger til eller utelater mva etter din status, med ditt lands sats
• Trykker nederst på dokumentet den juridiske merknaden du har oppgitt: obligatorisk hvis du ikke er mva-registrert, valgfri hvis du er det
• Genererer PDF-en og holder den løpende nummereringen per år, uten hull og uten gjenbruk

ARES og QR Platba: to ekstrafunksjoner knyttet til Tsjekkia

Vezpa har også to ekstrafunksjoner knyttet til Tsjekkia, men ikke på samme måte. Oppslaget i det offentlige ARES-registeret fyller ut en bedriftskunde ut fra IČO-nummeret, og det vises hver gang kunden på fakturaen er et tsjekkisk selskap, uansett hvilket land ditt eget overnattingssted ligger i: et østerriksk overnattingssted som fakturerer et tsjekkisk selskap ser det, et tsjekkisk overnattingssted som fakturerer et tysk selskap gjør det ikke. Betalingskoden QR Platba som trykkes på fakturaen, er derimot virkelig forbeholdt overnattingssteder registrert i Tsjekkia. Begge forklares i avsnitt 4 og 6 — de finnes fordi ARES og QR Platba-formatet er tsjekkiske nasjonale systemer; Vezpa bygger (ennå) ikke det tilsvarende for de andre 20 landene.

Kostnad

Ingen. Fakturaen genereres lokalt av Vezpa: den går ikke gjennom noen mellommann, bruker ingen saldo og det er ingen avgift per dokument.

Hvem kan bruke den

Innstillinger og utstedelse er forbeholdt rollene Leder og Assistent. Menypunktet vises for overnattingssteder i hvilket som helst av de 21 dekkede EU-landene (Belgia, Bulgaria, Danmark, Finland, Frankrike, Hellas, Irland, Kroatia, Luxembourg, Nederland, Polen, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spania, Sverige, Tsjekkia, Tyskland, Ungarn og Østerrike) — ikke for Italia, som i stedet bruker elektronisk fakturering til SDI.

Hva den (ennå) ikke gjør

• Innrapportering til skattemyndighetene: ingen, i ingen av de 21 landene. Vezpa lager dokumentet og stopper der: du utsteder det, skriver det ut og gir det til gjesten. All elektronisk rapportering eller regnskapsføring landet ditt krever, ligger utenfor denne funksjonen, og den fortsetter du å gjøre som i dag
• Kreditnota: ikke tilgjengelig i noen av de 21 landene i denne versjonen. En feil faktura annulleres i stedet — se avsnitt 7
• eTurista (Tsjekkia): innsending til portalen er ikke integrert

Åpne Konfigurasjon → Fakturering. Øverst sitter to separate brytere, etterfulgt av opplysningene dine som utsteder.

De to bryterne

• Aktiver fakturering — slår på funksjonen. Så lenge den er av, varsler utstedelse fra en reservasjon deg om at fakturering ikke er aktiv
• Mva-registrert — erklærer at du er mva-pliktig. Er du ikke det, la den stå av: fakturaene kommer ut uten mva, og en juridisk fritaksmerknad trykkes nederst (se rett nedenfor)

Merknaden nederst på dokumentet: obligatorisk uten mva, valgfri med

Feltet for den juridiske merknaden som trykkes nederst på fakturaen er der alltid, men det skifter karakter avhengig av bryteren Mva-registrert.

• Er du ikke mva-registrert, heter feltet Fritaksmerknad, og det er obligatorisk: uten den nekter Vezpa å utstede. I Tsjekkia kan du la det stå tomt — Vezpa trykker likevel den verifiserte formuleringen som allerede brukes på tsjekkiske fakturaer, og det er det eneste landet der det skjer. I alle andre land finner Vezpa ikke på denne formuleringen for deg — en feil juridisk setning på en ekte faktura er verre enn en app som spør først — så du skriver den selv, helst den regnskapsføreren din allerede bruker. Det du skriver, vinner alltid, også i Tsjekkia.
• Er du mva-registrert, heter feltet Valgfri merknad, og det er nettopp valgfritt: la det stå tomt, og ingen linje trykkes nederst på fakturaen. Det er der for den som må vise en juridisk henvisning på dokumentet selv om vedkommende er mva-registrert — for eksempel en merknad om omvendt avgiftsplikt. Teksten skriver du selv: Vezpa forhåndsutfyller den i ingen land, Tsjekkia inkludert.

Feltene

Fakturanummeret er prefiks + løpenummer + år, for eksempel FA12/2026. Løpenummeret starter på 1 igjen hvert år.

Felles eller adskilt

• Felles — overnatting og spa bruker begge feltet Prefiks for stedet, altså én enkelt rekke
• Adskilt (opphold / spa) — hver bruker sitt eget prefiks og har dermed sin egen rekke

Det finnes egentlig bare én regel: rekken følger prefikset. To fakturaer med samme prefiks deler telleren; to ulike prefikser har uavhengige tellere. Slik kan to dokumenter aldri bære samme nummer.

Ingen hull, ingen gjenbruk

• Hvis utstedelsen feiler underveis, om så bare mens PDF-en bygges, brukes ingen nummer: hele operasjonen rulles tilbake
• Hvis to personer utsteder i samme øyeblikk, settes de to operasjonene i kø og får to påfølgende numre
• En annullert faktura beholder nummeret sitt, som aldri tildeles på nytt

To former for samme nummer

I «Nummerformat» velger du hvordan det skrives ut. «Prefiks + nummer / år (f.eks. 54/2026)» er standardformen, den som er beskrevet ovenfor, og for den som allerede utstedte, endres ingenting. «Prefiks + år + firesifret nummer (f.eks. 20260054)» er en form som er vanlig i tsjekkiske faktureringssystemer: året først, så løpenummeret med fire sifre — med prefikset FA, FA20260054. Bare utskriften endres: serie, prefiks og løpenummer forblir de samme, og allerede utstedte fakturaer omnummereres ikke.

Fortsette nummereringen fra det forrige systemet

Kommer du fra et annet system med en serie som allerede er i gang — for eksempel det forrige faktureringssystemet ditt, stoppet ved faktura 53 —, velger du først formatet du brukte; deretter trykker du, på den første fakturaen du utsteder fra Vezpa, på blyanten ved siden av «Fakturanummer» og skriver 54 i «Løpenummer». Derfra fortsetter Vezpa selv: 55, 56…

1. Åpne reservasjonen og velg faktureringshandlingen: skjermen Utsted faktura åpnes
2. Velg kundetype: Privat eller Selskap
3. For et selskap fyller du ut kundens skatteidentifikasjon — bare påkrevd hvis ditt eget overnattingssted ligger i Tsjekkia, valgfritt ellers. Er kunden et tsjekkisk selskap, dukker knappen Hent fra ARES opp ved siden av feltet, uansett hvilket land ditt eget overnattingssted ligger i: trykk på den, så fylles juridisk navn, mva-nummer og adresse ut automatisk fra det tsjekkiske offentlige foretaksregisteret. Er verken kunden eller ditt eget overnattingssted tsjekkisk, vises ikke knappen — ARES kjenner bare tsjekkiske selskaper — så skriv inn kundens opplysninger for hånd
4. Sjekk linjene og trykk på Utsted
5. PDF-en åpnes med én gang: skriv den ut eller send den til gjesten

Hva som havner på linjene

Hver linjebeskrivelse trykkes på ditt lands standardspråk, og hvert beløp i ditt lands valuta. Er du ikke mva-registrert, kommer alle linjene ut uten avgift, og fritaksmerknaden trykkes nederst. Vezpa regner ikke om priser: appen tar beløpene som allerede står på reservasjonen.

Nummeret, før du utsteder

Øverst i «Utsted faktura» vises «Fakturanummer»: nummeret denne fakturaen vil få, altså det neste i serien, allerede i det valgte formatet. Vanligvis er det ingenting å gjøre. Blyanten ved siden av, «Endre nummer», er for ett tilfelle — å fortsette nummereringen fra systemet du brukte før — og åpner en advarsel, feltet «Løpenummer», der du bare skriver løpenummeret (for eksempel 54), og en forhåndsvisning av nummeret slik det skrives ut. Når du bekrefter, sjekker Vezpa at det er ledig; hvis ikke, vises «Dette nummeret brukes allerede av en utstedt faktura.»

Kundens e-post, og sending rett etterpå

Under kundens opplysninger står «Kundens e-post», allerede fylt ut med bestillingens e-post: den kommer på fakturaen og avgjør hvor den sendes. Rett den hvis fakturaen for eksempel skal til et firmas regnskapsavdeling. Etter «Utsted» åpnes PDF-forhåndsvisningen, og i linjen øverst er knappen «Send faktura».

Rette linjene, og din egen tekst

Under kundens opplysninger finner du «Fakturalinjer», allerede fylt ut fra bestillingen: hver linje har «Beskrivelse», «Antall» og «Enhetspris», og du kan rette alle før du utsteder. Linjen for overnatting viser datoene for oppholdet, antall netter, antall personer og navnet på enheten. «Legg til linje» legger til en, søppelbøtta ved siden av en linje fjerner den, og «Totalt» oppdateres mens du skriver. Det gjelder også linjen for Wellness. Feltet «Egen tekst på fakturaen» er valgfritt og skrives ut på PDF-en: for eksempel en takk eller betalingsinstruksjoner. PDF-en er bygd opp i blokker — dine leverandøropplysninger og kundens, dokumentets datoer med forfallsdatoen, tabellen med linjene.

Turistavgift og mva, hvis du er mva-registrert. Det som teller, er hvem som skylder avgiften etter loven. Skylder gjesten den, og du krever den inn for kommunen eller turistorganisasjonen, holdes den utenfor mva-grunnlaget (direktiv 2006/112/EF, art. 79 bokstav c)), og linjen kommer ut som utenfor mva-grunnlaget: i PDF-en viser satskolonnen «–» i stedet for 0, mva-oversikten gir den en egen rad, og det utskrevne grunnlaget omfatter den ikke; skylder overnattingsstedet den, er den en del av prisen og bærer mva for overnattingen. Det avgjør innstillingen «Turistskatt og mva»: den starter på «Automatisk (etter land)», og under menyen leser du hva som gjelder nå for ditt land.

• Automatisk i mva-grunnlaget: Spania, Belgia og Bulgaria. Linjen får overnattingens sats og har ingen begrunnelse. I Spania er dette skattemyndighetens standpunkt (bindende svar DGT V0507-26). I Belgia skrives begrunnelsen med henvisning til belgisk lov ut hvis du velger «Utenfor mva-grunnlaget (innkreves på vegne av myndigheten)».
• Utenfor mva-grunnlaget, med begrunnelsen skrevet ut: Tsjekkia, Slovakia, Polen, Ungarn, Østerrike, Luxembourg, Portugal, Kroatia, Slovenia og Nederland. Under linjen vises begrunnelsen med liten kursiv skrift, med henvisning til nasjonal lov; i PDF-en skrives den under linjens beskrivelse og i dens egen rad i mva-oversikten. I Nederland holdes avgiften utenfor grunnlaget også når overnattingsstedet skylder den, så lenge den beregnes per natt og står på en egen linje (Hoge Raad, 1985).
• Du må velge: Tyskland (Kurtaxe eller City-Tax), Frankrike (taxe de séjour au réel eller forfaitaire) og Romania, der det avhenger av kommunen eller ordningen. Til du har valgt, viser utstedelsen av en faktura for en bestilling med avgiften kortet «Hvordan behandles turistskatten for mva?» med to knapper, «Utenfor mva-grunnlaget (innkreves på vegne av myndigheten)» og «I mva-grunnlaget (sats for overnatting)», og «Utsted» forblir deaktivert; serveren avviser også. Valget lagres i innstillingene, og linjene lastes inn på nytt: med «Utenfor mva-grunnlaget (innkreves på vegne av myndigheten)» skrives begrunnelsen ut med landets lovhenvisning, med «I mva-grunnlaget (sats for overnatting)» får linjen overnattingens sats.
• I andre land blir linjen stående utenfor mva-grunnlaget, uten begrunnelse; skylder overnattingsstedet avgiften, velger du «I mva-grunnlaget (sats for overnatting)». I Hellas kommer klimaresiliensgebyret aldri på fakturaen: det skal på den egne spesialkvitteringen («ειδικό στοιχείο»), som du utsteder via myDATA-leverandøren din med fakturaens nummer og dato; Vezpa utsteder den ikke og setter ikke linjen på fakturaen.

Linjen med turistavgiften viser enheter × sats — for eksempel 14 × 2,00 — når alle avgiftspliktige enheter (netter per person eller per rom) har samme sats; med ulike satser blir den 1 × totalt. Catalonia krever netter og sats på fakturaen, og i Nederland er beregningen per natt det som holder avgiften utenfor grunnlaget. Er du i tvil, spør regnskapsføreren din: valget gjelder for fakturaene du utsteder fra da av. Er du ikke mva-registrert, endres ingenting: menyen vises ikke, linjen kommer ut uten avgift, og fritaksteksten nederst gjelder hele dokumentet.

Den samme utstedelseshandlingen finnes fra en spareservasjon eller et produktsalg. Fakturaen kommer ut med én enkelt Wellness-linje med regningens totalsum.

Resten av forløpet er identisk: kundetype, ARES-oppslaget der det gjelder, utstedelse, PDF.

Den IBAN-en du oppgir i Innstillinger, trykkes på hver faktura, i alle 21 landene, som en enkel betalingsreferanselinje slik at gjesten kan betale med bankoverføring. Uten IBAN trykkes ingen betalingslinje i det hele tatt.

Hvilket nummer som brukes som variabilní symbol, avhenger av formatet. Med «Prefiks + nummer / år (f.eks. 54/2026)», eller med et prefiks som inneholder bokstaver, er det en egen teller, unik for overnattingsstedet og aldri gjenbrukt, som ikke tilsvarer fakturanummeret. Med «Prefiks + år + firesifret nummer (f.eks. 20260054)» og et nummer bare av sifre (høyst 10) er VS selve fakturanummeret — faktura 20260054, VS 20260054, også i QR-koden — som i tsjekkiske regnskapssystemer: den som betaler, finner fakturaen på kontoutskriften uten et nummer til.

Er du i Tsjekkia, har Innstillinger også et felt Kontonummer (tsjekkisk format): skriv det som prefiks-nummer/bankkode (for eksempel 19-2000145399/0800). Det er dette som trykkes på fakturaen, fordi det er formen tsjekkiske selskaper ser etter; IBAN-en står fortsatt under, for dem som betaler fra utlandet. QR Platba godtar likevel bare en IBAN, så Vezpa utleder den av nummeret du skrev inn og viser den under feltet — du ser med én gang hvilken konto koden fører til. Fyller du ut begge feltene og de peker på to ulike kontoer, nekter Vezpa å lagre og sier fra.

På siden Fakturering åpner ikonet øverst listen Utstedte fakturaer. Hver rad viser nummer, dato, beløp og status: Utstedt, Betalt, Annullert.

Den korteste veien går via «Oversikt»: flisen «Regnskap» ved siden av POS åpner «Utstedte fakturaer» direkte.

Øverst i listen er «Søk» («Nummer, kunde, org.nr. eller gjest»): det søkes i nummeret, kundens navn, kundens organisasjons- eller mva-nummer og gjestens navn på bestillingen. Under er filtrene etter status — «Alle», «Utstedt», «Betalt», «Annullert» — og, når fakturaene dekker mer enn ett år, årsmenyen med «Alle år». I linjen øverst tilbyr «Sorter etter» «Nyeste først», «Eldste først», «Nummer: høyeste først», «Nummer: laveste først», «Beløp: høyeste først», «Beløp: laveste først», «Kunde (A–Å)»; standard er «Nyeste først». Listen laster 50 fakturaer om gangen: nederst henter «Last flere» de neste.

Betalt vises når kunden betaler via lenken som står på fakturaen. Bekreftelsen kommer imidlertid i det øyeblikket siden blir åpnet igjen: betaler kunden og aldri kommer tilbake, forblir fakturaen Utstedt en stund til, selv om pengene allerede står på Stripe-kontoen din. Er du i tvil, er Stripe-panelet ditt sannheten.

Åpne PDF-en igjen

Trykk på Åpne PDF: dokumentet er lagret nøyaktig slik det var i utstedelsesøyeblikket, det genereres ikke på nytt.

Sende fakturaen på e-post

Knappen «Send faktura» står i linjen i PDF-forhåndsvisningen, både rett etter utstedelse og når du åpner en faktura igjen fra listen, og valget ligger fortsatt i radens meny. Den åpner sendearket, bare e-post: «Mottakerens adresse» kan endres og starter med kundens e-post på fakturaen, ellers gjestens. Vezpa sjekker at adressen er gyldig og sender virkelig dit, med den lagrede PDF-en vedlagt.

Teksten i e-posten skriver du i «E-posttekst med fakturaen», i faktureringsinnstillingene: velg «Tekstens språk», så «Emne» og «Tekst». Det tomme feltet viser standardteksten, som gjelder til du skriver din egen, og du kan bruke {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Gjenopprett standardteksten» går tilbake til standarden. E-posten sendes på gjestens språk, og signaturen er navnet på overnattingsstedet som gjesten kjenner, ikke firmanavnet ditt.

Annullere

1. Åpne fakturaen fra listen og velg Annuller faktura
2. Bekreft: fakturaen går over til status Annullert
3. Nummeret forblir reservert og tildeles aldri på nytt

Ved tekniske problemer eller spørsmål om hvordan appen fungerer:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-post: [email protected]

Ved regelverksspørsmål (mva-status, satser, spesielle skattetilfeller i landet ditt) tar du kontakt med regnskapsføreren din.