Veiledning til bestillingsdetaljer

Hver bestilling har en hovedgjest (bestillingens innehaver) og kan ha ett eller flere ekstra medlemmer. Hovedgjesten er kontaktpunktet for overnattingsstedet, for innsendingen til Questura og for regnskapsdokumentene.

Slik registrerer du en gjest

Registreringen følger en enkel prosess i fire trinn. Når prosessen er fullført, blir ikonet ved siden av navnet grønt.

Hva statusikonene betyr

• Grønn — gjesten er riktig registrert med alle obligatoriske opplysninger utfylt
• Oransje — ufullstendig registrering, obligatoriske opplysninger mangler (legitimasjon, fødselsdato osv.)
• Grå — gjesten er ennå ikke registrert, ingen opplysninger er lagt inn

Skanning av legitimasjon og OCR

Under registreringen kan du ta bilde av gjestens legitimasjonsdokument. OCR-systemet henter automatisk ut fornavn, etternavn, fødselsdato og dokumentnummer, slik at manuell inntasting reduseres til et minimum.

Knappen «Gjest ankommet»

På ankomstdagen vises knappen «Gjest ankommet» på romkortet, tvillingen til «Check-out». Å trykke på den registrerer at gjesten har ankommet, og flytter kalenderlinjen for det rommet fra «Ankomst i dag» til «Til stede». Dette er en annen handling enn den elektroniske innsjekkingen beskrevet lenger ned: den sender ingen melding til myndighetene.

En linje under knappen oppsummerer alt den gjør. Den lukker også lenken til nettinnsjekkingen: etter det kan gjesten ikke lenger endre opplysningene sine. Har du trykket ved en feil, vises «Gjenopprett» samme dag: den angrer det og sletter ankomsttiden. Har rommet en nøkkelboks, gjelder innsjekkingen også som godkjenning av nettinnsjekkingen: er tidspunktet for å sende kodene allerede passert, sendes kodene med en gang.

«Forretning»: forretningsreiser

Øverst på kortet, ved siden av kanalen, står merket «Forretning» med kofferteikonet: det markerer forretningsreiser og bestillinger i et firmas navn. Ett trykk slår det på, ett til slår det av. Det er bare en merkelapp: «Turistskatt» kreves inn som for alle andre gjester, også når et firma betaler regningen. På portalbestillinger slår det seg på av seg selv når kanalen sender et firmas faktureringsopplysninger (for eksempel en forretningsbestilling fra Booking.com), og bare når bestillingen kommer inn: en senere endring fra kanalen overstyrer ikke valget ditt. For en gjest som virkelig er fritatt, se veiledningen for turistskatt.

Oppholdets forløp

Øverst i bestillingen viser en rekke trinn hvor oppholdet står: «Bekreftet» → «Check-in» med ankomstdatoen → «På stedet» → «Check-out» med avreisedatoen. Fullførte trinn har en hake, det gjeldende en prikk. Oppholdet går til «På stedet» når du trykker «Gjest ankommet»; når alle trinn har hake, har gjesten reist. Statusen gjelder rommet du åpnet kortet fra: i en bestilling med to rom kan det ene allerede være tatt i bruk og det andre ikke. Et ikke-oppmøte har ingen trinn: bare merket «Ikke møtt» vises. På kansellerte bestillinger og på «På forespørsel» vises ikke forløpet: de vanlige feltene deres blir stående.

«Stamgjest»: gjesten som kommer tilbake

Hvis hovedgjesten har bodd hos deg før, vises et grønt merke under forløpet: «Stamgjest · N tidligere opphold». Det teller gjestens tidligere bestillinger som ikke er kansellert, gjenkjent via kundehistorikken, uten den du har åpen. Det stilles ikke inn manuelt: det vises og oppdateres av seg selv.

Ved siden av kan også stjernen «VIP» og hovedgjestens fargede etiketter vises. Dette er gjesteetiketter, forskjellige fra bestillingens etiketter: de følger personen fra ett opphold til det neste og administreres fra gjestens oppføring i kundehistorikken (siden «Gjestedetaljer», knappene «VIP» og «Etikett»). Raden vises hvis minst én av disse tre tingene finnes.

Trykk på saldoen øverst i bestillingen for å åpne det økonomiske panelet. Her kan du utføre tre forskjellige handlinger, hver med ulik virkning på den samlede saldoen.

Registreringsflyt

Fremgangsmåten for å registrere en belastning, et depositum eller en rabatt er alltid den samme:

Betalingsmåter for depositum

Når du registrerer et depositum, må du angi hvilken betalingsmåte gjesten har brukt. Denne opplysningen vises i utskriftene og i regnskapsrapportene:

• Kontant — kontant betaling i resepsjonen
• Kredittkort — betaling via kortterminal eller belastning av kortet
• Bankoverføring — forskuddsbetaling eller sluttoppgjør via bankoverføring
• Stripe online — betaling mottatt via Stripe-betalingslenken (registreres automatisk)

Når en bestilling kommer fra din Booking Engine med garantikort eller skadedepositum, blir gjestens kort liggende trygt lagret hos Stripe uten noen belastning. I bestillingsdetaljene ser du kortet som er tilgjengelig, og du bestemmer selv om og hvor mye du vil belaste.

Belaste garantien (også bare delvis)

Med belastningsknappen for forhåndsgodkjenningen henter du inn beløpet på garantikortet. Det åpnes et felt der beløpet allerede er fylt ut med garantiens totalbeløp: du kan bekrefte det som det er eller redusere det for å belaste bare en del (for eksempel et gebyr for en no show). Det høyeste beløpet som kan belastes, er alltid beløpet for forhåndsgodkjenningen.

• Full belastning — du henter inn hele garantien; bestillingen står som oppgjort.
• Delvis belastning — du henter bare inn beløpet du oppgir; resten blir ikke belastet, og garantien avsluttes.

Skadedepositum

Hvis bestillingen omfatter et depositum, finner du knappen Belast depositum: legg inn skadens beløp (opp til det fastsatte maksimum), så belastes kortet bare med denne summen.

Frigivelse av kortet

Du er ikke forpliktet til å belaste noe. Hvis du ikke bruker garantien:

• Manuell frigivelse — med “Annuller garanti” frigjør du gjestens kort med én gang.
• Automatisk frigivelse — kort som aldri er blitt brukt, frigjøres av seg selv 30 dager etter utsjekk.
• Betaling fra gjesten — hvis gjesten betaler restbeløpet på nett, frigjøres garantikortet automatisk.

Over ankomstnotatene ligger panelet med etiketter: de fargede etikettene som lederen setter opp for denne eiendommen i Konfigurasjon (se guiden til Konfigurasjon).

På telefon og nettbrett er det en skuff: lukket viser den bare ordet «Etiketter» hvis ingen er slått på for denne bestillingen, eller chip-ene for de som er det; et trykk på toppfeltet åpner den og viser alle tilgjengelige etiketter. På datamaskin, med bredt vindu, finnes det ingen skuff: hele listen er alltid synlig og alltid trykkbar.

I begge tilfeller er handlingen den samme: trykk på en etikett for å slå den av eller på, uten noen bekreftelse.

De samme etikettene vises også i bestillingslisten, som chips på radene og som filter («Filtrer etter etikett»).

Fra bestillingsdetaljene kan du endre flere sider ved oppholdet. Hver endring viser en forhåndsvisning med den nye prisen før bekreftelsen, slik at du kan kontrollere den økonomiske virkningen uten risiko.

Forhåndsvisning av endringene

Hver endring går via en forhåndsvisning (preview) som tydelig viser:

• Prisen før endringen
• Prisen etter endringen
• Differansen i euro (positiv eller negativ)
• Nettene som er lagt til eller fjernet (ved endring av datoer)

Først når du har kontrollert forhåndsvisningen, kan du bekrefte. Hvis tallene ikke stemmer, trykker du på Avbryt for å gå tilbake uten endringer.

Hvis bestillingen blir stående uten overnatting etter endringen

Blir bestillingen etter en datoendring stående uten en fysisk overnatting som kan tildeles, sier appen fra med én gang: så snart du lagrer, vises et varselvindu. Vinduet vises hver gang, også når varsel-e-posten for den bestillingen allerede er sendt tidligere — den som nettopp har vært inne i bestillingen, må vite hvordan den ble stående.

Bestillingen er fortsatt synlig i raden Unntak i kalenderen, der du kan tildele overnattingen. Parallelt når varselet Leder, Assistent og Bruker (resepsjonen) via e-post og push-varsel.

Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av tre faktorer: bestillingens status, dagens dato og opprinnelseskanalen. Appen viser bare handlingene som er relevante der og da.

Utsjekk: avslutte oppholdet

Utsjekk er den siste handlingen i bestillingen. Kontroller at saldoen er null før du går videre. Hvis det står igjen et restbeløp, varsler appen deg: du kan registrere et siste depositum eller gå videre likevel.

No Show: gjesten møtte ikke opp

Å melde et No Show nullstiller rommets totaler og fjerner bestillingen fra Ledelsens tellere over ankomster/avreiser. Hvis retningslinjene dine åpner for det, kan du legge til et kanselleringsgebyr som registreres som en belastning på bestillingen.

Kansellering: bare direkte bestillinger

Kansellering er bare tilgjengelig for bestillinger som er lagt inn direkte (telefon, drop-in, portal, booking engine). Systemet kontrollerer at det ikke er registrert noe depositum før det går videre: hvis det finnes depositum, må du først fjerne dem eller tilbakeføre betalingene.

Innsending til Questura (bare Italia)

For italienske overnattingssteder overfører handlingen Innsending til Questura gjestenes opplysninger til portalen Alloggiati Web hos Polizia di Stato. Knappen blir først aktiv når alle gjestene på rommet har fått legitimasjonen riktig registrert. Innsendingen skjer automatisk hver dag kl. 13:00 for bestillinger med innsjekk samme dag, men du kan når som helst tvinge den gjennom manuelt.

Fra handlingsmenyen (ikonet ⋮ øverst til høyre i bestillingsdetaljene) kan du lage dokumenter og dele dem. Alle dokumentene inneholder automatisk overnattingsstedets brevhode med foretaksnavn, MVA-nummer og adresse.

Deling via WhatsApp

Alternativet WhatsApp i handlingsmenyen lager en Stripe-betalingslenke og sender den direkte til telefonnummeret gjesten har registrert i bestillingen. Meldingen inneholder restbeløpet og lenken for å betale med kort.

Stripe-lenken lar gjesten betale restbeløpet med kort rett fra telefonen. Hva lenken dekker avhenger av en innstilling på eiendommen: med «Inkluder skatter i nettbetalinger» slått på (Konfigurasjon → Skatter) ber lenken om romrestbeløpet og turistskatten; med bryteren av ber den bare om romrestbeløpet, og skatten kreves fortsatt inn på stedet. Tre måter å dele den på:

• WhatsApp — åpner WhatsApp med meldingen allerede skrevet, klar for gjestens nummer
• Email — går virkelig fra serverne våre, på gjestens språk
• Kopier lenke — kopierer teksten til utklippstavlen, for å lime inn der du vil

Valget av meldingsspråk i sendevinduet tar utgangspunkt i gjestens språk, som du også ser øverst på kortet, ved siden av kanalen. Med merkingen «auto» har Vezpa bestemt det: ut fra språket som ble brukt i portalen, deretter gjestens land og til slutt overnattingsstedets språk. Finnes ikke en e-post på det språket, sendes den på engelsk. Trykk på det for å velge et annet: fra da av bruker også de automatiske e-postene det. Velger du «Automatisk», går du tilbake til den automatiske avgjørelsen.

Historikken som tidslinje

«Bestillingshistorikk» åpnes fra menyen ⋮ (på en svært bred dataskjerm kan den stå i en kolonne av bestillingen). Den er en tidslinje: oppføringene er gruppert per dag, med dagen skrevet én gang øverst i gruppen og bare klokkeslettet ved hver oppføring. Hver oppføring står på en loddrett linje med et farget ikon for typen handling: opprettelse, endring av datoer, måltidsplan eller overnatting, gjestens ankomst («Gjest ankommet»), avreise, no-show, kansellering, betalinger, belastninger, notater og etiketter. Under hver oppføring ser du fortsatt hvem som gjorde den, kanalen og verdiene før → etter.

Under bestillingsopplysningene finnes også «Send melding»: for meldinger som verken er bekreftelsen eller betalingsforespørselen, og som du vil ha klare uten å skrive dem på nytt hver gang, for eksempel til gjester som ennå ikke har gjort innsjekkingen på nett.

1. Velg meldingen blant dine egne eller forslagene: «Påminnelse om innsjekking på nett» er allerede klar og kan brukes med en gang.
2. Teksten kommer ferdig utfylt med gjestens navn, datoene, overnattingsstedet og lenkene for denne bestillingen, på gjestens språk hvis du har skrevet den på det språket.
3. Juster den ved behov: endringen gjelder bare denne meldingen.
4. Velg WhatsApp, «E-post» eller «Kopier tekst».

Meldingene skriver du under Eiendom → Gjester & kommunikasjon → «Ferdige meldinger» eller via «Administrer ferdige meldinger» nederst i listen. Hver melding får et navn og en tekst på ett eller flere språk; med «Sett inn felt» legger du til opplysningene som fylles ut automatisk, de samme som i automatiseringene. Ett språk er nok: snakker gjesten et annet, brukes engelsk, deretter italiensk, deretter det første du skrev.

Samtale

Ved siden av finner du «Samtale»: den åpner en side med alt som har vært mellom deg og denne gjesten, som en chat, fra den eldste meldingen til den nyeste. Rollene Leder og Assistent kan se den.

• Til venstre gjestens meldinger mottatt i portalenes chat (Booking.com, Airbnb…), merket «Mottatt i portalens chat».
• Til høyre alt som er sendt fra Vezpa: e-poster, meldinger klargjort for WhatsApp, kopierte tekster, automatiske e-poster med navnet på automatiseringen og svar i portalens chat. En melding levert i portalens chat vises bare én gang.
• Hver melding viser dato og klokkeslett, status (for eksempel «Sendt på e-post», «Klargjort for WhatsApp» eller «Ikke sendt»), kanalens ikon og portalen.

Nederst på siden er det en knapp for hver portalchat, som «Svar i Airbnb-chatten», som åpner chatten så du kan svare gjesten, og «Send melding» for å sende en av de ferdige meldingene dine. Dra siden nedover for å oppdatere den.

• For WhatsApp er teksten den klargjorte: hvis du endret den på telefonen før du sendte, ligger den endelige versjonen i chatten din.
• For automatiseringer ser du navnet, ikke teksten. Teksten mangler også for meldinger sendt før denne funksjonen.
• Utsendelser som mislyktes vises også her, som «Ikke sendt».

Online innsjekking

Lenken til online innsjekking som Vezpa sender (automatiseringer, ferdige meldinger, utsendelser fra denne bookingen), er én og samme lenke for hele bookingen: gjesten åpner den og kommer rett til skjemaet for den første gjesten som skal registreres.

Under bookingopplysningene viser feltet «Nettinnsjekking»:

• hvor mange gjester som allerede har fylt inn opplysningene sine, for eksempel «2 av 3 registrert»;
• «Send lenke», som åpner arket med ferdige meldinger, og «Kopier lenke», som kopierer lenken så du kan lime den inn der du vil.

I nettinnsjekkingen ser gjesten hovedbildet fra Booking Engine som bakgrunn, en oversikt med ankomst, avreise og registrerte gjester, og øverst en fane for hver gjest: ett trykk bytter mellom dem. Når en gjest er lagret, viser fanen navnet i stedet for «Gjest N», og skjemaet går selv videre til den neste. Til slutt viser oversikten «Innsjekking fullført» alle gjestene, med uskarpe miniatyrer av de innsendte dokumentbildene: de kan ikke leses og brukes bare til å kjenne igjen hvilket bilde som ble sendt.

«Nøkler»: adgangskodene

Har rommet en nøkkelboks under «Adgangsenheter» («Konfigurasjon»), vises feltet «Nøkler» med koden under nettinnsjekkingen. Når gjesten har fullført nettinnsjekkingen, sjekker du opplysningene og trykker på «Godkjenn innsjekking»: automatiseringen «Adgangskoder (innsjekking godkjent)» sender kodene på ankomstdagen på valgt tidspunkt (kl. 8 som standard), eller med en gang hvis du godkjenner senere samme dag.

• Det er ikke knappen «Gjest ankommet»: du kan godkjenne dager i forveien, og gjesten står ikke som ankommet. Trykker du på «Gjest ankommet» uten å ha godkjent, teller det også som godkjenning.
• Med «Annuller godkjenning» fjerner du godkjenningen så lenge kodene ikke er sendt. De sendes uansett bare én gang per bestilling.
• Når de er sendt, viser feltet det med dato og klokkeslett.

Gjesten sier at alt allerede er betalt på portalen; notatet ditt sier at turistskatten kreves inn ved avreise. I handlingsmenyen (ikonet ⋮) ber punktet Sjekk med portalen portalen om dens beløp og setter dem ved siden av dine.

Stemmer beløpene, sier en grønn linje det, og det er ikke mer å gjøre. Stemmer de ikke, vises knappen Oppdater fra portalen: den henter bookingen på nytt og retter opp totalene, og er forbeholdt lederen.

I romoverskriften vises det, så lenge overnattingen ikke er tildelt, i stedet for nummeret et varsel: et varselikon og teksten «Innkvartering ikke tildelt» i rødt. Fargen er ikke det eneste signalet — ikon og tekst sier det samme.

Når du åpner rommet, finner du også en utvidet boks med forklaringen — «Denne bestillingen har ikke tildelt innkvartering: tildel én.» — og knappen «Tildel innkvartering».

• Knappen vises ikke for roller med kun lesetilgang: varselet blir, handlingen ikke.

I gjestekortet finner du også Send reservasjonsbekreftelse: den sender siden med oppholdsdetaljer og innsjekking på nett, gjennom de samme tre kanalene. Det betyr mest for reservasjoner du legger inn for hånd, som ikke får noen automatisk e-post. Under knappen ser du også om bekreftelsen allerede er sendt, med datoen. E-posten går fra våre servere, så linjen sier «Sendt»; WhatsApp og «Kopier lenke» leverer teksten til telefonen din, så linjen sier «Klargjort» eller «Kopiert» — derfra kan vi ikke vite om du faktisk sendte den. Det blokkerer ingenting: du kan sende bekreftelsen på nytt så mange ganger du trenger.

Gjestene telles per kategori: registrerte og ventede

Romboksen leses som den øverst på kortet: personene er delt etter kategori — Voksne, Ungdom, Spedbarn — hver med sitt eget ikon.

Hver kategori bærer to tall: de registrerte og de ventede gjestene. For eksempel betyr 2/1 Ungdom to registrerte ungdommer der én var oppgitt, og 0/1 Spedbarn betyr ingen registrert spedbarn der ett var oppgitt. Ett samlet totaltall finnes ikke lenger.

Når de to tallene i en kategori ikke stemmer overens, blir den kategorien uthevet i rødt — begge veier: både når registreringer mangler (0/1) og når det er flere enn oppgitt (2/1). Rødt er bare uthevingen: forskjellen leses i de to tallene, som blir stående skrevet.

• Spedbarn teller med blant gjestene som skal registreres: de holdes ikke utenfor opptellingen.
• Ved avvik vinner dokumentene: kategorien til en registrert gjest følger av fødselsdatoen, ikke av det som ble oppgitt ved bestillingen. Derfor finnes overskuddet, og det er normalt å se det: hvis du oppga et spedbarn og den som møter opp er en ungdom, sier boksen det i stedet for å skjule det.