Bestillingsguide

Bestillinger-seksjonen samler tre verktøy, tilgjengelige via fanene øverst:

• Rom — rengjøringstatus og belegg for rom på den valgte dagen
• Bestillinger (standard) — liste over alle bestillinger med filtre og søk
• Gjester — søk i eiendommens gjestehistorikk

Viser statusen til hvert rom for en bestemt dato. Øverst finner du en datovelger (standard er i dag).

For hvert rom ser du:

• Romnavn eller -nummer
• Beleggstatus: ledig, opptatt, ankommende, avreisende
• Gjeldende rengjøringstatus
• Gjestenavn (hvis opptatt)

Trykk på et rom for å se detaljer og endre statusen.

Avdelingstavlene

Hvert rom har også et ikon som viser situasjonen med ett blikk, uten at man må lese: kosten når det er noe å rengjøre — den går foran alt annet, fordi det er det eneste som krever handling — det grønne haket når rommet er ledig og rent, sengen når det er opptatt, og pilene for ankomst, avreise og bytte samme dag, forbudsskiltet når det er stengt for salg, og verktøyet når det står stille på grunn av arbeid.

Hvert rom har to tekstfelt: det ene skriver husøkonomen, det andre resepsjonen. En pære som må byttes eller en ekstraseng som skal ordnes, trenger ikke svar — den skal bare være synlig til noen tar seg av den. Under hvert notat står alltid dato og klokkeslett for da det ble skrevet.

Reglene er enkle:

• Ditt eget notat skriver, endrer og sletter du når du vil.
• Utført kan settes av alle som ser notatet, også den som skrev det: melder du fra om noe og ordner det deretter selv, lukker du saken uten å slette linjen, og sporet av det som ble gjort blir stående.

«Ikke forstyrr» og ankomsttid

Når gjesten ber om ikke å bli forstyrret, åpne rommets kort og trykk på "Ikke forstyrr" i dag. På rommets kort vises et mørkt merke «Ikke forstyrr», synlig også når listen rulles, og husøkonomen ser det på sitt eget kort: rommet holdes utenfor renholdsrunden. Ombestemmer gjesten seg, blir valget i samme ark til Fjern "Ikke forstyrr".

Det gjelder bare i dag: i morgen går rommet tilbake i runden av seg selv, uten at noen må fjerne det. På ankomstdagen viser gjestens rad også den oppgitte ankomsttiden, ved klokkeikonet.

Hver overnatting har én av fire rengjøringsstatuser. Linjen under rommets navn viser den, etterfulgt av navnet på den som er satt til å gjøre rent i dag, hvis det er noen:

I rommets kort velger en rad med fire knapper status med ett trykk. Under den er «Tildel til…», der du velger hvem som gjør rent i dag blant brukerne med rollen Husøkonom: tildelingen gjelder bare i dag — i morgen må rommet tildeles på nytt — og «Ingen» fjerner den. Har ingen bruker den rollen, sier arket det og viser hvor du legger til en.

Listen viser alle bestillinger for eiendommen. Hvert kort presenterer:

• Gjestens navn
• Check-in- og check-out-datoer
• Tildelt rom
• OTA-kanal med karakteristisk farge
• Bestillingens status

Trykk på et kort for å åpne fullstendig detalj for bestillingen.

Bestillingslisten tilbyr flere filtre som kan kombineres:

Opphold i perioden

I arket «Filtre», før «Ankomstdato», er delen «Opphold i perioden». De to knappene «Fra» og «Til» åpner den samme kalenderen, der du velger start og slutt sammen. Filteret beholder gjester som sover her minst én natt mellom de to datoene, også om de ankommer tidligere eller reiser senere: det svarer på spørsmålet «hvem er i huset den uken?».

Det er ikke det samme som «Ankomstdato» og «Avreisedato», som bare beholder ankomster eller avreiser i intervallet. Etter «Bruk» vises filteret blant merkene nederst i listen som «Opphold i perioden», med datoene sine, og fjernes med krysset sitt som de andre.

Type og måltidsplan

I arket «Filtre», rett før «Opphold i perioden», er det to seksjoner med knapper å trykke på: «Type» og «Måltidsplan». Du kan slå på én eller flere: med flere typer beholder listen bestillingene med hvilken som helst av de valgte, og det samme gjelder måltidsplaner. Knappene viser bare romtypene til eiendommen og måltidsplanene som faktisk er solgt; en seksjon med bare ett valg vises ikke.

Typen ser på rommene i bestillingen: en bestilling med to rom av ulik type kommer fram for begge. Etter «Bruk» vises filteret blant feltene nederst på skjermen som «Type» eller «Måltidsplan» fulgt av verdien, og du fjerner det med krysset som de andre. Det gjelder også for «Eksporter liste»: filen inneholder bare de filtrerte bestillingene.

Eksportere og skrive ut listen

«Eksporter liste» i den øverste linjen (eller i menyen med tre prikker når linjen ikke har plass) åpner et ark med fire valg: CSV, Excel, PDF og «Skriv ut». Det eksporteres nøyaktig de bestillingene du ser, med de aktive filtrene — søket inkludert — og alle radene i resultatet, ikke bare siden som vises.

Beløpene er i overnattingsstedets valuta, med koden i kolonneoverskriften. Filen lages av serveren og åpnes i enhetens delingsmeny: derfra lagrer eller sender du den. Over 10 000 bestillinger starter ikke eksporten, og du blir bedt om å snevre inn filtrene, for eksempel til en kortere periode.

Velge flere bestillinger

Et langt trykk på en bestilling, eller knappen «Velg» i den øverste linjen (eller i menyen med tre prikker), slår på flervalg. Hvert kort viser en avkrysningsboks, og et trykk krysser den av i stedet for å åpne bestillingen; valget blir stående når du bytter side. Nederst vises en linje som teller de valgte — for eksempel «5 valgt» — med tre knapper:

Etiketter tilhører én eiendom: har du flere, velg først én i velgeren over listen, ellers viser arket bare meldingen «Etiketter tilhører én eiendom. Velg en bestemt eiendom for å filtrere etter etikett.». Det finnes med vilje ingen kansellering eller innsjekking av flere samtidig: det gjøres én bestilling om gangen, fra kortet.

Når du trykker på en bestilling, åpnes full detalj med: gjestedata, datoer, rom, kostholdsplan, totaler og betalinger, OTA-kanal, status.

Handlinger for direkte bestillinger

• Endre datoer, endre rom, endre kostholdsplan
• Kansellering
• Administrere tillegg og betalinger
• Check-in / Check-out

Handlinger for OTA-bestillinger

• Endre datoer (kun forlengelse — legge til netter)
• Se detaljer
• No-show, tidlig check-out

Bestillinger fra portaler kanselleres ikke herfra

En bestilling som har kommet fra en portal kan åpnes, leses og forlenges (flere netter kan legges til), men den kan ikke kanselleres eller forkortes fra appen: kanselleringen gjøres på portalen og synkroniseres automatisk. Direkte bestillinger — Telefon, Byrå, Walk-IN, E-post, Direkte / nettside, Stamgjest, Booking Engine — kanselleres som vanlig.

Gjester-fanen lar deg søke gjennom historikken til alle gjester som har bodd på eiendommen.

Med tomt søkefelt viser listen de siste gjestene. For å finne noen andre søker du på etternavn eller telefon og bekrefter. Trykk på en gjest for å åpne hele kortet.

Under navnet teller et grønt merke oppholdene her: «1 opphold» for den som kom én gang, og fra to og oppover «Stamgjest · 3 opphold». Vezpa regner det ut selv fra historikken: det er ingenting å stille inn eller krysse av for hånd.

Ved siden av merket vises også stjernen «VIP» for gjester merket som VIP, og deres fargede etiketter.

Filtrere gjestene

Under søkefeltet er det en rad med filtre:

• «VIP» — bare gjester merket som VIP.
• «Stamgjest» — bare de med minst to opphold.
• «Etikett» — en meny med gjesteetikettene; «Alle» fjerner filteret. Den vises når det finnes minst én etikett.
• «Nasjonalitet» — skriv landet; «Alle» fjerner filteret.

Filtrene virker på de siste gjestene (opptil noen hundre), ikke på hele arkivet: en gjest fra lenge siden finner du ved å søke på etternavn eller telefon.

Hvordan du merker en gjest som VIP og gir vedkommende etiketter, forklares i Veiledning til gjestehistorikk.

Når du trykker på en gjest, åpnes den fullstendige historikken over oppholdene: kronologisk liste med datoer, rom, kanal og totalbeløp for hvert opphold.

Nyttig for:

• Gjenkjenne faste gjester
• Sjekke preferanser (foretrukket rom, kostholdsplan)
• Gjennomgå betalingshistorikk

Fra Bestillinger-fanen trykker du på +-knappen (FAB nederst til høyre) for å opprette en ny bestilling.

1. Velg datoer
   Velg check-in og check-out fra datovelgeren.
2. Sjekk tilgjengelighet
   Systemet sjekker automatisk tilgjengelige rom.
3. Fyll inn gjestedata
   Autofullføring søker i gjestehistorikken: hvis gjesten har bodd før, fylles data ut automatisk. I skjemaet finner du også «Kanal» (Telefon, Byrå, Walk-IN, E-post, Direkte / nettside eller Stamgjest) og «Gjestens språk». «Gjestens språk» avgjør hvilket språk e-poster og meldinger sendes på, og tilbyr alle språk: først språket til overnattingsstedet ditt, så de andre i alfabetisk rekkefølge: står det på «Automatisk», bruker Vezpa språket gjesten bestilte på i portalen, deretter språket i gjestens land og til slutt overnattingsstedets språk. Finnes ikke en e-post på det språket, sendes den på engelsk.
4. Velg rom og kostholdsplan
   Velg rommet og type kostholdsplan. Er rommet stengt for ankomst eller avreise på de datoene («Ankomst- og avreisedager» under Priser), vises den oransje etiketten «Ankomst stengt» eller «Avreise stengt»: det kan likevel bookes, det er en advarsel, ikke en sperre.
5. Bekreft
   Bestillingen opprettes og kalenderen oppdateres.

Hvis bestillingen oppstår uten overnatting

Det kan skje at en nyopprettet bestilling blir stående uten en fysisk overnatting som kan tildeles: da finner du den i raden Unntak i kalenderen. Du trenger ikke oppdage det selv — et varsel går straks til Leder, Assistent og Bruker (resepsjonen), på e-post på hver enkelts språk med direkte lenke til bestillingen, og som push-varsel. Det samme gjelder når det er en endring fra OTA-kanalen eller et rom som er lagt til, som lar bestillingen stå udekket. Detaljene står i Kalender-veiledningen.

I tillegg til umiddelbar bestilling kan du opprette et kommersielt tilbud — et tilbud med en frist som kunden må bekrefte og betale innen.

Slik fungerer det

1. Opprett bestillingen som vanlig
   Velg datoer, rom, kostholdsplan og fyll ut kundens opplysninger.
2. Trykk på «Opprett tilbud»
   I stedet for «Bekreft bestilling», trykk på knappen Opprett tilbud nedenfor.
3. Velg fristdato
   En datovelger åpnes der du angir innen når kunden må bekrefte. Som standard foreslår systemet dagen før innsjekking.
4. Bekreft
   Bestillingen opprettes med den angitte fristen. Rommet er blokkert frem til fristen utløper.

Hva skjer ved fristens utløp

• På fristdagen mottar kunden en påminnelses-e-post med en betalingslenke.
• Etter fristen blir bestillingen kansellert automatisk: totalene nullstilles, rommet frigjøres, og kunden varsles via e-post.

Hvis prisen endres etterpå (datoer, kost, en fjernet enhet, omregnet avgift), oppdateres beløpet som kreves innen fristen av seg selv med samme differanse. Ved depositum beholdes samme prosentandel av oppholdet.

Dagen før hver frist, klokken 11 lokal tid for overnattingsstedet, får lederen og assistenten et varsel med gjestens navn, beløpet og formålet; trykker du på det, åpnes bestillingen. Når betalingen har kommet, eller bestillingen likevel er bekreftet, trykk på linjen for fristen og velg «Fjern fristen»: bestillingen blir stående, og det blir ikke lenger minnet om fristen. Betalingen registreres ikke derfra: en innbetaling registreres som depositum.

Oppsummeringsside for kunden

Kunden mottar en lenke til en bekreftelsesside der bestillingsoversikten vises med tilbudsfristen tydelig synlig på betalingsknappen (f.eks. «Betal innen mandag 15-06-2026»). Flyten er identisk med Booking Engine.

Når gjesten står på «Blokkerte gjester»

Hvis e-posten eller telefonnummeret du skrev står på eiendommens liste «Blokkerte gjester», vises det ved bekreftelse eller tilbud varselet «Blokkert gjest», med e-posten eller telefonnummeret som ble funnet og begrunnelsen. Du kan lukke det og stoppe, eller fortsette: «Fortsett likevel» og deretter, i et nytt vindu, «Ja, bekreft bestillingen». Bestillingen opprettes først etter den andre bekreftelsen.

Fra gjestehistorikken kan du opprette en ny bestilling med all gjestedata forhåndsutfylt, uten å måtte legge dem inn manuelt på nytt.

Slik går du frem

1. Søk etter kunden
   Gå til Gjester-fanen, og søk på etternavn eller telefonnummer.
2. Åpne detaljene
   Trykk på kundens navn for å se den fullstendige profilen.
3. Trykk på «Ny bestilling med denne gjesten»
   Systemet sjekker automatisk om registreringsdataene er komplette basert på landet ditt.
4. Velg datoer og bekreft
   Velg check-in, check-out og rom som vanlig. Navn, dokument, kontaktinformasjon og alle personopplysninger er allerede forhåndsutfylt.

Datavalidering

Før du fortsetter, sjekker systemet at de obligatoriske feltene for landet ditt er fylt ut. Kravene varierer avhengig av lokalt regelverk.

Hvis data mangler, viser et varsel listen over manglende felt. Du kan likevel fortsette — dataene kan fylles ut senere under gjesteregistreringen.

Antall bookinger og totalen regnes ut på hele det filtrerte resultatet, ikke på siden du ser på. Med flere sider blir totalen derfor høyere enn summen av de synlige kortene: det er riktig. Endrer du et filter, endres begge.

Bestillinger og enheter kan ses av flere roller, men de endres bare med en operativ rolle.

Med rollen Revenue er seksjonen kun til lesing: knappen «Ny bestilling» vises ikke, og enhetskortet viser ingen endringshandlinger. Det er et bevisst valg — rollen finnes for å lese etterspørselen og styre prisene, ikke for å flytte på planleggingen.

I listen har hver bestilling et merke med rommet. Er overnattingen ikke tildelt, blir det merket et varsel: et varselikon og teksten «Innkvartering ikke tildelt» i rødt, i stedet for nummeret. Ikon og tekst sier det samme som fargen, så det gjenkjennes uten å skille rødt.

Det gjør at du finner bestillingen som må ordnes uten å åpne den. For å løse det åpner du bestillingen og bruker knappen «Tildel innkvartering».