Veiledning til gjestehistorikk

Gjestehistorikken er det sentrale arkivet over alle gjestene som har bodd på overnattingsstedet ditt. Hver gang en gjest fullfører innsjekkingen, blir opplysningene hans lagret automatisk i historikken, slik at du alltid har dem for hånden til framtidige opphold.

Hvor du finner historikken

Trykk på Bestillinger i navigasjonslinjen i appen og velg fanen Gjester. Da åpnes søkeskjermen med et tekstfelt der du skriver inn søkekriteriene.

Søkekriterier

Du kan søke etter en gjest ved hjelp av flere ulike kriterier. Søket er fleksibelt og kombinert: det holder å skrive bare en del av opplysningen for å få resultater.

Slik leser du resultatene

Resultatene vises som en liste med kort. Hvert kort viser gjestens fornavn og etternavn, e-postadressen (hvis den er tilgjengelig) og antall tidligere opphold på overnattingsstedet ditt. Trykk på et kort for å åpne den fullstendige profilen til gjesten.

Når du trykker på en gjest i søkeresultatene, åpnes den fullstendige profilen hans. Denne skjermen samler all informasjonen som har hopet seg opp gjennom oppholdene, og gir deg et fullstendig bilde av gjesten.

Personopplysninger

Den øverste delen av profilen viser gjestens personopplysninger, som er samlet inn under registreringene:

• Fornavn og etternavn — gjestens viktigste opplysninger
• Fødselsdato — med angivelse av alder og stjernetegn
• Fødested og statsborgerskap — by, provins og land
• Legitimasjonsdokument — type, nummer og utløpsdato
• E-post og telefon — kontaktopplysninger for direkte kommunikasjon
• Bostedsadresse — gate, by, postnummer og land

Oppholdshistorikk

Under personopplysningene finner du den komplette listen over alle oppholdene til gjesten på overnattingsstedet ditt, sortert fra det nyeste til det eldste. Hvert opphold viser:

Trykk på et enkelt opphold for å åpne nærmere detaljer, med samtlige belastninger, betalinger og tilknyttede notater.

Det grønne merket med oppholdene

I søkeresultatene, under navnet, og øverst på kundekortet vises et grønt merke med oppholdene personen har hatt på overnattingsstedet ditt: «1 opphold» første gang, og fra to og oppover «Stamgjest · 3 opphold». Det beregnes av seg selv, og det er ingenting å stille inn: det telles personens bestillinger som ikke er kansellert og allerede har startet, og personen gjenkjennes gjennom historikken, altså også de tidligere bestillingene som er knyttet til vedkommende. En fremtidig bestilling teller ikke før gjesten ankommer.

Den samme informasjonen vises på kortet til en bestilling: hvis hovedgjesten har bodd hos deg før, ser du «Stamgjest · 2 tidligere opphold», og der holder det med ett enkelt tidligere opphold. Det er beskrevet i veiledningen for bestillingen.

VIP og gjestens etiketter

Under den grønne etiketten med oppholdene har kundekortet knappen «VIP»: trykk på den for å slå den på, og trykk igjen for å slå den av. Den gjelder for personens hele historikk: også senere bestillinger, som oppretter et nytt kort for hvert opphold, ser den slått på. Stjernen vises også i kundelisten og på kortet til en bestilling for denne gjesten.

Ved siden av står gjestens fargede etiketter: preferansene du vil huske, for eksempel «høy etasje» eller «ekstra pute». Krysset på en etikett fjerner den; «Etikett» med plusstegnet åpner et ark der du velger en eksisterende eller oppretter en med «Ny etikett»: et navn på opptil 30 tegn, en farge og «Legg til». Også etikettene gjelder for hele historikken, og fjerner du én, fjernes den fra alle kort som er knyttet til personen.

I kundelisten vises de nyeste kundene når søket er tomt, og over listen finnes filtrene «VIP», «Stamgjest», «Etikett» og «Nasjonalitet». Detaljene står i veiledningen for bestillingene.

Å slå «VIP» på eller av og å sette eller fjerne etiketter følger samme tillatelse som å skrive i bestillinger: den som åpner kortet uten den tillatelsen, ser stjernen og etikettene, men kan ikke endre dem.

Bursdag

Hvis fødselsdatoen er tilgjengelig, framhever systemet bursdagen til gjesten. Når en gjest er på overnattingsstedet på bursdagen sin, dukker det opp et eget varsel på siden Ledelse, slik at du kan forberede en liten oppmerksomhet eller en gratulasjonshilsen — en detalj som utgjør en forskjell.

Notater og minner

Gjesteprofilen kan inneholde egne notater som er lagt inn av personalet på overnattingsstedet. Bruk notatene til å skrive ned:

• Preferansene til gjesten (rom i øverste etasje, langt fra heisen, ekstra pute)
• Allergier eller matintoleranser
• Gjentakende spesialønsker
• Eventuelle problemer som har oppstått tidligere

Ny bestilling med denne gjesten

Nederst i profilen finner du knappen «Ny bestilling med denne gjesten». Når du trykker på den, gjør systemet følgende:

1. Kontrollerer at opplysningene er fullstendige
   Det sjekker at alle obligatoriske felt for registrering i landet ditt er fylt ut (kravene varierer fra land til land: i Italia kreves det legitimasjonsdokumenter, på Irland holder det med etternavn og nasjonalitet).
2. Viser resultatet av kontrollen
   Hvis alle opplysningene finnes, vises en grønn bekreftelsesmelding. Hvis det mangler felt, viser et varsel nøyaktig hvilke opplysninger som mangler — du kan uansett gå videre med «Bestill likevel».
3. Åpner opprettelsen av bestillingen
   Skjermen Ny bestilling åpnes med alle opplysningene til gjesten allerede utfylt: fornavn, etternavn, dokument, kontaktopplysninger, statsborgerskap og bosted. Du trenger ikke skrive inn noe på nytt.

Personvernforordningen (EU-forordning 2016/679, kjent som GDPR) gir hver enkelt person rett til å bli glemt: gjesten kan når som helst be om at personopplysningene hans blir slettet fra arkivet ditt.

Vezpa PMS lar deg etterkomme en slik forespørsel på en enkel og trygg måte, direkte fra appen.

Slik går du fram ved sletting

1. Gå til Bestillinger > Gjester og søk opp gjesten som har sendt forespørselen
2. Trykk på navnet hans for å åpne den fullstendige profilen
3. Bla helt ned og trykk på knappen Slett GDPR-data
4. Les sammendraget over det som blir slettet, og trykk på Bekreft sletting

Hva som blir slettet

Prosedyren fjerner alle personopplysningene til gjesten fra systemet:

• Fornavn og etternavn — erstattes med en anonym identifikator
• Fødselsdato og fødested — fjernes fullstendig
• Legitimasjonsdokument — type, nummer og utløpsdato slettes
• E-post og telefon — fjernes fra profilen
• Bostedsadresse — slettes
• Personlige notater — eventuelle merknader om gjesten blir fjernet

Hva som blir liggende i systemet

For å sikre at regnskaps- og statistikkdataene henger sammen, blir enkelte anonymiserte opplysninger tatt vare på:

• Statistiske data — antall opphold, totalbeløp og bestillingskanaler (uten henvisning til navnet til gjesten)
• Obligatoriske innrapporteringer — innsendingene som allerede er gjort til Questura (det italienske politiet) eller ISTAT, blir liggende i arkivene til myndighetene, slik loven krever
• Regnskapsdata — fakturaer og kvitteringer som er utstedt, oppbevares av hensyn til skatteforpliktelsene