Veiledning for OTA-tilkobling

En channel manager er systemet som kobler Vezpa til portaler som Booking.com, Airbnb, Expedia og alle de andre. Når den først er aktivert, fungerer den helt automatisk:

• Priser: når du endrer prisene i Vezpa-appen, oppdateres de automatisk på alle tilkoblede kanaler
• Tilgjengelighet: når et rom blir booket (fra hvilken som helst kanal), sendes oppdateringen med en gang til alle de andre kanalene, slik at overbooking unngås; publiseringen på portalen kan ta noen minutter
• Bestillinger: nye bestillinger som kommer inn fra OTA-kanalene, vises automatisk i Vezpa-kalenderen, med push-varsel på telefonen
• Endringer og avbestillinger: hvis en gjest endrer eller avbestiller via OTA-portalen, oppdateres bestillingen automatisk også i Vezpa

Prosentvis prisdifferanse

For hver OTA-kanal kan du angi en prosentvis differanse i forhold til de lokale prisene. Eksempel:

• +10 % — prisene som sendes til kanalen, blir 10 % høyere enn grunnprisene dine
• -5 % — ikke tillatt: påslaget kan ikke være negativt, verdien avvises og den kanalen blir ikke lagret
• 0 % — samme priser som i systemet

Du kan endre differansen når som helst under Konfigurasjon → OTA-kanaler.

For hver OTA-kanal følger fremgangsmåten alltid 4 trinn:

1. Be om aktivering fra Vezpa-appen
   Gå til Konfigurasjon → OTA-kanaler, velg kanalen og trykk på «Aktiver». For enkelte kanaler blir du bedt om noen opplysninger (eiendomskode, navn på kontoinnehaver osv.). Før du bekrefter forespørselen, kan du rette opp koden eller den valgte kanalen med «Endre kode/kanal», uten å måtte begynne på nytt.
2. Godkjenn tilkoblingen på OTA-portalen
   Logg inn på kanalens portal (Booking Extranet, Airbnb osv.) og velg riktig channel manager. Hver kanal har sin egen fremgangsmåte — se avsnittene nedenfor for konkrete instruksjoner.
3. Fullfør Channel Mapping
   Åpne kanalens Channel Mapping fra Vezpa-appen, og koble rommene i systemet til rommene på OTA-portalen. Uten dette trinnet fungerer ikke kanalen. Detaljert veiledning ↓
4. Kanalen er aktiv
   Etter mappingen starter synkroniseringen automatisk. Priser og tilgjengelighet sendes til kanalen, og bestillingene begynner å komme inn i kalenderen.

Du trenger ikke gå tilbake og sjekke. Mens venteskjermen er åpen, sjekker Vezpa selv hvert halve minutt om portalen har godkjent, og går straks videre til neste steg. Lukker du appen, får du et varsel når portalen godkjenner; inntil da ligger en påminnelse med kanalnavnet øverst på oversikten.

Rom utelukket fra portalene. Ser du i OTA-administrasjon en oransje boks med romnavn, sendes de rommene ikke til noen kanal, selv om kanalen er aktiv. Rom importert fra en portal starter slik; slå på «Selg dette rommet på portalene» i rominnstillingene for å selge dem.

De andre kanalene. Også kanalene under «Andre OTA-kanaler» kobles først etter godkjenningen på portalen. Inntil da vises kanalen i gruppen «Venter på portalen» med trinnene for å velge OTASwitch, og Vezpa merker det selv, som for hovedkanalene. «Åpne kanalkartlegging» fortsetter tilkoblingen, «Avbryt» tar den ut av ventelisten.

Etter at du har sendt forespørselen, fortsetter registreringen av seg selv hos channel manageren.

Registrert betyr ikke i salg ennå

Kanalen selger ikke ennå: to trinn gjenstår. Godkjenn tilkoblingen i portalens ekstranett, trykk deretter på «Åpne kanalkartlegging», koble rommene dine og trykk på «Bruk».

Hvis noe mislykkes

Appen forteller alltid hvem sitt problem det er:

• Vårt problem — Problemet ligger hos oss: ingenting nådde portalen. Vi jobber allerede med det og skriver til deg så snart du kan prøve igjen.
• Noe å rette — Portalen kjenner ikke igjen koden du oppga. Sjekk den i portalens ekstranett og skriv den inn på nytt, prøv deretter igjen.

I tillegg til de 5 hovedkanalene støtter Vezpa titalls ekstra kanaler: regionale portaler, nisjekanaler og spesialiserte plattformer.

Slik aktiverer du en ekstra kanal

1. I Vezpa-appen går du til Konfigurasjon → OTA-kanaler
2. Bla ned til «Andre OTA-kanaler»
3. Trykk på kanalen du vil aktivere
4. Siden "Match rom og priser" åpnes i appen — koble rommene dine til prisene på kanalen
5. Gå tilbake til appen og angi den prosentvise differansen på prisene

Hva er Channel Mapping?

Channel mapping er trinnet som kobler rommene i Vezpa-systemet ditt til de tilsvarende rommene/annonsene på OTA-kanalen. Det er som å si til systemet: «mitt Dobbeltrom i Vezpa tilsvarer Double Room på Booking.com».

Slik får du tilgang til Channel Mapping

Hovedkanaler (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Vezpa-appen → Konfigurasjon → OTA-kanaler
2. Utvid kanalen → klikk på «Channel Mapping»
3. Siden "Match rom og priser" åpnes i appen

Andre OTA-kanaler:

1. Vezpa-appen → Konfigurasjon → OTA-kanaler → Andre OTA-kanaler
2. Trykk på navnet på kanalen

Trinn 1 — Kanalpålogging (Channel Password)

Enkelte kanaler krever påloggingsinformasjonen til OTA-portalen for å kunne lese romlisten fra kanalen:

• Booking.com: brukernavn og passord til Extranet
• Expedia: påloggingsinformasjon til Partner Central
• Agoda: påloggingsinformasjon til YCS
• Airbnb / VRBO: vanligvis ikke nødvendig (tilkoblingen er allerede autorisert)

Trinn 2 — Mapping av rommene

Du ser ett kort per rom i systemet ditt. I kortet er det en rad for hver pensjonstype (Kun overnatting, Overnatting med frokost, Halvpensjon, Helpensjon):

• Øverst på kortet: navnet på Vezpa-rommet, med grønn hake når det er koblet
• Under, for hver pensjonstype: et felt som åpner listen over prisene på kanalen

Trykk på feltet: det åpnes en liste som viser i sin helhet romnavnet på kanalen, navnet på prisplanen og kanalkodene — kodene gjør det mulig å skille to rom med nesten like navn. Sørg for at hver romtype er koblet til riktig rom.

En pris som allerede er valgt for en annen pensjonstype vises ikke igjen i listen: hver pris på kanalen kobles til bare én pensjonstype. På Airbnb og VRBO, der hver bolig er en egen annonse, skriver du inn annonsekoden i stedet for en pris; listen over annonser åpnes med pilen til høyre i feltet.

Er et rom allerede koblet, står "Koble fra kanalen" nederst på kortet: det fjerner rommet bare fra denne kanalen, uten å røre de andre kanalene eller prisene.

Trinn 3 — Mapping av prisplanene (Rate Plans)

Hver rad på romkortet er en pensjonstype med sin egen prisplan. På kanalen har prisplanene i Vezpa formatet "Romtype-pensjon-kanal":

• pe = Kun overnatting (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Halvpensjon (Half Board)
• pc = Helpensjon (Full Board)

Eksempel: «Double-bb-booking» = B&B-pris for romtypen «Double» på Booking.com.

Trinn 4 — Bruk og kontroller

1. Gå gjennom alle koblingene av rom og rate plans
2. Trykk på "Bruk" i linjen nederst på siden
3. Vent på resultatet: for hver rad vises det om koblingen gikk bra
4. Lukk siden og gå tilbake til Vezpa-appen

Hvis du allerede hadde en aktiv annonse på Booking.com eller Airbnb før du koblet deg til Vezpa, trenger du ikke opprette rommene på nytt for hånd: Vezpa kan lese rommene og bildene som allerede er publisert på kanalen, og opprette dem automatisk i systemet.

Hva importen gjør

• Leser navn og kapasitet fra kanalen for hvert rom / hver annonse som ennå ikke finnes i Vezpa, og oppretter den
• Laster ned bildene som allerede er publisert, og legger dem til i galleriet (rommet for Airbnb, eiendommen for Booking.com)
• Den er create-only: rom som allerede finnes i Vezpa, blir verken rørt eller duplisert. Kjører du importen på nytt senere, hoppes alt som allerede er importert, over

Hvor du finner det

Kun tilgjengelig for kanalene Booking.com og Airbnb, og bare etter at kanalen faktisk er tilkoblet på OTASwitch (Channel Mapping fullført):

• Rett etter at du har koblet til kanalen — på det siste skjermbildet i den veiledede tilkoblingen vises knappen «Importer rom og bilder»
• På et senere tidspunkt — Vezpa-appen → Konfigurasjon → OTA-kanaler → utvid kanalen (Booking.com eller Airbnb) → knappen «Importer fra OTA»

Første synkronisering

Så snart Channel Mapping er fullført, starter systemet den første synkroniseringen:

• De gjeldende prisene sendes til OTA-kanalen (det kan ta noen minutter)
• Tilgjengeligheten justeres: datoene som allerede er booket, vises som stengt på kanalen
• Restriksjonene (minimumsopphold, stop sell osv.) synkroniseres

Daglig drift

Etter aktiveringen trenger du ikke gjøre noe annerledes enn før:

• Endre prisene fra Vezpa-appen → de oppdateres automatisk på alle tilkoblede kanaler
• Opprett en manuell bestilling (telefon, walk-in) → tilgjengeligheten oppdateres på alle kanaler
• Det kommer inn en OTA-bestilling → den vises i kalenderen med push-varsel, og de andre kanalene oppdateres
• Sperr/frigi et rom → sperringen gjenspeiles på alle kanaler

OTA-bestillinger i kalenderen

Bestillingene som kommer inn fra OTA-kanalene, vises i kalenderen med én farge per kanal:

• Booking.com — mørkeblå
• Airbnb — rosa
• Expedia — gul
• VRBO — blå
• Agoda — lyseblå

OTA-bestillinger kan ikke slettes fra appen — avbestillingen må skje fra kanalens portal eller av gjesten selv. Endringer og avbestillinger fra portalen gjenspeiles automatisk i Vezpa.

1. Kontroller prisene på OTA-portalen

1. Åpne OTA-portalen (f.eks. Booking.com-Extranettet) og gå til pris-/kalenderdelen
2. Kontroller at prisene stemmer med dem du har angitt i Vezpa (tatt hensyn til den prosentvise differansen, hvis den er angitt)
3. Sjekk flere datoer: i dag, neste uke, neste måned

2. Kontroller tilgjengeligheten

1. Hvis du har rom som allerede er booket i Vezpa, kontroller at de vises som stengt/ikke tilgjengelig på OTA-kanalen for de samme datoene
2. Hvis du har datoer du har sperret manuelt, kontroller at de også er sperret på kanalen

3. Gjør en testendring

1. Endre prisen på et rom for en fremtidig dato fra Vezpa-appen
2. Vent 2-3 minutter
3. Kontroller på OTA-portalen at prisen er oppdatert

4. Overvåkingsverktøy

I Vezpa-appen, under Konfigurasjon → OTA-kanaler, får du for hver aktive kanal tilgang til:

• Priser og tilgjengelighet (ARR) — viser hva som er sendt til kanalen
• Bestillingsdetaljer — liste over bestillingene som er mottatt fra kanalen
• Inntektsrapport — omsetningsstatistikk per kanal

Når OTA-portalen spør deg om channel manageren, er dette hva du skal velge:

Tilkoblet, venter på portalen, må fullføres, under kontroll, ikke tilkoblet. Tilstanden er ikke bryteren din: vi spør kanalbehandleren, for en kanal som er slått på her, er kanskje ikke virkelig koblet der. Venter på portalen betyr at forespørselen er sendt, og at bare din godkjenning i kanalens ekstranett mangler. Må fullføres betyr det motsatte: det har aldri kommet noe fram til portalen, og tilkoblingen fortsettes herfra på ett minutt. Under kontroll tilbyr appen bare Prøv igjen og skjuler de operative handlingene: å sende priser inn i en usikker forbindelse er verre enn å vente. Send priser på nytt vises først når forbindelsen er bekreftet.

På en kanal som ennå ikke er tilkoblet — og også i forhåndsvisningen og resultatet av importen fra en portal — kan det dukke opp en varselboks, for eksempel med tittelen «Booking.com står stille til du er ferdig». Grunnen: når du godtar tilkoblingen på portalen, sletter portalen sin egen kalender og publiserer Vezpas, slik den er i det øyeblikket. Boksen lister opp hva som fortsatt mangler i din — enheter for salg, tilgjengelighet, priser, valuta: det er punktene du bør fullføre før du godtar, slik at portalen aldri står stille.

Den blokkerer ingenting: du kan koble til likevel, og varselet hjelper deg bare med å velge riktig rekkefølge. Men hvis boksen ikke vises, er det ingen bekreftelse: enten er kalenderen din allerede ferdig, eller så er opplysningen ikke tilgjengelig — app som ikke er oppdatert, mislykket avlesning. At du ikke ser den, betyr ikke «alt er i orden».

Et rom uten en eneste pris i salgsperioden ville forbli stengt hele perioden når det kobles til en portal: for dager uten pris sender channel manageren en stenging. Derfor aktiverer ikke Vezpa kanalen og kobler ingen Airbnb-annonse før rommet har en pris: varselet viser hvilke rom det gjelder, og «Gå til innstilling» tar deg til Priser. Mangler bare enkelte dager, kan du koble til likevel – de dagene forblir stengt også på portalene.

Boksen spør også om bestillingene du allerede har fått på den portalen: den vises når vi ser tegn på at annonsen din allerede er aktiv der, og vi ikke kjenner noen fremtidig bestilling fra deg via den kanalen. Det er tilfellet som koster mest: er de datoene ledige i Vezpa, legger portalen dem ut for salg igjen ved tilkoblingen, og du får en bestilling nummer to på samme rom. Legg dem inn før du kobler til — via portalens iCal-kalender eller for hånd — så forsvinner varselet av seg selv. Fra channel manageren kan de ikke hentes: den leverer bare bestillinger som kommer etter tilkoblingen.

I hvert kanalkort finnes nå knappen «Se detaljer». Den åpner tilkoblingens stige: sju trinn, med dem som allerede er bekreftet, trinnet der tilkoblingen har stoppet — med hva vi har lest og hva du skal gjøre — og hvem sin tur det er: «Din tur», «Vezpa tar seg av det» eller «Venter på kanalen». Du finner den også i tilstanden under kontroll, der det tidligere bare gikk an å oppdatere.

To ting å huske. Trinnene over det som har stoppet, er ukjente, ikke mislykkede: vi har rett og slett ikke kunnet sjekke dem ennå, og det betyr ikke at noe har gått galt. Og det er bare en visning: å åpne den sender ingenting til kanalen og endrer ingenting, så du kan åpne den så mange ganger du vil.

I kanalkortet kan det, med Booking.com tilkoblet, dukke opp en informasjonsboks med tittelen «Avvikende kapasitet på portalen». Den lister opp enhetene der portalen bruker en annen kapasitet enn den som er satt opp i Vezpa: enheten godtar for eksempel høyst 2 voksne selv om den i Vezpa rommer 3 gjester.

Dette er ikke en feil: det er en opplysning, og boksen er blå med vilje. Salg og synkronisering går videre som før; boksen sier bare at de to tallene ikke stemmer overens, slik at du ikke oppdager det gjennom en bestilling som ikke får plass.

Vezpa kan ikke rette den. Kapasiteten på portalen rettes i extranettet til Booking.com: Vezpa kan ikke endre den. Ikke let etter innstillingen i Vezpa: å endre enhetens kapasitet her rører ikke portalens.

At boksen mangler, er ingen bekreftelse. Den vises ikke når de to kapasitetene stemmer overens, men heller ikke når Vezpa ikke klarer å lese dem fra portalen — mislykket avlesning, en kanal som ikke oppgir dem, ingen enhet å sammenligne med. At du ikke ser den, betyr altså ikke «alt stemmer»: er et tall viktig, se etter i extranettet.

Airbnb kobles ikke til som de fire andre kanalene: den ber ikke om en boligkode, men om en godkjenning fra Airbnb-kontoen din. Under Integrasjoner finner du én knapp, Koble til Airbnb: den tar deg til Airbnb, du logger inn, du godkjenner, og du kommer tilbake med en kode du limer inn. Derfra ser du annonsene dine og kobler dem til rommene dine. En annonse som venter på godkjenning på Airbnb, blir merket: den står stille og tar ikke imot bestillinger før Airbnb godkjenner den. Derfor finnes ikke de andre kanalenes handlinger på Airbnb: de trengs ikke og ville ikke virke. Den samme knappen vises også under registreringen, hvis du velger å importere rommene dine fra Airbnb.

De fire klassiske kanalene (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) har en prosedyre i tre trinn: forespørsel, romkobling, bekreftelse. De over seksti kanalene nedenfor aktiveres med en gang og er delt inn i Aktive, Tilgjengelige, Anbefalte og Andre.

Ikke alle portaler kobler seg til automatisk. Hos noen åpner channel manageren ingen tilkobling i det hele tatt: i kanallisten kjenner du dem igjen på merknaden «Ingen automatisk tilkobling» og på knappen «Be om aktivering» i stedet for «Aktiver». Skriv til oss og nevn kanalen: vi tar oss av det og sier hva som trengs.

Andre kanaler kobler seg til selv, men ber om API-legitimasjon — et brukernavn, et passord eller en nøkkel. Det er portalen som utsteder dem, ikke Vezpa: se i partnerområdet dens, som regel under «Connectivity», «API» eller «Channel manager». Finner du dem ikke, spør portalens support.

Sammenligningstjenester (Trivago, TripAdvisor, Google) er ikke salgsportaler: de sender besøkende til ditt eget nettsted i stedet for å selge rom. De settes opp på samme side, men spør bare om prisforskjellen.

Channel manager kobler sammen de viktigste portalene — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda og dusinvis av dynamiske kanaler — men ikke alle portaler snakker med en channel manager. Noen, som penziony.cz eller megaubytko.cz, godtar bare en iCal-adresse: en lenke som publiserer kalenderen til overnattingsstedet, som portalen selv leser på nytt med jevne mellomrom.

Du finner listen over overnattingsstedene dine under Konfigurasjon → OTA-kanaler → iCal-kalendere.

Når en ny bestilling kommer inn, varsler vi deg, på samme måte som for portalene som er koblet via channel manageren: ett varsel per kontroll, ikke ett per bestilling — publiserer portalen fem samtidig, er varselet ett eneste og sier hvor mange de er. Trykker du på det, åpnes fanen «Kalender», som i mellomtiden allerede har oppdatert seg selv. Er det derimot bare én bestilling, nevner varselet den: datoene for oppholdet, pluss navnet og antallet gjester når portalen publiserer dem i kalenderen. Prisen ikke, og det er ikke vårt valg: en iCal-kalender overfører ingen beløp. Trykker du på varselet om én enkelt bestilling, åpnes nettopp den bestillingen.

Vi varsler deg også når en bestilling forsvinner fra portalen og vi kansellerer den. Er en bestilling ikke lenger i portalens kalender, kansellerer vi den som en kansellering fra Booking.com, selv om noen allerede har jobbet med den eller oppholdet allerede har begynt, og nettene dens kommer i salg igjen: du får et varsel etter samme regel som for nye — ett per kontroll, som nevner bestillingen hvis det bare er én, og sier hvor mange det er hvis det er flere — og den samme meldingen blir stående i «Handlingsoversikt». Trykker du på det, åpnes fanen «Kalender», der du ser nettene som er ledige igjen. Tilfellene vi ikke kan lukke selv, går ikke denne veien: de havner i «Må avgjøres», med et eget varsel.

Den første avlesningen av en nylig tilkoblet kalender er stum, og det er tilsiktet. Den første runden bringer ikke én bestilling: den bringer hele portalens historikk på én gang, og å varsle for hver enkelt ville bety et skred av varsler den dagen du kobler til. Varslene starter fra neste kontroll, altså fra når en bestilling virkelig er noe nytt.

Publisere et overnattingssted

Trykk på «Publiser» på overnattingsstedet du vil dele: siden genererer to lenker.

Kopiere og bruke lenken

Ved siden av hver lenke er det en kopieringsknapp. Lim inn grunnlenken i portalens felt «iCal URL» (eller «Importer kalender»); lim inn den fulle lenken i din personlige kalender med funksjonen «Legg til via URL». Portalen leser selv kalenderen på nytt med jevne mellomrom: du trenger ikke lime den inn på nytt etterpå.

Regenerere en nøkkel

Regenereringsknappen ved siden av hver lenke lager en ny nøkkel og slår umiddelbart av den forrige: den som hadde den gamle lenken, slutter å kunne lese kalenderen. Bruk den hvis du mistenker at en lenke har havnet hos noen som ikke skulle hatt den, eller hvis du har sluttet å samarbeide med en portal. Å regenerere grunnlenken påvirker ikke den fulle lenken, og omvendt.

Les fra andre portaler

Du kan også gå den andre veien: lese kalenderen til en portal som ikke går via channel manager. På samme side finner du under hvert overnattingssted blokken «Les fra andre portaler».

Finn på portalen adressen til dens iCal-kalender — vanligvis under et punkt som «Export calendar», «iCal export» eller «Calendar URL» — og kopier den. Trykk i Vezpa på «Legg til kalender» og fyll ut «Portalens navn» og «Kalenderadresse (.ics)»: fra det øyeblikket leser vi den for deg.

Hvis en bestilling forsvinner fra portalens kalender, avbestiller vi den, og hvis portalen flytter datoene, flytter vi dem også i Vezpa: som med Booking.com, selv om du allerede har jobbet med den (gjester registrert, betalinger, avgift, manuelle endringer). Måltidsplanen og prisene du har satt, blir stående på nettene som ikke endres. Hvis portalen i stedet pløtselig returnerer en tom kalender, avbestiller vi ingenting og varsler deg likevel: det betyr som regel at koblingen har utløpt eller blitt tilbakestilt av portalen, ikke at bestillingene virkelig er borte.

En bestilling som kommer inn på allerede solgte datoer, overskriver ingenting: den havner i kalenderens rad Unntak, slik at du ser den og selv avgjør hvordan konflikten skal løses.

Hvis du allerede hadde lagt inn denne portalens bestillinger manuelt for disse datoene, er det normalt å finne dem blant Unntak ved den første oppdateringen etter tilkoblingen: det er den samme bestillingen sett to ganger — den du la inn manuelt og den som nettopp er lest fra kalenderen — behold bare én.

Du kan deaktivere eller slette en tilkoblet kalender når som helst: allerede importerte bestillinger blir liggende der de er, de slettes ikke.

En .ics-kalender kan si én eneste ting: opptatt fra dag til dag. Den sier ikke hvor mange rom som er igjen, den bærer ingen priser, den bekrefter ingenting, og den har ikke engang en måte å si «denne bestillingen er avbestilt»: linjen er rett og slett ikke der lenger. Det er en tregere og blindere kobling enn en channel manager, og å velge den er en byttehandel: du når en portal som ellers ville blitt stående utenfor, og til gjengjeld gir du avkall på alt det andre.

Det er ikke øyeblikkelig, det er tidsstyrt. Vi leser hver koblet kalender hver halvtime: i opptil tretti minutter finnes en bestilling som nettopp er gjort på portalen ennå ikke hos oss, og de nettene ser ledige ut. Med en channel manager kommer bestillingen inn i det øyeblikket den blir gjort.

En tom kalender er tvetydig, og forblir det. Når portalen svarer med en kalender uten en eneste opptatt natt, gir de to mulige forklaringene — «de har avbestilt alt» og «koblingen har røket» — nøyaktig samme fil, og vi har ingen måte å skille dem på. Derfor avbestiller vi ingenting og spør deg, for du kan åpne portalen.

Med én enkelt enhet er dette ikke unntaket, men det normale. Hvis kalenderen inneholder én eneste bestilling og portalen fjerner den, blir den kalenderen tom: det er nøyaktig den tvetydige situasjonen over, og avgjørelsen er din hver gang. Med flere koblede boliger skjer det sjeldnere, fordi én annen bestilling er nok til å holde kalenderen fylt.

Å avbestille på portalen lukker ikke saken. Har en bestilling havnet i «Må avgjøres», var den allerede fjernet fra portalen — nettopp derfor spurte vi deg. Å fjerne den på nytt endrer ingenting: saken lukkes fra Vezpa, med en av de to knappene.

De stengte datoene, hvis portalen publiserer dem. Noen portaler eksporterer også datoene du har stengt til kalenderen, ikke bare bestillingene — ofte er det en avkrysning som må slås på i deres egne innstillinger. Når de kommer inn, behandler Vezpa dem som stengninger: de nettene står som stengte i kalenderen, de blir ikke bestillinger. Var en av de nettene allerede solgt, blir den hos gjesten, og du får et varsel. Sender portalen deg senere en bestilling nettopp på de datoene, har bestillingen forrang, og natten åpner seg av seg selv igjen; en bestilling du selv legger inn for hånd, går derimot ikke foran noe: på en natt portalen har stengt, må du først fjerne stengningen i kalenderen, med «Slett blokkering».

Ingenting av dette er en unnskyldning: det er beskrivelsen av et verktøy med en legitim bruk — portalene en channel manager ikke når — og som må brukes med kunnskap om hva det gjør og ikke gjør. Snakker portalen du er opptatt av med en channel manager, koble den derfra: den veien er raskere og har ingen av disse tvetydighetene.

Vi leser kalenderen til hver tilkoblet portal hver halvtime og behandler den som en kanal à la Booking.com: forsvinner en bestilling fra den kalenderen, avbestiller vi den, og endres datoene, endrer vi dem, selv om du allerede har jobbet med den eller gjesten allerede har kommet. Men «borte» betyr ikke alltid «avbestilt»: en kalender kan komme tom fordi nøkkelen har utløpt eller fordi portalen har hatt en feil, og å avbestille akkurat da ville vært en katastrofe. Sakene vi ikke kan avslutte selv, havner på en liste som venter på deg: «Må avgjøres».

Du finner den øverst under Konfigurasjon → OTA-kanaler → iCal-kalendere, og den vises bare når det virkelig er noe som venter. Du kommer også dit ved å trykke på varselet som ber deg sjekke bestillinger.

Hva som skjer hvis du ikke gjør noe

• Portalens kalender kom helt tom. Vi avbestiller ingenting før den kalenderen svarer igjen, uansett hvor mange oppdateringer som går: datoene forblir opptatt.
• Portalen svarer fortsatt, men mer enn halvparten av de kjente bestillingene forsvant på én gang. Denne gangen avbestiller vi ingenting; mangler den også ved neste avlesning, blir den avbestilt.

Eldre rader kan bære en generisk grunn — flagget før vi begynte å registrere hvorfor. Der lover vi ingenting: se på portalen. Og står det under navnet «Ingen bolig tildelt», har den bestillingen ikke landet i noen bolig og lever i kalenderens rad Unntak.

De to handlingene

• «Behold den» — endrer ingenting. Bestillingen blir nøyaktig som den er, og saken forlater listen; endrer portalen noe igjen på den bestillingen, kommer saken tilbake.
• «Godta avbestillingen» — bestillingen avbestilles slik en kanal gjør det: raden blir liggende i historikken merket som avbestilt, summene går til null, og nettene blir ledige igjen.

«Beholdt av meg»: avgjørelsen kan gjøres om

Når du trykker «Behold den», forsvinner ikke bestillingen: den flyttes til listens andre visning, «Beholdt av meg», som du åpner med bryteren øverst i seksjonen. Der blir den til oppholdet er over, og den har én eneste knapp: «Kanseller den likevel», som gjør nøyaktig det «Godta avbestillingen» ville gjort. Det er den eneste måten du har til å avbestille en bestilling som er kommet fra en portal: den vanlige avbestillingen på bestillingen avviser den, og å fjerne den på nytt på portalen hjelper ikke — derfra var den allerede fjernet, og det var derfor vi spurte deg.

Hvem kan avgjøre

De to knappene er forbeholdt lederen og assistenten, de samme som får varselet. De andre rollene som når siden, ser listen og grunnene, men i stedet for knappene leser de hvem avgjørelsen tilhører. Observatøren når ikke denne siden.

Når du kobler til din første kanal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO eller en av de andre kanalene, eller Airbnb — åpnes en skjerm «Salgsperiode» før tilkoblingen. Den spør fra når du vil selge, og stenger deretter nettene som ikke skal selges. Ved de neste kanalene, når en salgsperiode først er valgt, kommer samme skjerm tilbake som en påminnelse: den viser hvilken periode du allerede selger, og du bekrefter den eller trykker på «Endre». «Endre» starter fra perioden som gjelder, og åpner ikke netter som allerede er blokkert: hvis noen av dem har en pris, sier skjermen fra, og du åpner dem igjen fra «Kalender». Valget gjelder hele eiendommen, ikke én enkelt kanal. Hvis du endrer prosentforskjellen på en kanal som allerede er aktiv, vises den ikke.

• «Selg fra»: Vezpa foreslår den første dagen med pris fra i morgen av, og du kan endre den. Nettene før den datoen stenges, selv om de har en pris.
• Innenfor perioden stenges netter uten pris: en natt selges bare hvis den har en pris.
• Kalender med fast år: den spør også om «Selg til». Publiseringsgrensen blir da 10. januar året etter (aldri lenger enn omtrent to år fra i dag, aldri kortere enn den nåværende). Dagene mellom sluttdatoen din og den grensen forblir stengt; når du åpner dem igjen fra «Kalender», publiseres de med en gang.
• Løpende kalender: slutten spørres det ikke om. Grensen forlenges av seg selv hver natt.

Før du bekrefter med «Lukk og fortsett», ser du en forhåndsvisning for hvert rom: hvor mange netter som stenges, og hvorfor. Bookede netter og netter under vedlikehold blir aldri rørt.

Er det netter uten pris i perioden, viser arket det i oransje: de forblir stengt på portalen. Med «Gå til Priser» utsetter du tilkoblingen og setter prisene først; har ingen rom en pris, kobler ikke Vezpa til kanalen.

Ingenting er endelig. De stengte nettene er blokkeringer akkurat som de du lager for hånd, og du åpner dem igjen fra «Kalender» med «Gjenopprett tilgjengelighet».

I koblingen velger du, for hvert rom og hver måltidsordning, prisen som svarer til den på portalen. Når du trykker Bruk, sender vi koblingene til portalen sammen med startprisen, og fra det øyeblikket kan kanalen selge.

Et rom uten kobling er ingen feil: det legges rett og slett ikke ut for salg på den kanalen. Til slutt lister oppsummeringsskjermen opp enhetene som ble stående utenfor, så du vet hva som mangler. Du kan fullføre koblingene når du vil, ved å åpne dem igjen fra kanalsiden.

Går ikke en linje gjennom, finner du den merket med rødt under måltidsordningen den hører til, med grunnen: rett opp den og prøv igjen. Det som allerede gikk gjennom, blir som det er.

Hvert rom som selges på en portal har en identifikator som portalen bruker når den sender en reservasjon. Hvis den identifikatoren ikke står på riktig rom, kan reservasjonene havne i feil enhet: det skjer særlig med dem som opprettet rommene før kanalen ble koblet til, for portalens kode sier ikke Vezpa noe. Skjermen «Koble rommene» rydder opp: du åpner den med knappen med samme navn fra Konfigurasjon → OTA-kanaler, inne i kanalens seksjon (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funksjonen er forbeholdt lederen.

Systemet foreslår, du bekrefter

Der de allerede mottatte reservasjonene gir nok bevis, finner du under «Forslag til bekreftelse» en foreslått kobling. For hvert forslag ser du hvor sikkert det er (sterkt, middels eller svakt samsvar), grunnene — pris, kapasitet, navn — og alternativene som ble vurdert og forkastet, hvert med sitt hvorfor. Ingenting er forhåndsvalgt: ingen kode skrives før du bekrefter med «Lagre koblinger (n)».

Du kan alltid gjøre det for hånd

Selv uten forslag — ingen reservasjoner, eller for svake signaler («Må kobles manuelt») — har du de to listene å pare foran deg: portalens rom med sine bevis (sette reservasjoner, datoer, gjester, snittpris per natt) og, under «Rommene dine», dine rom med kapasitet, grunnpris og kode til stede eller fraværende.

Endre eller koble fra en kobling

Under «Allerede koblet (n)» finner du de eksisterende koblingene: «Velg et annet rom» flytter koblingen til et annet rom, «Koble fra» fjerner den og frigjør portalens rom, som dermed kan kobles til en annen romtype. Før du bekrefter ser du alltid hvilket rom koden fjernes fra. Avkrysningen «Overskriv eksisterende koder» brukes til å erstatte en eksisterende kode: uten den røres ikke rom som allerede bærer en annen kode. Rom merket som «allerede gjenkjent automatisk» (paret på navn eller type) har ingen endre-knapp: der ville en kode ikke avgjort noe.

Det tenkes i romtyper, ikke i enkeltenheter

Portalen selger ikke «rom 3»: den selger «et dobbeltrom». Koblingen gjelder derfor alle enhetene av typen, og derfor finner en reservasjon en ledig enhet selv om den første er opptatt. Unntaket er steder der hver enhet selges for seg: der gjelder koblingen den enkelte enheten.

Kontrollvisningen

Nederst på skjermen ser du for hvert av portalens rom hvilket Vezpa-rom reservasjonene dets lander i; og i listen over rommene dine ser du hvilke som fortsatt er udekkede, altså uten portalkode.

Er stedet ditt allerede på en portal, er det ingenting å taste på nytt: vi spør kanalen hva den vet om deg. Under Konfigurasjon → OTA-kanaler trykker du på «Opprett overnattingsstedet ditt fra en portal».

Slik fungerer det, steg for steg

1. Skriv inn bare nummeret i feltet «Overnattingsstedets nummer på portalen». På Booking.com finner du det i extranettet, ved siden av navnet på stedet, øverst (eiendoms-ID / Hotel ID). Ingenting mer: ikke passord, ikke romliste.
2. Vi registrerer stedet hos channel manageren og ber om tilkoblingen. Det er forespørselen du deretter godkjenner fra ditt eget extranett.
3. Trykk på «Les fra kanalen». Vi leser rom, kapasiteter, måltidsordninger og bilder.
4. Du ser forhåndsvisningen: «Dette ville blitt opprettet», med Rom, Måltidsordninger, Bilder, Kobling av rommene og Forskjeller å sjekke.
5. Du bekrefter med «Opprett alt». Først nå blir noe opprettet — og hver verdi kan endres etterpå.

Tilkoblingen starter først når du godkjenner den

Etter forespørselen fortsetter registreringen hos channel manageren av seg selv, men portalen sender oss ingenting før du godkjenner tilkoblingen fra dens extranett: på Booking.com velger du OTASwitch som Channel manager; på Airbnb aksepterer du tilkoblingsforespørselen. Til du gjør det, er det normalt at ingen boenhet kommer. Og valget binder deg ikke: i mellomtiden kan du opprette boenheter for hånd — når annonsene kommer, bestemmer du om de skal opprettes som nye eller kobles til dine.

Rommene blir opprettet som utkast til gjennomgang

Rommene som opprettes går ikke rett i salg: de starter utestengt fra portalene, slik at du kan fylle ut priser og detaljer i ro og mak. Når de er klare, fjerner du utestengelsen, og de går i salg. Rom som allerede fantes i Vezpa blir verken rørt eller duplisert.

«Annonser uten match»: opprett dem som nye, eller koble dem til dine?

Hvis portalen har annonser som ikke matcher noen av dine boenheter, og du har boenheter som ennå ikke er koblet til den kanalen, stopper forhåndsvisningen og spør deg før noe blir opprettet: opprett annonsene som nye boenheter, eller koble dem til boenhetene du allerede har. Hvis du oppretter dem som nye, kan du ende opp med to boenheter for samme leilighet; hvis du kobler dem, knyttes portalen til boenhetene du allerede har. Navnene trenger ikke å stemme overens: portalen bryr seg om koblingen, ikke om hva du kaller boenhetene dine.

To ulike ventetider, og ingen av dem er en feil

• Godkjenningen av tilkoblingen: vanligvis holder det med 5–10 minutter; noen kanaler kan bruke timer eller dager. Det er ingen fast eller garantert tid, og det er portalen som godkjenner, ikke Vezpa. Du trenger ikke bli værende på skjermen: forespørselen står ved lag, og du kan komme tilbake når du vil.
• Koblingen av rommene etter at prisene er sendt: når prisplanene nettopp er opprettet, trenger kanalen som regel 1–2 minutter for å binde dem til rommene. Leser du «Prøv igjen om et par minutter», er det nettopp en ventetid: det som allerede er opprettet, dupliseres ikke.

Hvis det mangler opplysninger om stedet

For å registrere stedet krever channel manageren noen opplysninger: navn, adresse, e-post, telefon og plasseringen på kartet. Mangler én av dem, starter ikke registreringen — og appen lister dem opp for deg, én for én, med knappen «Se opplysningene som mangler». Den fører deg til Eiendomsdetaljer, der du fyller ut alt i én runde; så snart ingenting mangler, starter forespørselen av seg selv, og du er tilbake der du var.

«Dette stedet er allerede knyttet til en annen channel manager-tilkobling»

Nummeret du har skrevet inn er riktig. Stedet på portalen henger fortsatt på en tidligere channel manager-tilkobling: et annet sted, eller en gammel konto. Den tilkoblingen må løsnes først; så lenge den er aktiv, ender hvert nytt forsøk likt. Å prøve igjen uten å løsne den endrer ingenting.

Rommets kapasitet hos channel manageren

Hos channel manageren er rommet ett eneste, delt av alle tilkoblede portaler. Kapasiteten er den største blant plassene de ulike portalene selger: den kan altså overstige én enkelt portals, og det er helt greit — hver portal fortsetter å selge for de plassene den kjenner. Stemmer tallet ikke med noen av portalene du har koblet til, er det verdt et blikk for hånd.

Prisene på OTA-kanalen oppdateres ikke

• Kontroller at du har fullført Channel Mapping (rom OG rate plans)
• Sjekk at kanalen står som «Aktiv» i Vezpa-appen (Konfigurasjon → OTA-kanaler)
• Vent minst 5-10 minutter etter en prisendring — spredningen er ikke øyeblikkelig på alle kanaler
• Kontroller på OTA-portalen at du har valgt riktig channel manager (OTASwitch)

OTA-bestillingene kommer ikke inn i kalenderen

• Kontroller at kanalen er aktiv og mappet
• Sjekk at push-varslene er slått på på telefonen
• Prøv å gjøre en manuell oppdatering av kalenderen (dra nedover)
• Hvis bestillingen har havnet i raden «Unntak», betyr det at det ikke var ledig kapasitet i rommet som ble tildelt — kontakt kundestøtten for å løse det

Overbooking (dobbel bestilling på samme rom)

• Vanligste årsak: feil mapping — et Vezpa-rom er koblet til feil rom på OTA-kanalen
• Annen årsak: channel manageren var ikke valgt på OTA-portalen, slik at kanalen ikke mottok oppdateringene av tilgjengeligheten
• Løsning: rett opp mappingen, kontroller valget av CM på portalen, og kontakt kundestøtten hvis problemet vedvarer

Channel Mapping viser ikke rommene på OTA-kanalen

• For Booking.com, Expedia og Agoda: kontroller at du har lagt inn riktig påloggingsinformasjon til portalen
• Kontroller at rommene er aktive og publisert på OTA-portalen (ikke i kladd)
• Kontroller at channel manageren er valgt på OTA-portalen (uten dette trinnet klarer ikke systemet å lese rommene)

Kanalen står som «Venter på aktivering»

• Hvis kanalen ikke engang når så langt, sjekk først resultatet av registreringen: appen forteller deg om problemet er vårt, eller om det er noe å rette
• Det betyr at forespørselen er sendt, men at godkjenningen på OTA-portalen mangler
• Logg inn på kanalens portal og fullfør godkjenningsprosedyren (se de konkrete instruksjonene for hver kanal ovenfor)
• Enkelte kanaler (VRBO) kan bruke opptil 5 virkedager på å fullføre aktiveringen
• Mens du venter, finner du i appen delen «Slik autoriserer du» med de raske trinnene for kanalen, og du kan velge å fortsette manuelt: du kobler til OTA-en senere, når autorisasjonen er fullført

En portals reservasjoner havner i feil enhet

• Det skjer nesten alltid når rommene ble opprettet før kanalen ble koblet til: portalens kode står ikke på riktig rom
• Åpne «Koble rommene» fra kanalens seksjon og bekreft eller rett koblingene
• Allerede mottatte reservasjoner flyttes ikke: koblingen retter de neste