Kalenderguide

Kalenderen er planleggingsrutenettet for eiendommen din: den viser alle rom på radene og dager på kolonnene. Hver bestilling er representert med en farget stolpe som strekker seg fra check-in-dag til check-out-dag.

Rutenettet er responsivt: på mobil viser det 7 dager, på nettbrett 14 dager, på skrivebord 21 eller flere dager.

Kalenderen tilbyr to moduser, valgbare fra knappen i applinjen:

Fri rulling (standard)

Rull horisontalt uten grenser. Området utvides automatisk når du nærmer deg kantene (+21 dager om gangen). Ideelt for å navigere fritt mellom datoer.

Månedlig visning

Viser en måned om gangen med en månedvelger øverst. Ryddigere for å få oversikt over en enkelt måned.

Valget heter Visning og tetthet og ligger i menyen med tre prikker i den øverste linjen, her og i de to andre rutenettene (Priser og Turistskatt). Det samme valget finnes også i Konfigurasjon, i avsnittet Visning og tetthet; Husøkonomen og Observatøren, som ikke har den siden, finner det i menyen til sin egen konto. Den første halvdelen av valget er retningen: horisontalt går dagene sidelengs og overnattingene er rader; vertikalt går dagene nedover og overnattingene blir kolonner — du ser flere netter samtidig, praktisk når det er få overnattinger.

Den andre halvdelen er tettheten: den avgjør hvor mange rader eller kolonner du høyst ser — bredden på en kolonne, eller høyden på en rad, er en følge av det tallet, ikke et mål du velger for seg. Verdiene er 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 og 40, pluss Automatisk, standardvalget. Er overnattingene færre, ser du alle, uten at de blir bredere eller høyere enn behagelig.

Radene går opp til 60 (44, 48, 52, 56 og 60); kolonnene i loddrett visning stopper fortsatt på 40. Med dagene vannrett finnes det på datamaskin og nettbrett i liggende format også «To kolonner»: rommene deles i to rutenett side om side, hvert med de valgte radene, som ruller sammen gjennom dagene; færre dager vises. Når du åpner en bestilling, dekker kortet ikke kalenderen: det skyver den til venstre, og de to kolonnene deler den gjenværende plassen likt – færre dager, samme proporsjoner.

For å gi hver side full bredde finnes «Skjul meny» nederst i sidemenyen: menyen forsvinner, og i stedet blir det igjen en liten flytende meny med sidenes ikoner nede til venstre, over siden; i den åpner en liten «Vis meny» hele menyen igjen. Det gjelder på datamaskin og nettbrett i liggende format, og enheten husker det. Den flytende menyen holder seg lukket og åpnes når du holder musen over den, eller med et trykk på nettbrettet.

Kalenderen oppdaterer seg selv: ukene du ser, kontrolleres på nytt hvert minutt, når du kommer tilbake til siden og når et bookingvarsel kommer, og bare de som er endret, lastes ned på nytt. En bestilling som en kollega eller en kanal legger til, flytter, forlenger, kansellerer eller endrer status på, vises med en kort effekt og en glød som blekner; det du selv endrer, vises med en gang, uten effekt. Er redusert bevegelse slått på i enheten, er det ingen effekter.

Automatisk oppfører seg bevisst forskjellig på de to aksene: med dagene loddrett velger den en bredde som passer skjermen din — på telefonen fyller kolonnene bredden, på en stor skjerm slutter de å bli bredere når de er behagelige å lese; med dagene vannrett beholder den i stedet den behagelige radhøyden.

Å be om mange rader eller kolonner gjør dem ikke behagelige på en hvilken som helst skjerm: over omtrent 24 blir raden (eller kolonnen) tynn og mister, for å forbli lesbar, noen detaljer. Også prisen kan miste noe her: er det ikke plass nok til desimalene, går hele rutenettet over til hele tall — avrundet til nærmeste verdi, ikke avkortet — og tallet du ser i cellen, er da ikke lenger den nøyaktige prisen: 120,49 vises som 120, og 120,50 vises som 121.

Valget hører til enheten du bruker: det du velger på telefonen, følger deg ikke over på den bærbare, og omvendt — det gjelder retningen like mye som tettheten.

Grupper etter type

I arket Visning og tetthet finnes også bryteren Grupper etter type, som er av fra start; som resten av arket blir valget på enheten. Når den er på, samles kalenderens rom etter type, og hver gruppe begynner med en oversiktsrad (med dagene loddrett en kolonne): til venstre navnet på typen med antall rom, for eksempel Dobbeltrom (4); for hver dag hvor mange rom som er ledige av totalen, og belegningsprosenten, for eksempel 1/4 · 75%, i rødt når ingenting er ledig lenger.

Totalen teller ikke rom som er blokkert eller under vedlikehold den dagen, og kansellerte bestillinger og forslag teller ikke som opptatt. Raden viser ingen priser (de blir i oversikten som vises når du holder musen over) og reagerer ikke på trykk: den oppretter ingen bestillinger. Det virker med dagene vannrett og loddrett; har du valgt hvor mange rader eller kolonner du ser, teller oversiktsradene med. Filtrer typer gjelder fortsatt: bare typene du ser på, grupperes.

Øverst i applinjen vises datoperioden som for øyeblikket er synlig på skjermen (f.eks. «5–26 mar 2026»).

• Venstre kolonne: romnavn/-typer, ordnet etter nummer
• Rader: en for hvert rom på eiendommen
• Kolonner: en dag per kolonne, med dag/dato-overskrift
• Fargede stolper: bestillinger, som viser gjestens navn

Halvdagsforskyvning

Stolpene starter midt i kolonnen på check-in-dagen og slutter midt i kolonnen på check-out-dagen. Dette gjenspeiler hotellvirkeligheten: check-in skjer på ettermiddagen og check-out på morgenen.

Trykk på en stolpe for å åpne fullstendig detalj for bestillingen.

Over rutenettet forteller en linje til hvilken dato det du skriver faktisk når noen: de tilkoblede portalene og bookingsiden din. Trykk på den for hele forklaringen. Alle roller som kan åpne siden ser den.

I rutenettet er nettene forbi den grensen skraverte, og en markert loddrett linje viser hvor den ennå ikke publiserte delen begynner. Du kan endre de nettene som vanlig — priser, stengninger og minsteopphold lagres — men de blir i Vezpa: ingen kan ennå booke de datoene.

Med Rolling-modellen flytter grensen seg av seg selv, én dag hver natt, og det du har forberedt publiseres når turen kommer: du trenger ikke gjøre det på nytt. Med årsmodellen flytter den seg med Årsåpningen, og arket sier fra når du kan kjøre den.

Fyllfargen på linjen viser nå oppholdsstatus, ikke kanalen: fem farger for fem ulike øyeblikk.

Bookingkanalen beholder sin egen farge, men fyller ikke lenger linjen — den er nå et tynt bånd langs underkanten (venstre kant når kalenderen er vertikal).

Bookingens etiketter vises også på linjen, som små hakk på kanten motsatt kanalbåndet, i prioritert rekkefølge. Den rekkefølgen endres bare étt sted: siden Bestillingsetiketter, under Eiendom > Rom, ved å dra etikettene — ikke fra kalenderen, ikke fra bookingskjermen. Når det er flere etiketter enn det er plass til, blir den siste plassen en nøytral grå strek, samme grå som temaet: det er ikke fargen til noen etikett, det betyr bare at det finnes flere.

En betalt bestilling — det er et beløp å betale og restbeløpet har nådd null, enten betalingen gikk gjennom Booking Engines betalingsløsning eller ble registrert manuelt — har et lite grønt hjørne med en hake i hjørnet der etikettenes hakk starter, og hakkene begynner rett etter det. Gjestens navn flytter seg ikke. Det er den samlede saldoen som teller: opphold, tillegg og turistskatt; så lenge turistskatten ikke er betalt, vises ikke haken. Et depositum alene er ikke nok, et kort holdt som garanti teller ikke som betaling, og bestillinger importert fra en iCal-kalender har ingen pris, så de viser aldri haken.

Du kan opprette en ny bestilling på to måter:

• Fra applinjenmenyen: trykk ⋮ → «Ny bestilling» for å åpne skjemaet
• Dra-velg på rutenettet: trykk og dra på rutenettet for å velge en datoperiode. Skjemaet åpnes med datoer forhåndsutfylt

1. Velg datoer
   Dra på rutenettet eller bruk opprettelsesskjemaet.
2. Sjekk tilgjengelighet
   Systemet sjekker automatisk tilgjengelige rom.
3. Fyll inn detaljene
   Skriv inn gjestedata og bestillingsdetaljer.
4. Bekreft
   Bestillingen vises umiddelbart i kalenderen.

I listen over ledige rom får en romtype som mangler prisen for bare én natt i perioden merket Priser mangler, og kan ikke velges; øverst i listen står det hvor mange det gjelder. Prisen kan ikke skrives inn for hånd: angi først prisen under Priser. Det samme gjelder når du flytter en booking til en annen romtype og prisen beregnes på nytt.

Fra applinjenmenyen (⋮ → «Vedlikehold») kan du opprette en romblokkering for en angitt periode.

En vedlikeholdsblokkering stenger et rom og forhindrer nye bestillinger. Den vises i rutenettet som en spesiell stolpe. Nyttig for:

• Renoveringsarbeider
• Planlagt vedlikehold
• Rom midlertidig ute av drift

Tilgjengelighetsadministrasjon er noe annet enn vedlikehold: velg en periode i rutenettet (eller under Priser), velg "Tilgjengelighetsadministrasjon" og steng nettene du vil for salg, uten å oppgi noen grunn.

Finnes det allerede bestillinger i perioden, blokkeres det likevel: Vezpa stenger de ledige nettene før og etter hver bestilling og lar de solgte være; med flere bestillinger stenges alle hullene mellom dem. Før du bekrefter, og en gang til etterpå, får du vite hvilke boliger som har bestillinger i perioden.

• Delvis: det finnes bestillinger i perioden, men det er ledige netter igjen; under navnet ser du hvor mange som kan stenges.
• Opptatt: hver natt er allerede solgt, her er det ingenting å blokkere.
• Vedlikeholdsnetter berøres aldri av blokkeringen, og "Gjenopprett" frigjør alle blokkerte netter — dine egne og de en portal koblet via iCal har stengt — men aldri de solgte. Merk: en stengning som kom fra en portal, kommer ikke tilbake av seg selv når den først er fjernet. Når det skjer, forteller Vezpa deg hvor mange av de gjenåpnede nettene som var portalstengninger.

Trykk på oppgaveraden (øverst i rutenettet) for å åpne oppgavepanelet for den datoen.

Oppgaver er notater og påminnelser knyttet til en bestemt dag. Nyttig for å registrere hendelser, frister eller gjøremålsoppgaver knyttet til en presis dato.

Nederst i rutenettet er det en spesiell rad kalt «Unntak». Den inneholder:

• Bestillinger som mangler tildelt fysisk rom bare én eneste natt: én udekket natt er nok (usynlig rom)
• Kansellerte bestillinger

Overlappende bestillinger i denne raden deles vertikalt i spor for å forbli lesbare.

Hvem som varsles når en bestilling blir stående uten overnatting

Vezpa venter ikke på at noen skal oppdage det: så snart en bestilling blir stående uten en fysisk overnatting som kan tildeles, går det et varsel til Leder, Assistent og Bruker (resepsjonen), altså rollene som kan rette det opp med én gang ved å tildele en overnatting. Wellnessmedarbeider, Revenue Manager, Husøkonom og Observatør får det ikke.

• En e-post på språket til den som leser den, med direkte lenke til bestillingen.
• Et push-varsel med detaljene inne i appen: gjestens navn, datoene og rommet vises nå også på låseskjermen.

Varselet går ut på fire tidspunkter: når bestillingen opprettes, etter en datoendring, etter en endring som kommer fra OTA-kanalen og etter at et rom legges til og blir stående uten overnatting.

Hvis eiendommen din har flere romtyper, vises en filterknapp i applinjen.

1. Trykk på filterikonet
   Valgbare brikker vises for hver romtype.
2. Velg typene
   Trykk på en eller flere typer for å filtrere rutenettet.
3. Fjern alle valg
   For å se alle rom igjen.

Filteret for boligtype vises også med panelet lukket: traktikonet forblir fylt, og under linjen står det hvor mange boliger du ser av hvor mange, med «Fjern filtre» for å se alle igjen. Skjuler filteret alle radene, står det i stedet for rutenettet at det ikke finnes noe rom med det filteret. Ved bytte av eiendom starter filteret på nytt, så du ikke tar med deg en type som ikke finnes der. Og når det ikke er noen bestilling i perioden, sier kalenderen det — med andre ord enn dem den bruker når den ikke klarte å lese dataene.

Hvis rollen din kan styre dem, ligger euro-snarveien i den øverste linjen: den fører til prisene uten om menyen. Den som ikke har tilgangen, ser den ikke, og det er normalt.

I romkolonnen kan rengjøringsindikatoren vises, holdt oppdatert av husøkonomen: den finnes bare på rom der rengjøring er relevant. Et trykk på rommet veksler mellom rent og skittent, med en bekreftelse før lagring. Statusen oppdaterer seg selv hvert annet minutt og kan derfor endre seg mens du ser på, uten at du har gjort noe. Fargene på stolpene forklares i Tegnforklaringen i applinjenmenyen.

Kalenderen oppdateres i sanntid takket være push-varsler (FCM):

• Når en ny OTA- eller Booking Engine-bestilling ankommer, oppdateres kalenderen automatisk
• Hvis du ser på Kalender-fanen, er oppdateringen umiddelbar
• Hvis du er på en annen fane, ugyldiggjøres dataene og lastes inn på nytt når du går tilbake til Kalenderen

Raden Unntak er uendret: den samler fortsatt bestillinger uten tildelt fysisk overnatting. Det som er endret, er resten av appen: den samme bestillingen gjenkjennes nå også utenfor kalenderen.

• I Ledelse: boksen med nye bestillinger, listene over ankomster og avreiser, bursdagslisten.
• I bestillingslisten og på kortet til den enkelte bestillingen.
• På salgsstedet, på bestillingsraden i skranken.

Uansett hvor det vises, er signalet det samme: et varselikon og teksten «Innkvartering ikke tildelt» i rødt i stedet for romnummeret. Før sto det på disse stedene en intern tallkode, som ikke sa noe nettopp når man måtte forstå.