Veiledning for Regnskap

Regnskap åpner du fra siden «Oversikt» med knappen «Regnskap». Øverst er fanene «Oversikt», «Utvikling», «Resultatregnskap», «Inntekter», «Utgifter», «Leverandører» og «Forfall»: hvilke hver rolle ser, står i Hvem ser hva.

Perioden velger du med «Denne måneden», «Forrige måned», «I år» og «I fjor». Oversikten har tre kort; trykk på ett, så åpnes fanen som forklarer det:

• «Overskudd»: inntekter minus utgifter, i rødt når det er negativt. Åpner resultatregnskapet.
• «Til betaling»: utgiftene som ikke er betalt ennå, og hvor mange de er. Åpner forfall.
• «Utestående i perioden»: det som er opptjent i de valgte månedene og ikke betalt ennå. Åpner inntektene.

Under er diagrammet «Utgifter per kategori» og «Neste forfall».

Øverst tre tall, årets inntekter, utgifter og overskudd, med endringen fra året før når det finnes et år før å sammenligne med. Diagrammet viser for hver periode en søyle for inntektene og en for utgiftene, med overskuddets linje over.

«Måned», «Kvartal» og «År» endrer diagrammets steg, pilene endrer år. Trykker du på en eller flere kategorier, viser diagrammet bare utgiftene deres: overskuddet forblir det virkelige, inntekter minus alle utgifter. «Gruppert» samler utgiftene i én søyle, «Én og én» deler dem opp per kategori.

En tabell med periodene som kolonner (på telefonen ruller den sidelengs) og disse radene:

• «Inntekter»: åpnes per post, altså per romtype, kasseavdeling og Wellness;
• «Utgifter»: åpnes per kategori;
• «Overskudd», uthevet;
• «OTA-provisjoner (ikke i overskuddet)», når det finnes provisjonsfakturaer (se OTA-provisjoner);
• «Overskudd året før», til sammenligning.

Over tabellen vises merknader om tall du bør sjekke: utgifter uten mva., betalinger over bestillingens total (posten «Overskytende beløp», som regel en refusjon som ikke er registrert), opphold fordelt på flere selskaper.

• Bare mottatte betalinger teller: forskudd og restbeløp på bestillinger, betalte salg i kassen og i Wellness. Et kort stilt som garanti er ikke en inntekt før du belaster det.
• De teller i måneden de hører til: overnattingen deles natt for natt, så et opphold fra 30. april til 3. mai gir én natt til april og to til mai.
• Turistskatten holdes utenfor: du krever den inn for kommunen.
• Refusjonen av en bestilling som er avbestilt via Booking Engine, reduserer inntektene.

Fanen grupperer per måned og per post; hver post viser det opptjente (det som tilkommer for de månedene) og det mottatte. Beløpene på denne fanen er alltid inkl. mva.

Nederst er «Utstedte dokumenter»: fakturaer, kreditnotaer, kvitteringer og kassalapper for perioden. De er der for oppslag og legges ikke til inntektene, for en betaling og fakturaen dens er de samme pengene.

1. Trykk på knappen + «Utgift».
2. Skriv «Beløp» og velg «Kategori»: de to er nok, deretter «Lagre».
3. Åpne ved behov «Flere detaljer»: leverandør (finnes den ikke, skriver du navnet: Vezpa tilbyr å legge den til), selskap, «Måned den hører til», «Antall måneder», forfall, betalt, «Mva-sats (%)» (kategorien foreslår den), «Dokumentnummer» og notater.

Måneden den hører til er måneden utgiften gjelder, også om du betaler den senere. Med «Antall måneder» deles utgiften i like deler: en årlig forsikring over 12 måneder veier en tolvtedel per måned.

«Last opp XML» leser en italiensk e-faktura FatturaPA, som .xml eller signert som .p7m: leverandør, nummer, dato, beløp, mva. og forfall. En kreditnota kommer inn som negativ. Utgiften går til selskapet fakturaen er utstedt til (mottakerens MVA-nummer): er det ingen av dine, avvises filen. Den kommer inn som til betaling, med leverandørens standardkategori.

I Italia kan leverandørfakturaer også komme av seg selv. Har en bedrifts kort på siden «Bedrifter (MVA-numre)» raden «Leverandørfakturaer», velger direktøren «via Vezpa»: hver faktura som kommer fra SDI, blir en utgift å betale for den bedriften, merket «Mottatt faktura», og kan ikke slettes. Fantes den allerede som utgift, registrert for hånd eller fra XML, knytter Vezpa den til den i stedet for å lage en ny. Med «via regnskapsføreren» mottar regnskapsføreren dem, og du legger dem til her med «Last opp XML». Hvordan det aktiveres, står i veiledningen for e-faktura.

Listen kan filtreres etter kategori, leverandør og status («Alle», «Til betaling», «Betalte»). Hver utgift kan endres, slettes, merkes med «Merk som betalt» eller «Merk som ubetalt» og kopieres til en annen måned med «Dupliser», praktisk for regninger. En utgift uten kategori vises som «Uten kategori»; utgifter i en annen valuta holdes utenfor totalen.

For utgifter som kommer igjen likt (lønninger, lån, husleie, abonnementer) bruker du «Gjenta» på utgiften: «Hver måned», «Hver 3. måned» eller «Hvert år», med «Til og med» hvis gjentakelsen har en slutt. Det gjelder utgifter lagt inn for hånd, ikke de fra XML. Vezpa oppretter selv utgiften for hver periode på samme dag i måneden (den 31. blir siste dag i kortere måneder), til betaling, med beløp, leverandør, kategori og selskap fra den første. I listen har utgiftene i en gjentakelse ikonet med pilene i en sirkel. Du stopper den med «Stopp gjentakelse», fra den første utgiften eller fra hvilken som helst av de opprettede; sletter du den første, stopper den også, mens utgiftene som allerede er opprettet, blir værende. Endrer du beløp eller leverandør på den første utgiften, endres de neste, ikke de som allerede er opprettet. «Dupliser» brukes fortsatt til én enkelt kopi.

Hvis du tar imot betalinger på nett med Stripe, kommer gebyrene inn av seg selv: hver måned én utgift fra leverandøren Stripe, i kategorien «Betalingsgebyrer», allerede betalt, med merket «Automatisk». Vezpa oppdaterer den hver dag, så den kan ikke endres eller slettes.

Hver leverandør viser hvor mye du har brukt og hvor mye som fortsatt er til betaling i den valgte perioden. Leverandører opprettes av seg selv, fra en utgift eller en XML-fil.

Lederen endrer «Navn», «MVA-nummer» og «Standardkategori»: med en standardkategori får nye utgifter fra den leverandøren, også de fra XML, den av seg selv.

«Utgifter til betaling»: de ubetalte utgiftene, der de som har passert forfallsdatoen er merket «Forfalt». «Merk som betalt» trykker du på direkte her. En provisjonsfaktura fra kanalen som fortsatt er åpen, har merket «Til avstemming».

«Forventede innbetalinger»: bestillinger med ankomst de siste 12 månedene eller de neste 30 dagene som fortsatt har en åpen saldo. Trykk på en for å åpne bestillingen.

På denne fanen er beløpene alltid inkl. mva.: det er de du betaler og mottar.

Hver eiendom starter med ti standardkategorier, blant dem «Kanalprovisjoner». Lederen håndterer dem med knappen «Kategorier» på fanen Utgifter:

• «Gi nytt navn» og «Standard mva-sats (%)», som foreslås i nye utgifter;
• «Skjul» og «Vis»: en skjult kategori foreslås ikke lenger for nye utgifter;
• «Legg til kategori» for dine egne poster.

Standardkategorier kan ikke slettes; de du har lagt til, kan det, hvis ingen utgift bruker dem.

Ikonet % øverst bytter mellom «Beløp inkl. mva.» og «Beløp ekskl. mva.». Det gjelder for Utvikling og resultatregnskapet og i oversikten for overskuddet med detaljene under og for diagrammet «Utgifter per kategori».

• Uten mva. er inntektene fratrukket satsen sin: i Italia overnattingen fratrukket 10 %, andre steder med eiendommens sats. Utgifter teller med beløpet ekskl. mva.
• En utgift der mva. ikke er kjent, eller en betaling som ikke hører til en bestilling, teller fullt ut også uten mva.: en merknad viser det.
• «Til betaling» og «Utestående i perioden» er alltid inkl. mva., som fanen Inntekter: det er penger som faktisk går ut og kommer inn.

Portalenes provisjoner beregnes ut fra bestillingene: de havner blant utgiftene, i kategorien «Kanalprovisjoner», fordelt natt for natt som oppholdet.

Provisjonsfakturaen kanalen sender deg, er «Til avstemming»: du registrerer den i samme kategori, for hånd eller fra XML, for å sjekke hva kanalen har holdt tilbake, men den trekkes ikke fra overskuddet en gang til. Så lenge den er ubetalt, vises den under «Til betaling» og under forfall, fordi den er en reell gjeld. I resultatregnskapet har den sin egen rad, «OTA-provisjoner (ikke i overskuddet)».

Har kontoen flere selskaper (se veiledningen for e-faktura), vises velgeren «Selskap» øverst: «Alle selskaper» eller ett. Med bare ett selskap finnes ikke velgeren.

• En inntekt går til selskapet til rommet eller avdelingen; et opphold i rom fra ulike selskaper deles mellom dem natt for natt.
• En utgift fra XML går til selskapet med MVA-nummeret den er utstedt til; en utgift lagt inn for hånd til selskapet som er valgt under «Flere detaljer», ellers til leverandørens vanlige selskap, ellers til hovedselskapet.
• Hver rapport leses for ett selskap eller for alle samlet: ett selskaps beløp havner aldri på et annet selskaps MVA-nummer.

• Leder: alle faner, mva-bryteren, kategoriene og redigering av leverandører.
• Assistent: bare «Utgifter» og «Leverandører». Legger inn utgifter og laster opp XML, oppretter nye leverandører fra utgiften og endrer utgiftene vedkommende selv har lagt inn for hånd; ser ikke inntekter eller overskudd og endrer ikke kategorier eller leverandører.
• De andre rollene har ikke knappen «Regnskap».

Statistikk teller omsetningen etter avreisedato: alt gjesten har brukt, portalens provisjon inkludert, i måneden gjesten reiser, betalt eller ikke. Regnskap teller de mottatte pengene, i måneden hver natt hører til. De samme månedene kan derfor gi ulike totaler, og slik skal det være: Statistikk viser hva du har solgt, Regnskap hva du har mottatt og brukt.

Under omsetningsdiagrammet i Statistikk finner lederen merknaden «Hvorfor Statistikk viser en annen omsetning».

Ikonet «Skattedokumenter» øverst åpner sidene for dokumentene eiendommen din utsteder, for eksempel e-faktura og fakturaer: det vises når minst ett av dem er aktivt.

Regnskap utsteder ikke dokumenter og sender ingenting til Skatteetaten: det lister dem på fanen Inntekter, under «Utstedte dokumenter», uten å legge dem til inntektene.