Veiledning Meldinger OTA

Motta og svar på meldinger fra gjester fra Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO direkte fra Vezpa, i én enkelt innboks

1. Hva er OTA-meldinger Én enkelt innboks for gjestemeldinger

OTA-meldinger lar deg motta og svare på meldinger fra gjester fra Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO direkte fra Vezpa, uten å måtte gå inn i ekstranettet eller portalens app. Alle meldingene samles i én enkelt innboks inne i Vezpa-appen.

Hvorfor det er nyttig

  • Alt på ett sted: administrer samtalene sammen med resten av eiendommens aktiviteter.
  • Raske svar: les og svar uten å bytte til en annen applikasjon.
  • Fullstendig historikk: du har alltid samtalehistorikken med gjesten lett tilgjengelig.
Det er fire kanaler: Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO. Det er de eneste kanalene som channel manageren videresender meldinger for: en bestilling fra en annen portal, eller en du har tatt imot på telefon, har ingen samtale her, og det er ikke en feil.

2. Hvor du finner den Seksjonen Meldinger og bestillingsdetaljene

Du kan få tilgang til samtalene på to måter:

Fra seksjonen Meldinger

Fra dashbordet i Vezpa-appen åpner du seksjonen Meldinger: der finner du listen over samtaler.

  • Rekkefølgen: øverst ligger samtalen med den nyeste meldingen. Datoen for den siste meldingen står på hver rad: det er den som bestemmer plasseringen, ikke datoene for oppholdet.
  • Hva du ikke ser: samtaler fra allerede avsluttede opphold (utsjekking før i dag) holdes utenfor listen. Knappen Vis også avsluttede opphold i linjen henter dem tilbake.
  • En samtale med uleste meldinger skjules aldri, heller ikke etter oppholdet: skriver gjesten etter avreisen, om en faktura eller om en glemt gjenstand, finner du den her, og telleren for uleste teller den med.
  • Er bestillingen avbestilt, blir samtalen stående, og raden sier det med merket Avbestilt. En melding som ikke gikk ut, forblir synlig og er merket som Sending mislyktes.

Fra bestillingsdetaljene

Når du åpner en bestilling fra Booking.com, Airbnb, Expedia eller VRBO, finner du knappen Meldinger: den tar deg direkte til samtalen med den gjesten, allerede i konteksten av bestillingen.

Knappen Meldinger i bestillingsdetaljene er den raskeste måten å svare en spesifikk gjest på mens du håndterer bestillingen.
Den samme samtalen vises også i bestillingsdetaljene, under Samtale, sammen med alt du har sendt gjesten fra Vezpa (e-post, WhatsApp, automatiseringer): se veiledningen til bestillingsdetaljer.

3. Slik fungerer det Mottak, varsling og svar

En ny melding kommer fra portalen så snart gjesten skriver den, og Vezpa sender deg et varsel. Listen som allerede er åpen på skjermen, tegnes likevel ikke på nytt av seg selv: last den inn på nytt med «Oppdater» i linjen, eller ved å dra listen ned.

  1. Du mottar varselet om en ny melding
  2. Åpne samtalen fra seksjonen Meldinger eller fra bestillingsdetaljene
  3. Les den fullstendige historikken over utvekslingen med gjesten
  4. Svar: meldingen sendes til gjesten via kanalen til portalen bestillingen kommer fra

En melding med et vedlegg viser selve filen: et bilde vises i boblen og åpnes i fullskjerm med et trykk, der «Del» sender det videre til den som trenger det; en PDF er en linje du trykker på for å åpne den. Filene kommer noen sekunder etter meldingen. Hvis en fil ikke kan hentes — et annet format enn bilder og PDF, eller en fil portalen ikke lenger leverer — sier boblen fra: åpne den på portalen.

Historikken hjelper deg å ta opp tråden i samtalen selv etter flere dager, uten å måtte rekonstruere konteksten.

4. Automatiseringer i OTA-kanalen Automatiske meldinger i portalens chat

For bestillinger fra portaler med chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan de automatiske meldingene som er satt opp med Automatiseringer, leveres i samtalen. En tekst uten kontaktopplysninger går helst til chatten; en tekst med en lenke eller en kontaktopplysning prøver først gjestens ekte e-post. Uten ekte e-post går den til chatten: der fjerner Vezpa e-postadresser, telefonnumre og lenker til andre nettsteder, men beholder sine egne lenker (vezpa.it og ditt aktive egne domene) — alltid på Airbnb og på Booking.com.

Booking.com erstatter lenker du ikke har godkjent med [Link was removed]: gjør steget i ekstranettet én gang: Overnattingssted → Meldingsinnstillinger → Sikkerhetsinnstillinger → «Legg til en lenke» → vezpa.it (og ditt eget domene, hvis du bruker et — innsjekkingslenken starter derfra). Hvis chatten ville fjerne lenken (Expedia, VRBO), sendes ikke automatiseringen lemlestet: den hoppes over, og årsaken noteres i sendeloggen.
Vil du fordype deg i automatiseringene? Se Veiledning Automatiseringer E-post for å oppdage triggere, flerspråklige tekster og merge-felt.

5. Viktige merknader Hva du bør huske på

  • Meldingsfunksjonen dekker Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO: en bestilling fra en annen kanal har ingen chat.
  • Demo-kontoer kan ikke sende eller motta ekte meldinger: funksjonen er sperret for prøveeiendommer.
  • En ny melding kommer så snart gjesten skriver den, med et varsel; listen som allerede er åpen, tegnes ikke på nytt av seg selv: bruk «Oppdater» eller dra listen ned.

Trenger du hjelp?

Hvis du er i tvil om OTA-meldinger, åpne et supportticket direkte fra Vezpa-appen — teamet vårt svarer deg så raskt som mulig.