Guida Configurazione

La Configurazione è il pannello da cui si accendono gli alloggi, i canali di vendita, gli adempimenti e i moduli. Non vende e non prenota niente: decide come funziona tutto il resto.

Si apre dalla Direzione, nel menu con i tre puntini in alto, voce «Configurazione». È sempre lì, in ogni momento e per chiunque possa configurare la struttura: non c'è nessuna condizione che la nasconda. Il pulsante «?» in cima alla pagina riapre questa guida nel browser.

Due livelli: la struttura e le sue proprietà

Se gestisci più proprietà, in cima alla pagina ci sono due nomi, e vale la pena non confonderli:

• il menu a tendina, etichettato «Proprietà selezionata», sceglie una proprietà;
• il riquadro colorato sotto, marcato «Struttura», è ciò che le contiene tutte: nome, tipo e paese dell'attività.

Ogni gruppo più in basso porta scritto a chi obbedisce: il nome della proprietà scelta — è il caso di Alloggi e Canali e prezzi — oppure Tutte le proprietà, per ciò che vale sull'intera attività (Adempimenti fiscali e legali, Moduli, Account e assistenza). Dentro un gruppo, le poche voci che fanno eccezione — il fuso orario, gli orari ufficiali e l'RMS — portano l'indicazione da sole.

Con una sola proprietà nulla di tutto questo compare: non c'è niente da distinguere.

I gruppi

Le impostazioni stanno in sei gruppi: «Alloggi», «Canali e prezzi», «Ospiti e comunicazioni», «Adempimenti fiscali e legali», «Moduli» e «Account e assistenza». Vedi solo quelli che il tuo ruolo può usare: un revenue manager, per esempio, ne vede tre e dentro «Canali e prezzi» trova il solo ingresso all'RMS.

Su telefono e tablet i gruppi si aprono a fisarmonica, uno per volta: aprendone un altro il precedente si chiude. Su computer stanno in un elenco a sinistra e il contenuto compare nel riquadro accanto; all'apertura è selezionato il primo.

Passare da una proprietà all'altra

Il riquadro «Le tue proprietà», in cima, compare solo se il tuo accesso ne ha più di una. Scegline un'altra e calendario, tariffe, canali e prenotazioni passano tutti a quella. Durante il passaggio compare un indicatore di caricamento: sono due chiamate al server più la riapertura del punto cassa, e finché gira il selettore non risponde a un secondo tocco.

Una proprietà con l'abbonamento scaduto è marcata nell'elenco, e lo stesso selettore compare anche nella schermata che avvisa della scadenza: da lì puoi spostarti su una proprietà ancora attiva invece di dover per forza pagare o uscire.

Aprire il gruppo giusto

Ogni gruppo si apre con un tocco sul suo titolo. A gruppo chiuso resta leggibile l'indicazione di ambito, cioè se quelle impostazioni sono della proprietà scelta o di tutte: è lì che serve, quando stai cercando dove vive un'impostazione.

«Riepilogo Azioni» e «Stato configurazione»

Sono le due voci subito sotto il riquadro della struttura. «Riepilogo Azioni» apre i messaggi della direzione; «Stato configurazione» apre l'elenco dei passi che restano prima di poter vendere, descritto più avanti in questa guida.

Le notifiche sono di questo dispositivo

Nel gruppo «Account e assistenza», sezione «Notifiche», l'interruttore «Notifiche push» accende e spegne le notifiche sul dispositivo che stai usando. La scelta resta su quel dispositivo e non segue l'account: spegnerlo sul telefono non spegne niente sul computer. Con l'interruttore spento, lì non arriva più nulla, nemmeno gli avvisi urgenti.

La sezione esiste solo nell'app installata: nella prova dal browser non viene disegnata affatto.

Cambiare la propria password

La password è un dato personale e ogni ruolo può cambiare la propria. Chi ha questa pagina la trova in fondo al gruppo «Account e assistenza», pulsante «Cambia Password», accanto all'uscita. Governante e osservatore, che questa pagina non ce l'hanno, la trovano nel menu dell'account in alto a destra della loro dashboard. Il reset della password di un altro membro è un'altra cosa e resta al proprietario dell'account, dalla pagina «Team».

Orari di check-in e check-out

In fondo al gruppo Alloggi, sotto l'elenco delle camere, c'è Orari di check-in e check-out: due voci, Check-in dalle e Check-out entro. Tocca una delle due e scegli l'ora dall'orologio: il valore si salva subito. Nascono già compilate — 14:00 e 10:00 — e se ti vanno bene non devi fare niente. Sono gli orari ufficiali della struttura, cioè quelli che dichiari tu: l'orario di arrivo non è l'ora in cui l'ospite arriva davvero, perché all'ingresso non c'è nessun momento da registrare e Vezpa non la misura.

Servono a chi deve comunicare gli ospiti all'autorità. Spagna, Croazia, Slovenia e Bulgaria chiedono anche l'ora di arrivo e di partenza, non solo il giorno: è l'orario scritto qui a finire nella comunicazione. La partenza fa eccezione, ed è l'unica delle due che può diventare reale: se registri il check-out dell'ospite viene comunicata l'ora vera dell'uscita, se non lo registri viene comunicato l'orario ufficiale che hai scritto qui. Sono ore locali della struttura e si leggono nel suo fuso orario: non vanno convertite.

I ruoli

Le voci riservate

In questa pagina le voci compaiono solo a chi può davvero usarle: così non apri una schermata per scoprire, alla prima azione, che non ti è permessa.

Stanno nella schermata «Dettagli struttura» e raccontano la proprietà intera: facciata, spazi comuni, piscina, giardino. Sono una cosa diversa dalle foto dei singoli alloggi, che si caricano nella scheda di ogni alloggio (vedi la guida alla galleria foto).

Se ne caricano fino a venti. La prima è la copertina, e l'ordine si cambia trascinando le miniature. Ogni foto che aggiungi, togli o sposti parte subito: non c'è niente da confermare.

Ci si arriva per due strade, e non sono equivalenti:

• dal gruppo «Alloggi», pulsante «Dettagli struttura»: compare quando hai già almeno una tipologia e non per chi gestisce appartamenti;
• dalle scorciatoie foto del Booking Engine, voce «Foto della struttura»: questa strada c'è per tutti, gestori di appartamenti compresi, ed è la loro.

Nel gruppo «Alloggi», voce «Etichette prenotazione» — solo per il direttore — si gestisce l'elenco delle etichette di questa proprietà: i cartellini colorati che poi si accendono e spengono sulla scheda di ogni prenotazione (vedi la guida alla scheda prenotazione).

Ogni etichetta ha un nome e un colore scelto da una tavolozza; si crea, si rinomina e si elimina da qui, fino a venti etichette per proprietà.

L'elenco si trascina per cambiarne l'ordine, e quell'ordine è la priorità: governa in che sequenza le etichette compaiono ovunque, scheda della prenotazione ed elenco prenotazioni compresi.

Le etichette sono per proprietà: chi ne gestisce più d'una le configura una per una, con il selettore in cima alla pagina.

La posizione la imposti scrivendo l'indirizzo: mentre scrivi compaiono i suggerimenti, ne scegli uno e la posizione si segna da sola sulla mappina qui sotto. Se il punto non è esatto, trascina la mappa per correggerlo — l'app te lo dice: «Posizione rilevata dall'indirizzo: trascina la mappa per correggere il punto». Nella prova dal browser la mappa non si disegna: l'indirizzo lo scrivi lo stesso e la posizione si imposta da sola. Nell'app installata la mappa c'è.

Dove si trova

• Quando crei la struttura: il campo Indirizzo è già nel modulo, con la mappina sotto.
• Più tardi: Configurazione, gruppo «Alloggi», pulsante «Dettagli struttura», campo «Cerca l'indirizzo». Vale per tutta la proprietà selezionata.
• Gestori di appartamenti: nella configurazione di ogni singolo alloggio, perché ognuno ha un indirizzo suo. In «Dettagli struttura» non c'è nessun campo da compilare: al suo posto la pagina scrive dove si imposta davvero.

Se vuoi scegliere il punto a mano

Tocca «Scegli sulla mappa»: si apre la mappa a schermo intero. Sposta la mappa — il mirino resta fermo al centro e segna il punto — poi conferma con «Usa questa posizione». Serve con case sparse, agriturismi e isole, dove il numero civico da solo non basta. A differenza delle foto, la posizione diventa effettiva solo quando tocchi «Salva Modifiche»: se esci prima, resta quella di prima.

La voce «Stato configurazione», in cima alla Configurazione, apre la pagina «Completa la configurazione»: l'elenco dei passi che mancano prima di poter vendere. La stessa pagina si apre dall'avviso che compare in cima alla Direzione finché restano passi da fare. Il percorso passo per passo, dalla registrazione in poi, sta nella guida all'avvio; qui c'è come si legge l'elenco.

Le tre fasce

• «Essenziali»: senza questi non si vende. Sulle loro righe il pulsante «Vedo dopo» non compare affatto, invece di comparire e non fare niente.
• «Consigliati»: utili, ma si possono rimandare.
• «Opzionali»: dipendono da come lavori e da dove ti trovi.

Il tuo sito di prenotazione e i portali sono la stessa domanda posta in due modi — dove vendi? — e restano fra gli «Essenziali» finché la struttura non vende da nessuna parte. Nessuna delle due strade è obbligatoria, ma la domanda non si può mettere a tacere: appena una delle due comincia a vendere, tornano tutte e due fra i «Consigliati».

I due pulsanti di ogni riga

«Configura» apre la pagina di quel passo; per i passi che tornano dentro la Configurazione apre anche il gruppo giusto, già evidenziato. «Vedo dopo» toglie il passo dal conteggio senza cancellarlo: resta in elenco come «Rimandato», e «Riattiva» lo rimette fra quelli da fare. Un passo già fatto mostra invece «Rivedi».

I passi rimandati si ricordano per struttura e su quel dispositivo: aprendo Vezpa da un altro telefono l'elenco ricompare intero.

Quando un passo risulta «Fatto»

Solo quando è davvero operativo, non quando l'hai cominciato. Qualche esempio, perché è il punto in cui una spunta di comodo farebbe più danno di una mancante:

• prezzi: solo se non restano giorni scoperti nel periodo in vendita;
• un canale: solo quando è attivo — la richiesta di attivazione da sola non basta;
• tassa di soggiorno: solo se in una fascia c'è un importo maggiore di zero;
• adempimenti: solo se ci sono anche le credenziali, perché senza quelle l'invio notturno fallisce;
• il tuo sito di prenotazione: solo se almeno una proprietà è pubblicata e ha un indirizzo web.

Il passo dei prezzi dinamici compare soltanto se il tuo piano comprende l'RMS.

Chi la vede: direttore, assistente e revenue manager. Al revenue manager la voce compare solo se il modulo RMS è attivo, ed è l'unica voce di «Canali e prezzi» che vede: Booking Engine e canali OTA restano a direttore e assistente. L'annullamento delle azioni automatiche dell'RMS è riservato al direttore.

L'ingresso sta nel gruppo «Canali e prezzi» e apre la schermata del Revenue Management: stagioni, limiti e prezzi dinamici. Lavora sopra le tariffe di listino e non le sostituisce.

Il modulo si accende per struttura, da questa voce: con «Attiva» se il piano lo comprende. Se non lo comprende, il direttore che paga l'abbonamento con la carta direttamente a Vezpa lo aggiunge con «Aggiungi il gestore prezzi — … al mese», sulla stessa carta; chi paga dall'App Store o da Google Play passa al piano Pro dallo store. Tutto il resto — come decide, come si annulla una passata, cosa succede alle tipologie escluse — sta nella guida all'RMS.

Quanti alloggi puoi creare, e cosa succede oltre il piano

Puoi creare fino a 100 alloggi, anche più di quelli compresi nel tuo piano: nessuna camera viene mai cancellata, nascosta o resa inutilizzabile per motivi di piano o di pagamento. I piani comprendono Smart (8 camere o 3 appartamenti), Smart+ (15 o 5) e Pro (25 o 8).

Se superi il tuo piano e paghi con carta, fino al Pro il passaggio a quello superiore avviene da solo al primo rinnovo utile: ricevi in app un avviso con la data del rinnovo e la cifra esatta, e fino ad allora resta valido e invariato quanto hai già pagato. Oltre il Pro il rinnovo richiede la nostra approvazione, ma non si blocca mai: nel frattempo procede al prezzo in vigore. Possiamo anche concordare insieme un importo mensile su misura.

Paghi tramite Google Play o App Store?

Gli store sanno addebitare solo i piani a listino: un importo concordato non possono addebitarlo. Per questo, se il tuo rinnovo prevede un importo concordato o richiede la nostra approvazione, nella schermata «Gestisci alloggi» compare una card dedicata. Il passaggio si fa in quest'ordine:

1. Disdici nello store — apre la pagina di gestione abbonamenti del tuo store. Solo tu puoi disdire un abbonamento Google Play o App Store: noi non possiamo farlo al posto tuo.
2. Attiva il pagamento con carta — dall'app su Android e Windows. Su iPhone e iPad questo pulsante non compare, perché le regole dell'App Store non permettono di rimandare a un pagamento esterno dall'app: usa un altro dispositivo (Android o Windows) oppure il sito vezpa.it.

Disdire nello store non spegne niente subito: l'abbonamento dello store resta valido fino alla sua scadenza naturale, e nel frattempo subentra la carta. Non resti mai senza servizio.

«Chiusura stagionale»

Per un hotel che chiude per la stagione. In «Configurazione», gruppo «Account e assistenza», il direttore trova la scheda «Chiusura stagionale»: con «Scegli il periodo di chiusura» sceglie il periodo, vede quanto pagherà e conferma. Ogni mensilità che inizia dentro il periodo costa il 30% del piano, IVA inclusa; alla riapertura si torna da soli al prezzo pieno.

• Il periodo è continuativo, dura da 3 a 6 mesi e inizia da domani in poi. Fra la fine di una chiusura e l'inizio della successiva devono passare almeno 6 mesi.
• Nel periodo non devono esserci prenotazioni: se ci sono, l'app le elenca e la chiusura non parte.
• Le date chiuse non sono prenotabili da nessuna parte: portali, booking engine e inserimento a mano. Nel calendario compaiono come «Chiusura stagionale» e non si sbloccano. Se un portale manda comunque una prenotazione in quelle date, la prenotazione resta e il direttore riceve una notifica.
• È disponibile solo con il pagamento dal sito (carta), non con l'abbonamento dallo store.

Una volta attivata, la chiusura non si annulla dall'app: per cambiarla scrivi all'assistenza. Il resto dell'app funziona normalmente, così prepari la stagione e ricevi le prenotazioni per le date aperte.

«Dispositivi di accesso»

Per chi fa entrare gli ospiti da soli con una cassetta chiavi. In «Configurazione», gruppo «Alloggi», il direttore trova «Dispositivi di accesso»: un dispositivo per riga, con nome, codice e gli alloggi che apre (una cassetta può servire più alloggi). Per ora il tipo è «Offline (codice fisso)»: il codice lo scrivi tu e resta quello finché non lo cambi.

• Il codice arriva all'ospite con l'automazione «Codici di accesso (check-in approvato)» in «Automazioni»: parte solo dopo che hai approvato il check-in online dalla scheda prenotazione, il giorno d'arrivo all'ora scelta (le 8 di serie), oppure subito se approvi più tardi quel giorno. Una volta per prenotazione.
• Se cambi un codice, l'app ti dice quanti ospiti con il soggiorno non ancora finito hanno già ricevuto quello vecchio, così puoi avvisarli.
• La pagina è solo del direttore. Il codice di un alloggio compare anche nella scheda prenotazione, nel riquadro «Chiavi».

«Ospiti bloccati»

Per non ricevere prenotazioni da una persona. In «Configurazione», gruppo «Canali e prezzi», subito sotto il Booking Engine trovi «Ospiti bloccati»: un elenco per proprietà. Con «Blocca un ospite» scegli se bloccare un indirizzo email o un numero di telefono, e puoi aggiungere un motivo, che resta interno. Il telefono si riconosce comunque sia scritto: spazi e prefisso internazionale (+39, 0039 o nessuno) non contano.

• Dal Booking Engine l'ospite non riesce a completare la prenotazione: vede un messaggio neutro che lo invita a contattare direttamente la struttura, e non gli viene detto che è bloccato.
• Quando prenoti a mano nell'app, alla conferma o alla proposta compare un avviso con l'email o il telefono trovati e il motivo: per andare avanti lo stesso confermi due volte (vedi la guida alle prenotazioni).
• Da Booking.com, Airbnb e gli altri portali la prenotazione arriva già confermata e non si può rifiutare: ricevi una notifica push sull'ospite bloccato, una volta per prenotazione.
• Dai calendari iCal non c'è nessun controllo: quei calendari non portano né email né telefono.
• La lista la modifica il direttore; l'assistente può solo consultarla. Gli altri ruoli non vedono la «Configurazione».

Tetto di occupazione per canale

Alcuni canali accettano meno ospiti di quelli che vendi davvero qui. Una camera con capienza 3, per esempio, potrebbe essere prenotabile solo per 2 ospiti su un canale specifico: il canale rifiuta il prezzo per il terzo ospite ogni volta, e la camera finisce per essere di fatto invendibile a 3 su quel canale. Se l'alloggio è in vendita sui portali e la struttura ha almeno un canale collegato, trovi Tetto di occupazione per canale nella configurazione dell'alloggio, sotto la scheda «Dettagli»: una riga per ogni canale collegato, ciascuna col proprio tetto attuale (oppure «Nessun tetto impostato — si vende a piena capienza») e un pulsante di modifica.

Puoi impostare, modificare o togliere il tetto per ogni canale in modo indipendente. Non devi impostare niente a mano: se un canale rifiuta un prezzo perché il suo limite di occupazione è più basso di quello che vendi, Vezpa impara il limite automaticamente al primo caso — è un comportamento atteso, non un difetto. È una cosa diversa dall'avviso di capienza diversa della guida ai canali: quello è automatico e di sola lettura, questo è un limite che imposti tu.

«Check-in online»: la foto del documento

In «Configurazione», gruppo «Adempimenti fiscali e legali», la sezione «Check-in online» ha la voce «Foto del documento» con tre scelte: «Non richiesta», «Facoltativa» e «Obbligatoria». La vede solo chi può configurare la struttura. Se la attivi, nel check-in online ogni ospite fotografa fronte e retro del proprio documento: non solo il principale, anche gli altri, che nel modulo si chiamano «Ospite 1 (principale)», «Ospite 2» e così via. Con «Obbligatoria» la registrazione non si completa senza le due foto; chi le ha già caricate non deve rifarle.

Le foto vengono ridotte, ripulite dei metadati (posizione GPS compresa) e conservate cifrate: nessun link pubblico porta a loro. Nell'app le vedono solo i ruoli che gestiscono le prenotazioni, non la governante né l'osservatore, nella scheda dell'ospite. Si cancellano da sole 7 giorni dopo la partenza, e subito se l'ospite viene cancellato o anonimizzato; puoi anche eliminarle prima. Sul modulo l'ospite legge una nota che spiega a cosa servono e quando spariscono.

Notifiche che non si attivano

Sotto l'interruttore possono comparire due avvisi, ed esistono solo su telefono, iPad e Mac. Se il permesso è stato negato nelle impostazioni del dispositivo compare un testo che lo dice e il pulsante «Apri impostazioni», che porta alla schermata di sistema. Se invece il permesso c'è ma la registrazione non riesce compare «Riprova». Su Windows nessuno dei due avvisi esiste: lì le notifiche arrivano per un'altra strada, e l'interruttore la accende e la spegne allo stesso modo.

Più proprietà nello stesso accesso

Il selettore in cima esiste solo se il tuo accesso ne ha più di una, e le impostazioni seguono la proprietà scelta o l'intera struttura a seconda del gruppo (vedi la prima sezione di questa guida). Se tocchi una notifica che riguarda una proprietà diversa da quella aperta, l'app ti chiede prima se cambiare proprietà o restare dove sei.

La posizione, le foto e il Booking Engine sono per proprietà: due proprietà hanno due indirizzi, due gallerie e due pagine di prenotazione. Fuso orario, orari ufficiali, adempimenti e moduli sono invece della struttura e valgono per tutte.

Tema, vista e densità

Nel gruppo «Account e assistenza» ci sono anche il tema chiaro o scuro e «Vista e densità», che decide se Calendario, Tariffe e Tassa di Soggiorno dispongono i giorni in orizzontale o in verticale e quante righe (o colonne) vedere al massimo: se gli alloggi sono meno li vedi tutti, e nessuno si allarga oltre una misura comoda. La stessa voce sta anche nel menu a tre puntini di quelle tre griglie, e la scelta resta sul dispositivo che stai usando: non ti segue dal telefono al portatile. Per i dettagli, vedi Vista e densità della griglia nella guida al Calendario. L'osservatore e la governante, che non hanno questa pagina, trovano la stessa scelta nel menu del proprio account.

• Non trovo la Configurazione. Sta nel menu con i tre puntini della Direzione, voce «Configurazione». Non è più una scheda della barra in basso, e la voce compare solo a chi può configurare la struttura.
• Non vedo il selettore delle proprietà. Compare solo con due o più proprietà collegate allo stesso accesso. Con una sola non c'è niente da scegliere.
• Non vedo «Team» o «Ruoli e permessi». La prima è del proprietario dell'account, la seconda del direttore. Non è un guasto: sono gestite dal server, e mostrartele per poi rifiutare l'azione sarebbe peggio.
• Non vedo «Aggiungi proprietà». Compare a chi gestisce appartamenti. Se la tua struttura è registrata come albergo, quel pulsante non c'è e il server rifiuterebbe comunque la richiesta.
• Non trovo «Dettagli struttura». Compare nel gruppo «Alloggi» quando hai già almeno una tipologia, e non compare a chi gestisce appartamenti. Le foto della struttura restano raggiungibili dalle scorciatoie del Booking Engine, voce «Foto della struttura».
• Ho scritto l'indirizzo ma la posizione non si è salvata. Le foto si salvano da sole, la posizione no: serve «Salva Modifiche». Se sei uscito prima, è rimasta quella di prima.
• Nella prova dal browser non vedo la mappa. È previsto: la mappa si disegna nell'app installata. Nel browser l'indirizzo si scrive lo stesso e la posizione si imposta da sola.
• Ho spento le notifiche e mi arrivano lo stesso. L'interruttore vale solo per il dispositivo su cui l'hai toccato: gli altri continuano a ricevere finché non li spegni uno per uno.
• Un passo della configurazione risulta da fare anche se l'ho impostato. Un passo diventa «Fatto» solo quando è operativo: un canale richiesto ma non ancora attivo, una tassa a zero o un adempimento senza credenziali restano da fare. È il verso sicuro.
• Ho premuto «Vedo dopo» e il passo è tornato. Succede sugli essenziali: se il passo era rimandato quando era ancora consigliato, tornando essenziale rientra nel conteggio. Succede anche cambiando dispositivo, perché i rimandati restano su quello dove li hai scelti.

In fondo a questa schermata, sotto «Cambia Password», c'è «Dispositivi connessi»: l'elenco dei telefoni e dei computer in cui il tuo account è aperto, con il nome del dispositivo, l'ultimo uso e l'indirizzo da cui è arrivato. Quello che stai usando è segnato come «Questo dispositivo».

• «Disconnetti» chiude un dispositivo: entro pochi secondi non può più fare niente, e per rientrare servono di nuovo password e codice. È il gesto da fare se perdi un telefono o un computer.
• «Esci da tutti gli altri dispositivi» li chiude tutti tranne quello che hai in mano.
• Quando qualcuno entra nel tuo account da un dispositivo nuovo ricevi una notifica e un'email. Se non sei stato tu, disconnettilo da qui e cambia la password.
• Per le azioni delicate l'app ti chiede di nuovo il codice dell'app di autenticazione: eliminare l'account, aggiungere o togliere persone dal team, cambiare un ruolo, cambiare i dati di fatturazione con l'IBAN, collegare il conto dei pagamenti, esportare il registro ospiti. Il codice vale qualche minuto, poi viene chiesto di nuovo.