Guida Calendario

Il Calendario mostra tutta la struttura in una sola griglia: ogni riga è un alloggio, ogni colonna un giorno. Le barre colorate sono le prenotazioni, col nome dell'ospite sopra. Tocca una barra per aprire la scheda della prenotazione: su telefono e tablet si apre a schermo intero, su computer in un pannello a destra della griglia.

Una barra comincia a metà della colonna del giorno di arrivo e finisce a metà di quella del giorno di partenza. È lo stesso ritmo della struttura vera — si arriva nel pomeriggio, si parte la mattina — e serve a vedere subito che un alloggio liberato stamattina può essere venduto di nuovo per stanotte.

I colori delle barre

Il colore di riempimento della barra non è più il canale: ora dice lo stato del soggiorno, cinque colori per cinque momenti diversi. Il canale non è sparito: è diventato una banda sottile sul bordo basso della barra (sul bordo sinistro quando il calendario è in verticale), e le etichette della prenotazione sono piccole tacche sul bordo alto (a destra in verticale), in ordine di importanza, con un trattino neutro quando non ci stanno tutte. L'elenco qui sotto è lo stesso che trovi in Legenda colori, nel menu a tre puntini, e usa le stesse parole.

L'ordine delle tacche si cambia in un unico posto: la pagina Etichette prenotazione, dentro Struttura > Alloggi, trascinando le etichette nell'ordine che preferisci — non dal calendario, non dalla scheda della prenotazione. Il trattino neutro che compare quando le etichette sono più di quante ce ne stiano è dello stesso grigio del tema, non il colore di nessuna etichetta: dice solo che ce ne sono altre.

Una prenotazione saldata — c'è un importo da pagare e il residuo è arrivato a zero, che il pagamento sia passato dal gateway del Booking Engine o sia stato registrato a mano — porta un piccolo angolo verde con una V nell'angolo da cui partono le tacche, e le tacche cominciano subito dopo. Il nome dell'ospite non si sposta. Conta il saldo complessivo: soggiorno, addebiti e tassa di soggiorno, con l'eventuale imposta di bollo; finché la tassa di soggiorno è da pagare, la V non compare. Un acconto non basta, una carta tenuta a garanzia non conta come pagamento, e le prenotazioni importate da un calendario iCal non hanno prezzo, quindi non mostrano la V.

Stato del soggiorno (riempimento)	Colore
Futuro	Grigio azzurro chiaro
Arrivo oggi	Azzurro chiaro
In casa	Verde chiaro
Partenza oggi	Arancio chiaro
Passato	Grigio

Manutenzione, blocco, cancellata / no-show e la proposta non confermata restano fuori da questi cinque stati: tengono il colore pieno di sempre, e sono gli unici colori saturi della griglia.

Fuori dai cinque stati	Colore
Manutenzione	Arancione scuro
Chiuso / bloccato	Grigio
Cancellata / no-show	Rosso
Proposta non confermata	Azzurro sbiadito, con il bordo marcato

Canale di prenotazione (banda sul bordo basso)	Colore della banda
Booking.com	Blu
Airbnb	Rosa
Expedia / Vrbo	Giallo (una voce sola per tutti e due)
Agoda	Viola prugna
Diretta / sito	Verde (Booking Engine, modulo di contatto del sito e prenotazioni dirette)
Telefono	Marrone
Walk-in	Verde acqua
Agenzia	Indaco
Email	Grigio azzurro scuro
Cliente abituale	Verde oliva
Altro canale	Grigio azzurro

Barra dei giorni	Colore
Oggi	Azzurro chiaro
Festività	Rosso
Tutte le camere libere	Rosa chiaro
Disponibilità parziale	Giallo
Sigla trattamento (es. HB, FB)	Scritta nel colore di contrasto dello stato (scura su sfondo chiaro, chiara su sfondo scuro), non più bianca fissa

Fin dove si vende davvero

Se la struttura vende da qualche parte, sopra la griglia compare una riga con una data: fino a lì quello che scrivi raggiunge i portali collegati e il tuo sito di prenotazione. Le notti oltre quella data sono tratteggiate e una riga verticale marcata segna dove comincia la parte non pubblicata: prezzi, chiusure e soggiorno minimo si salvano lo stesso, ma restano dentro Vezpa finché il confine non le raggiunge. Nessuno può ancora prenotare quelle date.

Col modello Rolling il confine avanza di un giorno ogni notte, e quello che hai preparato viene pubblicato quando arriva il suo turno. Col modello Annuale si sposta con l'Apertura Anno, e il foglio che si apre toccando la riga ti dice da quando puoi farla. La riga la vede ogni ruolo che può aprire questa pagina, non solo chi gestisce i prezzi.

Il pallino della pulizia

Accanto al nome di un alloggio può comparire l'indicatore di pulizia, tenuto aggiornato dalla governante. C'è solo sugli alloggi per cui la pulizia è rilevante in quel momento: su un alloggio con un ospite dentro non compare, perché non ci sarebbe niente da segnare. Lo stato si ricarica da solo ogni due minuti, quindi può cambiare mentre guardi lo schermo senza che tu abbia toccato nulla.

Le età dei bambini, nel suggerimento della barra

Dove una prenotazione porta dei bambini, il suggerimento che si apre passando il mouse sopra la barra chiude con le età dichiarate: un numero di anni, Meno di 1 anno, oppure Età non dichiarata dove manca. Su una prenotazione di soli adulti quella riga non c'è.

Sul telefono il suggerimento non si apre, e le età sulla barra non ci stanno: è troppo stretta. Il tocco lungo ha già due compiti suoi — evidenzia la prenotazione, e trattenendo trascina l'ospite in un altro alloggio — quindi le età si leggono nella scheda dell'alloggio, che si apre con un tocco sulla barra.

Muoversi nel periodo

Pulsante	Cosa fa
Oggi	Riporta la griglia alla data odierna e ricarica i dati
Vai a data	Apre il calendarietto per saltare a una data precisa
Mensile / Libero	Alterna il mese intero e lo scorrimento libero
Mostra prezzi	Scrive nelle celle libere il prezzo e il soggiorno minimo di ogni notte. Di partenza è spento: lo accendi tu, e la scelta vale solo sul dispositivo su cui la fai
Aggiorna	Rilegge tutto dal server

Nello scorrimento libero il periodo caricato si allunga da solo di 21 giorni alla volta quando ti avvicini a un bordo, in avanti o all'indietro: non c'è un pulsante "pagina successiva" da cercare. Sotto il titolo della schermata è sempre scritto il periodo che stai guardando, per esempio «5-26 Mar 2026».

Il calendario parte sempre da oggi, e tornando alla scheda Calendario da un'altra scheda si torna a oggi: se avevi scorso avanti di tre mesi non lo ritrovi lì dove l'avevi lasciato, ed è voluto.

Creare una prenotazione

Il gesto per selezionare un periodo non è lo stesso su tutti i dispositivi, perché su uno schermo tattile il trascinamento semplice serve già a far scorrere la griglia:

• Telefono e tablet: tieni premuto su un giorno libero, e senza sollevare il dito trascina fino all'ultima notte. Il trascinamento da solo, senza la pressione prolungata, fa scorrere il calendario.
• Computer: trascina col mouse, senza tenere premuto prima.
• Dalla barra in alto, su qualunque dispositivo: Nuova Prenotazione, che su telefono sta nel menu a tre puntini.

Finita la selezione si apre un foglio con cinque strade, tutte sul periodo e sull'alloggio che hai scelto: Nuova Prenotazione, Nuova Manutenzione, Crea promozione, Gestione Disponibilità e Gestione Tariffe. Prima di aprire la prenotazione o la manutenzione, Vezpa controlla che in quelle date ci sia davvero posto.

Nell'elenco delle camere disponibili, una tipologia a cui manca il prezzo anche di una sola notte del periodo ha l'etichetta «Prezzi mancanti» e non si può scegliere; in cima all'elenco un avviso dice quante sono. Il prezzo non si può scrivere a mano: prima si imposta la tariffa in «Tariffe». Vale anche quando sposti una prenotazione su una tipologia diversa ricalcolando il prezzo.

Spostare un ospite in un altro alloggio

Il cambio di alloggio si fa sulla griglia, senza aprire la prenotazione: tieni premuto sulla barra finché non si stacca e segue il dito (o il puntatore), poi lasciala cadere sulla riga di un altro alloggio. Compare un riepilogo con l'alloggio di partenza e quello di arrivo, e lo spostamento avviene solo dopo la conferma.

• Manutenzioni, blocchi e prenotazioni cancellate non si trascinano.
• La riga in fondo alla griglia non è un alloggio: non si può né trascinare da lì né lasciarci cadere una barra.
• Tenere premuto senza spostarsi su un'altra riga non sposta niente: evidenzia gli alloggi della stessa prenotazione, utile quando un gruppo occupa più alloggi.

Chiudere per lavori

Una manutenzione toglie un alloggio dalla vendita per un periodo e porta con sé un motivo, che resta scritto. Compare nella griglia come una barra a sé, arancione. Serve per ristrutturazioni, interventi programmati e alloggi temporaneamente fuori servizio.

Gli impegni del giorno

La riga in cima alla griglia è quella degli impegni: tocca un giorno per aprire le note e i promemoria legati a quella data. Il pallino sulla riga dice che per quel giorno c'è qualcosa scritto.

Vedere meno righe

Se la struttura ha più tipologie, nella barra in alto c'è Filtra tipologie: scegli le tipologie da tenere e la griglia mostra solo quelle. L'icona dell'imbuto resta piena finché il filtro è attivo, anche col pannello dei chip chiuso, e sotto la barra compare una riga che dice quanti alloggi stai vedendo su quanti, con Rimuovi filtri per tornare a vederli tutti.

Vista e densità della griglia

La voce si chiama Vista e densità e sta nel menu a tre puntini della barra in alto, qui e nelle altre due griglie (Tariffe e Tassa di Soggiorno). La stessa scelta si trova anche in Configurazione, nella sezione Vista e densità; la governante e l'osservatore, che non hanno quella pagina, la trovano nel menu del proprio account.

La prima metà della scelta è l'orientamento. In orizzontale i giorni scorrono di lato e gli alloggi sono righe. In verticale i giorni scendono e gli alloggi diventano colonne: si vedono più notti insieme, e ogni alloggio ha meno larghezza. Nessuno dei due modi va bene per tutte le strutture.

La seconda metà è la densità, e decide quante righe o colonne vedere al massimo. Non è una scelta di misura: la larghezza di una colonna, o l'altezza di una riga, è la conseguenza di quel numero. Con i giorni in verticale la voce si chiama Colonne in vista, con i giorni in orizzontale Righe in vista, e si regola un asse solo, quello che l'orientamento scelto rende attivo. I valori sono 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 e 40, più Automatica, che è il modo predefinito.

Le righe arrivano fino a 60 (44, 48, 52, 56 e 60); le colonne del verticale restano fino a 40. Con i giorni in orizzontale, su computer e su tablet tenuto in orizzontale, c'è anche «Due colonne»: gli alloggi si dividono in due griglie affiancate, ognuna con le righe scelte, che scorrono insieme sui giorni; si vedono meno giorni. Se apri una prenotazione, la scheda non copre il calendario: lo spinge a sinistra e le due colonne si dividono in parti uguali lo spazio che resta, mostrando meno giorni ma con le stesse proporzioni.

Per dare a ogni pagina tutta la larghezza, in fondo al menu laterale c'è «Nascondi menu»: il menu sparisce e al suo posto, in basso a sinistra sopra la pagina, resta un piccolo menu flottante con le icone delle pagine; dentro, in piccolo, «Mostra menu» riapre il menu intero. Vale su computer e su tablet in orizzontale, e il dispositivo se lo ricorda. Il menu flottante resta chiuso e si apre al passaggio del mouse, o con un tocco sul tablet.

Il calendario si aggiorna da solo: le settimane che vedi si ricontrollano ogni minuto, quando torni sulla pagina e quando arriva la notifica di una prenotazione, e si scaricano di nuovo solo quelle cambiate. Una prenotazione arrivata, spostata, allungata, cancellata o cambiata di stato da un collega o da un portale compare con un breve effetto e un alone che sfuma; quello che modifichi tu compare subito, senza effetto. Se nel dispositivo è attiva la riduzione delle animazioni, gli effetti non ci sono.

Il numero è un massimo, non una quota da riempire: se gli alloggi sono meno li vedi tutti, e nessuno si allarga o si allunga oltre una misura comoda. Automatica si comporta in due modi diversi sui due assi, ed è voluto: con i giorni in verticale sceglie una larghezza comoda per lo schermo che stai usando — su un telefono le colonne riempiono la larghezza, su un monitor grande smettono di allargarsi quando sono comode da leggere; con i giorni in orizzontale mantiene l'altezza comoda della riga, che è quella che la griglia ha sempre avuto.

Chiedere molte righe o molte colonne non le fa stare comode su qualunque schermo: oltre le 24 circa la riga (o la colonna) si assottiglia e, per restare leggibile, lascia cadere qualcosa. Cade a scalini: nel primo, solo in orizzontale, se ne vanno il trattamento e il numero degli ospiti dalla barra della prenotazione e il soggiorno minimo dall'etichetta del prezzo (in verticale restano tutti, perché stanno uno sopra l'altro nell'altezza del giorno, e nelle colonne strette trattamento e ospiti vanno a capo); nel secondo la barra tiene solo la prima parola del nominativo e il pallino della pulizia diventa un filo sul bordo; nell'ultimo la barra resta senza testo, e il nome intero lo dice il tooltip. Anche il prezzo può perderci qualcosa: se lo spazio non basta più per i decimali, è tutta la griglia a passare ai numeri interi — arrotondati al più vicino, non troncati — e il numero che vedi in cella non è più il prezzo esatto: 120,49 si mostra 120, e 120,50 si mostra 121. La fascia di un giorno senza prezzo resta sempre, perché non è un'etichetta ma il segno che quel giorno non si vende.

Si stringe anche la striscia delle date: prima l'abbreviazione del giorno della settimana passa a una lettera sola (8 L invece di 8 LUN), senza perdere niente; solo all'ultimo scalino sparisce la riga sotto, quella con il mese, la disponibilità e il pallino degli impegni.

Il nome dell'alloggio non si tronca mai, a nessuna densità: si rimpicciolisce, e con i giorni in verticale alla densità più alta si gira di 90 gradi per stare dentro la colonna.

La scelta resta sul dispositivo che stai usando: quella fatta sul telefono non ti segue sul portatile, e viceversa. È voluto — «20 colonne» è una misura sensata su un monitor grande e inutile su uno schermo da telefono — e vale per l'orientamento come per la densità.

Raggruppa per tipologia

Nel foglio Vista e densità c'è anche l'interruttore Raggruppa per tipologia, spento all'inizio; come il resto del foglio, la scelta resta sul dispositivo. Acceso, gli alloggi del calendario si raccolgono per tipologia e in testa a ogni gruppo compare una riga di riepilogo (con i giorni in verticale, una colonna): a sinistra il nome della tipologia con il numero di alloggi, per esempio Matrimoniale (4); per ogni giorno quanti alloggi restano liberi sul totale e la percentuale di occupazione, per esempio 1/4 · 75%, in rosso quando non resta più niente di libero.

Nel totale non contano gli alloggi bloccati o in manutenzione quel giorno, e le prenotazioni cancellate e le proposte non li rendono occupati. La riga non mostra prezzi (quelli restano nel riepilogo che compare al passaggio del mouse) e non si tocca: non crea prenotazioni. Funziona con i giorni in orizzontale e in verticale; se hai scelto quante righe o colonne vedere, le righe di riepilogo contano fra quelle. Filtra tipologie continua a valere: si raggruppano solo le tipologie che stai guardando.

I prezzi, senza passare dal menu

Nella barra in alto c'è la scorciatoia col simbolo della valuta: porta a Gestione Tariffe sul periodo che stai guardando. La vedono Direttore, Assistente e Revenue Manager; agli altri ruoli non compare, ed è normale.

Segnare un alloggio pulito o sporco

Tocca l'alloggio nella colonna di sinistra: si apre la sua scheda, con lo stato di pulizia e le condizioni di vendita. Invertendo pulita e sporca viene chiesta una conferma prima di scrivere, perché quel dato lo leggono anche la governante e il ricevimento.

Chiudere alla vendita un periodo

Gestione Disponibilità è un'altra cosa dalla manutenzione: seleziona un periodo sulla griglia (o dalle tariffe), scegli Gestione Disponibilità e chiudi alla vendita le notti che vuoi, senza indicare un motivo. La manutenzione il motivo lo chiede, e resta scritto sulla barra; qui no, perché serve solo a smettere di vendere.

Se dentro il periodo ci sono già delle prenotazioni, il blocco si fa lo stesso: Vezpa chiude le notti libere prima e dopo ogni prenotazione e lascia intatte quelle vendute; con più prenotazioni chiude tutti i buchi fra l'una e l'altra. Prima di confermare, e di nuovo alla fine, ti dice su quali alloggi ci sono prenotazioni nel periodo.

• Parziale: nel periodo ci sono prenotazioni ma restano notti libere; sotto al nome trovi quante se ne possono chiudere.
• Occupata: ogni notte è già venduta, lì non c'è niente da bloccare.
• Le notti in manutenzione non vengono mai toccate dal blocco, e Ripristina libera tutte le notti bloccate — le tue e quelle che un portale collegato via iCal ha chiuso — ma mai quelle vendute. Attenzione: una chiusura arrivata da un portale, una volta tolta, non torna da sola. Quando capita, Vezpa ti dice quante delle notti riaperte erano chiusure del portale.

La riga senza nome in fondo alla griglia

L'ultima riga della griglia non porta un nome: al posto del nome dell'alloggio c'è un trattino, scritto in corsivo grigio. Non è una riga vuota ed è normale che sia così — non esiste un alloggio a cui intestarla. Internamente si chiama riga Eccezioni, ma quella parola a schermo non compare da nessuna parte: cercarla è inutile, si riconosce dal trattino e dalla posizione.

Raccoglie le prenotazioni a cui manca un alloggio fisico assegnabile, anche per una sola notte: sono quelle su cui devi intervenire, assegnando loro una camera.

Qui finiscono anche le prenotazioni cancellate, in rosso: lasciano la riga del loro alloggio, che resta libera per chi rivende quelle notti. Il rosso le distingue da quelle senza alloggio: una cancellata non ti chiede niente, puoi ignorarla.

Le barre che si sovrappongono in questa riga vengono impilate per restare leggibili, quindi la riga può risultare più alta delle altre.

Basta una notte scoperta. La segnalazione scatta anche se manca un solo giorno del soggiorno: non serve che l'intera permanenza sia senza alloggio.

Quella riga non è l'unico posto in cui riconoscere la prenotazione scoperta. Lo stesso segnale — icona di attenzione e la scritta «Alloggio non assegnato» in rosso al posto del numero della camera — compare anche in Direzione (nuove prenotazioni, arrivi, partenze, compleanni), nella lista prenotazioni, nella scheda della prenotazione e al punto cassa.

Non devi accorgertene da solo. Appena una prenotazione resta senza alloggio parte un avviso a Direttore, Assistente e Utente (il ricevimento), cioè ai ruoli che possono rimediare subito:

• una email nella lingua di chi la legge, col link diretto alla prenotazione;
• una notifica push che porta con sé il nome dell'ospite, le date e gli alloggi, leggibili anche a schermo bloccato.

Operatore Benessere, Revenue Manager, Governante e Osservatore non lo ricevono: non hanno il gesto per rimediare.

L'avviso parte in quattro momenti: alla creazione della prenotazione, dopo un cambio date, dopo una modifica arrivata dal canale OTA e dopo l'aggiunta di una camera che resta senza alloggio. La stessa prenotazione non manda due avvisi per lo stesso tipo di evento; se succede qualcosa di nuovo, l'avviso riparte.

Chi vede cosa

Il Calendario si apre a tutti i ruoli, ma non tutti ci trovano le stesse voci:

• Tariffe e RMS: Direttore, Assistente e Revenue Manager.
• Annullare un'azione automatica dell'RMS: solo il Direttore.
• Configurazione della struttura — alloggi, Booking Engine, canali OTA, adempimenti e moduli: Direttore e Assistente.
• Governante e Osservatore: hanno una dashboard dedicata, in sola lettura.
• Revenue Manager e Operatore Benessere: vedono il calendario, ma senza creare o spostare prenotazioni.

Se una voce non compare non è un guasto: dipende dal ruolo che ti è stato assegnato.

Quando la riga del confine non c'è

La riga che dice fin dove si vende compare solo se la struttura vende davvero da qualche parte. Con nessun canale collegato e il sito di prenotazione spento, non c'è niente da pubblicare e la riga non si disegna affatto.

La data che leggi è quella vera, non quella teorica: i portali non accettano date oltre due anni, quindi se il confine della struttura andasse più in là la riga mostra comunque l'ultima data spedibile davvero.

Quando la griglia è vuota

Una griglia senza barre può voler dire tre cose diverse, e il calendario le scrive con parole diverse:

• Nessuna prenotazione in questo periodo: la griglia resta, perché serve comunque a vedere disponibilità e prezzi e a creare una prenotazione.
• Nessun alloggio con questi filtri: il filtro per tipologia nasconde tutte le righe. Togli i filtri per rivederle.
• Non siamo riusciti a leggere i dati: è un guasto di lettura, non un periodo libero, e compare con un pulsante Riprova.

Cambiando proprietà il filtro riparte da zero, così non ti porti su un'altra struttura una tipologia che lì non esiste.

Un Osservatore a cui non è stato assegnato nessun alloggio vede una griglia vuota per ragioni sue: non c'è niente da filtrare, gli va assegnato un alloggio dalla gestione dei ruoli.

Notifiche e più proprietà

Toccando una notifica l'app apre la schermata a cui si riferisce. Se la notifica riguarda una proprietà diversa da quella aperta, te lo chiede prima: Cambia proprietà per andarci, Resta qui per non muoverti. Quando arriva una prenotazione nuova da un portale o dal Booking Engine, il calendario si aggiorna da solo; se sei su un'altra scheda, i dati vengono riletti quando torni.

Una notifica di prenotazione dice anche cosa è arrivato, non solo che è arrivato qualcosa. In cima c'è il nome della proprietà, poi l'evento e il canale — «Nuova prenotazione · Booking.com» — e sotto una riga con il nome dell'ospite, le date, il numero di ospiti, l'importo e gli alloggi. Si legge anche a schermo bloccato, e le date seguono il formato del tuo Paese. La ricevono Direttore e Assistente.

Gli alloggi stanno in fondo a quella riga di proposito: sono la parte più lunga, e su una prenotazione con più camere il telefono taglia lì invece che sui dati con cui decidi. Importo e numero di ospiti compaiono quando li sappiamo: un portale collegato con un calendario iCal non manda il prezzo, e spesso nemmeno il numero di ospiti — in quel caso la riga porta le date e non inventa il resto.

• Trascino sulla griglia e il calendario scorre invece di selezionare. Su telefono e tablet è il gesto giusto per scorrere: per selezionare, tieni premuto prima e poi trascina senza sollevare il dito. Col mouse basta trascinare.
• Cerco la riga "Eccezioni" e non la trovo. Quella parola a schermo non c'è: la riga è l'ultima in fondo e al posto del nome porta un trattino.
• Mancano degli alloggi. Guarda l'icona dell'imbuto: se è piena c'è un filtro per tipologia attivo. Tocca Rimuovi filtri.
• Una prenotazione non compare. Controlla l'ultima riga in fondo alla griglia: se le manca l'alloggio è lì. Altrimenti tocca Aggiorna.
• Ho scritto un prezzo ma sul portale non cambia niente. Guarda la riga del confine: le notti tratteggiate si salvano in Vezpa e raggiungono i portali quando il confine arriva fino a loro.
• Il blocco non ha chiuso tutte le notti. È previsto: le notti vendute e quelle in manutenzione non vengono toccate. Il riepilogo a fine blocco dice quali alloggi avevano prenotazioni.
• Non vedo la scorciatoia dei prezzi. È legata al ruolo: la vedono Direttore, Assistente e Revenue Manager.
• Il pallino della pulizia non c'è su un alloggio. Compare solo dove la pulizia è rilevante in quel momento: su un alloggio con l'ospite dentro non si mostra.
• Lo stato di pulizia è cambiato da solo. Si ricarica ogni due minuti: probabilmente l'ha aggiornato la governante mentre guardavi.
• Torno dal tab Prenotazioni e il calendario è tornato a oggi. È voluto: rientrando nella scheda Calendario la griglia si riporta sempre alla data odierna.
• La riga del confine è sparita. Compare solo se la struttura vende da qualche parte: controlla i canali collegati e il Booking Engine.