Check-in online per B&B e case vacanza
L'ospite compila i propri dati prima di arrivare, da un link protetto da PIN. Tu li controlli, approvi il check-in, e il codice della cassetta chiavi gli arriva da solo il giorno dell'arrivo. I dati restano negli ospiti della prenotazione, pronti per la Questura.
La demo si apre subito, senza registrazione. La prova gratuita non chiede la carta di credito.
Come funziona, passo per passo
- Il link parte con la prenotazione. Fra le automazioni pronte da accendere c'è il messaggio di pre-arrivo, due giorni prima del check-in, con il link alla registrazione online; in alternativa lo mandi quando vuoi con il messaggio pronto di sollecito, via email o WhatsApp. Nei testi c'è un campo per il link del check-in online e uno per il PIN: se scrivi il link e dimentichi il PIN, Vezpa lo aggiunge accanto al link da solo.
- L'ospite apre il link e inserisce il PIN. Il PIN è di 6 caratteri, senza lettere e numeri che si confondono al telefono. Dopo 8 tentativi sbagliati il link si blocca per un'ora.
- Compila i dati di ogni ospite. Se lo hai chiesto, aggiunge la foto del documento. Fino al tuo check-in d'arrivo può tornare sul link e correggere.
- Tu controlli e approvi. Nella scheda della prenotazione il pulsante «Approva check-in» conferma che i dati sono in ordine, anche giorni prima dell'arrivo.
- Il codice della cassetta chiavi parte da solo. Il giorno d'arrivo, all'ora che hai scelto.
Il link si chiude quando premi Check-in nella prenotazione, oppure il giorno dopo il check-out se non lo premi mai.
Foto del documento e firma
Foto del documento
Decidi tu se chiederla: no, facoltativa oppure obbligatoria. Le foto sono ridotte, ripulite dai dati EXIF e cifrate; l'ospite ne vede solo una miniatura sfocata. Si cancellano da sole 7 giorni dopo la partenza.
Firma dell'ospite
In Italia non serve, e Vezpa non la chiede. La firma compare solo nei paesi in cui la norma la prevede (Germania, Austria, Francia e Spagna), e anche lì è facoltativa.
Cassetta chiavi e codici di accesso
Se usi una cassetta chiavi o un portone con codice fisso, registri ogni dispositivo in Vezpa, con il suo codice e gli alloggi a cui dà accesso. Il codice resta cifrato e non viene copiato nelle prenotazioni: si legge al momento dell'invio, quindi se lo cambi parte quello nuovo.
- Il messaggio con i codici è un'automazione già pronta, da accendere: di partenza parte alle 8:00 del giorno d'arrivo.
- Parte solo dopo che hai approvato il check-in online. Se approvi dopo l'ora scelta, parte subito.
- Con più dispositivi, l'ospite li riceve tutti nello stesso messaggio, per esempio «Box 6: 1123, Portone: 9876».
- Ogni prenotazione riceve i codici una volta sola.
Per i testi da mandare prima e durante il soggiorno trovi spunti in 10 modelli di messaggi per gli ospiti.
Dal check-in online alla Questura
I dati che l'ospite inserisce diventano gli ospiti della prenotazione, gli stessi da cui Vezpa compone le schedine per Alloggiati Web e i dati per ISTAT e PayTourist. Non li ricopi da nessuna parte: come funziona l'invio è spiegato nella pagina sul software per Alloggiati Web, e il contesto normativo nell'articolo Alloggiati Web automatico. Se devi ancora mettere in regola la struttura, parti dalla guida al CIN obbligatorio.
Il check-in online è compreso in tutti i piani, da 39 euro al mese insieme a gestionale, channel manager e booking engine. I dettagli sono sulla pagina Prezzi.
Domande frequenti
Come riceve l'ospite il link del check-in online?
Con un messaggio: l'automazione di pre-arrivo, due giorni prima del check-in, oppure un messaggio pronto via email o WhatsApp. Il link porta un codice nascosto e la pagina chiede un PIN di 6 caratteri, che viaggia sempre insieme al link.
A cosa serve il PIN se c'è già il link?
È una protezione in più contro un link inoltrato o finito in una chat sbagliata. Dopo 8 PIN sbagliati il link si blocca per un'ora.
L'ospite può correggere i dati dopo averli inviati?
Sì. Può tornare sul link e correggerli finché non lo segni arrivato con il pulsante Check-in della prenotazione. Se non lo premi, il link si chiude comunque il giorno dopo il check-out.
La foto del documento è obbligatoria?
Decidi tu: non richiesta, facoltativa oppure obbligatoria. Le foto sono cifrate, l'ospite ne vede solo un'anteprima sfocata e vengono cancellate 7 giorni dopo la partenza.
Serve la firma dell'ospite?
In Italia no. Vezpa chiede la firma solo nei paesi in cui la norma la prevede (Germania, Austria, Francia e Spagna), e anche lì resta facoltativa.
Quando parte il codice della cassetta chiavi?
Il giorno d'arrivo, all'ora che scegli (di partenza alle 8:00), e solo dopo che hai approvato il check-in online. Se approvi dopo quell'ora, il messaggio parte subito.
Guardalo funzionare prima di decidere
La demo nel browser è una struttura di prova già configurata: calendario, prenotazioni, canali e adempimenti, da esplorare senza registrarti. I prezzi completi dei tre piani sono sulla pagina Prezzi.