Guida Direzione

La Direzione è la dashboard operativa della tua struttura. È la prima schermata che vedi aprendo l'app e ti mostra a colpo d'occhio tutto ciò che richiede la tua attenzione.

Dall'alto in basso la pagina mostra: i banner di notifica per le situazioni urgenti, la giornata di Oggi in quattro numeri, l'occupazione dei Prossimi 7 giorni, le scorciatoie (POS, Cassa e le altre) e le nuove prenotazioni ricevute. Sul telefono le scorciatoie salgono in cima, subito dopo i banner e prima di Oggi.

Nella barra in alto trovi «Nuova Prenotazione», per inserirne una senza passare dal calendario, e la ricerca: al computer è una casella in cima alla pagina, sul telefono è la lente in barra. Scrivi un nome e si apre l'elenco Prenotazioni con la ricerca già fatta, che resta visibile come filtro e si toglie da lì.

I banner colorati in cima alla pagina segnalano situazioni importanti. Compaiono solo quando c'è qualcosa da segnalare.

Sotto i banner, il blocco Oggi riassume la giornata in quattro riquadri: quattro affiancati al computer, due per riga sul telefono. Ogni riquadro si tocca e apre l'elenco da lavorare.

Come leggere i contatori

• 3 / 5 e sotto 2 ancora da fare — 3 check-in completati su 5 arrivi previsti oggi.
• Quando la riga «ancora da fare» sparisce, quella parte della giornata è chiusa.
• 0 / 0 — nessun arrivo o partenza previsto oggi.

Alloggi IN / Alloggi OUT

Se ci sono alloggi extra in arrivo o in partenza (oltre ai check-in/out standard), vengono mostrati in una riga aggiuntiva sotto i pulsanti principali.

Le righe in più di «In casa»

Sotto la percentuale, il riquadro In casa può mostrare due righe in più, solo quando servono:

• «N in fermata» — gli ospiti che restano: erano già qui ieri e oggi non partono, quindi non sono né arrivi né cambi di alloggio.
• «N non vendibili», in arancione — gli alloggi bloccati o in manutenzione stanotte, cioè quelli che il conteggio «/ totale» esclude già. Toccandola si apre Non vendibili stanotte: per ogni alloggio nome e tipologia, Manutenzione o Bloccata, il motivo se c'è e, per la manutenzione, «fino al …» con l'ultima notte.

Cancellate oggi

Sotto i quattro riquadri compare Cancellate oggi, solo se oggi è arrivata almeno una cancellazione: da un portale, da una prenotazione del Booking Engine scaduta o fatta a mano. Dice quante sono e, sotto, le notti liberate. Toccandolo si apre l'elenco con nome, date e canale; tocca una riga per aprire la prenotazione. Conta le cancellazioni dal 22/10/2026 in poi: quelle precedenti non compaiono.

• In casa — il riquadro di Oggi apre l'elenco delle presenze: tutti gli ospiti in struttura adesso, con l'alloggio assegnato.
• Arrivi — l'elenco delle prenotazioni in arrivo nei prossimi giorni (non solo oggi) si apre dal link «N arrivi» nel riquadro Prossimi 7 giorni. Utile per prepararsi in anticipo.

Le età dei bambini, sotto ai conteggi

Dove una prenotazione porta dei bambini, sotto ai conteggi per fascia compare l'età dichiarata di ciascuno: un numero di anni, Meno di 1 anno, oppure Età non dichiarata dove manca. Serve a decidere prima di vedere l'ospite: culla o letto, seggiolone, attività per fascia.

La riga c'è in Check-IN — sia sulla riga della prenotazione sia su quella di ogni alloggio — e in Arrivi, sulla riga della prenotazione. In Presenze e in Partenze non c'è. E non c'è nemmeno su una prenotazione di soli adulti: quando non c'è niente da dire, non viene scritto niente.

Il riquadro mostra una colonna per ognuna delle prossime sette notti, a partire da stanotte. L'altezza della colonna è l'occupazione di quella notte, e la percentuale è scritta dentro la colonna, o sopra quando la colonna è troppo bassa per contenerla. La notte più piena ha un verde più scuro.

• La percentuale è calcolata sugli alloggi vendibili: quelli bloccati o in manutenzione non contano nel totale, così il numero dice quanto hai venduto di ciò che puoi vendere davvero.
• Sopra le colonne, su una riga sola, ci sono gli arrivi (in verde) e le partenze (in rosso) di ogni giorno, oggi compreso, senza le prenotazioni cancellate. Al computer ogni numero ha la sua icona, sul telefono ci sono solo i numeri colorati. Un giorno in cui nessuno arriva o parte resta vuoto.
• In alto a destra, «N arrivi» conta le prenotazioni che arrivano da domani alla fine della settimana (quelle di oggi sono già nel riquadro Check-in) e apre l'elenco degli arrivi.

Prossimi 14 giorni: ADR e RevPAR

Per direttore, assistente e Revenue Manager il riquadro Prossimi 7 giorni si può toccare: in basso a destra c'è un'icona per aprirlo, e si apre «Prossimi 14 giorni». Per gli altri ruoli il riquadro non si tocca e la previsione non c'è.

• Le colonne sono l'occupazione delle prossime quattordici notti, notte per notte, calcolata come nel riquadro: gli alloggi bloccati o in manutenzione non contano.
• ADR — il prezzo medio d'alloggio delle camere vendute quella notte.
• RevPAR — il ricavo d'alloggio della notte diviso per le camere vendibili.
• Gli importi sono nella valuta della struttura. Il ricavo di un soggiorno è distribuito sulle sue notti, non messo tutto sul giorno di partenza come nelle Statistiche, e i trattamenti (colazione e simili) non entrano nel calcolo.

Alcune OTA inviano prenotazioni "on request" che richiedono la tua conferma manuale prima di essere definitivamente accettate.

Le card mostrano: nominativo dell'ospite, date di check-in e check-out, camera assegnata, canale OTA di provenienza, nazione e trattamento.

Tocca una card per aprire il dettaglio della prenotazione, dove potrai confermarla o rifiutarla.

In fondo alla pagina trovi la lista delle prenotazioni ricevute recentemente, con badge colorati per distinguerle:

• Nuova — prenotazione appena creata
• Mod. — prenotazione esistente modificata (cambio date, ospiti, etc.)

Ogni card mostra: data di creazione o modifica, nominativo, date del soggiorno, camera assegnata e canale OTA. Tocca per aprire il dettaglio completo.

I link non stanno in pagina: li apre l'icona accanto ai tre puntini, in alto a destra, in un cassetto. Sono divisi in due gruppi: Prenotazioni dirette, con la scheda Booking Engine se hai attivo il sito di prenotazione, e Benessere, con la scheda SPA se hai attivo il modulo benessere. Ogni scheda mostra l'indirizzo e ha due pulsanti: Copia indirizzo lo mette negli appunti, Apri lo apre nel browser.

• L'indirizzo è scritto per riconoscerlo a colpo d'occhio; per pubblicarlo usa Copia indirizzo, così non c'è niente da trascrivere a mano.
• Se hai un dominio personalizzato, il link arriva già con quello: non devi ricordarti quale versione usare.
• Con più proprietà ogni Booking Engine ha la sua scheda, intestata col nome della proprietà; la SPA resta una sola. Una scheda compare solo se quel canale è davvero attivo, e l'icona c'è solo se almeno uno dei due lo è.

Sul telefono le scorciatoie stanno in cima alla pagina, subito dopo gli eventuali banner e prima di Oggi; al computer le trovi sotto il riquadro dei 7 giorni. Al computer stanno tutte su una riga; sul telefono POS e Cassa, le più usate, prendono la prima riga, e le altre seguono sotto, divise in parti uguali. Non sono uguali per tutti: compaiono solo quelle che il tuo ruolo può davvero usare.

• POS e Benessere per incassare al banco.
• «Cassa» per vendere al banco gli articoli del catalogo: contanti, carta, carta esterna o addebito in camera, con riepilogo del giorno e storni. Vedi la guida Cassa.
• «Contabilità», per direttore e assistente: apre i documenti contabili della struttura — «Fatture emesse» fuori dall'Italia con la fatturazione attiva, la sezione «Fatturazione Elettronica» in Italia. Compare solo se c'è almeno una voce; con una sola la apre subito, con più mostra un elenco.
• RMS, riservate al direttore: il registro di cosa ha deciso il motore automatico sui prezzi, con l'annullamento.
• Attività per il direttore: chi ha cambiato cosa, quando e da dove.

La lista Nuove prenotazioni mostra le ultime 50, ordinate per ultima modifica — non per data di creazione.

• Per questo una prenotazione vecchia può risalire in cima: è stata modificata, non è appena arrivata.
• L'etichetta lo dice: Nuova se è appena entrata, Mod. se è stata cambiata.
• Gli arrivi (dal link nei Prossimi 7 giorni) guardano avanti di qualche giorno; le presenze (dal riquadro In casa) mostrano chi è in casa adesso.

Su desktop, per direttore, assistente e Revenue Manager, a destra compare una colonna con le Promozioni e il pannello Mercato già aperto: domanda della tua zona, confronto con i concorrenti, provenienza di chi prenota.

• Il pannello Mercato compare solo se ci sono davvero dei dati: senza, resta la sola scheda Promozioni.
• Serve ad avere il dato di mercato sotto gli occhi mentre guardi i tuoi numeri, senza cambiare pagina.
• Da telefono e tablet la colonna non c'è: lo spazio non basta, e Mercato resta raggiungibile da Tariffe.
• Gli altri ruoli non la vedono: è una leva di prezzo, non un dato operativo.

Dalla Direzione, come direttore, raggiungi anche il Registro azioni: l'elenco cronologico di tutte le modifiche fatte sulla struttura, con autore, orario e origine. Mostra l'operato di tutto il personale, per questo è riservato al direttore.

Vedi tutti i dettagli nella guida al Registro azioni.

Quando una prenotazione non ha ancora un alloggio fisico assegnato, al posto del nome della camera compare un avviso: un triangolo di attenzione seguito dalla scritta «Alloggio non assegnato», in rosso. Il colore non è l'unico segnale: l'icona e il testo dicono la stessa cosa, quindi si legge anche in bianco e nero o da chi il rosso non lo distingue.

In Direzione lo trovi in più punti:

• Nuove prenotazioni — qui l'avviso è toccabile e porta dritto alla schermata in cui assegni l'alloggio, senza passare dalla scheda.
• Le liste arrivi, partenze e arrivi prossimi: l'avviso prende il posto del nome della camera.
• L'elenco dei compleanni: la frase compare accanto alla data di nascita, in rosso e in grassetto.
• L'elenco Presenze: gli ospiti già registrati che non hanno ancora un alloggio compaiono in cima alla lista, con l'avviso «Alloggio non assegnato» al posto del nome della camera. Chi non è ancora registrato non compare fra le presenze: è un arrivo da preparare, non qualcuno che è già in casa.

I contatori di Check-IN, Check-OUT e Alloggi IN/OUT non sono calcolati nel momento in cui apri la pagina: sono la fotografia dell'ultimo aggiornamento notturno. Gli elenchi che si aprono toccandoli sono invece calcolati adesso, e lo dicono: per questo una prenotazione arrivata stamattina compare nell'elenco e non ancora nel numero. Anche la pagina Scadenze dichiara il suo perimetro: mostra le offerte già scadute e ancora attive, cioè esattamente quelle che il banner rosso conta.

Fanno eccezione In casa e Prossimi 7 giorni: si calcolano dal calendario ogni volta che apri o aggiorni la pagina, quindi seguono subito una prenotazione nuova o un alloggio bloccato.