Guida Cassa

La cassa si apre dalla pagina Direzione con il pulsante «Cassa», accanto al POS. La usano tutti i ruoli che incassano; governante e osservatore non la vedono.

Vende gli articoli del catalogo per cui è acceso «Cassa» in «Dove si vende», nell'ordine scelto per la cassa. Ci sono anche i prodotti del Benessere: la giacenza è una sola, quella del Catalogo. La schermata ha quattro zone:

• in alto il carrello, con il totale e le righe, e accanto il tastierino;
• al centro i pulsanti degli articoli del reparto scelto, ognuno del suo colore;
• sotto, le schede dei reparti; su uno schermo largo, come quello di un computer, la fascia in alto mette in fila il carrello, su due quinti dello schermo, con una linea di puntini che lega ogni riga al suo importo, il tastierino e i reparti, con gli articoli sotto a tutta larghezza; i reparti stanno accanto alla colonna «Vendite recenti»: le vendite di oggi, dalla più recente, con ora, numero, totale e come è stata pagata o in quale camera è stata addebitata; toccandone una si apre la sua scheda, con le righe e il pagamento, al posto dei reparti (la chiude la ×);
• in fondo, i pulsanti per chiudere la vendita; su uno schermo largo stanno in colonna a destra del tastierino, tutti della stessa misura, con «Stampa» più in basso di tutti; liì «Stampa conto» si chiama «Stampa».

Sul telefono la cassa si dispone diversamente: in alto il totale con le righe del carrello; in basso gli articoli del reparto scelto; sotto, le schede dei reparti e, nell'angolo in basso a destra, l'icona del tastierino, che lo apre e lo chiude accanto agli articoli. All'apertura si vede il primo reparto; se non hai ancora creato reparti c'è solo il tastierino, con sopra l'importo che stai scrivendo. «Stampa conto» e «Incassa» sono icone in alto: «Incassa» apre la scelta del metodo («Contanti», «Carta», «Tap to Pay», «In camera»). «Vendite recenti» sono nel menu ⋮ in alto e si aprono in un foglio; toccando una vendita se ne vede la scheda.

Sul tablet valgono i gesti e le icone in alto del telefono, ma il carrello sta a sinistra e gli articoli del reparto scelto a destra, con sotto le schede dei reparti; il tastierino si apre sotto gli articoli, e le «Vendite recenti» in una finestra.

Se gestisci più proprietà, l'icona «Proprietà» in alto sceglie per quale si vende: la cassa mostra solo gli articoli ammessi in quella proprietà.

Gli articoli si creano e si cambiano nel catalogo: chi gestisce le tariffe lo apre anche da qui, con il pulsante «Articoli» in alto, accanto a «Riepilogo cassa». Tornando in cassa, gli articoli nuovi ci sono già.

1. Tocca un reparto in basso, poi gli articoli: ogni tocco ne aggiunge uno al carrello. Due tocchi sulla stessa birra diventano una riga sola, «Birra ×2».
2. Per vendere più pezzi in un colpo, digita prima il numero sul tastierino e poi tocca l'articolo: 3 e poi «Caffè» aggiunge tre caffè.
3. Per un articolo a prezzo libero il numero del tastierino è il prezzo: digita l'importo, poi tocca l'articolo.
4. Per una voce che non è nel catalogo, digita l'importo e tocca «Addebita»: la riga va nel reparto scelto, con il suo nome.
5. Sul telefono e sul tablet il tastierino non moltiplica: serve all'importo manuale. Per vendere più pezzi tieni premuto l'articolo: si apre una scheda che chiede quanti, con il suo tastierino; ✓ conferma, ✗ lascia perdere. Per un articolo a prezzo libero, dopo il tocco la stessa scheda chiede il prezzo.
6. Tocca una riga del carrello per cambiarne la «Quantità», il «Prezzo» (solo per prezzo libero e importi manuali) o per toglierla con «Togli». Un importo manuale non ha quantità: nel carrello si legge «Importo manuale» con il reparto in cui è entrato, e se ne corregge solo l'importo. Il prezzo si digita come sul tastierino della cassa: la prima cifra sostituisce quello che c'era e le cifre entrano dai centesimi (1, 2, 5, 0 = 12,50). Su uno schermo largo il riquadro si apre dentro l'elenco del carrello, accanto alle righe, invece che dal basso, e il prezzo lo scrive il tastierino della cassa che gli sta accanto.

Un articolo con la giacenza attiva, finito e non vendibile sotto zero, compare spento con la scritta «Esaurito» e non si aggiunge. Ogni vendita chiusa scala la giacenza degli articoli venduti; uno storno la rimette.

Toccare due volte «Incassa», o riprovare dopo un errore di rete, non registra due vendite.

Dopo un incasso compare l'avviso «Vendita registrata» con il pulsante «Ricevuta»: è la ricevuta di pagamento numerata, con le righe vendute, in formato A5 o scontrino da 80 mm. Non è un documento fiscale. Un addebito in camera non ha ricevuta: finisce nel conto della prenotazione.

«Stampa conto» stampa il carrello prima di incassare, per far vedere il conto al tavolo. Il foglio dice che non è una ricevuta.

Lo scontrino

Con il «Modulo fiscale» attivo e le credenziali dell'Agenzia delle Entrate inserite, ogni incasso in contanti o con carta emette lo scontrino (documento commerciale) e lo trasmette all'Agenzia: al posto di «Ricevuta» l'avviso offre «Scontrino», e lo stesso pulsante c'è nel riepilogo. Lo scontrino separa contanti e pagamento elettronico. Un addebito in camera non lo emette: entra nello scontrino della chiusura del conto. Uno storno emette l'annullo dello scontrino. Ogni voce deve avere la sua aliquota IVA: un articolo con l'IVA da impostare ferma la vendita finché non la imposti nel catalogo. Costi e attivazione sono nella guida Fatturazione elettronica.

L'icona «Riepilogo cassa» in alto nella cassa apre i conti del giorno; con le frecce passi al giorno prima o dopo.

• «Incassato»: contanti e carte.
• «Addebitato in camera»: tenuto a parte, perché non è ancora denaro in cassa.
• «Per metodo» e «Per reparto»: come si dividono i totali.
• «Vendite»: ogni vendita con ora, numero e metodo. Uno storno conta nel giorno in cui lo fai, in negativo: le vendite stornate restano in elenco, barrate, e un riepilogo già stampato non cambia.

L'icona «Annulla conto», accanto a «Totale», butta il conto in corso e riporta la cassa com'era all'apertura: carrello e tastierino vuoti, primo reparto. Se nel carrello c'è qualcosa, prima chiede conferma.

Il riepilogo si stampa dall'icona della stampante, in A5 o da 80 mm.

Con i turni, chi lavora in cassa la apre con un fondo, registra i contanti che entrano ed escono e a fine turno conta il cassetto. Sono spenti finché non li accendi: nella pagina Struttura, gruppo «Moduli», l'interruttore «Turni di cassa». Lo vedono direttore e assistente. Con i turni spenti la cassa funziona come descritto sopra.

Con i turni accesi, in cima alla cassa compare una barra: con la striscia ambra dice «Nessun turno aperto», con la striscia verde mostra chi ha aperto il turno e a che ora.

1. «Apri turno»: scrivi il fondo cassa con cui parti. Il campo propone quanto era stato contato alla chiusura del turno precedente («Fondo cassa proposto»); se lo cambi, spieghi perché in «Nota sulla differenza». Senza un turno aperto la cassa non incassa in contanti: toccando «Contanti» si apre prima «Apri turno».
2. Durante il turno, «Preleva contanti» (in rosso) e «Versa contanti» (in blu) registrano il denaro tolto dal cassetto o aggiunto, con l'importo e un «Motivo» obbligatorio. Non si può prelevare più di quanto la cassa dovrebbe contenere. Su uno schermo stretto, come quello del telefono, la barra mostra solo lo stato: toccala e le azioni si aprono in un menu.
3. «Chiudi turno»: la cassa mostra i «Contanti attesi»; scrivi in «Contanti contati» quanto trovi nel cassetto e vedi subito l'«Eccedenza» o l'«Ammanco», con una nota per spiegarli. Chiuso il turno, «Stampa» produce il resoconto di chiusura, in A5 o da 80 mm.

I contanti attesi sono il fondo, più gli incassi in contanti del turno (vendite della cassa, camere pagate in contanti, tassa di soggiorno in contanti), più i versamenti, meno i prelievi e gli storni.

L'icona «Storico turni» in alto, per direttore e assistente, elenca i turni di ogni giorno, anche per operatore, con i movimenti di cassa e il resoconto da ristampare.

Nel riepilogo tocca la vendita, poi «Storna» e conferma. Che cosa succede dipende da come era stata chiusa:

• contanti o carta (il terminale della struttura): viene registrato un movimento di segno opposto; il denaro lo restituisci tu;
• Tap to Pay (il POS di Vezpa): il rimborso parte da solo sulla carta del cliente. Se il rimborso non riesce, la vendita resta com'era;
• in camera: le righe escono dal foglio «Extra» della prenotazione.

In ogni caso la giacenza degli articoli venduti torna al suo posto.