Guida Catalogo

Il catalogo si apre dalla pagina «Tariffe», con il pulsante «Articoli» nella barra in alto. Contiene i reparti (per esempio Bar, Prodotti, Agriturismo, Gelati) e, dentro ogni reparto, gli articoli con il loro prezzo.

Gli articoli servono oggi per il foglio «Extra» delle prenotazioni, quello di ciò che l'ospite consuma: nella scheda di un soggiorno, «Extra» propone gli articoli del catalogo, reparto per reparto, nell'ordine che hai scelto qui (vedi Ordine di apparizione). Lo stesso catalogo alimenta la cassa per reparti, che mostra gli articoli nell'ordine «Cassa»: vedi la guida Cassa. E alimenta il tuo sito di prenotazione: gli articoli con la scheda «Extra del soggiorno» sono gli extra che l'ospite compra insieme alla prenotazione (vedi Extra del soggiorno).

Crei un reparto con il pulsante + e la voce «Nuovo reparto». Per ogni reparto scegli:

L'ordine dei reparti si cambia trascinandoli con la maniglia a destra: lo stesso ordine lo vedrai in «Extra» e in cassa.

Tocca un articolo per modificarlo, oppure crea il primo con + e «Nuovo articolo». Il + c'è in basso a destra e anche nella barra in alto, accanto a «Ordine di apparizione». In cima alla scheda vedi l'anteprima del pulsante di cassa: se il nome è troppo lungo per starci, un avviso te lo dice.

• «Prezzo (IVA inclusa)»: è il prezzo che paga il cliente.
• «Prezzo libero»: per le voci che cambiano ogni volta, come una colazione per esterni. La cassa chiede l'importo; il prezzo scritto qui è solo un suggerimento.
• IVA: «Come il reparto» oppure «IVA personalizzata (%)». Se cambi l'IVA del reparto, cambiano tutti gli articoli che la ereditano.
• «Colore»: di default è quello del reparto; puoi sceglierne uno diverso per far risaltare un articolo.
• «Dove si vende»: «Cassa» e «Extra». Se spegni «Extra», l'articolo non compare più nel foglio «Extra» della prenotazione. «Booking Engine» lo mette «In vendita sul sito» e accende la sua scheda «Extra del soggiorno» (vedi sotto). «Benessere» lo mette nella scheda «Prodotti» del Benessere (cassa SPA, negozio online, Booking Engine): foto e ordine si gestiscono lì. Spegnerlo lo toglie dal Benessere senza cancellare le vendite.
• «Proprietà»: compare solo se gestisci più proprietà; senza scelte l'articolo vale per tutte. Il foglio «Extra» rispetta questa scelta: mostra solo gli articoli ammessi nella proprietà a cui appartiene l'alloggio della prenotazione.

Un articolo che ha già movimenti di giacenza o fornitori non si elimina: si disattiva, così lo storico resta leggibile.

In cima all'elenco trovi la ricerca, che guarda tutti i reparti, e i filtri «Sotto soglia», «IVA da impostare» e «Disattivati».

Un articolo con l'interruttore «Extra del soggiorno» acceso è un extra che si aggiunge a una prenotazione: dalla scheda dell'alloggio e, se accendi anche «Booking Engine», dall'ospite stesso sul tuo sito. Gli extra che avevi in «Servizi Extra» sono già qui, nel reparto «Servizi», con i loro prezzi, foto e descrizioni. Un extra venduto entra nel conto soggiorno della prenotazione come riga a sé, con la sua IVA: quella dell'articolo, oppure — se non l'hai impostata — quella dell'alloggio.

• «A notte» — l'importo si moltiplica per le notti del soggiorno; spento, si paga una volta sola.
• «Quantità massima» — con 1 l'ospite non sceglie quanti; da 2 in su sceglie la quantità, e l'importo si moltiplica anche per quella. Una richiesta oltre il tetto viene scartata, non tagliata al tetto.
• «Sempre applicato» — per gli extra obbligatori, come la pulizia finale: la voce entra sempre nel totale, senza doverla scegliere. Sul sito compare già nella lista degli alloggi come riga fissa, perché un costo che non si può togliere va visto prima di scegliere.
• «Icona» — si sceglie comunque: per la culla e per gli animali dice al sistema di che voce si tratta.
• «Alloggi esclusi» — gli alloggi su cui quella voce non vale.

«Come si presenta sul sito» decide che cosa accompagna la voce nel passo «Personalizza il soggiorno»: «Foto» (una sola, la carichi da qui con «Scegli la foto»), «Icona» o «Nessuna». La «Descrizione» ha un campo per ogni lingua del sito, come il nome nelle «Traduzioni»: l'ospite la legge nella sua lingua; se la sua lingua manca legge quella in inglese, e se manca anche quella non vede nessuna descrizione.

«Traduci nelle altre lingue» parte dalla prima lingua del sito che ha un nome e riempie, per il nome e per la descrizione, solo i campi ancora vuoti; «Ritraduci tutte le lingue» sostituisce anche quelli già scritti. È un suggerimento: correggi quello che vuoi, e nulla viene salvato finché non premi «Salva». Se il pulsante non c'è, la traduzione automatica non è disponibile.

Un articolo con l'interruttore «Addebito automatico» acceso si aggiunge da solo alle prenotazioni nuove: una voce per ogni camera delle «Tipologie» che scegli, al prezzo dell'articolo, nel conto soggiorno. È il posto per le pulizie finali o per un supplemento fisso.

• «Soglia (prezzo della camera)» — la voce si aggiunge solo se il prezzo della camera (alloggio e trattamento, senza gli extra) la supera. Vuota vuol dire sempre. Se un cambio di date porta il prezzo sopra o sotto la soglia, la voce compare o sparisce; una voce già pagata o fatturata resta.
• «Anche per le prenotazioni OTA» — spento, le prenotazioni dei canali (Booking.com, Airbnb e gli altri) non ricevono la voce: il prezzo del canale è già il totale dell'ospite.
• «Si somma alla Tassa di Soggiorno» — la voce non va nel conto: si aggiunge alla tassa di soggiorno della prenotazione, una volta sola, senza soglia.

Sul tuo sito l'ospite vede la voce prima di pagare, con lo stesso importo che poi si registra. Le prenotazioni nate prima che accendessi la regola non cambiano. Una voce automatica tolta a mano da una prenotazione non torna; se cambi il prezzo dell'articolo, le voci già registrate tengono il prezzo di prima. Nella lista del catalogo questi articoli hanno l'etichetta «Automatico».

Il pulsante «Ordine di apparizione» nella barra in alto del catalogo apre una pagina con tre canali: «Cassa», «Extra» e «Booking Engine». Ogni canale ha il suo ordine, indipendente dagli altri: in cassa può venire prima il caffè e negli Extra la bottiglia di vino.

• «Cassa» ed «Extra» si ordinano reparto per reparto: scegli il reparto toccando il suo nome sopra l'elenco, poi trascini gli articoli.
• «Booking Engine» è un unico elenco per tutta la struttura, senza reparti.

Gli articoli si spostano trascinandoli con la maniglia. Anche il trascinamento nella schermata principale del catalogo cambia l'ordine: quello della cassa, che è lo stesso con cui il catalogo ti mostra gli articoli.

Un articolo nuovo va in fondo a ogni canale. Lo stesso succede a un articolo che sposti in un altro reparto, o per cui riaccendi «Extra» in «Dove si vende»: finisce in fondo, lì.

La giacenza si accende articolo per articolo con «Gestisci giacenza»: il caffè non ha bisogno di essere contato, le bottiglie di vino sì. Un articolo appena acceso parte da zero.

1. «Carico»: quando arriva la merce, scrivi quanti pezzi sono arrivati. Se hai registrato dei fornitori, con il campo facoltativo «Fornitore» puoi indicare anche da chi è arrivata; «Nessun fornitore» lo lascia vuoto. Senza fornitori registrati il campo non compare.
2. «Conteggio»: quando fai l'inventario, scrivi quanti pezzi hai contato, non la differenza. La differenza la calcola Vezpa e la registra come rettifica.
3. «Storico»: ogni movimento, con data, persona e nota.

Con «Soglia di avviso» l'articolo viene segnalato quando ne restano pochi. «Vendibile sotto zero» decide che cosa succede a zero: acceso, la vendita passa e la giacenza va in negativo, segnalata in rosso; spento, la vendita viene rifiutata.

Gli articoli creati prima del catalogo non avevano un'aliquota: l'app li salvava senza IVA. Per questo, dopo l'aggiornamento, molti articoli e reparti mostrano il segno «IVA da impostare».

Il modo più rapido per sistemarli è aprire il reparto e scrivere la sua «IVA di default (%)»: tutti gli articoli che la ereditano la prendono in un colpo. Gli articoli con un'aliquota diversa si correggono uno per uno, con «IVA personalizzata (%)». Il filtro «IVA da impostare» ti mostra quelli che restano.