Guida Gestione Team

Solo il proprietario dell'account — chi ha registrato la struttura e intesta contratto e pagamenti — può aggiungere o rimuovere membri del team. L'account del collaboratore lo crei tu, scegliendo tu stesso username e password: Vezpa non manda nessuna email di invito.

Come creare l'account di un collaboratore

1. Direzione → ⋮ → Configurazione → Team
2. In fondo alla pagina Gestione Team tocca Aggiungi utente — il pulsante c'è finché restano posti liberi nel tuo piano, e il contatore in alto ti dice quanti ne hai già usati
3. Nella finestra Nuovo utente scrivi l'Username che vuoi dare al collaboratore: un nome di accesso libero, almeno 3 caratteri, diverso da quello di ogni altro utente Vezpa. Non serve un indirizzo email
4. Scrivi la Password iniziale — l'icona a destra la mostra o la nasconde. Deve superare i controlli di sicurezza standard, quindi niente password troppo corte o troppo comuni
5. Scegli la lingua con cui il collaboratore userà l'app e riceverà le comunicazioni: parte già impostata sulla lingua della struttura
6. Tocca Aggiungi: l'account è pronto subito e compare nella lista del team con il ruolo Utente

Il collaboratore scarica l'app Vezpa ed entra con l'username e la password che gli hai dato. Al primo accesso configura la verifica in due passaggi e mette da parte il codice di recupero che l'app gli mostra: da lì in poi entra da qualunque telefono, tablet o computer.

Vezpa organizza il team in 7 ruoli. Cinque lavorano sulla dashboard standard dell'app, due hanno una dashboard dedicata. Ogni ruolo è pensato per un profilo professionale preciso: assegna a ciascun collaboratore il ruolo più vicino a quello che fa davvero.

Due famiglie di dashboard

Cinque ruoli lavorano sulla dashboard standard dell'app, ciascuno con le voci che il suo ruolo abilita:

Governante e osservatore hanno invece una dashboard dedicata, costruita solo per il loro lavoro:

Di seguito la mappa completa di cosa può fare ogni ruolo all'interno dell'app. Le righe con asterisco (*) indicano limitazioni particolari.

* L'osservatore vede il calendario in sola lettura e limitato alle sole camere che gli sono state assegnate dal direttore.

Un account Vezpa non è legato a un dispositivo: lo stesso collaboratore può entrare dal telefono, dal tablet e dal computer, anche nello stesso giorno. Ciò che protegge l'account è la verifica in due passaggi — il codice dell'app authenticator — insieme al codice di recupero e, dove il telefono lo permette, all'accesso biometrico.

Che cosa azzera davvero «Reset dispositivo»

• La verifica in due passaggi: l'abbinamento con l'app authenticator viene cancellato
• L'accesso biometrico (impronta o volto) su tutti i dispositivi su cui era stato attivato
• Nient'altro: la password non cambia, l'account resta attivo e le prenotazioni non si toccano

Al primo accesso dopo il reset il collaboratore riconfigura la verifica in due passaggi da zero e riceve un nuovo codice di recupero. È esattamente ciò che l'app gli annuncia nella finestra di conferma.

Come effettuare il reset

1. Vai in Configurazione > Ruoli e permessi
2. Tocca la scheda del collaboratore che ha bisogno del reset
3. Tocca Reset dispositivo — sotto al nome leggi Consenti cambio device, che è la stessa voce
4. Conferma: la finestra ti ricorda che verranno azzerati anche la verifica in due passaggi e l'accesso biometrico

Se perdi l'accesso al tuo account — password dimenticata o app authenticator non più disponibile — puoi ripristinarlo in autonomia, senza contattare il supporto.

Password dimenticata

Se non ricordi la password, puoi reimpostarla da solo direttamente dalla schermata di accesso.

1. Nella schermata di login, tocca Password dimenticata?
2. Inserisci l'email o lo username del tuo account e conferma
3. Controlla la tua casella email — se l'indirizzo è registrato riceverai un link per reimpostare la password
4. Apri il link e imposta la nuova password

Codice di recupero

Quando attivi la verifica in due passaggi (2FA), l'app ti mostra un codice di recupero personale: conservalo in un posto sicuro. Puoi usarlo al posto del codice dell'app authenticator ogni volta che accedi, se non hai il telefono con l'authenticator a portata di mano.

• Il codice di recupero è unico: ne esiste sempre e solo uno attivo per account
• Ogni volta che lo usi per accedere, il sistema lo sostituisce automaticamente con uno nuovo — salva subito il nuovo codice mostrato a schermo
• Un nuovo codice viene generato e mostrato anche ogni volta che riconfiguri la verifica in due passaggi (ad esempio dopo «Ho perso l'authenticator»)
• Se perdi sia il codice sia l'authenticator, usa «Ho perso l'authenticator» al login per reimpostare la verifica in due passaggi via email

Ho perso l'authenticator

Se hai perso sia l'accesso all'app authenticator sia il codice di recupero, puoi disattivare la verifica in due passaggi tramite email.

1. Nella schermata di verifica del codice, tocca Ho perso l'authenticator
2. Conferma le tue credenziali (username e password)
3. Controlla la tua casella email e apri il link ricevuto
4. La verifica in due passaggi viene disattivata: al prossimo accesso ti verrà chiesto di configurarla di nuovo

Quando crei un utente con ruolo Osservatore, devi specificare esattamente quali camere o alloggi può vedere. Questo meccanismo è fondamentale per le strutture con più proprietari o per concedere accessi parziali a collaboratori esterni.

Come assegnare gli alloggi

1. Crea il nuovo membro con ruolo Osservatore dalla sezione Team
2. Nella schermata di configurazione, seleziona una o più camere da assegnare dalla lista completa degli alloggi della struttura
3. Conferma la selezione — l'osservatore vedrà esclusivamente le prenotazioni e il calendario delle camere selezionate

Cosa vede l'osservatore

• Calendario — solo le righe corrispondenti alle camere assegnate; tutte le altre righe sono completamente nascoste
• Prenotazioni — solo le prenotazioni che includono almeno una delle camere assegnate, con i relativi dettagli
• Statistiche — la scheda c'è, ma i numeri sono calcolati sui soli alloggi assegnati
• Tariffe, OTA, team, statistiche — completamente nascosti, non presenti nel menu

Caso d'uso: manager di appartamenti

In una struttura che gestisce appartamenti di proprietari diversi, ogni proprietario può ricevere un account osservatore con visibilità limitata al proprio appartamento. In questo modo:

• Ogni proprietario vede solo le prenotazioni del proprio alloggio
• Non ha accesso ai dati, ai prezzi o alle prenotazioni degli altri appartamenti
• Può monitorare l'occupazione e le date senza poter modificare nulla

Le due pagine che governano gli accessi hanno destinatari diversi e nell'app compaiono solo a chi può usarle davvero.

Rimuovere un collaboratore che lavora su più proprietà

Se un collaboratore ha accesso a più proprietà, rimuoverlo da una non cancella il suo account: perde l'accesso solo alla proprietà da cui lo rimuovi e continua a lavorare normalmente sulle altre. L'app te lo conferma con un messaggio dedicato.

• Collaboratore presente solo in questa proprietà → l'account viene eliminato, come prima
• Collaboratore presente anche in altre proprietà → viene revocato solo l'accesso a questa proprietà
• Lo stesso vale per la disattivazione da «Ruoli e permessi»: non spegne l'account nelle altre proprietà

Cambiare la propria password

La password è un dato personale: ogni ruolo — governante e osservatore compresi — la cambia dal menu account in alto a destra della propria schermata, senza passare dalla direzione. Il proprietario può comunque resettare la password di un membro dalla pagina Team, ad esempio se il collaboratore resta fuori dall'app.

Le dashboard di governante e osservatore

Chi ha ruolo governante o osservatore lavora in una schermata dedicata. La barra in alto offre ora le stesse comodità delle altre dashboard:

• «?» — riapre la guida passo-passo della schermata, quando vuoi
• Tema — passa fra chiaro e scuro
• Lingua — cambia la lingua dell'app, indipendente dalla nazione della struttura; vale anche per le notifiche e le email che ti manda Vezpa
• Menu account — cambio della propria password e uscita; il logout riporta alla schermata di accesso