Guida Fatturazione Elettronica

La fatturazione elettronica è il sistema con cui le fatture italiane viaggiano in formato XML verso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Vezpa genera l'XML, lo fa firmare e trasmettere dall'intermediario fiscale OpenAPI.it, e ti riporta indietro l'esito.

È una funzione solo italiana: la sezione compare in Configurazione se la nazione della struttura è l'Italia. Le strutture degli altri paesi UE usano la fatturazione generica, spiegata nella Guida Fatturazione.

Chi può usarla

Solo «Direttore» e «Assistente». Governante, osservatore, revenue, benessere e utente non vedono la sezione e non possono emettere: il server rifiuta la richiesta.

Quanto costa: il Modulo fiscale

Fattura elettronica e scontrino stanno nel «Modulo fiscale», che si attiva da «Configurazione» → «Adempimenti fiscali e legali» → sezione «Fatturazione Elettronica» → «Modulo fiscale». Senza il modulo attivo non si trasmettono fatture elettroniche.

• Il canone è di € 7,90 al mese (IVA inclusa), scalati dal wallet all'attivazione e poi ogni mese dalla stessa data. Se lo spegni e lo riaccendi mentre il mese pagato non è finito, non paghi un secondo canone e la data del rinnovo resta quella.
• Comprende 100 fatture elettroniche e 500 scontrini per ogni mese del modulo.
• Oltre la quota, ogni fattura costa € 0,19 e ogni scontrino € 0,03, dal credito prepagato.
• Per volumi elevati il prezzo di fatture e scontrini extra è trattabile: scrivici e lo concordiamo.
• La quota è della struttura: le fatture trasmesse dal modulo Benessere consumano le stesse cento.
• Contano come trasmissione anche la nota di credito e la nota di debito: costano quanto una fattura.
• Una fattura scartata dallo SDI non si paga: l'addebito viene rimborsato sul wallet e la quota non viene consumata.
• La ricevuta non fiscale non passa dallo SDI e resta gratuita, anche senza il modulo.

Gli scontrini li trasmette Vezpa per conto tuo, come intermediario: non ti chiediamo credenziali. Ti basta assegnare una delega a Vezpa nel portale «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia delle Entrate, nella sezione delle deleghe, per la gestione dei corrispettivi; il codice fiscale da delegare lo trovi nel modulo. Poi premi «Attiva gli scontrini». Servono anche la fattura elettronica configurata e la sede completa della struttura (via e numero, CAP, comune e provincia). Le ditte individuali non possono delegare l'invio dei corrispettivi a un intermediario: per loro il modulo comprende solo le fatture. Gli scontrini si emettono dalla cassa, dal Benessere e alla chiusura del conto della prenotazione: vedi la guida Cassa e la guida Prenotazione.

Il percorso è «Configurazione» → gruppo «Adempimenti fiscali e legali» → sezione «Fatturazione Elettronica» → «Attiva fatturazione elettronica». A servizio attivo la stessa voce diventa «Setup fatturazione elettronica» e riapre la procedura per correggere i dati.

A servizio attivo la strada più corta è dalla «Direzione»: il riquadro «Contabilità», accanto al POS, apre direttamente la sezione «Fatturazione Elettronica».

I cinque passi

La conservazione, sul portale dell'Agenzia

1. Apri il portale «Fatture e Corrispettivi» su ivaservizi.agenziaentrate.gov.it (si apre in una nuova scheda)
2. Accedi con SPID, CIE o credenziali Entratel/Fisconline
3. Dal menu scegli Conservazione e poi Aderisci al servizio di conservazione
4. Compila il modulo con i dati della struttura e firma digitalmente
5. Invia l'adesione: è gratuita, e da quel momento le fatture trasmesse allo SDI vengono conservate per dieci anni sui server dell'Agenzia

La sezione «Fatturazione Elettronica» si apre dalla «Direzione» con il riquadro «Contabilità», oppure da «Configurazione» → «Wallet e fatture». Ha cinque schede, in quest'ordine:

• «Attività», quella con cui si apre. In alto il mese in numeri: «Fatture inviate» e «Ricevute emesse» con l'importo, «Bozze da inviare» e «Scartate dallo SDI». Toccando un riquadro si apre l'elenco già filtrato. Sotto, «Ultime attività»: fatture e ricevute insieme, divise per giorno, una riga per documento con il suo ultimo stato. Toccando una riga si apre il documento.
• «Fatture»: l'elenco completo, con ricerca, filtri per stato e anno e ordinamento.
• «Ricevute»: le ricevute non fiscali con il nome del cliente, filtrabili per anno. L'elenco carica 50 ricevute alla volta: in fondo, «Carica altri».
• «Intestazioni»: la rubrica dei dati fiscali dei clienti.
• «Wallet», l'ultima. In alto il «Modulo fiscale» con canone, prossimo rinnovo e fatture e scontrini usati nel periodo («Gestisci il modulo» apre la sua pagina), poi il saldo, la «Ricarica rapida» e le «Transazioni recenti».

Su computer «Attività» mette i riquadri del mese in una colonna a sinistra e le ultime attività accanto; anche «Wallet» affianca saldo e ricarica ai movimenti.

Il wallet è l'ultima scheda della sezione «Fatturazione Elettronica»: come ci si arriva e che cosa c'è nelle altre schede sta in Le schede della sezione.

Il credito non scade: si ricarica con carta tramite Stripe, quando serve. L'unico addebito ricorrente è il canone del «Modulo fiscale», se l'hai attivato. La scheda mostra il saldo, le ricariche e le spese.

I pacchetti di ricarica

Gli importi non sono liberi: si sceglie fra i pacchetti proposti in «Ricarica rapida», e i due più grandi accreditano più di quello che paghi.

L'elenco che fa fede è quello che vedi nell'app: i pacchetti si possono cambiare, e un importo che non corrisponde a un pacchetto attivo viene rifiutato.

1. Apri la scheda della prenotazione, tocca il menu con i tre puntini e scegli «Fatturazione»: si apre «Conti della prenotazione»
2. Sul «Conto principale» tocca «Fattura». Si apre «Emetti Fattura Elettronica» con i dati già copiati dalla prenotazione
3. Controlla il «Tipo committente» e i dati del cliente
4. Tocca «Emetti e trasmetti allo SDI»

I dati del cliente

Per un'azienda italiana uno dei due fra codice e PEC è obbligatorio: senza, l'emissione non parte. Se il cliente non te ne dà nessuno, il valore convenzionale è 0000000 (sette zeri) e la fattura resta comunque nel suo cassetto fiscale sul portale dell'Agenzia.

Serve quando la stessa prenotazione va fatturata a persone diverse: l'ospite privato paga camera e colazione, l'azienda paga gli extra. La pagina «Conti della prenotazione» mostra in cima il «Conto principale» e sotto i conti separati che hai creato. Il totale della prenotazione non cambia: quello che sposti su un conto separato viene tolto dal principale.

1. Sul «Conto principale» tocca «Dividi». La prima volta, al posto dell'elenco vuoto c'è un riquadro che spiega la funzione con il pulsante «Crea conto separato»
2. Scegli l'intestazione fiscale, oppure creane una nuova con il pulsante «Nuova intestazione» accanto al selettore
3. Scrivi gli importi da spostare: «Alloggio», «Pensione», «Tassa di Soggiorno»
4. In «Addebiti da includere» spunta gli addebiti da portare su questo conto, anche solo per una parte della quantità
5. Salva. Il conto compare nell'elenco con il suo pulsante «Fattura», e da lì si emette come dal conto principale

Lo stato si legge sulla scheda di ogni fattura nella scheda «Fatture». Dopo la trasmissione cambia da solo: la conferma arriva da OpenAPI.it, e se quella conferma si perde un controllo automatico rilegge lo stato ogni quarto d'ora.

In «Fatture emesse» c'è «Cerca» («Numero, cliente, P. IVA o ospite»): cerca nel numero, nel nome o nella ragione sociale del cliente, nella partita IVA, nel codice fiscale e nel nome dell'ospite della prenotazione. Sotto, i filtri per stato — «Tutte», «Bozze», «Trasmesse», «Archiviate», «Scartate» — che prendono il posto del vecchio menu dei filtri in barra; quando le fatture coprono più di un anno, il menu dell'anno con «Tutti gli anni» (una bozza conta nell'anno in cui è stata creata). Nella barra, «Ordina per» offre «Più recenti prima», «Meno recenti prima», «Numero: dal più alto», «Numero: dal più basso», «Importo: dal più alto», «Importo: dal più basso», «Cliente (A–Z)»; si parte da «Più recenti prima». Ogni scheda mostra il nome del cliente. L'elenco carica 50 fatture alla volta: in fondo, «Carica altri».

Se lo SDI la scarta

Lo scarto arriva per errori formali: codice fiscale sbagliato, dati del cedente incompleti, codice IVA incompatibile con il regime. Quando succede:

• la fattura passa a «Scartata» e nel dettaglio compare il motivo riportato dallo SDI;
• l'eventuale addebito viene rimborsato sul wallet, e quella trasmissione non consuma la quota del mese;
• correggi il dato sbagliato e riemetti. Anche riemettendo più volte, paghi solo le trasmissioni accettate.

Una volta che la fattura è allo SDI non si può più annullare: si storna, in tutto o in parte, con una nota di credito. Serve quando la prenotazione viene cancellata dopo l'emissione, quando l'importo era sbagliato, per uno sconto deciso dopo o per una camera in no show.

1. Apri il dettaglio della fattura da stornare
2. Tocca «Emetti Nota di Credito (TD04)»
3. Correggi quantità e prezzo delle voci da stornare: gli importi diventano negativi da soli
4. Conferma: la nota viene trasmessa allo SDI e resta legata alla fattura di partenza

Accanto alla fattura SDI esiste la «Ricevuta non fiscale», pensata per le locazioni non imprenditoriali e per chi non ha partita IVA. Non passa dallo SDI: non viene trasmessa, non consuma la quota mensile e non tocca il wallet. Si emette dallo stesso conto, con «Emetti ricevuta non fiscale», ha la sua numerazione e si annulla con un motivo; le ricevute emesse stanno nella scheda «Ricevute».

Quale dei due viene proposto per primo

Lo decidi in «Configurazione», nella sezione «Tasse», con «Tipo documento di default»: «Fattura elettronica SDI» oppure «Ricevuta non fiscale». La scelta cambia quale pulsante è quello principale sul conto; l'altro resta raggiungibile come azione secondaria.

L'imposta di bollo

Sempre nella sezione «Tasse» c'è «Imposta di Bollo». Da spenta non succede niente; accendendola si dichiarano una soglia e un importo, e il bollo viene applicato ai documenti che superano la soglia. I valori proposti sono quelli previsti per le operazioni fuori campo IVA, ma restano modificabili: se non sei certo, chiedi al commercialista.

Nessuno dei due è un documento fiscale e nessuno dei due tocca il wallet: la fattura vera resta l'XML trasmesso allo SDI.

• In Configurazione non c'è la sezione «Fatturazione Elettronica». La nazione della struttura non è l'Italia, oppure il tuo ruolo non è «Direttore» né «Assistente».
• Dalla prenotazione l'app dice che la fatturazione elettronica non è attiva. La procedura di attivazione non è stata completata: riaprila da «Attiva fatturazione elettronica».
• L'emissione viene rifiutata: Modulo fiscale non attivo. Attivalo da «Configurazione» → «Adempimenti fiscali e legali» → sezione «Fatturazione Elettronica» → «Modulo fiscale»; se al rinnovo il credito non bastava, ricarica dalla scheda «Wallet» e le fatture ripartono.
• L'emissione viene rifiutata per saldo insufficiente. Hai finito le cento fatture del mese e il credito non copre gli € 0,19. Ricarica dalla scheda «Wallet».
• Non riesco a fare la fattura: c'è già uno scontrino. Il soggiorno è già su uno scontrino: annullalo prima da «Documenti commerciali», poi emetti la fattura.
• Non riesco a emettere: mancano dati del committente. L'app dice quali e dove si completano: nella scheda del capo prenotazione, oppure nell'intestazione del conto separato.
• La fattura non arriva al cliente. Con codice destinatario 0000000 la trova nel suo cassetto fiscale sul portale dell'Agenzia. Con un codice specifico, chiedigli di verificare che sia ancora attivo.
• La fattura è sbagliata e l'ho già trasmessa. Non si annulla: si storna con una nota di credito, e solo quando lo SDI ha confermato la consegna.
• Un conto separato non si lascia modificare. È già stato fatturato. L'unica correzione è una nota di credito sulla fattura che ne è uscita.
• Lo stato resta fermo su una sigla in inglese. È lo stato di verifica: l'esito della trasmissione non è certo. Aspetta il controllo automatico invece di ritrasmettere, altrimenti rischi due fatture allo SDI.