Guida Fatturazione

Questa funzione emette una fattura a partire da una prenotazione di alloggio o da una vendita del modulo Benessere. Vezpa compila le righe, applica l'aliquota che hai impostato, tiene la numerazione e genera il PDF. Non passa da nessun intermediario: non c'è un costo per documento e non c'è nessun credito da ricaricare.

Vale per le strutture registrate in uno di questi 21 paesi: Austria, Belgio, Bulgaria, Cechia, Croazia, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia e Ungheria.

Valuta e lingua del documento

Le descrizioni delle righe e le etichette del PDF escono nella lingua predefinita del paese scelto nelle impostazioni, e gli importi nella valuta di quel paese: corone, złoty, forint, lei o euro a seconda di dove sei. Il paese si compila da solo con quello della tua proprietà alla prima apertura, e resta modificabile.

Chi può usarla

Le impostazioni e l'emissione sono riservate a «Direttore» e «Assistente»: per tutti gli altri ruoli il server rifiuta la richiesta, anche quando un percorso dell'app lascia aprire la schermata.

Che cosa questa funzione non fa

• Non trasmette niente all'amministrazione fiscale, in nessuno dei 21 paesi. Vezpa produce il documento, lo numera e lo archivia; dichiarazioni e contabilità restano fuori e le gestisci come oggi, con il tuo commercialista.
• Non esiste la nota di credito. Una fattura sbagliata si annulla, e l'annullamento non produce un secondo documento.
• Non ricalcola i prezzi: prende gli importi già scritti sulla prenotazione o sul conto del Benessere.

Il percorso è Configurazione → Fatturazione, dentro il gruppo «Adempimenti fiscali e legali». Qui non esce nessun documento: si scrive una volta sola quello che finirà stampato su tutte le fatture.

I due interruttori in cima

• «Attiva fatturazione» accende la funzione. Finché è spenta, chi prova a emettere da una prenotazione riceve l'avviso che la fatturazione non è attiva e non va avanti.
• «Soggetto IVA» dichiara che sei soggetto passivo. Se non lo sei, lascialo spento: le fatture escono senza imposta su tutte le righe.

La nota stampata in fondo cambia nome con l'interruttore

È sempre lo stesso campo, e il nome che porta ti dice in quale dei due regimi stai scrivendo.

• A interruttore spento si chiama Dicitura di esenzione IVA ed è obbligatorio: senza, Vezpa rifiuta l'emissione. L'unica eccezione è la Cechia, dove lasciandolo vuoto viene stampata la frase già verificata per quel paese; negli altri venti Vezpa non inventa una citazione normativa al posto tuo.
• A interruttore acceso si chiama Nota facoltativa: lascialo vuoto e in fondo alla fattura non compare nessuna riga. Serve a chi deve far comparire un riferimento normativo pur essendo soggetto IVA, per esempio un'inversione contabile.

Quello che scrivi tu ha comunque la precedenza, in tutti e due i regimi e anche in Cechia.

I campi

Il numero è prefisso + progressivo + anno, per esempio FA12/2026. Il progressivo riparte da 1 a ogni anno nuovo.

La regola vera è una sola: la sequenza segue il prefisso. Due fatture con lo stesso prefisso condividono il contatore, due prefissi diversi hanno contatori indipendenti. Così due documenti non possono mai portare lo stesso numero.

Niente buchi, niente riuso

• Se l'emissione fallisce a metà, anche solo nella generazione del PDF, non viene consumato nessun numero: l'operazione viene annullata per intero.
• Se due persone emettono nello stesso istante, le due emissioni vengono messe in coda e ricevono due numeri consecutivi.
• Una fattura annullata tiene il suo numero, che non viene mai riassegnato.

Due forme per lo stesso numero

In «Formato del numero» scegli come viene stampato. «Prefisso + numero / anno (es. 54/2026)» è la forma predefinita, quella descritta qui sopra, e per chi emetteva già non cambia niente. «Prefisso + anno + numero a 4 cifre (es. 20260054)» è una forma diffusa nei gestionali cechi: l'anno davanti, poi il progressivo su quattro cifre — con il prefisso FA, FA20260054. Cambia solo la stampa: serie, prefisso e progressivo restano gli stessi, e le fatture già emesse non vengono rinumerate.

Continuare la numerazione del sistema precedente

Se arrivi da un altro gestionale con una serie già avviata — per esempio ferma alla fattura 53 — scegli prima il formato che usavi; poi, sulla prima fattura che emetti da Vezpa, tocca la matita accanto a «Numero fattura» e scrivi 54 in «Numero progressivo». Da lì Vezpa prosegue da solo: 55, 56…

1. Apri la scheda della prenotazione, tocca il menu con i tre puntini e scegli «Fatturazione»: si apre la pagina «Emetti fattura»
2. Scegli il «Tipo cliente»: «Privato» oppure «Azienda»
3. Per un'azienda compila Identificativo fiscale del cliente, obbligatorio solo se la tua struttura è in Cechia e facoltativo altrove. Se il cliente è un'azienda ceca, accanto al campo compare «Carica dati da ARES»: toccalo e ragione sociale, identificativo IVA e indirizzo si compilano da soli dall'anagrafe pubblica ceca
4. Controlla le righe e tocca «Emetti»
5. Il PDF si apre subito: da lì lo stampi o lo salvi

Che cosa finisce nelle righe

Se non sei soggetto IVA tutte le righe escono senza imposta e in fondo compare la dicitura di esenzione.

Il numero, prima di emettere

In cima a «Emetti fattura» compare «Numero fattura»: il numero che questa fattura riceverà, cioè il prossimo della sua serie, già nel formato scelto. Di solito non c'è niente da fare. La matita accanto, «Cambia numero», serve a un caso solo — continuare la numerazione del sistema che usavi prima — e apre un avviso, il campo «Numero progressivo», dove scrivi soltanto il progressivo (per esempio 54), e l'anteprima del numero come verrà stampato. Confermando, Vezpa controlla che sia libero; se non lo è, compare «Questo numero è già usato da una fattura emessa.»

L'email del cliente, e l'invio subito dopo

Sotto i dati del cliente c'è «E-mail del cliente», già compilata con l'email della prenotazione: finisce nella fattura e decide dove viene mandata. Correggila se la fattura va, per esempio, all'ufficio di un'azienda. Dopo «Emetti» si apre l'anteprima del PDF, e nella barra in alto c'è il pulsante «Invia fattura».

Correggere le righe, e il tuo testo

Sotto i dati del cliente trovi «Righe della fattura», già compilate dalla prenotazione: ogni riga ha «Descrizione», «Quantità» e «Prezzo unitario», e puoi correggerle tutte prima di emettere. La riga dell'alloggio porta le date del soggiorno, il numero di notti, il numero di persone e il nome dell'alloggio. Con «Aggiungi riga» ne aggiungi una, con il cestino accanto a una riga la togli, e il «Totale» si aggiorna mentre scrivi. Vale anche per la riga del Benessere. Il campo «Testo libero sulla fattura» è facoltativo e viene stampato sul PDF: per esempio un ringraziamento o le istruzioni di pagamento. Il PDF è impaginato a blocchi — i tuoi dati di fornitore e quelli del cliente, le date del documento con la scadenza, la tabella delle righe.

Tassa di soggiorno e IVA, se sei soggetto IVA. Conta chi deve la tassa per legge. Se la deve l'ospite e tu la riscuoti per conto del comune o dell'ente turistico, resta fuori dalla base IVA (Direttiva 2006/112/CE, art. 79, lettera c) e la riga esce come esclusa dalla base imponibile: nel PDF la colonna dell'aliquota porta «–» invece di 0, il riepilogo IVA le dà una riga sua, «Escluso dalla base imponibile», e l'imponibile stampato non la comprende; se la deve la struttura, fa parte del prezzo e paga l'IVA dell'alloggio. Lo decide «Tassa di soggiorno e IVA» nelle impostazioni: parte da «Automatico (secondo il paese)», e sotto il menu leggi che cosa vale ora per il tuo paese.

• Nella base IVA in automatico: Spagna, Belgio e Bulgaria. La riga prende l'aliquota dell'alloggio e non porta nessun motivo. In Spagna è la posizione dell'amministrazione fiscale (consulta DGT V0507-26). In Belgio, se scegli «Fuori dalla base IVA (riscossa per conto dell'ente)», viene stampato il motivo con il riferimento di legge belga.
• Fuori dalla base IVA, con il motivo stampato: Cechia, Slovacchia, Polonia, Ungheria, Austria, Lussemburgo, Portogallo, Croazia, Slovenia e Paesi Bassi. Sotto la riga compare, in piccolo e in corsivo, il motivo con il riferimento alla legge nazionale; nel PDF è stampato sotto la descrizione della riga e nella riga «Escluso dalla base imponibile» del riepilogo IVA. Nei Paesi Bassi la tassa resta fuori dalla base anche quando la deve la struttura, purché sia calcolata per notte e indicata su una riga a parte (Hoge Raad, 1985).
• Devi scegliere tu: Germania (Kurtaxe o City-Tax), Francia (taxe de séjour au réel o forfaitaire) e Romania, dove dipende dal comune o dal regime. Finché non hai scelto, emettendo la fattura di una prenotazione con la tassa compare il riquadro «Come si tratta la tassa di soggiorno ai fini IVA?» con due pulsanti, «Fuori dalla base IVA (riscossa per conto dell'ente)» e «Nella base IVA (stessa aliquota del soggiorno)», e «Emetti» resta spento; anche il server rifiuta l'emissione. La scelta si salva nelle impostazioni e le righe si ricaricano: con «Fuori dalla base IVA (riscossa per conto dell'ente)» viene stampato il motivo con il riferimento di legge del paese, con «Nella base IVA (stessa aliquota del soggiorno)» la riga prende l'aliquota dell'alloggio.
• Negli altri paesi la riga resta esclusa dalla base imponibile, senza motivo; se la tassa la deve la struttura, scegli «Nella base IVA (stessa aliquota del soggiorno)». In Grecia il contributo per la resilienza climatica non va mai in fattura: va sulla ricevuta speciale separata («ειδικό στοιχείο»), che emetti tramite il tuo fornitore myDATA citando numero e data della fattura; Vezpa non la emette e non mette la riga in fattura.

La riga della tassa di soggiorno mostra unità × tariffa — per esempio 14 × 2,00 — quando tutte le unità tassate (notti per persona o per camera) hanno la stessa tariffa; con tariffe diverse resta 1 × totale. In Catalogna la legge chiede notti e tariffa in fattura, e nei Paesi Bassi il calcolo per notte serve a tenere la tassa fuori dalla base. Nel dubbio chiedi al tuo commercialista: la scelta vale per le fatture che emetti da quel momento. Se non sei soggetto IVA non cambia niente: il menu non compare, la riga esce senza imposta e vale per tutto il documento la dicitura di esenzione in fondo.

Dalla scheda di una prenotazione del Benessere trovi la stessa azione di emissione. Il flusso è identico — tipo cliente, dati, «Emetti», PDF — ma la fattura esce con una riga unica, intitolata Wellness, che porta il totale del conto: le singole voci non vengono dettagliate.

Il blocco di pagamento viene stampato solo se hai compilato almeno uno fra IBAN e numero di conto ceco. Se sono vuoti entrambi, la fattura esce senza nessuna coordinata.

Quale numero fa da variabilní symbol dipende dal formato. Con «Prefisso + numero / anno (es. 54/2026)», o con un prefisso che contiene lettere, è un contatore a parte, unico per la struttura e mai riusato, che non coincide con il numero della fattura. Con «Prefisso + anno + numero a 4 cifre (es. 20260054)» e un numero fatto di sole cifre (al massimo 10), il VS è il numero stesso della fattura — fattura 20260054, VS 20260054, anche nel QR — come nei gestionali cechi: chi paga ritrova la fattura nell'estratto conto senza un secondo numero.

La riga «Paga online»

Se incassi con Stripe, sul PDF compare in aggiunta una riga con un indirizzo: il cliente lo apre e paga con carta, senza bonifico. Non sostituisce né l'IBAN né il QR, e viene stampata anche se non hai nessuna coordinata bancaria — chi incassa solo con carta non resta senza strada.

L'indirizzo è corto — il dominio pubblico della struttura seguito da /f/ e da un codice di 16 caratteri, stampato senza https:// — e tutta la riga è il collegamento. Nell'anteprima del PDF dentro l'app i collegamenti non si toccano; nel PDF che mandi al cliente, aperto con qualunque lettore PDF, la riga si clicca.

Dalla pagina «Fatturazione» l'icona in alto apre l'elenco «Fatture emesse», che tiene insieme alloggio e Benessere. Ogni riga porta numero, data, importo e stato.

La strada più corta è dalla «Direzione»: il riquadro «Contabilità», accanto al POS, apre direttamente «Fatture emesse».

In cima all'elenco c'è «Cerca» («Numero, cliente, P. IVA o ospite»): cerca nel numero, nel nome del cliente, nel suo identificativo fiscale o IVA e nel nome dell'ospite della prenotazione. Sotto, i filtri per stato — «Tutte», «Emessa», «Pagata», «Annullata» — e, quando le fatture coprono più di un anno, il menu dell'anno con «Tutti gli anni». Nella barra in alto, «Ordina per» offre «Più recenti prima», «Meno recenti prima», «Numero: dal più alto», «Numero: dal più basso», «Importo: dal più alto», «Importo: dal più basso», «Cliente (A–Z)»; si parte da «Più recenti prima». L'elenco carica 50 fatture alla volta: in fondo, «Carica altri» porta le successive.

Sotto il nome del cliente, «Inviata il …» indica l'ultima volta che la fattura è partita per email. Se la riga non c'è, la fattura non è ancora stata inviata.

Riaprire il PDF

Tocca «Apri PDF»: il documento archiviato viene rimostrato com'era al momento dell'emissione, non viene rigenerato. Fa eccezione qualche fattura molto vecchia, emessa prima che l'archiviazione del PDF esistesse: quella viene ricostruita con il modello di stampa di oggi.

Inviare la fattura per email

Il pulsante «Invia fattura» è nella barra dell'anteprima del PDF, sia subito dopo l'emissione sia quando riapri una fattura dall'elenco, e la voce resta anche nel menu della riga. Apre il foglio d'invio, solo per email: «Indirizzo del destinatario» è modificabile e parte con l'email del cliente scritta in fattura, o se manca con quella dell'ospite. Vezpa controlla che sia un indirizzo valido e manda davvero lì, con il PDF archiviato in allegato.

Il testo dell'email lo scrivi in «Testo dell'email con la fattura», nelle impostazioni della fatturazione: scegli la «Lingua del testo», poi «Oggetto» e «Testo». Nel campo vuoto vedi il testo predefinito, che vale finché non ne scrivi uno tuo, e puoi usare {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Ripristina il testo predefinito» torna a quello predefinito. L'email parte nella lingua dell'ospite, e la firma è il nome della struttura che l'ospite conosce, non la tua ragione sociale.

Mandarla al cliente

Dal menu della riga, «Invia fattura» la manda per email, con in allegato il PDF archiviato e non una copia rifatta. L'invio è solo per email: un documento non entra in un messaggio WhatsApp. Su una fattura annullata la voce non viene nemmeno offerta.

Annullare

1. Apri la fattura dall'elenco e scegli «Annulla fattura»
2. Conferma: la fattura passa allo stato «Annullata»
3. Il numero resta riservato e non viene riassegnato

• Nella Configurazione non c'è la voce «Fatturazione». O il tuo ruolo non è «Direttore» né «Assistente», oppure la nazione della struttura non è fra i 21 paesi coperti. Se è l'Italia, la funzione giusta è la fatturazione elettronica.
• Dalla prenotazione l'app dice che la fatturazione non è attiva. L'interruttore «Attiva fatturazione» è spento: accendilo nelle impostazioni. L'avviso stesso indica la strada: «Configurazione» → «Fatturazione».
• L'emissione viene rifiutata e parla di dati mancanti. Mancano ragione sociale o indirizzo, oppure l'identificativo fiscale se sei in Cechia, oppure il numero IVA se hai acceso «Soggetto IVA». Il messaggio elenca quali: nessun numero è stato consumato.
• L'emissione viene rifiutata e parla della dicitura. Non sei soggetto IVA e il campo Dicitura di esenzione IVA è vuoto. Compilalo: fuori dalla Cechia Vezpa non scrive quella frase al posto tuo.
• Il pulsante «Carica dati da ARES» non compare. Né il cliente né la tua struttura sono cechi, oppure il tipo cliente è ancora «Privato». Inserisci i dati a mano: l'emissione funziona allo stesso modo.
• La fattura esce senza coordinate di pagamento. IBAN e numero di conto sono tutti e due vuoti. Basta compilarne uno.
• Sulla fattura non c'è il QR. Il QR Platba esiste solo per le strutture registrate in Cechia. Altrove la riga con le coordinate è tutto quello che il documento porta.
• Ho corretto i miei dati ma la fattura vecchia è rimasta uguale. È voluto: i dati del venditore sono congelati sul documento emesso. La correzione vale per le fatture successive.
• «Emetti» resta spento. Il totale delle righe è zero: scrivi l'importo in una riga. Le prenotazioni dai calendari iCal arrivano senza prezzo.
• Toccando «Emetti» si apre «Completa i tuoi dati di fornitore». Mancano dati tuoi, di chi emette la fattura, non del cliente che hai appena compilato. Tocca «Apri le impostazioni di fatturazione», completali e torna a emettere: nessun numero è stato consumato.
• In Cechia le impostazioni non si salvano per l'IČO o il DIČ. L'IČO sono 8 cifre senza CZ, con una cifra di controllo; il DIČ è CZ più 8–10 cifre, anche se non sei soggetto IVA. Controlla di non averli scambiati.