Guida Punto vendita (POS)

Il Punto cassa si apre da due posti, e è la stessa schermata: il pulsante POS nella pagina «Direzione», e dalla scheda di una prenotazione, dove compare il pulsante «Incassa con carta» già puntato su quel soggiorno.

Su telefono e tablet quel pulsante compare solo se valgono tre cose insieme: il modulo POS acceso per la struttura, Stripe collegato, e un ruolo che possa incassare. L'interruttore POS sta nella pagina «Struttura». Da computer il pulsante c'è sempre, perché lì offre soltanto i link di pagamento.

In cima ci sono due sole scelte: «Incassa su una prenotazione» e «Importo». Non c'è nessun elenco di metodi di pagamento da scegliere prima: qui si incassa una carta, e il resto si registra altrove.

Su una prenotazione

L'elenco raccoglie i soggiorni di oggi, divisi in tre gruppi che si aprono uno alla volta: «Check-out» (chi parte oggi), «Check-in» (chi arriva oggi) e «Presenze» (chi è già dentro). Gli arrivi dei giorni successivi non compaiono.

Per tutti gli altri c'è il campo in cima, «Cerca prenotazione (ospite, camera, date)»: quella ricerca lavora su tutte le prenotazioni, fuori dalla finestra di oggi, e sostituisce l'elenco con i risultati.

Scelta la riga, l'app legge il conto di quel soggiorno e propone il residuo. Comprende la tassa di soggiorno solo se l'impostazione che la include nei pagamenti online è accesa: è la stessa regola del link di pagamento, non una seconda.

Importo

È il tastierino in stile terminale, a tutto schermo sul telefono; sul tablet, o con il telefono girato, sta accanto alla causale e all'importo: digiti la cifra, scrivi la «Causale» e premi «Incassa». Serve per un incasso al banco che non appartiene a nessun soggiorno.

Da entrambe le strade si arriva alla stessa pagina di conferma: importo e causale sono modificabili fino all'ultimo. Premuto «Conferma» parte il collegamento con la carta.

1. Se sono disponibili tutti e due i modi, l'app chiede quale usare: «Contactless col telefono» oppure «Lettore Bluetooth». Se ne è disponibile uno solo, parte senza chiedere.
2. Se non ce n'è nessuno, l'app porta a «Configura lettore» invece di fallire con un errore.
3. Compare «Appoggia o inserisci la carta sul lettore»: l'ospite avvicina carta, telefono o orologio.
4. A operazione conclusa arriva l'esito. Se è andata, puoi «Stampa ricevuta» oppure «Invia ricevuta».

La ricevuta di pagamento

Dopo un incasso con carta, «Stampa ricevuta» e «Invia ricevuta» usano la «Ricevuta di pagamento», preparata dal server nella lingua dell'ospite. In cima c'è il nome della struttura, con un numero progressivo per struttura e anno (per esempio R-2026-0042), data e ora; poi «Beneficiario»: ragione sociale, indirizzo su due righe (via, numero e CAP; comune e provincia), e codice fiscale, partita IVA o dati di fornitore della fatturazione e CIN solo se ci sono. Se l'incasso è legato a una prenotazione segue «Riferimento», senza il nome dell'ospite né il numero di ospiti: numero di prenotazione, soggiorno (date e notti) e «Alloggio» o «Alloggi»; se non c'è niente da mostrare, il riquadro non compare.

Seguono gli importi: «Totale prenotazione», «Anticipo» (solo se c'era già un pagamento), «Pagato» e «Saldo» (il saldo solo per gli incassi fatti da questa versione in poi); poi la carta: circuito e solo le ultime quattro cifre (**** **** **** 1234), modalità di lettura (contactless, chip, wallet), tipo di conto, applicazione, AID, codice di autorizzazione, identificativo della transazione e «APPROVATO». In fondo, la dicitura di documento non fiscale e la copia per il cliente. Lo scontrino da 80 mm mostra «Alloggio» o «Alloggi» al posto dell'ospite.

«Stampa ricevuta» chiede il formato: «Documento A5» («Per stampanti normali, come la fattura») oppure «Scontrino 80 mm» («Per stampanti termiche a rotolo»). «Invia ricevuta» apre l'invio solo per email, con l'indirizzo dell'ospite già scritto e modificabile e il PDF allegato; «Condividi il PDF» passa il PDF al foglio di condivisione del telefono.

Anche gli incassi con carta del Benessere — prenotazioni di servizi e vendite di prodotti — hanno la «Ricevuta di pagamento» completa, con la stessa numerazione: al posto del soggiorno porta data e ora dell'appuntamento e il terapista, e le righe sono il conto (servizio ed extra, per esempio «2 × Crema») oppure i prodotti venduti, con la spedizione. Resta la ricevuta semplice disegnata dall'app, con la nota «Documento non fiscale», solo nella demo. Per un incasso fatto prima di questa versione la ricevuta nasce la prima volta che la apri: i dati della carta si rileggono da Stripe, il saldo no.

La ricevuta non vale solo per la schermata di esito: nella prenotazione, fra i pagamenti registrati, ogni incasso con carta al POS ha l'icona della ricevuta («Ricevuta di pagamento») con «Stampa ricevuta», «Invia ricevuta» e «Condividi il PDF», per ristamparla o rimandarla quando serve.

Con «Tap to Pay su iPhone» l'ospite avvicina la carta, il telefono o l'orologio al tuo iPhone, senza nessun lettore esterno. La voce di attivazione, «Attiva Tap to Pay su iPhone», compare nella pagina «Struttura».

Compare solo quando valgono tutte e quattro queste condizioni:

• l'app gira su un iPhone con iOS 18 o successivo;
• la struttura si trova in uno dei 27 Paesi in cui Stripe offre Tap to Pay;
• Stripe è collegato e l'indirizzo della struttura è completo;
• chi tocca l'attivazione è «Direttore» o «Assistente»: sono loro ad accettare i termini Apple. A tutti gli altri l'app risponde «Attivazione non consentita».

Sul computer il selettore dei due modi non viene disegnato affatto: resta il solo elenco delle prenotazioni. Scegliendo una riga non si apre il tastierino, ma un riquadro con il «Residuo da saldare» e tre azioni:

Il modulo «Benessere» chiude i suoi conti da solo, e non dal Punto cassa. Il foglio «Come incassare» propone quattro strade, sempre nello stesso ordine:

• Sul telefono il pulsante POS non c'è. Manca una delle tre condizioni: modulo spento, Stripe non collegato, oppure il tuo ruolo non incassa. Le prime due si sistemano dalla pagina «Struttura». Da computer il pulsante non sparisce mai: se lì le azioni non ci sono, il motivo è Stripe.
• Un ospite non compare nell'elenco. L'elenco è solo di oggi. Cercalo con il campo in cima: quello guarda tutte le prenotazioni.
• La carta viene rifiutata. L'app dice il motivo e lascia importo e causale dove sono: puoi ritentare subito, oppure mandare il link di pagamento dalla scheda della prenotazione.
• L'esito non si sa. Se l'app dice che non riesce a confermare l'esito, non ripetere l'incasso: la carta potrebbe essere già stata addebitata. Controlla prima il conto della prenotazione.
• La ricevuta non è arrivata a nessuno. Non parte da sola: va chiesta con «Stampa ricevuta» o «Invia ricevuta» dalla schermata di esito.