Guida Benessere

Il Benessere ti fa offrire servizi (massaggi, trattamenti), vendere prodotti e gestire prenotazioni e incassi, tutto dall’app.

Per accenderlo: apri la sezione Configurazione dal menu ⋮ della Direzione, scorri fino al gruppo «Moduli», trova la scheda «Modulo Benessere» e tocca «Attiva il modulo». Parte un wizard di quattro passi (descrizione, orari di apertura, primo terapista, primo servizio). Da quel momento compare il tab «Benessere» nella barra in basso.

Dentro il tab Benessere ci sono sei schede, in questo ordine:

Le ultime tre sono l’anagrafica: se qualcosa non torna nel calendario, la causa è quasi sempre lì.

I servizi si creano dalla scheda «Servizi». Ogni servizio ha nome, descrizione, categoria (obbligatoria), durata in minuti, prezzo, foto, l’elenco dei terapisti abilitati e un interruttore di attivazione.

Disattiva un servizio per toglierlo dalle prenotazioni senza cancellarlo: da spento non genera nessun orario libero.

Le persone si aggiungono dalla scheda «Terapisti». Accanto a ogni nome ci sono due icone: una apre gli «Orari» di lavoro, giorno per giorno della settimana, l’altra le «Assenze».

Collegare terapisti e servizi

Il collegamento si fa nelle due direzioni, come preferisci: dalla scheda del terapista scegli quali servizi sa fare, oppure dalla scheda del servizio scegli chi lo esegue. Solo i terapisti collegati compaiono come prenotabili per quel servizio.

Assenze

Un’assenza si registra dalla scheda del terapista o dal Calendario, su un intervallo di date, per tutto il giorno o per una fascia oraria, con un motivo fra ferie, malattia, permesso e altro.

Un orario compare come prenotabile solo se tutte queste cose sono vere insieme:

• il modulo Benessere è acceso e il servizio è attivo
• il servizio ha quel terapista fra quelli abilitati, e il terapista è attivo
• l’ora sta dentro l’apertura della SPA per quel giorno della settimana
• l’ora sta dentro l’orario di lavoro di quel terapista
• non cade in una sua assenza
• non si sovrappone a un appuntamento già preso (in attesa o confermato) né a un blocco messo sul calendario
• la durata del trattamento ci entra per intero
• l’inizio è nel futuro: un orario che comincia in questo istante, o prima, non è più prenotabile

Gli orari proposti si muovono a passi di quindici minuti: un trattamento da 50 minuti dentro un’apertura 9:00-13:00 comincia alle 9:00, alle 9:15, alle 9:30 e così via, non a orari arbitrari.

Dove si cambia ciascuna cosa

• Terapisti abilitati e durata: nella scheda Servizi.
• Orari di lavoro e assenze: nella scheda Terapisti, con le due icone accanto al nome.
• Orari di apertura della SPA: in «Impostazioni», alla voce «Orari». Li vedi giorno per giorno, ne aggiungi e ne togli.

I prodotti si creano dalla scheda «Prodotti»: nome, descrizione, prezzo (IVA inclusa), aliquota IVA del prodotto, giacenza, soglia di avviso, foto e interruttore di attivazione.

I prodotti del Benessere sono articoli del Catalogo, nel reparto «Benessere»: prezzo, IVA e giacenza sono gli stessi che vedi nel Catalogo, e lo stesso prodotto si può vendere anche dalla «Cassa» della Direzione. La giacenza che scrivi qui è quella che hai contato: la differenza diventa un movimento del Catalogo, e le vendite fatte nel frattempo non si perdono.

Quando la giacenza scende alla soglia o sotto, la scheda del prodotto si marca «Scorta bassa» nell’elenco. A zero, il prodotto non è più vendibile al banco né ordinabile online.

La SPA, ogni servizio e ogni prodotto possono avere una galleria, non una sola immagine. Aggiungi le foto e trascinale per cambiarne l’ordine: la prima è la copertina, cioè quella che l’ospite vede.

La galleria della SPA sta in «Impostazioni»; quelle di servizi e prodotti si aprono dalla scheda dell’elemento.

Dalla scheda Prodotti il pulsante «Vendi» apre un «Nuovo conto»: aggiungi gli articoli, scegli come incassare e premi «Registra conto».

Un prodotto o un servizio si può addebitare alla camera di un ospite in soggiorno: l’importo finisce sul conto della prenotazione, sotto il reparto Wellness, e si salda al check-out. Nessun incasso immediato e nessuna ricevuta del Benessere separata: la voce entra nel documento del soggiorno.

La giacenza si scala subito, perché l’ospite l’articolo lo ha già preso.

In «Impostazioni» l’interruttore «Abilita lo shop» apre la vendita a distanza: gli ospiti ordinano dal web e pagano con Stripe.

Scegli le modalità di consegna, e almeno una deve restare accesa:

• spedizione a casa: chiede l’indirizzo del cliente, con «Costo spedizione» e «Spedizione gratis da (0 = mai)»
• ritiro in struttura: nessun indirizzo, nessun costo

Gli ordini si evadono da «Spedizioni», il pulsante rotondo dentro la scheda Prodotti (su tablet e computer, nella barra in alto), che apre «Ordini da evadere». Per la spedizione il giro è da evadere → «Segna spedito» (col numero di tracking, facoltativo) → «Segna consegnato»; per il ritiro è da ritirare → «Segna ritirato».

Il Benessere ha una pagina pubblica: l’ospite sceglie il servizio, la data e l’orario libero, e paga con Stripe. L’indirizzo lo compone il server e lo trovi nel riquadro dei link pubblici del tab Direzione, alla voce SPA: non ricomporlo a mano.

Chi prenota riceve un’email di conferma e un promemoria circa 24 ore prima dell’appuntamento, mandato una volta sola.

Cancellazione

In «Impostazioni», alla voce «Politica di cancellazione», decidi quante ore prima l’ospite può annullare da solo (da 0 a 72). La percentuale di rimborso esiste nei dati ma non è modificabile dall’app: resta al 100%.

Gli appuntamenti si gestiscono dalla scheda «Prenotazioni»: incassare, segnare completato o assente, annullare con o senza rimborso, rimborsare in parte, emettere la ricevuta, aggiungere un addebito.

L’ospite già in casa può raggiungere il Benessere dalla sua prenotazione (dal link nell’email di conferma o dalla pagina della prenotazione). Lì Vezpa lo riconosce: prenota servizi e compra prodotti senza reinserire nome, email o telefono.

Come incassare lo decidi tu in «Impostazioni», separatamente per i servizi e per i prodotti:

La ricevuta fiscale elettronica non esce sempre. Serve che valgano tutte queste condizioni: la struttura non è una demo, il suo paese è l’Italia, la fatturazione elettronica è configurata e attiva, e la partita IVA c’è. Fuori da quel caso il documento fiscale non viene emesso, e resta la ricevuta di cortesia in PDF, che puoi stampare o mandare.

Per un incasso con carta la ricevuta è la «Ricevuta di pagamento» del POS, con la stessa numerazione: le righe sono il conto (servizio ed extra, per esempio «2 × Crema») oppure i prodotti venduti con la spedizione, e al posto del soggiorno compaiono data e ora dell'appuntamento e il terapista. Dopo l'incasso la offre già la schermata di esito, senza altre domande. Più tardi: nel dettaglio della prenotazione «Stampa ricevuta» apre la ricevuta di pagamento, con la scelta del formato, e il menu ⋮ ha «Invia ricevuta» e «Condividi il PDF»; nell'elenco delle vendite, ogni vendita pagata con carta ha l'icona della ricevuta con «Stampa ricevuta», «Invia ricevuta» e «Condividi il PDF». Le prenotazioni non pagate con carta tengono la ricevuta di cortesia del conto, come prima.

In più, per una vendita al banco l’emissione dipende dall’interruttore «Emetti fattura elettronica», e per un addebito alla prenotazione non si emette niente dal Benessere: il documento lo fa il soggiorno.

Con gli scontrini attivi («Modulo fiscale», vedi la guida Fatturazione elettronica) ogni incasso del Benessere emette lo scontrino: vendite al banco senza fattura chiesta, prenotazioni pagate online, con carta o a mano. Per le prenotazioni lo scontrino prende il posto della fattura automatica, che resta da emettere su richiesta. Un rimborso totale emette l'annullo dello scontrino, uno parziale il reso. Gli scontrini si vedono, si stampano e si annullano da «Documenti commerciali», nel Modulo fiscale.

Rimborsi

Un servizio o un prodotto si rimborsano in modo totale o parziale. La nota di credito elettronica viene emessa solo se esisteva già un documento elettronico accettato per quell’incasso: altrimenti il rimborso avviene comunque, ma senza documento collegato.

Fattura intestata al cliente

Chi prenota un servizio può chiederla dal checkout, indicando codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia e nazione. Chi ordina dallo shop può chiederla indicando il solo codice fiscale: lo shop non raccoglie i dati di fatturazione completi.

Nella scheda «Prenotazioni» in cima c’è l’appuntamento più vicino a questo momento; sotto i prossimi viene il passato, dal più recente.

La «Cassa» risponde a un’altra domanda e ha perciò un altro ordine, dichiarato: mette in cima il conto da incassare più vecchio, sotto «Da incassare».

Se la SPA ha più di 500 appuntamenti, l’elenco si ferma ai 500 più vicini a oggi e te lo scrive, con il totale accanto: così un insoluto vecchio non sparisce in silenzio da un elenco troncato.

E quando filtri per stato e in quello stato non c’è nessun appuntamento, il messaggio lo dice — «Nessuna prenotazione con questo filtro» — invece di farti credere che la SPA non abbia prenotazioni.

Accendendo il Benessere, se un campo obbligatorio è vuoto il pulsante non resta muto: ti dice quale campo manca, e lo segna sotto il campo stesso.

I campi obbligatori sono cinque:

• almeno un giorno di apertura — senza nemmeno un giorno la SPA non ha nessun orario prenotabile
• il nome del terapista
• il nome del servizio
• il prezzo del servizio
• la categoria del servizio

Il «Nome pubblico» del centro, invece, è facoltativo: lasciandolo vuoto gli ospiti leggeranno il nome della struttura.

Ad accendere il modulo dalla sezione Configurazione è il direttore.

A entrare nel tab Benessere, una volta acceso, sono tre ruoli: direttore, assistente e «Operatore Benessere», il ruolo che ha il Benessere e le sue prenotazioni e nient’altro. Governante e osservatore non lo vedono.

• Un servizio non si può prenotare. Nell’elenco lo trovi come «Non prenotabile — nessun terapista»: apri il servizio e collega una persona.
• Non c’è nessun orario libero. Scorri l’elenco delle condizioni in Perché un orario non risulta libero: le cause più frequenti sono gli orari di apertura mancanti per quel giorno della settimana e un appuntamento già preso.
• Un orario c’era e non c’è più. Quasi sempre è passato: un orario che comincia in questo istante non è più prenotabile.
• Il prodotto risulta a zero ma non è stato pagato. La giacenza si scala quando il conto viene registrato, non all’incasso. Annulla il conto e la giacenza torna.
• Non è arrivata nessuna ricevuta fiscale. Controlla le condizioni in Ricevute, fatture e rimborsi: fuori dall’Italia, o senza fatturazione elettronica attiva, resta la ricevuta di cortesia.
• Un conto vecchio non si trova nella Cassa. Guarda se l’elenco è troncato ai 500: il messaggio in cima te lo dice, e il totale è scritto accanto.