Guida Promozioni OTA

Una promozione OTA è uno sconto che vive sul portale, non dentro Vezpa: una volta pubblicata, l'annuncio la mostra all'ospite con l'evidenza e i contrassegni che quel portale riserva alle offerte. Da questa schermata la crei e la spegni senza entrare nell'extranet di Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia o Agoda.

Ci si arriva dal tab Tariffe, voce «Promozioni». Dalla stessa pagina, in barra, si raggiungono anche «Mercato» (solo dopo che uno scaricamento per la tua struttura è riuscito), l'«RMS» (se il piano lo comprende) e le «Statistiche».

Le due schede

• «Suggerimenti» — quello che Vezpa ti propone: prima le schede «Da verificare», poi le proposte del Revenue Management, entrambe ordinate per data più vicina.
• «Attive» — tutte le promozioni che hai creato, ciascuna con il proprio stato. Non è l'elenco di quelle che stanno davvero girando sul portale: ci sono anche le bozze e quelle che non sono riuscite a partire.

Il pulsante «Nuova promozione» compare solo quando sei sulla scheda «Attive».

Gli stati di una promozione

Ogni riga porta un contrassegno colorato con il suo stato:

Accanto allo stato c'è il nome del canale e, sulle promozioni nate da una proposta del Revenue Management, una piccola stella.

Le notti che nessuno può prenotare

In cima alla scheda «Suggerimenti», sotto l'intestazione «Da verificare», ci sono le schede gialle. Non segnalano una notte libera qualsiasi: segnalano un buco troppo corto — notti libere in numero inferiore al soggiorno minimo di quella tipologia, chiuse a destra da un giorno già occupato. Nessuno può prenotarle, e uno sconto non servirebbe a niente.

Il pulsante della scheda è «Riduci minimo soggiorno»: porta le notti minime di quella tipologia alla lunghezza del buco, sulle sole date del buco, e ripubblica sui portali. Prima di scrivere chiede conferma, con le date e il numero di notti. Fatta la modifica, l'avviso sparisce da solo.

L'azione compare solo se Vezpa conosce le date esatte del buco: senza di quelle non c'è niente da scrivere.

Le proposte del Revenue Management

Sotto gli avvisi ci sono le proposte vere e proprie: Vezpa guarda l'andamento delle tue prenotazioni e i dati di mercato della tua zona, e propone una promozione già pronta con tipo, sconto, canale e periodo. Il tipo segue quanto manca all'arrivo: vicino alla data propone un last minute, lontano un early booker, nel mezzo uno sconto generico.

Creare una promozione a mano

«Nuova promozione» apre un modulo con, nell'ordine:

1. il periodo del soggiorno, che si ritocca con «Cambia Date»;
2. il «Nome promozione», che serve a te per ritrovarla;
3. il «Canale»: l'elenco contiene i soli canali che hai già collegato;
4. il «Tipo», filtrato sul canale scelto: cambiando canale, un tipo che quel canale non conosce viene tolto;
5. le «Tipologie da scontare», con una percentuale diversa per ciascuna;
6. l'interruttore «Pubblica subito», e infine «Crea».

Le tipologie che non selezioni restano a prezzo pieno. Scegliendone più d'una, Vezpa crea una promozione per tipologia: è così che possono avere sconti diversi.

Il tipo early booker chiede in più i «Giorni di anticipo» e, se vuoi, una finestra «Prenotabile da» / «Prenotabile fino a»: sono vincoli su quando l'ospite prenota, non sulle notti del soggiorno.

I quattro tipi, e che cosa cambia

I tipi disponibili dipendono dal canale: non tutti i portali li offrono tutti, e l'elenco del modulo mostra solo quelli che il canale scelto accetta.

Pubblicare, spegnere, eliminare

Con «Pubblica subito» acceso la promozione parte verso il canale appena la crei. La trasmissione passa dal channel manager, quindi possono volerci alcuni minuti prima che l'offerta compaia sul portale.

Con «Pubblica subito» spento la promozione nasce «Bozza», e a mandarla al canale è l'interruttore sulla sua riga in elenco: accendendolo Vezpa la crea sul portale. Non è detto che ci riesca, e lo stato lo dice: se la creazione non riesce la riga passa a «Errore», col motivo scritto sotto. Il tipo, invece, non è un ostacolo: il modulo di creazione ti offre soltanto i tipi che quel canale accetta, quindi una bozza nata qui ne porta sempre uno valido.

Spegnere o eliminare una promozione attiva può accenderne un’altra. Se sulle stesse date, per lo stesso canale e la stessa tipologia, hai un’altra promozione ferma — una bozza, o una che avevi spento — Vezpa la pubblica al posto di quella che stai togliendo, scegliendo fra le candidate quella con lo sconto più alto. Serve a non lasciare scoperta una data che avevi deciso di scontare, ma il risultato può essere uno sconto maggiore di quello che volevi togliere. Appena succede l'app te lo dice, con un avviso arancione in fondo allo schermo che nomina la promozione subentrata, la sua percentuale e il canale. Se non vuoi nessuna promozione su quelle date, spegnile o eliminale tutte.

L’eliminazione non è solo locale: Vezpa toglie la promozione anche dal canale. Se il canale non risponde, la promozione non viene cancellata da Vezpa e ti viene detto perché — meglio una riga di troppo in elenco che uno sconto che resta acceso sul portale senza che tu lo veda più.

Quando la pubblicazione non riesce

La promozione resta in elenco con lo stato «Errore» e il motivo scritto sotto, così come lo ha riportato il portale. Finché è in quello stato, sul portale non c'è. Sotto la riga compaiono due pulsanti:

• «Riprova» — rimanda la stessa promozione al canale. Se fallisce di nuovo, ti mostra il motivo aggiornato.
• «Modifica Date» — corregge il periodo del soggiorno, che è la causa più frequente di un rifiuto.

Sulle righe in errore l'interruttore non compare: non c'è niente da spegnere, perché non è mai partita. I due pulsanti, al contrario, ci sono solo in errore: su una bozza o su una promozione spenta non li trovi, e quello che c'è al loro posto è l'interruttore.

Verificare sul portale

L'ultima parola ce l'ha il canale. Dopo la pubblicazione vale la pena aprire il suo extranet — l'area riservata di Booking.com, per esempio — e controllare che l'offerta risulti attiva con lo sconto e le date che ti aspetti. Vezpa dice che cosa ha spedito e che cosa il canale ha risposto; come il portale poi la mostra è una scelta del portale.

Periodi che si sovrappongono

Se il periodo che stai creando tocca, anche solo in parte, una promozione già attiva sullo stesso canale, Vezpa te lo dice con un avviso che riporta percentuale e date di quella esistente. Non ne spegne nessuna: restano attive tutte e due, e sul canale i due sconti si sommano. La scelta di spegnere la vecchia prima di pubblicare la nuova è tua, ed è una decisione di prezzo che il programma non prende al posto tuo. Attenzione però: spegnere quella vecchia può far pubblicare da sola una terza promozione ferma sulle stesse date, se ne hai una — vedi «Pubblicare, spegnere, eliminare» qui sopra. Se succede, te lo dice l'avviso arancione, con nome, percentuale e canale della promozione subentrata.

Le promozioni Mobile hanno un intervallo obbligato

Per il tipo Mobile Rate lo sconto deve stare fra il 10% e l'80%: sotto o sopra, il portale rifiuta. Per gli altri tipi lo sconto deve essere maggiore di zero e minore di cento.

Gli sconti che il motore automatico pubblica da solo

Se nell'RMS il motore automatico è acceso e per quella stagione hai configurato le fasi sotto data, lo sconto last-minute diventa una promozione vera senza passare da qui. La percentuale è quella che hai scritto nella fase, per intero: il tetto percentuale dell'RMS — «Può abbassare al massimo» — non si applica quando a decidere quel giorno è una fase, perché quel numero l'hai scritto tu e non lo hanno calcolato i segnali. A fermarla resta il «Minimo» della stagione, il prezzo sotto cui hai detto di non vendere, che non si scavalca mai. E su una data che si sta riempiendo da sola la fase non agisce affatto: non parte nessuna promozione. Quelle offerte prendono il nome dalla distanza dall'arrivo, e sono nomi che l'ospite legge sul portale in inglese, senza traduzione: Last Minute entro tre giorni dall'arrivo, Promo da quattro a trenta, Early Booking oltre i trenta. Cercandole nell'extranet vanno cercate con quei nomi.

Le strutture di prova

Negli account dimostrativi la creazione, la pubblicazione e l'accensione di promozioni reali sono bloccate: la schermata si apre e si esplora, ma niente parte verso un portale. Te lo dice un avviso in fondo allo schermo.

Se la scheda dei suggerimenti è vuota

Non c'è niente da proporre quando non ci sono buchi invendibili e il quadro delle prenotazioni non suggerisce nessuno sconto. Su una struttura nuova, o senza dati di mercato per la zona, è la condizione normale.

Chi può creare una promozione

Alla schermata si arriva dalla barra delle Tariffe, quindi la aprono i ruoli che quel tab ce l’hanno: direttore, assistente e revenue manager. Lato server la lettura dell’elenco è aperta a qualunque account autenticato, mentre creare, spegnere, riprovare ed eliminare richiede il permesso di scrivere le tariffe: senza quello la richiesta viene rifiutata anche a chi ci arrivasse per altra strada.

• Non trovo «Nuova promozione». Compare solo sulla scheda «Attive»: passa all'altra scheda e il pulsante torna.
• Ho creato la promozione ma sul portale non c’è. Guarda lo stato della riga. Se dice «Attiva», aspetta qualche minuto: il canale non la mostra subito. Se dice «Errore», sotto c’è il motivo, e i due pulsanti per riprovare o correggere le date. Se dice «Bozza» non è mai partita: l’hai creata con «Pubblica subito» spento, e a mandarla è l’interruttore della riga. Se dice «Non supportato», quel canale non offre quel tipo: eliminala e ricreala scegliendo un tipo che quel canale accetta, oppure creala su un altro canale.
• L'elenco «Attive» contiene promozioni spente. È voluto: la scheda elenca tutte quelle che hai creato, e lo stato di ciascuna è scritto sulla riga.
• Il tipo che voglio non è nell'elenco. I tipi disponibili dipendono dal canale scelto. Cambia canale e l'elenco cambia.
• Lo sconto Mobile non viene accettato. Per quel tipo deve stare fra 10% e 80%.
• Ho impostato uno sconto e il prezzo sul portale non è sceso di quella cifra. La promozione è una condizione del canale: si applica a chi rientra nella sua finestra — chi prenota in anticipo, chi prenota da telefono, chi prenota sotto data. Chi resta fuori vede il prezzo pieno.
• Ho spento la promozione ma continuano ad arrivare prenotazioni scontate. Spegnere ferma solo le prenotazioni nuove. Quelle già entrate restano allo sconto applicato.
• Ho premuto il cestino e la promozione è ancora lì. Il canale non ha confermato la rimozione: Vezpa non la cancella finché non è uscita anche di là, e ti dice quale canale non ha risposto. Riprova più tardi.
• Ho una notte libera in mezzo a due prenotazioni e nessuno la compra. Guarda le schede «Da verificare»: se il buco è più corto del soggiorno minimo, non è un problema di prezzo, ed è «Riduci minimo soggiorno» a risolverlo.
• Vedo due promozioni sulle stesse date. Vezpa non ne spegne nessuna quando si sovrappongono: sul canale gli sconti si sommano. Spegni quella che non vuoi: se su quelle date ne avevi una terza ferma, spegnendo una promozione attiva Vezpa pubblica quella, con lo sconto più alto fra le candidate — e te lo dice da solo, con un avviso arancione che ne porta nome, percentuale e canale.
• Nell'extranet trovo un'offerta che non ho creato io. Se si chiama Last Minute, Promo o Early Booking, l'ha pubblicata il motore automatico dell'RMS.
• Sono su un account dimostrativo e non riesco a pubblicare. È previsto: sulle strutture di prova le promozioni reali sono bloccate.