Guida Canali OTA

Da Configurazione → Canali OTA si collegano i portali che vendono i tuoi alloggi. In cima trovi «Crea la struttura da un portale» e «Calendari iCal»; sotto, una scheda per ciascuno dei cinque canali storici — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda — e infine «Altri canali OTA», una sessantina di portali minori.

Fra Vezpa e i portali sta un channel manager: nessun portale parla direttamente con noi. Quando modifichi un prezzo o si libera un alloggio, l'invio parte subito verso tutti i canali collegati, ma partire non è arrivare: la pubblicazione sul portale può richiedere qualche minuto, e su questo Vezpa non promette tempi.

• Tariffe — i prezzi che scrivi in Vezpa vengono inviati a tutti i canali collegati.
• Disponibilità — un alloggio venduto da un canale viene chiuso su tutti gli altri.
• Prenotazioni — quelle che arrivano dai portali compaiono nel calendario, con notifica.
• Modifiche e cancellazioni fatte sul portale si riflettono su Vezpa.

Gli stati di un canale

Sotto il nome di ogni canale c'è una pastiglia con lo stato. Non è il tuo interruttore: lo stato lo chiediamo al channel manager, perché un canale acceso qui può non essere davvero collegato là. Sono cinque, e vogliono dire cose diverse.

Stato	Cosa vuol dire, e di chi è il passo dopo
«Connesso»	Il channel manager conferma il collegamento. Da qui si abbinano le camere, si reinviano le tariffe e si importa.
«In attesa del portale»	La richiesta è partita e manca solo la tua autorizzazione nell'extranet del canale. Il passo è tuo, ma si fa di là, non qui.
«Da completare»	L'opposto: al portale non è mai arrivato niente. Il collegamento non è mai stato creato e si riprende da qui, in un minuto.
«Verifica in corso…»	Non siamo riusciti a leggere lo stato reale dal channel manager. Non è un distacco: è un'incertezza, e finché dura l'app non propone azioni che potrebbero peggiorarla.
«Non connesso»	Nessuna richiesta in corso per questo canale.

Chi apre questa pagina, e chi può agire

La pagina si apre al Direttore e all'Assistente. Le azioni, però, non sono di tutti e due: attivare e disattivare un canale, confermare un abbinamento, reinviare le tariffe, recuperare una prenotazione, importare camere e foto, creare la struttura da un portale e collegare le camere sono riservate al Direttore. Se un altro ruolo preme uno di quei pulsanti, il server risponde che l'operazione non gli spetta: non è un guasto.

Leggere, invece, è aperto: stato dei canali, riquadri in cima, dettagli del collegamento e catalogo dei portali si vedono con entrambi i ruoli.

La differenza percentuale sui prezzi

Per ogni canale puoi impostare una «Differenza %» rispetto ai prezzi del tuo listino. Serve quasi sempre a coprire la commissione del portale, così che il prezzo netto che ti resta somigli a quello della vendita diretta.

• +10% — le tariffe inviate al canale saranno il 10% in più rispetto ai tuoi prezzi base
• -5% — non ammesso: la maggiorazione non può essere negativa, il valore viene rifiutato e quel canale non si salva
• 0% — stessi prezzi del gestionale

Il campo rifiuta il valore negativo e ti spiega il perché: venderesti sul portale sotto il tuo prezzo diretto, pagando per giunta la commissione del canale. La differenza si cambia quando vuoi, e vale dagli invii successivi: non riscrive all'indietro i prezzi già spediti.

Il percorso, in quattro passi

Vale per tutti i canali che si collegano da soli, storici e non. Airbnb salta il primo passo e ne ha uno suo, spiegato più sotto.

Primo passo — chiedere l'attivazione dall'app

Tocca l'intestazione della scheda per aprirla, poi «Attiva». Si apre un riquadro che chiede la «Differenza %» e, per alcuni canali, il codice della struttura sul portale. Fino a «Attiva» non parte niente: puoi chiudere il riquadro senza conseguenze.

Una quindicina di portali minori chiede in più delle credenziali API — un nome utente, una password o una chiave, a volte tutte e tre. Nessuno dei cinque canali storici le chiede, quindi se le vedi comparire sei su un canale della lista lunga. Le rilascia il portale, non Vezpa: cercale nella sua area partner, di solito sotto «Connectivity», «API» o «Channel manager». Se non le trovi, chiedile all'assistenza del portale. Una volta salvate restano salvate: al giro dopo il campo si lascia vuoto.

Subito dopo la richiesta il canale passa in «In attesa del portale»: la registrazione prosegue da sola sul channel manager e ti avvisiamo quando è finita. Registrato non vuol dire in vendita: mancano ancora l'autorizzazione sul portale e l'abbinamento delle camere.

Secondo passo — autorizzare la connessione dal portale

Questo passo si fa fuori da Vezpa, nel pannello del portale. È il passo che nessuno può fare al posto tuo.

Non serve tornare a controllare. Mentre la schermata di attesa è aperta, Vezpa verifica da sola ogni mezzo minuto se il portale ha autorizzato, e appena succede passa al passo successivo. Se chiudi l'app, ricevi una notifica quando il portale autorizza; fino ad allora in cima alla dashboard resta un promemoria con il nome del canale.

Camere escluse dai portali. Se in Gestione OTA vedi un riquadro arancione con dei nomi di camere, quelle non vengono inviate a nessun canale, anche se il canale è attivo. Le camere importate da un portale nascono così; per metterle in vendita attiva «Vendi questa camera sui portali» nella configurazione della camera.

Gli altri canali. Anche i canali sotto «Altri canali OTA» si collegano solo dopo l'autorizzazione sul portale. Finché manca, il canale compare nel gruppo «In attesa del portale» con i passi per scegliere OTASwitch, e Vezpa se ne accorge da sola come per i canali principali. «Apri Channel Mapping» riprende il collegamento, «Annulla» lo toglie dall'attesa.

Booking.com

Prima di cominciare, tieni a portata i dati della struttura: li trovi nell'Extranet cliccando sul nome della struttura in alto a destra — nome struttura come appare su Booking.com, codice struttura (il Property Code numerico), nome e cognome dell'intestatario, identificativo legale.

1. Accedi all'Extranet Booking.com → admin.booking.com
2. Vai su Account → Channel manager: si apre la pagina «Gestione connessioni»
3. Cerca «OTASwitch» nella lista dei channel manager e selezionalo
4. Seleziona tutte le funzionalità: tariffe, disponibilità, prenotazioni
5. Lascia spuntato «Extranet access»: è il permesso che ci fa entrare a diagnosticare e risolvere i problemi al posto tuo. Non c'entra con il tuo accesso al pannello, che non si perde comunque
6. Clicca «Connetti»

L'approvazione della richiesta è a carico di Booking.com, non di Vezpa. Un hotel o un B&B corrisponde a una sola struttura su Booking.com, con più tipologie di camera al suo interno.

Expedia

1. Accedi a Partner Central → expediapartnercentral.com
2. Vai su Rooms and Rates → Connectivity Settings
3. Nel campo channel manager, cerca e seleziona «OTASwitch»
4. Conferma la connessione e attendi l'attivazione

Da quel momento tariffe e disponibilità si gestiscono da Vezpa: Partner Central non te le fa più modificare a mano. Le prenotazioni includono anche Hotels.com, che è dello stesso gruppo.

VRBO

1. Accedi al pannello proprietario VRBO
2. Alla domanda «Usi un software di gestione?» rispondi sì
3. Quando ti chiede quale channel manager usi, seleziona «OTASwitch»
4. Segui il Self-Service Onboarding e accetta il contratto pay-per-booking

VRBO ha l'onboarding più lungo dei cinque: l'attivazione può richiedere fino a cinque giorni lavorativi.

Agoda

1. Accedi a YCS → ycs.agoda.com
2. Hotel o casa multi-unità: Property → Property Settings → Optional Settings. Unità singola: Rates and availability → Connectivity settings
3. Abilita «Channel manager mode»
4. Dalla lista dei channel manager seleziona «OTASwitch», salva e attendi la conferma

Airbnb ha un percorso suo

Airbnb non chiede un codice struttura: chiede un'autorizzazione dal tuo account. Nella sua scheda c'è perciò un solo pulsante, «Collega Airbnb», e le azioni degli altri canali lì non ci sono — non servono, e non funzionerebbero.

1. Tocca «Collega Airbnb»: l'app ti porta su Airbnb
2. Accedi con il tuo account e autorizza il collegamento
3. Airbnb ti dà un «Codice di autorizzazione»: copialo e incollalo in Vezpa, poi tocca «Continua»
4. Compare l'elenco «I tuoi annunci Airbnb»: per ognuno tocca «Abbina a una camera» e scegli l'alloggio Vezpa corrispondente

Il codice vale una volta sola: se scade o lo hai già speso, il pulsante «Genera un nuovo codice» te ne fa fare un altro, senza ricominciare da capo. Un annuncio ancora in attesa di approvazione su Airbnb viene segnalato per quello che è: fermo, e senza prenotazioni finché Airbnb non lo approva. Abbinarlo qui non lo sblocca.

Terzo passo — abbinare camere e tariffe

A canale «Connesso», nella scheda compare «Channel Mapping» (su un collegamento mai finito si chiama «Apri Channel Mapping» e porta allo stesso posto). Si apre la pagina «Abbina camere e tariffe».

Vedrai una scheda per ogni alloggio del gestionale, e dentro una riga per ogni trattamento: Pernottamento, Bed & Breakfast, Mezza pensione, Pensione completa. Tocca il campo di un trattamento e si apre un elenco che mostra per intero il nome della camera sul canale, il nome del piano tariffario e i codici del canale — i codici servono proprio a distinguere due camere dal nome quasi identico.

• Una tariffa già scelta per un altro trattamento non ricompare nell'elenco: una tariffa del canale si abbina a un trattamento solo.
• Su Airbnb e VRBO ogni alloggio è un annuncio a sé: al posto della tariffa si inserisce il codice annuncio, e l'elenco si apre dalla freccia a destra del campo.
• Un trattamento lasciato su «— Non configurare» non viene messo in vendita, ed è legittimo: se sul portale esiste solo «Room Only», abbini il solo Pernottamento.
• Su un alloggio già abbinato compare «Scollega da» col nome del canale: toglie quell'alloggio solo da questo canale, senza toccare gli altri né i prezzi. Su una connessione già attiva, il gemello «Aggiungi a» la rimette.

Quando hai finito, «Applica» nella barra in fondo manda gli abbinamenti al portale insieme al prezzo di partenza. L'esito arriva riga per riga: quelle riuscite in verde, quelle no in rosso col motivo, sotto il trattamento a cui appartengono.

Quarto passo — il canale vende

Dopo «Applica» parte la prima sincronizzazione: tariffe, disponibilità e restrizioni (soggiorno minimo, chiusure) vengono spedite al canale. Su una struttura con molti alloggi e molte date può durare qualche minuto. Da lì in poi non devi fare niente di diverso da prima: scrivi i prezzi in Vezpa, registri le prenotazioni dirette, blocchi un alloggio, e l'aggiornamento parte da solo verso tutti i canali collegati.

Anche a canale attivo, le prime prenotazioni possono metterci qualche giorno a comparire: è normale e le recuperiamo da soli. Le prenotazioni arrivate dai portali non si cancellano dall'app: la cancellazione la fa l'ospite o il portale, e si riflette qui.

«Crea la struttura da un portale»

È la scorciatoia per chi la struttura ce l'ha già su un portale e non vuole ridigitare niente: la trovi in cima alla pagina. La schermata mostra una pastiglia per ciascuno dei cinque canali storici, ma oggi il percorso funziona solo per Booking.com: sugli altri quattro il portale non risponde a questa lettura e l'app ti dice che il canale non è supportato.

1. Inserisci solo il codice nel campo «Numero della struttura sul portale». Su Booking.com lo trovi nell'extranet, accanto al nome della struttura, in alto (ID struttura / Hotel ID). Nient'altro: né password, né elenco degli alloggi.
2. Registriamo la struttura sul channel manager e chiediamo il collegamento. È la richiesta che poi autorizzi dal tuo extranet.
3. Tocca «Leggi dal canale»: leggiamo camere, capienze, trattamenti e foto.
4. Guardi l'anteprima «Ecco cosa verrebbe creato», divisa in Camere, Trattamenti, Foto, Collegamento delle camere e Differenze da controllare.
5. Confermi con «Crea tutto»: finché non lo tocchi in Vezpa non viene scritto niente, e dopo ogni valore resta modificabile.

Gli alloggi creati non partono in vendita: nascono come bozze escluse dai portali, così completi prezzi e dettagli con calma; quando sono pronti togli l'esclusione. Gli alloggi già presenti in Vezpa non vengono toccati né duplicati.

Poi ci sono due attese, diverse fra loro, e nessuna delle due è un errore:

• L'autorizzazione del collegamento — di solito bastano 5–10 minuti; alcuni canali possono impiegare ore o giorni. Non è un tempo fisso né garantito, e ad approvare è il portale, non Vezpa. Non devi restare sulla schermata: la richiesta resta in corso e torni quando vuoi.
• Il collegamento delle camere dopo l'invio dei prezzi — quando i piani tariffari sono appena nati, al canale servono in genere 1–2 minuti per legarli alle camere. Se leggi «Riprova tra un paio di minuti» è proprio un'attesa, e quello che è già stato creato non si duplica.

«Importa da OTA»: camere e foto già pubblicate

Se avevi già un annuncio attivo su Booking.com o Airbnb, non serve ricreare gli alloggi a mano. Con il canale «Connesso», nella sua scheda compare «Importa da OTA» (lo stesso pulsante si chiama «Importa camere e foto» nell'ultima schermata del collegamento guidato).

• Legge dal canale nome e capienza di ogni alloggio non ancora presente in Vezpa e lo crea.
• Scarica le foto già pubblicate e le mette in galleria. Arrivano in secondo piano: possono metterci qualche minuto a comparire.
• È create-only: gli alloggi già presenti non vengono toccati né duplicati, e rilanciarlo non crea doppioni.

Se l'import trova più alloggi di quanti ne includa il tuo piano, gli alloggi ci sono comunque tutti: il riquadro ti avvisa che l'addebito cambierà al prossimo rinnovo, esattamente come se le avessi create a mano.

«Collega le camere»: quando le prenotazioni sbagliano alloggio

Ogni camera venduta su un portale ha un identificativo con cui il portale la nomina quando invia una prenotazione. Se quell'identificativo non è scritto sull'alloggio giusto, le prenotazioni possono finire nell'alloggio sbagliato: succede soprattutto a chi ha creato gli alloggi prima di collegare il canale, perché il codice del portale a Vezpa non dice niente. La schermata «Collega le camere» rimette le cose a posto; la apri dal pulsante omonimo dentro la scheda del canale, ed è riservata al Direttore (la pagina, invece, si apre anche all'Assistente: la restrizione è di questa funzione, non del percorso).

Dove le prenotazioni già ricevute danno prove sufficienti, in «Proposte da confermare» trovi un abbinamento proposto. Per ognuno vedi quanto è sicuro (corrispondenza forte, media o debole), i motivi — prezzo osservato, capienza, somiglianza del nome — e le alternative valutate e scartate, ciascuna col suo perché. Niente parte pre-selezionato: nessun codice viene scritto finché non confermi tu con «Salva collegamenti».

• «Da collegare a mano» raccoglie le camere del portale per cui i segnali non bastano: lì hai davanti le prove (prenotazioni viste, date, ospiti, prezzo medio a notte) e scegli tu.
• «Già collegate» mostra i collegamenti esistenti: «Scegli un'altra camera» sposta il collegamento, «Scollega» lo rimuove e libera la camera del portale per un'altra tipologia. Prima di confermare vedi sempre da quale alloggio il codice verrà tolto.
• La spunta «Sovrascrivi i codici già presenti» serve a sostituire un codice esistente: senza, gli alloggi che ne hanno già uno diverso non vengono toccati.
• Si ragiona per tipologia, non per singolo alloggio: il portale non vende «la camera 3», vende «una doppia». Fa eccezione chi vende ogni unità a sé, dove il collegamento riguarda la singola unità.

«Vedi dettagli»: a che punto è il collegamento

In ogni scheda canale c'è il pulsante «Vedi dettagli». Apre la scala del collegamento: sette passi, con quelli già confermati, il passo dove il collegamento si è fermato — con che cosa abbiamo letto e che cosa fare — e di chi è il turno: «Tocca a te», «Ci pensa Vezpa» oppure «In attesa del canale». C'è su ogni canale e in ogni stato, anche in «Verifica in corso…».

Due cose da tenere a mente. I passi sopra quello fermo sono sconosciuti, non falliti: non abbiamo ancora potuto verificarli, e non vuol dire che siano andati male. Ed è solo una lettura: aprirla non manda niente al canale e non cambia niente, quindi puoi riaprirla quante volte vuoi.

Gli altri canali OTA

Sotto le cinque schede, «Altri canali OTA» raccoglie una sessantina di portali. Sono raggruppati in «Attivi» (quelli che già vendono per te, con la differenza percentuale applicata), «Disponibili» (il channel manager li ha già connessi, ma tu non li hai ancora accesi) e «Consigliati». Il resto sta chiuso dietro «Mostra tutti gli altri canali», col numero fra parentesi.

Su questi canali «Attiva» porta allo stesso percorso dei cinque storici: codice della struttura, abbinamento delle camere e dei trattamenti, «Applica». Su un canale già attivo, invece, «Modifica percentuale» cambia la sola differenza di prezzo, senza ripassare dall'abbinamento.

Se un canale non si collega da solo

Non tutti i portali si aprono in automatico. Per alcuni il channel manager non apre proprio la connessione: nella lista li riconosci dalla nota «Non si collega da solo» e dal pulsante «Chiedi l'attivazione» al posto di «Attiva». Scrivici indicando il canale: ce ne occupiamo noi e ti diciamo cosa serve. Non è un vicolo cieco, è un percorso più lento.

Stessa cosa per i comparatori (Trivago, TripAdvisor, Google e simili): non vendono alloggi, mostrano la tua tariffa diretta accanto a quelle delle OTA e portano visitatori al tuo sito. Anche loro non si accendono da qui, e anche loro portano «Chiedi l'attivazione»: la scheda spiega cos'è un comparatore prima di chiedertelo.

I due riquadri in cima alla pagina

Compaiono solo quando c'è qualcosa che non va, e sono la prima cosa da guardare quando compaiono.

• Aggiornamenti non accettati — il riquadro rosso elenca i cambi di prezzo o disponibilità che il canale ha rifiutato, con il canale, l'alloggio e il periodo da ricontrollare. Sono i casi in cui il portale sta ancora vendendo a condizioni vecchie. Il pulsante «Resync aggiornamenti falliti» li rimanda tutti.
• Prenotazioni mancanti — il riquadro arancione elenca le prenotazioni che risultano sul canale ma non sono arrivate qui. Ogni riga ha «Recupera», e in fondo c'è «Recupera tutte».

Se uno dei due controlli non riesce, al posto del riquadro trovi una riga che lo dice e un modo per riprovare: un controllo fallito non deve somigliare a «va tutto bene».

Come verificare che funzioni davvero

Il canale «Connesso» dice che il collegamento c'è, non che il portale stia vendendo alle condizioni giuste. Tre controlli, una volta sola, subito dopo il primo collegamento.

1. I prezzi. Apri il portale e guarda il calendario tariffe: devono corrispondere ai tuoi, con la differenza percentuale applicata. Guarda date diverse — oggi, la settimana prossima, il mese prossimo — perché un buco di prezzo si vede solo dove c'è.
2. La disponibilità. Le date che in Vezpa risultano vendute o bloccate devono risultare chiuse anche sul portale.
3. Una modifica di prova. Cambia il prezzo di una data futura, aspetta qualche minuto e ricontrolla sul portale.

Riepilogo: quale channel manager selezionare

Canale	Dove si seleziona	Nome da selezionare
Booking.com	Account → Channel manager	OTASwitch
Airbnb	Autorizzazione dal tuo account	OTASwitch
Expedia	Rooms and Rates → Connectivity Settings	OTASwitch
VRBO	Onboarding → Software di gestione	OTASwitch
Agoda	Property Settings → Channel manager mode	OTASwitch
Tutti gli altri	Varia per canale	OTASwitch

Prima di collegare: il portale riparte dal tuo calendario

Su un canale non ancora collegato — e anche nell'anteprima della creazione da portale — può comparire un riquadro arancione, intitolato col nome del canale: «Booking.com resterà fermo finché non finisci». Il motivo è un fatto del portale, non nostro: quando accetti il collegamento, il portale cancella il proprio calendario e pubblica quello di Vezpa com'è in quel momento.

Il riquadro elenca che cosa manca ancora al tuo — alloggi in vendita, disponibilità, prezzi, valuta — e sono i punti da completare prima di accettare, così il portale non resta mai fermo. Non blocca niente: puoi collegarti lo stesso, e l'avviso serve solo a farti scegliere l'ordine giusto.

Ma se il riquadro non compare, non è una conferma: o il tuo calendario è già pronto, oppure l'informazione non è disponibile — app non aggiornata, lettura non riuscita. Non vederlo non vuol dire «tutto a posto».

Senza prezzi il collegamento non parte

Un alloggio senza nemmeno un prezzo nel periodo di vendita, collegato a un portale, ci resterebbe chiuso per tutto il periodo: ai giorni senza prezzo il channel manager manda una chiusura. Per questo Vezpa non attiva il canale e non abbina un annuncio Airbnb finché quell'alloggio non ha un prezzo: l'avviso ti dice quali alloggi mancano e «Vai a sistemare» ti porta in Tariffe. Se mancano solo alcuni giorni puoi collegarti lo stesso, sapendo che in quei giorni l'alloggio resta chiuso anche sui portali.

Prenotazioni già prese sul portale: mettile prima

Lo stesso riquadro chiede anche le prenotazioni che hai già preso su quel portale: compare quando vediamo segni che il tuo annuncio è già attivo di là e non conosciamo nessuna tua prenotazione futura da quel canale. È il caso che costa di più: se quelle date in Vezpa risultano libere, al collegamento il portale le rimette in vendita e ti ritrovi una seconda prenotazione sulla stessa camera.

Mettile dentro prima di collegare — leggendo il calendario iCal del portale, oppure a mano — e l'avviso sparisce da solo. Dal channel manager non si possono recuperare: consegna solo le prenotazioni arrivate dopo il collegamento, e non esiste nessun pulsante che possa andare a prendere quelle di prima.

Capienza diversa sul portale

Nella scheda del canale, a Booking.com collegato, può comparire un riquadro azzurro intitolato «Capienza diversa sul portale». Elenca gli alloggi per cui il portale applica una capienza diversa da quella impostata in Vezpa: per esempio accetta al massimo due adulti dove in Vezpa l'alloggio ospita tre ospiti.

Non è un errore, ed è azzurro apposta: è un'informazione. La vendita e la sincronizzazione continuano come prima; il riquadro ti dice soltanto che i due numeri non coincidono, così non lo scopri da una prenotazione che non entra. Vezpa non può correggerla: la capienza sul portale si cambia dall'extranet di Booking.com, e cambiare qui quella dell'alloggio non tocca quella di là.

E se il riquadro non c'è, non è una conferma: non compare quando le due capienze coincidono, ma nemmeno quando Vezpa non riesce a leggerle dal portale — lettura non riuscita, canale che non le espone, nessun alloggio confrontabile.

«Annunci senza corrispondenza»: crearli nuovi o abbinarli ai tuoi?

Se il portale ha annunci che non corrispondono a nessuno dei tuoi alloggi e tu hai alloggi non ancora abbinati a quel canale, l'anteprima si ferma e te lo chiede prima di creare qualunque cosa: creare gli annunci come alloggi nuovi, oppure abbinarli agli alloggi che hai già.

Se li crei come nuovi, potresti ritrovarti con due alloggi per lo stesso appartamento; se li abbini, il portale si collega agli alloggi che hai già. I nomi non devono coincidere: al portale interessa l'abbinamento, non come chiami i tuoi alloggi. E la scelta non ti lega: nel frattempo puoi creare alloggi a mano, e all'arrivo degli annunci decidi.

Gli alloggi lasciati senza abbinamento non vendono

Al termine dell'abbinamento, se qualche alloggio è rimasto senza nessuna riga passata, la schermata finale te lo elenca per nome: su quel canale non viene messo in vendita. Non è un errore ed è una condizione legittima — puoi completare gli abbinamenti quando vuoi, riaprendo la stessa schermata dalla scheda del canale.

Vale anche il verso opposto: se sono rimasti piani tariffari del portale senza abbinamento, te li elenchiamo. Su quei piani il canale non riceverà né prezzi né disponibilità da Vezpa.

Basta una sola riga riuscita perché il canale si attivi: non teniamo in stallo quello che ha funzionato. Se invece non passa nessuna riga, il canale non viene attivato e l'app te lo dice con quelle parole.

Se mancano dei dati della struttura

Per registrare la struttura il channel manager pretende alcuni dati: nome, indirizzo, email, telefono e la posizione sulla mappa. Se ne manca uno la registrazione non parte — e l'app te li elenca uno per uno, col pulsante «Vedi i dati da compilare». Ti porta ai dati della struttura, dove li completi in un viaggio solo; appena non manca più niente la richiesta riparte da sola e ti ritrovi dov'eri, senza ridigitare il codice.

«Questa struttura risulta già collegata a un altro collegamento del channel manager»

Il codice che hai inserito è giusto. La struttura sul portale è ancora agganciata a un collegamento precedente del channel manager: un'altra struttura, oppure un vecchio account. Va prima sciolto quel collegamento; finché resta attivo, ogni nuovo tentativo darà lo stesso esito. Riprovare senza scioglierlo non cambia niente.

La capienza della camera sul channel manager

Sul channel manager la camera è una sola, condivisa da tutti i portali collegati. La sua capienza è il massimo fra i posti che i vari portali vendono: può quindi essere più alta di quella di un singolo portale, e va bene così — ogni portale continua a vendere per i posti che conosce. Se quel numero non torna con nessuno dei portali che hai collegato, vale la pena guardarlo a mano.

Se la registrazione non riesce

L'app dice sempre di chi è il problema, perché la risposta è diversa nei due casi.

• Problema nostro — al portale non è arrivato nulla. Ce ne stiamo già occupando e ti scriviamo appena puoi riprovare: qui non c'è un tuo gesto che serva, e la card non offre nemmeno «Riprova».
• Dato da correggere — il portale non riconosce il codice inserito. Controllalo nell'extranet e reinseriscilo, poi riprova: questa volta «Riprova» c'è, e riporta al passo del codice.

Un collegamento riuscito solo in parte mostra l'elenco degli alloggi non passati, con lo stesso criterio.

Quando il canale è in «Verifica in corso…»

Vuol dire che non siamo riusciti a leggere lo stato reale dal channel manager — non che il canale sia staccato. Finché dura, la scheda non offre «Disattiva» (un gesto distruttivo su uno stato incerto è la cosa peggiore) e non offre «Channel Mapping», che ha bisogno di una connessione confermata. Restano «Riprova», che rilegge lo stato, «Vedi dettagli» e «Collega le camere», che lavora su dati locali e non passa dal channel manager.

Più proprietà nello stesso account

Se il tuo account ha più proprietà, il collegamento riguarda quella selezionata, e la scheda del canale te lo scrive. Ogni proprietà ha il suo codice sul portale e i suoi abbinamenti: collegarne una non collega le altre.

Il channel manager collega i portali principali — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda e le decine di canali dinamici — ma non tutti i portali parlano con un channel manager. Alcuni, come penziony.cz o megaubytko.cz, accettano solo un indirizzo iCal: un link che pubblica il calendario dell'alloggio, letto dal portale da solo a intervalli regolari.

Trovi l'elenco dei tuoi alloggi in Configurazione → Canali OTA → Calendari iCal.

Quando arriva una prenotazione nuova ti avvisiamo, come per i portali collegati al channel manager: una notifica per controllo, non una per prenotazione — se il portale ne pubblica cinque insieme, la notifica è una sola e dice quante sono. Toccandola si apre la scheda «Calendario», che nel frattempo si è già aggiornata da sola. Se invece la prenotazione è una sola, la notifica la nomina: le date del soggiorno, più il nome e il numero di ospiti quando il portale li pubblica nel calendario. Il prezzo no, e non è una nostra scelta: un calendario iCal non trasporta importi. Toccando la notifica di una prenotazione sola si apre direttamente quella prenotazione.

Ti avvisiamo anche quando una prenotazione sparisce dal portale e la cancelliamo. Se una prenotazione non c'è più nel calendario del portale, la cancelliamo come una cancellazione di Booking.com, anche se qualcuno ci aveva già lavorato o il soggiorno è già cominciato, e le sue notti tornano in vendita: ricevi una notifica con la stessa regola delle nuove — una per controllo, che nomina la prenotazione se è una sola e dice quante sono se sono di più — e lo stesso avviso resta in «Riepilogo Azioni». Toccandola si apre la scheda «Calendario», dove vedi le notti tornate libere. I casi che non possiamo chiudere da soli non passano di qui: finiscono in «Da decidere», con un avviso loro.

La prima lettura di un calendario appena collegato è muta, ed è voluto. Quel primo giro non porta una prenotazione: porta tutto lo storico del portale in una volta, e avvisarti per ognuna vorrebbe dire una raffica di notifiche il giorno in cui colleghi. Le notifiche cominciano dal controllo successivo, cioè da quando una prenotazione è davvero una novità.

Pubblicare un alloggio

Tocca «Pubblica» sull'alloggio che vuoi condividere: la pagina genera due link.

Copiare e usare il link

Accanto a ogni link c'è il pulsante di copia. Incolla il link base nel campo «iCal URL» (o «Import calendar») del portale; incolla il link completo nel tuo calendario personale, con la funzione «Aggiungi tramite URL». Il portale rilegge il calendario da solo, a intervalli regolari: non serve tornare a incollarlo di nuovo.

Rigenerare una chiave

Il pulsante di rigenerazione accanto a ciascun link crea una nuova chiave e spegne subito quella precedente: chi aveva ricevuto il vecchio link smette di leggere il calendario. Usalo se sospetti che un link sia arrivato a chi non doveva riceverlo, o se hai smesso di lavorare con un portale. Rigenerare il link base non tocca il link completo, e viceversa.

Leggi da altri portali

Puoi anche fare il percorso inverso: leggere il calendario di un portale che non passa dal channel manager. Nella stessa pagina, sotto ogni alloggio, trovi il blocco «Leggi da altri portali».

Sul portale cerca l'indirizzo del suo calendario iCal — di solito sotto una voce come «Export calendar», «iCal export» o «Calendar URL» — e copialo. In Vezpa tocca «Aggiungi calendario» e compila «Nome del portale» e «Indirizzo del calendario (.ics)»: da quel momento lo leggiamo per te.

Se una prenotazione sparisce dal calendario del portale la cancelliamo, e se il portale ne sposta le date le spostiamo anche in Vezpa: come con Booking.com, anche se ci hai già lavorato (ospiti registrati, incassi, tassa, modifiche a mano). Trattamento e prezzi che avevi impostato restano sulle notti che non cambiano. Se invece il portale restituisce all'improvviso un calendario vuoto, non cancelliamo nulla e ti avvisiamo comunque: di solito vuol dire che il collegamento è scaduto o è stato azzerato dal portale, non che le prenotazioni sono finite davvero.

Una prenotazione che arriva su date già vendute non sovrascrive niente: finisce nella riga Eccezioni del calendario, così la vedi e decidi tu come risolvere il conflitto.

Se per queste date avevi già inserito a mano le prenotazioni di questo portale, è normale trovarle fra le Eccezioni al primo aggiornamento dopo il collegamento: è la stessa prenotazione vista due volte — quella scritta a mano e quella appena letta dal calendario — e ne basta tenere una sola.

Puoi disattivare o eliminare un calendario collegato in qualsiasi momento: le prenotazioni già importate restano dove sono, non vengono cancellate.

Un calendario .ics sa dire una cosa sola: occupato dal giorno al giorno. Non dice quanti alloggi restano liberi, non porta i prezzi, non conferma niente, e non ha nemmeno un modo per dire «questa prenotazione è stata cancellata»: semplicemente, la riga non c'è più. È un collegamento più lento e più cieco di un channel manager, e sceglierlo è uno scambio: raggiungi un portale che altrimenti resterebbe fuori, e in cambio rinunci a tutto il resto.

Non è istantaneo, è temporizzato. Leggiamo ogni calendario collegato ogni mezz'ora: per un massimo di trenta minuti una prenotazione appena presa sul portale per noi non esiste ancora, e quelle notti risultano libere. Con un channel manager la prenotazione arriva nel momento in cui viene fatta.

Un calendario vuoto è ambiguo, e resta ambiguo. Quando il portale risponde con un calendario senza nessuna occupazione, le due spiegazioni possibili — «hanno cancellato tutto» e «il collegamento si è rotto» — producono lo stesso identico file, e noi non abbiamo modo di distinguerle. Perciò non cancelliamo niente e lo chiediamo a te, che il portale puoi aprirlo.

Con una sola unità questo non è il caso raro, è quello normale. Se sul calendario c'è una prenotazione sola e il portale la toglie, quel calendario diventa vuoto: è esattamente la situazione ambigua di sopra, e la decisione tocca a te ogni volta. Con più alloggi collegati capita più di rado, perché basta un'altra prenotazione a tenere il calendario pieno.

Cancellare sul portale non chiude il caso. Se una prenotazione ti è finita in «Da decidere», dal portale era già stata tolta — è proprio per questo che te l'abbiamo chiesta. Toglierla di nuovo non cambia niente: il caso si chiude da Vezpa, con uno dei due pulsanti.

Le date chiuse, se il portale le pubblica. Alcuni portali esportano nel calendario anche le date che hai chiuso, non solo le prenotazioni — spesso è una spunta da attivare nelle loro impostazioni. Quando arrivano, Vezpa le tratta come chiusure: le notti risultano chiuse nel calendario, non diventano prenotazioni. Se una di quelle notti era già venduta resta dell'ospite e ricevi un avviso. Se più avanti il portale ti manda una prenotazione proprio su quelle date, la prenotazione ha la precedenza e la notte si riapre da sola; una prenotazione che inserisci tu a mano, invece, non scavalca niente: su una notte chiusa dal portale devi prima togliere la chiusura dal calendario, con «Elimina blocco».

Niente di tutto questo è una scusa: è la descrizione di uno strumento che ha un uso legittimo — i portali che un channel manager non raggiunge — e che va usato sapendo che cosa fa e che cosa non fa. Se il portale che ti interessa parla con un channel manager, collegalo da lì: quella strada è più veloce e non ha nessuna di queste ambiguità.

Leggiamo il calendario di ogni portale collegato ogni mezz'ora e lo trattiamo come un canale tipo Booking.com: se una prenotazione sparisce da quel calendario la cancelliamo, e se ne cambiano le date le cambiamo, anche se ci avevi già lavorato o l'ospite è già in casa. Ma «sparita» non vuol dire sempre «cancellata»: un calendario può arrivare vuoto perché la chiave è scaduta o perché il portale ha avuto un guasto, e cancellare in quel momento sarebbe un disastro. I casi che non possiamo chiudere da soli finiscono in un elenco che aspetta te: «Da decidere».

Lo trovi in cima a Configurazione → Canali OTA → Calendari iCal, e compare solo quando c'è davvero qualcosa in attesa. Ci arrivi anche toccando la notifica che ti chiede di verificare delle prenotazioni.

Che cosa succede se non fai niente

• Il calendario del portale è arrivato completamente vuoto. Non cancelleremo niente finché quel calendario non torna a rispondere, per quanti aggiornamenti passino: le date restano occupate.
• Il portale risponde ancora, ma più della metà delle prenotazioni note è sparita in una volta sola. Questa volta non cancelliamo niente; se risulterà sparita anche alla lettura successiva, verrà cancellata.

Le righe più vecchie possono portare un motivo generico — segnalate prima che registrassimo il perché. Lì non promettiamo niente: guarda sul portale. E se sotto il nome leggi «Senza alloggio assegnato», quella prenotazione non è atterrata in nessun alloggio e vive nella riga Eccezioni del calendario.

I due gesti

• «Tienila» — non cambia niente. La prenotazione resta esattamente com'è e il caso esce dall'elenco; se il portale cambierà di nuovo qualcosa su quella prenotazione, il caso tornerà.
• «Accetta la cancellazione» — la prenotazione viene cancellata come fa un canale: la riga resta nello storico marcata cancellata, i totali vanno a zero e le notti tornano libere.

«Tenute da me»: la decisione si può disfare

Quando premi «Tienila» la prenotazione non sparisce: passa nella seconda vista dell'elenco, «Tenute da me», che apri con l'interruttore in cima alla sezione. Lì resta finché il soggiorno non è concluso, e porta un solo pulsante: «In realtà cancellala», che fa esattamente quello che avrebbe fatto «Accetta la cancellazione». È l'unico modo che hai per cancellare una prenotazione arrivata da un portale: la cancellazione normale della scheda la rifiuta, e toglierla di nuovo sul portale non serve — da lì l'aveva già tolta, ed è per questo che te l'abbiamo chiesta.

Chi può decidere

I due pulsanti sono riservati al direttore e all'assistente, gli stessi che ricevono la notifica. Gli altri ruoli che accedono alla pagina vedono l'elenco e i motivi, ma al posto dei pulsanti leggono di chi è la decisione. L'osservatore non accede a questa pagina.

Quando colleghi il primo canale — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO o uno degli altri canali, oppure Airbnb — prima del collegamento si apre una schermata «Periodo di vendita». Ti chiede da quando vuoi vendere e poi chiude le notti che non devono essere vendute. Ai canali successivi, una volta scelto un periodo di vendita, la stessa schermata torna come promemoria: ti dice in quale periodo stai già vendendo e tu la confermi oppure tocchi «Modifica». «Modifica» riparte dal periodo in vigore e non riapre le notti già bloccate: se fra queste ce ne sono con un prezzo, la schermata te lo dice, e le riapri da «Calendario». La scelta vale per tutta la struttura, non per il singolo canale. Cambiare la differenza percentuale di un canale già attivo non la mostra.

• «Vendi dal»: Vezpa propone il primo giorno con un prezzo da domani in poi, e tu puoi cambiarlo. Le notti prima di quella data vengono chiuse, anche se hanno un prezzo.
• Dentro il periodo le notti senza prezzo vengono chiuse: una notte si vende solo se ha un prezzo.
• Calendario ad anno fisso: ti chiede anche «Vendi fino al». Il limite di pubblicazione diventa il 10 gennaio dell'anno successivo (mai oltre circa due anni da oggi, mai più corto di quello attuale). I giorni fra la tua data di fine e quel limite restano chiusi; quando li riapri da «Calendario» vengono pubblicati subito.
• Calendario continuo: la fine non viene chiesta. Il limite si allunga da solo ogni notte.

Prima di confermare con «Chiudi e continua» vedi un'anteprima per ogni camera: quante notti verranno chiuse e perché. Le notti prenotate e quelle in manutenzione non vengono mai toccate.

Se nel periodo ci sono notti senza prezzo, il foglio te lo dice in arancione: sul portale resteranno chiuse. Con «Vai a Tariffe» lasci il collegamento per dopo e vai a mettere i prezzi; se invece nessuna camera ha un prezzo, Vezpa non collega il canale.

Niente è definitivo. Le notti chiuse sono blocchi uguali a quelli che fai a mano, e le riapri da «Calendario» con «Ripristina Disponibilità».

Nell'abbinamento scegli, per ogni alloggio e per ogni trattamento, la tariffa che le corrisponde sul portale. Quando premi «Applica» mandiamo gli abbinamenti al portale insieme al prezzo di partenza, e da quel momento il canale può vendere. Non parte niente verso gli ospiti: è una configurazione, non una comunicazione.

Un alloggio lasciato senza abbinamento non è un errore: semplicemente, su quel canale non viene messo in vendita. Alla fine la schermata di riepilogo ti elenca gli alloggi rimasti fuori, così sai cosa manca. Puoi completare gli abbinamenti quando vuoi, riaprendo l'abbinamento dalla scheda del canale.

Se una riga non passa, la trovi segnata in rosso sotto il trattamento a cui appartiene, con il motivo: correggi quella e riprova. Quello che era già passato resta com'è e non viene rimandato due volte.

• Ho attivato il canale ma non vende. Attivare è solo il primo dei quattro passi: guarda la pastiglia dello stato. Se dice «In attesa del portale» manca la tua autorizzazione nell'extranet; se dice «Da completare» il collegamento non è mai partito e si riprende da qui.
• Il canale dice «Da completare» e io ho già autorizzato sul portale. Sono due cose diverse: «Da completare» vuol dire che al portale non è mai arrivata nessuna richiesta. Riprendi il collegamento dalla scheda, poi autorizza.
• Ho cambiato un prezzo e sul portale non cambia niente. Controlla di aver completato l'abbinamento, che il canale sia «Connesso», e aspetta 5-10 minuti: la propagazione non è istantanea su tutti i canali. Se il riquadro rosso in cima elenca aggiornamenti non accettati, tocca «Resync aggiornamenti falliti».
• Le prenotazioni del portale finiscono nell'alloggio sbagliato. Succede a chi ha creato gli alloggi prima di collegare il canale. Apri «Collega le camere» dalla scheda del canale: le prossime arriveranno al posto giusto, quelle già in casa non si spostano.
• Una prenotazione è sul portale ma non in Vezpa. Guarda il riquadro arancione in cima: se c'è, tocca «Recupera» su quella riga oppure «Recupera tutte».
• Ho ricevuto due prenotazioni sulla stessa camera. La causa più frequente è un abbinamento sbagliato: un alloggio Vezpa legato alla camera sbagliata sul portale. La seconda è un channel manager diverso da OTASwitch selezionato sul portale, che tiene il canale fuori dagli aggiornamenti di disponibilità.
• L'abbinamento non mostra le camere del canale. Verifica che le camere siano attive e pubblicate sul portale (non in bozza) e che sul portale sia selezionato OTASwitch: senza, non c'è niente da leggere.
• Il canale è in «Verifica in corso…» da un po'. Tocca «Riprova» per rileggere lo stato, e «Vedi dettagli» per sapere a quale passo si è fermato. «Disattiva» non compare apposta finché lo stato è incerto.
• Non trovo «Importa da OTA». Compare solo su Booking.com e Airbnb, e solo a canale davvero collegato. Prima completa l'abbinamento.
• «Crea la struttura da un portale» mi dice che il canale non è supportato. Quel percorso oggi funziona con Booking.com. Sugli altri portali usa «Importa da OTA» dopo aver collegato il canale.
• Un pulsante mi risponde che l'operazione non mi spetta. Le azioni sui canali sono riservate al Direttore. L'Assistente apre la pagina e legge tutto, ma non attiva, non abbina e non importa.
• Non trovo «OTASwitch» nella lista del portale. Fermati e scrivici: selezionare un altro channel manager collegherebbe la struttura a un sistema che non è il nostro.
• Il mio portale non compare in nessuna lista. Alcuni portali il channel manager non li apre da solo: li riconosci da «Non si collega da solo» e da «Chiedi l'attivazione». Altri ancora non passano affatto da un channel manager e si raggiungono con i calendari iCal.
• Ho cancellato una prenotazione OTA e l'app non me lo lascia fare. È voluto: le prenotazioni dei portali si cancellano dal portale o dall'ospite, e la cancellazione arriva qui da sola.