Guida Contabilità

La Contabilità si apre dalla pagina «Direzione» con il pulsante «Contabilità». In alto ci sono le schede «Panoramica», «Andamento», «Conto economico», «Entrate», «Uscite», «Fornitori» e «Scadenze»: quali vede ciascun ruolo lo trovi in Chi vede cosa.

Il periodo si sceglie con «Questo mese», «Mese scorso», «Quest'anno» e «Anno scorso». La Panoramica ha tre riquadri; toccandone uno si apre la scheda che lo spiega:

• «Utile»: entrate meno uscite, in rosso se è negativo. Apre il Conto economico.
• «Da pagare»: le spese non ancora pagate, e quante sono. Apre le Scadenze.
• «Da incassare nel periodo»: quanto è maturato nei mesi scelti e non è ancora stato pagato. Apre le Entrate.

Sotto ci sono il grafico «Uscite per categoria» e le «Prossime scadenze».

In cima tre numeri, entrate, uscite e utile dell'anno, con la variazione sull'anno prima quando c'è un anno prima da confrontare. Il grafico mette per ogni periodo una barra delle entrate e una delle uscite, con la linea dell'utile sopra.

«Mese», «Trimestre» e «Anno» cambiano il passo del grafico, le frecce cambiano anno. Toccando una o più categorie il grafico mostra solo le uscite di quelle: l'utile resta quello vero, entrate meno tutte le uscite. «Raggruppate» mette le uscite in una barra sola, «Una per una» le divide per categoria.

Una tabella con i periodi in colonna (sul telefono si scorre di lato) e queste righe:

• «Entrate»: si apre per voce, cioè per tipologia di alloggio, reparto della cassa e Benessere;
• «Uscite»: si apre per categoria;
• «Utile», evidenziato;
• «Commissioni OTA (fuori dall'utile)», quando ci sono fatture di commissioni (vedi Commissioni OTA);
• «Utile anno prima», per il confronto.

Sopra la tabella compaiono gli avvisi sui numeri da controllare: spese senza IVA, pagamenti oltre il totale della prenotazione (la voce «Eccedenza», di solito un rimborso non registrato), soggiorni divisi fra più aziende.

• Contano solo i pagamenti ricevuti: acconti e saldi delle prenotazioni, vendite pagate della cassa e del Benessere. Una carta a garanzia non è un incasso finché non la addebiti.
• Valgono per competenza: il pernottamento si divide notte per notte, quindi un soggiorno dal 30 aprile al 3 maggio dà una notte ad aprile e due a maggio.
• La tassa di soggiorno resta fuori: la riscuoti per il Comune.
• Il rimborso di una prenotazione cancellata dal Booking Engine riduce le entrate.

La scheda raggruppa per mese e per voce; ogni voce mostra il maturato (quanto spetta per quei mesi) e l'incassato. Gli importi di questa scheda sono sempre con IVA.

In fondo c'è «Documenti emessi»: fatture, note di credito, ricevute e scontrini del periodo. Sono lì da consultare e non si sommano agli incassi, perché un pagamento e la sua fattura sono lo stesso denaro.

1. Tocca il pulsante + «Spesa».
2. Scrivi l'«Importo» e scegli la «Categoria»: bastano questi due, poi «Salva».
3. Se serve, apri «Altri dettagli»: fornitore (se non c'è, scrivine il nome: Vezpa propone di aggiungerlo), azienda, «Mese di competenza», «Numero di mesi», scadenza, pagata, «Aliquota IVA (%)» (la propone la categoria), «Numero documento» e note.

Il mese di competenza è il mese a cui la spesa appartiene, anche se la paghi dopo. Con «Numero di mesi» la spesa si divide in parti uguali: un'assicurazione annuale su 12 mesi pesa un dodicesimo al mese.

«Carica XML» legge una fattura elettronica FatturaPA, in .xml o firmata in .p7m: fornitore, numero, data, importi, IVA e scadenza. Una nota di credito entra in negativo. La spesa va all'azienda a cui la fattura è intestata (la partita IVA del destinatario): se non è nessuna delle tue, il file viene rifiutato. Entra da pagare, con la categoria predefinita del fornitore.

In Italia le fatture dei fornitori possono anche arrivare da sole. Nella pagina «Aziende (partite IVA)», se la scheda di un'azienda ha la riga «Fatture dei fornitori», il direttore sceglie «tramite Vezpa»: ogni fattura che arriva dallo SDI diventa una spesa da pagare di quell'azienda, con l'etichetta «Fattura ricevuta», e non si elimina. Se c'era già come spesa, inserita a mano o da XML, Vezpa la collega a quella invece di crearne un'altra. Con «tramite il commercialista» le riceve il commercialista e qui si caricano con «Carica XML». Come si attiva lo spiega la guida Fatturazione elettronica.

L'elenco si filtra per categoria, fornitore e stato («Tutte», «Da pagare», «Pagate»). Ogni spesa si modifica, si elimina, si segna con «Segna pagata» o «Segna da pagare», e con «Duplica» si copia in un altro mese, comodo per le bollette. Una spesa senza categoria si legge «Senza categoria»; le spese in un'altra valuta restano fuori dal totale.

Per le spese che tornano uguali (stipendi, mutuo, affitto, canoni) usa «Ripeti» nella scheda della spesa: «Ogni mese», «Ogni 3 mesi» o «Ogni anno», con «Fino al» se la ripetizione ha una fine. Vale per le spese inserite a mano, non per quelle da XML. Vezpa crea da solo la spesa di ogni periodo, nello stesso giorno del mese (il 31 diventa l'ultimo giorno nei mesi più corti), da pagare, con gli importi, il fornitore, la categoria e l'azienda della prima. Nell'elenco le spese di una ripetizione hanno l'icona con le frecce in cerchio. Si ferma con «Interrompi ripetizione», dalla prima spesa o da una qualsiasi di quelle create; anche cancellando la prima la ripetizione si ferma, mentre le spese già create restano. Cambiando importo o fornitore della prima spesa cambiano le prossime, non quelle già create. «Duplica» resta per una copia sola.

Se incassi online con Stripe, le sue commissioni entrano da sole: ogni mese una spesa del fornitore Stripe, nella categoria «Commissioni di pagamento», già pagata, con l'etichetta «Automatica». Vezpa la aggiorna ogni giorno, quindi non si modifica né si elimina.

Ogni fornitore mostra quanto hai speso e quanto resta da pagare nel periodo scelto. I fornitori nascono da soli, da una spesa o da un XML.

Il direttore ne cambia «Nome», «Partita IVA» e «Categoria predefinita»: con la categoria predefinita le spese nuove di quel fornitore, anche quelle da XML, la prendono da sole.

«Uscite da pagare»: le spese non pagate, con quelle oltre la scadenza segnate «Scaduta». «Segna pagata» si tocca direttamente da qui. Una fattura di commissioni del canale ancora aperta compare con l'etichetta «Riscontro».

«Incassi attesi»: le prenotazioni con arrivo negli ultimi 12 mesi o nei prossimi 30 giorni che hanno ancora un saldo aperto. Toccandone una si apre la prenotazione.

In questa scheda gli importi sono sempre con IVA: sono quelli che paghi e ricevi.

Ogni struttura parte con dieci categorie di serie, fra cui «Commissioni dei canali». Il direttore le gestisce con il pulsante «Categorie» della scheda Uscite:

• «Rinomina» e «Aliquota IVA predefinita (%)», proposta nelle spese nuove;
• «Nascondi» e «Mostra»: una categoria nascosta non si propone più per le spese nuove;
• «Aggiungi categoria» per le tue voci.

Le categorie di serie non si eliminano; quelle aggiunte sì, se nessuna spesa le usa.

L'icona % in alto passa da «Importi con IVA» a «Importi senza IVA». Vale per Andamento e Conto economico e, nella Panoramica, per l'utile con il dettaglio sotto e per il grafico «Uscite per categoria».

• Senza IVA le entrate sono al netto della loro aliquota: in Italia il pernottamento al netto del 10%, altrove con l'aliquota della struttura. Le spese valgono per il loro imponibile.
• Una spesa di cui l'IVA non è nota, o un pagamento non legato a una prenotazione, conta per intero anche senza IVA: un avviso lo segnala.
• «Da pagare» e «Da incassare nel periodo» sono sempre con IVA, come la scheda Entrate: sono soldi che escono ed entrano davvero.

Le commissioni dei portali si calcolano dalle prenotazioni: entrano fra le uscite, nella categoria «Commissioni dei canali», divise notte per notte come il soggiorno.

La fattura delle commissioni che il canale ti manda è un «Riscontro»: la registri nella stessa categoria, a mano o da XML, per controllare quanto ha trattenuto il canale, ma non si toglie dall'utile una seconda volta. Se è ancora da pagare compare in «Da pagare» e nelle Scadenze, perché è un debito vero. Nel Conto economico ha la sua riga, «Commissioni OTA (fuori dall'utile)».

Se l'account ha più aziende (vedi la guida Fatturazione elettronica), in alto compare il selettore «Azienda»: «Tutte le aziende» oppure una sola. Con una sola azienda il selettore non c'è.

• Un'entrata va all'azienda dell'alloggio o del reparto; un soggiorno in alloggi di aziende diverse si divide fra loro notte per notte.
• Una spesa da XML va all'azienda della partita IVA a cui è intestata; una spesa a mano all'azienda scelta in «Altri dettagli», altrimenti all'azienda abituale del fornitore, altrimenti alla principale.
• Ogni resoconto si legge per un'azienda o per tutte insieme: gli importi di un'azienda non finiscono mai sulla partita IVA di un'altra.

• Direttore: tutte le schede, l'interruttore dell'IVA, le categorie e la modifica dei fornitori.
• Assistente: solo «Uscite» e «Fornitori». Inserisce spese e carica XML, crea i fornitori nuovi dalla spesa, modifica le spese che ha inserito lui a mano; non vede entrate né utile e non cambia categorie né fornitori.
• Gli altri ruoli non hanno il pulsante «Contabilità».

Le Statistiche contano il fatturato per data di partenza: tutto quello che l'ospite ha speso, commissioni del portale comprese, nel mese in cui parte, pagato o no. La Contabilità conta i soldi incassati, nel mese di competenza di ogni notte. Gli stessi mesi possono quindi dare totali diversi, ed è giusto così: le Statistiche dicono quanto hai venduto, la Contabilità quanto hai incassato e speso.

Sotto il grafico del fatturato delle Statistiche il direttore trova la nota «Perché le Statistiche danno un fatturato diverso».

L'icona «Documenti fiscali» in alto apre le pagine dei documenti che la tua struttura emette, per esempio la fattura elettronica e le fatture: compare quando almeno una è attiva.

La Contabilità non emette documenti e non trasmette niente al fisco: li elenca nella scheda Entrate, sotto «Documenti emessi», senza sommarli agli incassi.