Guida Onboarding

Dopo la registrazione l'app ti porta fino alla struttura pronta a vendere. In cima a ogni schermata una barra dice dove sei: Passo 1 di 3, poi Passo 2 di 3, poi Passo 3 di 3. La verifica in due passaggi viene dopo, fuori dal conteggio, e non si salta.

L'ultima schermata non è la Direzione: finita la verifica l'app apre la scheda «Tariffe», perché gli alloggi appena creati nascono senza prezzo e senza prezzo non si vende. Prima ti chiede anche dove vuoi vendere, e apre la strada che scegli.

Niente di quello che scrivi è definitivo: struttura e alloggi si correggono quando vuoi da «Configurazione», che si apre dal menu ⋮ della Direzione. Gli alloggi stanno nel gruppo «Alloggi».

Subito dopo la registrazione ti inviamo un'email di conferma. Non è un passaggio di cortesia: finché l'indirizzo non è confermato il server rifiuta la creazione della struttura, quindi il Passo 2 non parte.

1. Controlla la casella di posta — Arriva un messaggio con un link di conferma.
2. Apri il link — Si apre una pagina web che conferma il tuo indirizzo.
3. Torna all'app — La schermata di attesa ricontrolla da sola ogni pochi secondi; se vuoi anticiparla, tocca «Ho confermato, verifica ora».
4. Email non arrivata? — Tocca «Reinvia email». Si può chiedere una volta ogni 60 secondi: prima di allora il pulsante ti dice di aspettare.
5. Indirizzo scritto male? — Mentre ti registri, se il dominio somiglia a quello di un servizio di posta conosciuto (per esempio «gmil.com» invece di «gmail.com») sotto il campo compare «Intendevi …?»: toccalo e l'indirizzo si corregge. Con un indirizzo sbagliato la conferma non può arrivare.

Il modulo si apre una sezione per volta, e si passa avanti con «Continua». Le tre sezioni sono «Tipo Struttura», «Dati Struttura» e «Dati Titolare».

Tipo Struttura

• Lingua — la lingua dell'app. È una scelta a sé: non dipende dal Paese, e la cambi quando vuoi.
• «Paese» — dove si trova la struttura. Decide quali moduli si accendono, quindi conviene non sbagliarlo: la schedina per la Questura (Alloggiati Web) esiste solo per l'Italia, il Meldeschein per Germania e Austria. Se il Paese ha più fusi orari compare anche la scelta del fuso.
• Il tipo di struttura — tre possibilità, e cambiano quello che vedi dopo:
  • «Hotel / B&B con Tipologie» — più unità uguali raggruppate per tipologia: crei la tipologia una volta e dici quante unità ne esistono.
  • «Gestore di Case Vacanza» — ogni unità sta a un indirizzo suo, con codici suoi, e si crea una per una.
  • «Struttura con Alloggi Singoli» — ogni alloggio è una tipologia da solo, allo stesso indirizzo.

Dati Struttura

Qui c'è il nome e c'è l'indirizzo, e qui si imposta anche la posizione sulla mappa: non più avanti.

1. «Nome Struttura» — obbligatorio.
2. «Indirizzo» — mentre scrivi arrivano dei suggerimenti: scegliendone uno, le coordinate si impostano da sole e sotto compare una mappina col puntino. Se l'indirizzo lo scrivi a mano proviamo a risolverlo comunque, e per correggere il punto trascini la mappa oppure tocchi «Scegli sulla mappa». Dal browser quel pulsante diventa «Inserisci le coordinate», perché lì la mappa non si disegna.
3. «N°», «Comune», il codice postale, «Provincia» — il civico è obbligatorio in Italia e in Austria; il comune si sceglie dalla lista che compare; l'etichetta del codice postale cambia col Paese; la provincia si chiede solo in Italia.

Dati Titolare

«Nome Struttura» a parte, qui si danno i dati di chi gestisce: nome, «Cognome», «Telefono» con il suo tipo e, solo per l'Italia, «PEC (opzionale)».

Il prefisso internazionale del telefono si sceglie dalla bandiera accanto al numero ed è obbligatorio: così il numero compare completo (es. +39 3331234567) su ricevute, fatture, email agli ospiti e sul sito.

Hai scelto il tipo sbagliato?

Finché stai configurando si corregge. Nella schermata «Come vuoi aggiungere le tue camere?», in alto, una riga dice come sono organizzati i tuoi alloggi e accanto c'è «Cambia»: da lì passi da alloggi singoli a tipologie e viceversa. Chi ha scelto «Gestore di Case Vacanza» quella riga non la vede affatto, e non è un guasto: ogni unità ha indirizzo e codici propri, quindi la conversione non è ammessa in nessuna direzione.

Attenzione: passando ad alloggi singoli ogni tipologia resta con una sola unità e le altre vengono eliminate. Vezpa ti mostra prima l'elenco esatto di cosa sparisce, e rifiuta l'operazione se una di quelle camere ha già prenotazioni. A struttura pubblicata il cambio non si fa più.

Il terzo passo comincia con un bivio: «Come vuoi aggiungere le tue camere?». Due strade, «Importa da Booking o Airbnb» e «Le creo a mano», e nessuna delle due chiude l'altra.

Il modulo di un alloggio

1. «Nome Tipologia» (o «Nome Alloggio», se non hai tipologie) — un codice breve, al massimo 8 caratteri, in maiuscolo o minuscolo: si salva esattamente come lo scrivi. È il nome con cui riconosci l'alloggio nel calendario e nelle tariffe. L'app suggerisce DBL, SGL, TRP per le tipologie e APT1, CASA1 per gli alloggi. Non «Camera Doppia»: non ci sta. Tre zeri di fila non sono ammessi, e mentre scrivi controlliamo che il nome non sia già preso.
2. «Quantità Alloggi» — quante unità identiche creare in un colpo solo. Compare solo per le strutture a tipologie. Con quantità 3, DBL diventa DBL1, DBL2, DBL3; lasciandolo vuoto ne nasce una sola. Al massimo 99 per volta.
3. «PAX Max» — la capienza massima, cioè quanti ospiti ci dormono al massimo. È obbligatorio e non può essere meno di 1. Il nome a schermo è questo, non «capienza»: la parola capienza compare nella riga di aiuto sotto il campo.
4. Il prezzo — non si inserisce qui: il modulo non lo chiede e l'alloggio nasce senza prezzo. Lo imposti dopo dalla scheda «Tariffe», dove regoli anche le differenze fra i trattamenti.
5. «Cosa è compreso nel prezzo» — Pernottamento, Bed & Breakfast, Mezza pensione, Pensione completa: accendi quello che vendi. Uno è già acceso quando apri il modulo. Se li spegni tutti non ti blocchiamo: al salvataggio riaccendiamo «Pernottamento» e te lo scriviamo, perché un alloggio che non si può vendere in nessun modo non serve a niente.
6. La posizione — compare in questo modulo solo se hai scelto «Gestore di Case Vacanza», perché lì ogni unità ha un indirizzo suo e il portale deve pubblicarla nel posto giusto: si scrive l'indirizzo dell'appartamento, le coordinate arrivano da sole, e senza coordinate valide il salvataggio non passa. Per tutti gli altri tipi di struttura qui non c'è niente da compilare: la posizione si è già presa al Passo 2, e le camere la ereditano dalla struttura.

Ci sono poi tre campi che si possono lasciare come sono e completare dopo dalla scheda dell'alloggio: «Tipo Commerciale» (il tipo di alloggio che i portali mostrano; se non lo cambi te lo proponiamo noi in base al tipo di struttura e alla capienza, quindi vale un'occhiata), «Dimensioni (m²)» e «Descrizione», che gli ospiti leggono sul Booking Engine.

Esito della registrazione

Dopo aver inviato la richiesta, la registrazione prosegue da sola sul channel manager.

Registrato non vuol dire in vendita — Il canale non vende ancora: mancano due passi. Autorizza la connessione dall'extranet del portale, poi tocca «Apri Channel Mapping», abbina le camere e tocca «Applica».

Se qualcosa non riesce — L'app dice sempre di chi è il problema:

• Problema nostro — Il problema è dalla nostra parte: al portale non è arrivato nulla. Ce ne stiamo già occupando e ti scriviamo appena puoi riprovare.
• Dato da correggere — Il portale non riconosce il codice inserito. Controllalo nell'extranet del portale e reinseriscilo, poi riprova.

Ultimo passo, una volta sola: la verifica in due passaggi protegge i dati dei tuoi ospiti e i pagamenti. Ti serve un'app authenticator sul telefono: genera un codice di 6 cifre che ti verrà chiesto quando accedi. Non si rimanda e non si salta: da questa schermata si esce solo completandola, o uscendo dall'account.

1. Installa un'app authenticator sul telefono — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Se ne hai già una, vai al punto 2. Sono gratuite e generano un codice di 6 cifre che cambia ogni 30 secondi. Va bene qualunque app che generi codici a 6 cifre.
2. Collega Vezpa all'app — Sul telefono tocca APRI APP AUTHENTICATOR: Vezpa si aggiunge da sola all'app, senza inquadrare niente. Sul computer non devi installare niente: l'app authenticator va sul telefono. Aprila, tocca + e scegli «Scansiona un codice QR», poi inquadra il QR sullo schermo del computer. Dal telefono il QR parte nascosto e lo apri con «Mostra il codice QR», che serve solo se configuri l'app su un altro dispositivo.
3. Inserisci il codice a 6 cifre — Tocca Continua e inserisci il codice (sul computer Ho scansionato il QR code, procedi) e digita le 6 cifre. Apri l'app authenticator sul telefono e cerca la voce «Vezpa»: accanto trovi un codice di 6 cifre che cambia ogni 30 secondi. Inserisci quello che vedi in quel momento; se scade mentre lo scrivi, usa il successivo.

Se la scansione non riesce, sotto oppure inserisci manualmente trovi il Codice segreto. Nell'app authenticator scegli «Inserisci una chiave di configurazione», incolla il codice e lascia il tipo «Basata sul tempo».

Creata la struttura hai già un impianto che funziona, ma non ancora completo. In cima alla Direzione compare un promemoria con quanti passi restano: toccalo per aprire l'elenco. Sparisce da solo quando non resta niente, e allora la lista la ritrovi da «Configurazione» > «Stato configurazione».

I passi sono nove, e le tre fasce non sono un ordine di importanza: dicono che cosa succede se li lasci lì.

Essenziali

Senza questi due passi la struttura non può vendere.

1. «Completa gli alloggi» — Crea gli alloggi che vendi, con capienza e prezzo. La spunta arriva quando ce n'è almeno uno vendibile.
2. «Imposta i prezzi» — Copia i prezzi da un'OTA o impostali nella pagina Tariffe.

Consigliati

Sono le porte da cui entrano le prenotazioni: non sono obbligatorie, ma finché restano chiuse non arriva nulla.

1. «Attiva il Booking Engine» — Ricevi prenotazioni dirette dal tuo sito.
2. «Dati della struttura» — Indirizzo, telefono, email e posizione: servono per collegare i canali OTA.
3. «Collega un canale OTA» — Pubblica su Booking, Airbnb e altri portali.

Opzionali

Dipendono da come lavori e da dove ti trovi.

1. «Tassa di soggiorno» — Configura la tassa di soggiorno se prevista.
2. «Automazioni email» — Invia messaggi automatici ai tuoi ospiti.
3. «Connettori governativi» — Collega Alloggiati/PayTourist o il sistema del tuo Paese.
4. «Prezzi dinamici (RMS)» — Attiva la gestione automatica dei prezzi per stagione. Questa riga compare solo se il tuo piano comprende l'RMS: se non la vedi, non è un passo che hai perso.

I pulsanti di ogni riga

«Configura» c'è sempre e apre la pagina di quel passo. Accanto compare «Vedo dopo» per i passi che possono aspettare: lo toglie dal conteggio senza cancellarlo, la riga resta in elenco come «Rimandato» e «Riattiva» lo rimette fra quelli da fare. Su un passo già concluso il pulsante diventa «Rivedi».

Dove ti porta «Configura» dipende dal passo, e in tutti i casi è la pagina giusta. Per gli alloggi, il Booking Engine, i connettori governativi e i prezzi dinamici apre la Configurazione già aperta sul gruppo da compilare. Per gli altri apre direttamente la pagina dedicata: i prezzi portano alla scheda «Tariffe», «Dati della struttura» all'editor di indirizzo, telefono, email e posizione, e gli altri tre alle loro pagine. Nessuna riga mostra sigle interne: ogni passo si spiega da solo, quindi la lista non è un elenco da interpretare, è un elenco su cui si agisce.

«Vedo dopo» resta su questo dispositivo. La scelta si salva nel telefono o nel computer da cui l'hai fatta, separata per ogni struttura: dallo stesso account su un altro dispositivo il passo torna in elenco. Non è un difetto, è una preferenza locale — ma se ti aspettavi di ritrovarla altrove, il motivo è questo.

Finché la struttura non vende da nessuna parte, i due passi che aprono una vendita — il tuo sito di prenotazione e il collegamento a un portale — non stanno fra i «Consigliati» ma fra gli «Essenziali», e restano nel conteggio del promemoria: nessuna delle due strade è obbligatoria, ma la domanda non si può mettere a tacere, e «Vedo dopo» toglie un passo dal conteggio, non dall'elenco. Appena una delle due è attiva tornano fra i consigliati. Per la stessa ragione, appena hai pubblicato la struttura l'app ti chiede dove vuoi vendere e apre la strada che scegli.

Finita la verifica in due passaggi ti troviamo davanti la scheda «Tariffe», non la Direzione: è lì che si mettono i prezzi degli alloggi appena creati, e senza prezzo le date restano chiuse. Da qui in avanti il filo lo tiene la lista della configurazione.

1. Metti i prezzi — Dalla scheda «Tariffe» imposti i prezzi per stagione, le tariffe giornaliere e gli sconti. È il passo che sblocca tutto il resto.
2. Apri una porta di vendita — Il tuo sito di prenotazione, un portale, o entrambi. I due passi «Attiva il Booking Engine» e «Collega un canale OTA» ti portano dove si fa.
3. Completa i dati della struttura — Indirizzo, telefono, email e posizione: senza di questi il collegamento a un portale si ferma.
4. Invita chi lavora con te — Dalla Configurazione, nella sezione «Team», aggiungi i collaboratori e scegli che cosa può fare ciascuno. I ruoli disponibili e i loro limiti sono spiegati nella guida del team.