Guía de configuración

Configuración es el panel que enciende tus habitaciones, tus canales de venta, tus obligaciones y tus módulos. No vende nada y no reserva nada: decide cómo se comporta todo el resto.

La abres desde la pantalla Dirección, en el menú de los tres puntos de arriba, entrada «Configuración». Está siempre ahí, en cualquier momento y para cualquiera que pueda configurar el alojamiento: nada la esconde nunca. El botón «?» de arriba de la página reabre esta guía en el navegador.

Dos niveles: la cuenta y sus alojamientos

Si gestionas más de un alojamiento, arriba de la página hay dos nombres, y vale la pena distinguirlos:

• el menú desplegable, etiquetado «Propiedad seleccionada», elige un alojamiento;
• el panel de color de debajo, marcado «Cuenta», es lo que los contiene todos: el nombre, el tipo y el país del negocio.

Cada grupo de más abajo dice a cuál de los dos obedece: al nombre del alojamiento seleccionado — es el caso de Habitaciones y Canales & precios — o a Todos los alojamientos, para lo que vale para todo el negocio (Cumplimiento fiscal y legal, Módulos, Cuenta & soporte). Dentro de un grupo, las pocas entradas que son una excepción — la zona horaria, los horarios oficiales y el RMS — llevan la nota ellas mismas.

Con un solo alojamiento no aparece nada de esto: no hay nada que distinguir.

Los grupos

Los ajustes están en seis grupos: «Habitaciones», «Canales & precios», «Huéspedes & comunicaciones», «Cumplimiento fiscal y legal», «Módulos» y «Cuenta & soporte». Solo ves los que tu rol puede usar: un revenue manager, por ejemplo, ve tres de ellos, y dentro de «Canales & precios» encuentra únicamente la entrada al RMS.

En teléfonos y tabletas los grupos se abren como un acordeón, uno a la vez: abrir otro cierra el anterior. En un ordenador están en una lista a la izquierda y el contenido aparece en el panel de al lado; el primero queda seleccionado al abrir la página.

Pasar de un alojamiento a otro

La tarjeta «Tus propiedades» de arriba aparece solo si tu acceso tiene más de uno. Elige otro y el calendario, las tarifas, los canales y las reservas pasan todos a él. Mientras cambia aparece un indicador de carga: hacen falta dos llamadas al servidor más un reinicio del lector de tarjetas, y hasta que acaba el selector ignora un segundo toque.

Un alojamiento con la suscripción caducada va marcado en la lista, y el mismo selector aparece también en la pantalla que avisa de la caducidad: desde ahí puedes pasar a un alojamiento todavía activo, en lugar de solo poder pagar o dejarlo.

Abrir el grupo correcto

Cada grupo se abre con un toque en su título. Mientras un grupo está cerrado su nota de alcance sigue siendo legible, y te dice si esos ajustes pertenecen al alojamiento seleccionado o a todos: es exactamente donde la necesitas, cuando andas buscando dónde vive un ajuste.

«Resumen de acciones» y «Estado de la configuración»

Son las dos entradas justo debajo del panel del alojamiento. «Resumen de acciones» abre los mensajes de gestión; «Estado de la configuración» abre la lista de los pasos que faltan, descrita más abajo en esta guía.

Las notificaciones son de este dispositivo

En el grupo «Cuenta & soporte», sección «Notificaciones», el interruptor «Notificaciones push» enciende y apaga las notificaciones en el dispositivo que tienes en la mano. La elección se queda en ese dispositivo y no sigue a la cuenta: apagarlas en tu teléfono no apaga nada en tu ordenador. Con el interruptor apagado, a ese dispositivo no llega nada más, ni siquiera los avisos urgentes.

La sección solo existe en la app instalada: en la demo por navegador no se dibuja en absoluto.

Cambiar tu propia contraseña

Una contraseña es un dato personal y cada rol puede cambiar la suya. Quien tiene esta página la encuentra al final del grupo «Cuenta & soporte», botón «Cambiar contraseña», al lado de cerrar sesión. Las gobernantas y los observadores, que no tienen esta página, la encuentran en el menú de cuenta de arriba a la derecha de su propio panel. Restablecer la contraseña de otra persona es otra cosa y se queda con el propietario de la cuenta, desde la página «Equipo».

Horarios de entrada y salida

Al final del grupo Habitaciones, debajo de la lista de habitaciones, encontrarás Horarios de entrada y salida: dos entradas, Entrada desde y Salida hasta. Toca cualquiera de las dos y elige la hora en el reloj: el valor se guarda al momento. Vienen ya rellenadas — 14:00 y 10:00 — y si te sirven no hay nada que hacer. Son los horarios oficiales del alojamiento, los que declaras tú: la hora de llegada no es la hora en la que el huésped aparece de verdad, porque no hay un momento de llegada que registrar y Vezpa no lo mide.

Le importan a quien tiene que declarar los huéspedes a las autoridades. España, Croacia, Eslovenia y Bulgaria piden también la hora de llegada y de salida, no solo el día: es la hora escrita aquí la que entra en la declaración. La salida es la excepción, y la única de las dos que puede volverse real: si registras la salida del huésped, se declara la hora verdadera de la salida; si no la registras, se declara el horario oficial que has escrito aquí. Son los horarios locales del alojamiento, leídos en su propia zona horaria: no se convierten.

Los roles

Las entradas restringidas

En esta página las entradas aparecen solo a quien puede usarlas de verdad: así no abres una pantalla para descubrir, en la primera acción, que no está permitida.

Viven en la pantalla «Detalles del alojamiento» y muestran todo el alojamiento: la fachada, los espacios comunes, la piscina, el jardín. Son algo distinto de las fotos de cada habitación, que se suben en la página de cada una (ver la guía de la galería de fotos).

Puedes subir hasta veinte. La primera es la portada, y cambias el orden arrastrando las miniaturas. Cada foto que añades, quitas o mueves sale al instante: no hay nada que confirmar.

Hay dos vías de entrada, y no son equivalentes:

• desde el grupo «Habitaciones», botón «Detalles del alojamiento»: aparece cuando tienes al menos una tipología, y no para quien gestiona apartamentos;
• desde los atajos de fotos de la Booking Engine, entrada «Fotos del alojamiento»: esta vía está para todos, incluidos los que gestionan apartamentos, y es la suya.

En el grupo «Habitaciones», la entrada «Etiquetas de reserva» — solo director — gestiona la lista de etiquetas de este alojamiento: las marcas de color que luego enciendes y apagas en cada ficha de reserva (ver la guía de la ficha de la reserva).

Cada etiqueta tiene un nombre y un color elegido de una paleta; las creas, las renombras y las borras aquí, hasta veinte etiquetas por alojamiento.

Arrastras la lista para cambiar su orden, y ese orden es la prioridad: dirige la secuencia en la que las etiquetas aparecen en todas partes, tanto en la ficha de la reserva como en la lista de reservas.

Las etiquetas son por alojamiento: si gestionas más de uno, configuras cada uno por su cuenta, usando el selector de arriba de la página.

La ubicación se fija escribiendo la dirección: las sugerencias aparecen mientras escribes, eliges una y la posición se marca sola en el mapita de abajo. Si el punto no es exacto, arrastra el mapa para corregirlo — la app lo dice: «Ubicación detectada a partir de la dirección: arrastra el mapa para ajustar el punto». En la demo por navegador el mapa no se dibuja: escribes la dirección igualmente y la ubicación se fija sola. En la app instalada el mapa está.

Dónde encontrarla

• Cuando creas el alojamiento: el campo Dirección ya está en el formulario, con el mapita debajo.
• Más adelante: Configuración, grupo «Habitaciones», botón «Detalles del alojamiento», campo «Busca la dirección». Vale para todo el alojamiento seleccionado.
• Quien gestiona apartamentos: en la configuración de cada habitación, porque cada una tiene una dirección propia. En «Detalles del alojamiento» no hay campo que rellenar: en su lugar la página escribe dónde se fija de verdad.

Si quieres elegir el punto a mano

Toca «Elegir en el mapa»: el mapa se abre a pantalla completa. Mueve el mapa — la cruz se queda quieta en el centro y marca el punto — y luego confirma con «Usar esta ubicación». Útil con casas dispersas, agroturismos e islas, donde el número de la calle no basta. Al contrario que las fotos, la ubicación solo surte efecto cuando tocas «Guardar cambios»: si te vas antes, se queda la anterior.

La entrada «Estado de la configuración», arriba en Configuración, abre la página «Completa tu configuración»: la lista de los pasos que faltan antes de poder vender. La misma página se abre desde el aviso de arriba de la pantalla Dirección mientras queden pasos. El camino paso a paso, desde el registro en adelante, está en la guía para empezar; aquí está cómo leer la lista.

Las tres bandas

• «Esenciales»: sin estos no puedes vender. Sus filas no llevan botón «Más tarde» en absoluto, en lugar de uno que aparece y no hace nada.
• «Recomendados»: útiles, pero pueden esperar.
• «Opcionales»: dependen de cómo trabajas y de dónde estás.

Tu propia página de reservas y los portales son la misma pregunta hecha de dos maneras — ¿dónde vendes? — y se quedan entre los «Esenciales» mientras el alojamiento no venda en ninguna parte. Ninguno de los dos caminos es obligatorio, pero la pregunta no se puede silenciar: en cuanto uno de los dos empieza a vender, los dos vuelven entre los «Recomendados».

Los dos botones de cada fila

«Configurar» abre la página de ese paso; para los pasos que vuelven a Configuración abre también el grupo correcto, ya resaltado. «Más tarde» saca el paso de la cuenta sin borrarlo: se queda en la lista como «Aplazado», y «Reactivar» lo devuelve entre las cosas por hacer. Un paso ya hecho muestra «Revisar» en su lugar.

Los pasos aplazados se recuerdan por alojamiento y en ese dispositivo: abre Vezpa desde otro teléfono y la lista vuelve a estar completa.

Cuándo un paso cuenta como «Hecho»

Solo cuando funciona de verdad, no cuando lo has empezado. Unos ejemplos, porque este es el punto en el que una marca cómoda haría más daño que una que falta:

• precios: solo si en el periodo que vendes no quedan días sin cubrir;
• un canal: solo cuando está en vivo — pedir la activación no basta por sí solo;
• tasa turística: solo si una de las bandas lleva un importe por encima de cero;
• obligaciones: solo si están también las credenciales, porque sin ellas el envío nocturno falla;
• tu propia página de reservas: solo si al menos un alojamiento está publicado y tiene una dirección web.

El paso de los precios dinámicos solo aparece si tu plan incluye el RMS.

Quién lo ve: director, asistente y revenue manager. El revenue manager solo ve la entrada si el módulo RMS está activo, y es la única entrada de «Canales & precios» que ve: Booking Engine y canales OTA se quedan con el director y el asistente. Anular las acciones automáticas del RMS está reservado al director.

La entrada está en el grupo «Canales & precios» y abre la pantalla del Revenue Management: temporadas, límites y precios dinámicos. Trabaja encima de tus tarifas de lista y no las sustituye.

El módulo se activa por alojamiento, desde esta entrada: con «Activar» si el plan lo incluye. Si no lo incluye, el director que paga la suscripción con tarjeta directamente a Vezpa lo añade con «Añadir el gestor de precios — … al mes», en la misma tarjeta; quien paga desde App Store o Google Play pasa al plan Pro desde la tienda. Todo lo demás — cómo decide, cómo se anula una pasada, qué pasa con las tipologías excluidas — está en la guía del RMS.

Cuántas habitaciones puedes crear, y qué pasa más allá de tu plan

Puedes crear hasta 100 habitaciones, incluso más de las incluidas en tu plan: ninguna habitación se borra, se esconde o se vuelve inutilizable por motivos de plan o de pago. Los planes incluyen Smart (8 habitaciones o 3 apartamentos), Smart+ (15 o 5) y Pro (25 o 8).

Si vas más allá de tu plan y pagas con tarjeta, hasta Pro la subida al plan siguiente ocurre sola en la primera renovación: recibes un aviso en la app con la fecha de renovación y el importe exacto, y hasta entonces lo que ya has pagado sigue siendo válido y sin cambios. Más allá de Pro la renovación necesita nuestra aprobación, pero nunca se bloquea: mientras tanto sigue al precio actual. También podemos acordar juntos un importe mensual fijo.

¿Pagas a través de Google Play o la App Store?

Las tiendas solo pueden cobrar sus planes de catálogo: no pueden cobrar un importe acordado. Así que si tu renovación implica un importe acordado o necesita nuestra aprobación, la pantalla «Gestionar habitaciones» muestra una tarjeta dedicada. El cambio se hace en este orden:

1. Cancelar en la tienda — abre la página de gestión de suscripciones de tu tienda. Solo tú puedes cancelar una suscripción de Google Play o de la App Store: nosotros no podemos hacerlo por ti.
2. Activar el pago con tarjeta — desde la app en Android y Windows. En iPhone y iPad este botón no aparece, porque las reglas de la App Store no permiten señalar un pago externo desde dentro de la app: usa otro dispositivo (Android o Windows) o la web vezpa.it.

Cancelar en la tienda no apaga nada al momento: la suscripción de la tienda sigue válida hasta su caducidad natural, y la tarjeta toma el relevo mientras tanto. Nunca te quedas sin servicio.

«Cierre de temporada»

Para un hotel que cierra por temporada. En «Configuración», grupo «Cuenta & soporte», el director encuentra la tarjeta «Cierre de temporada»: con «Elige el periodo de cierre» elige el periodo, ve cuánto pagará y confirma. Cada mensualidad que empieza dentro del periodo cuesta el 30 % del plan, IVA incluido; al reabrir vuelve sola la tarifa completa.

• El periodo es continuo, dura de 3 a 6 meses y empieza a partir de mañana. Entre el final de un cierre y el inicio del siguiente deben pasar al menos 6 meses.
• En el periodo no debe haber reservas: si las hay, la app las enumera y el cierre no empieza.
• Las fechas cerradas no se pueden reservar por ninguna vía: canales, motor de reservas ni introducción manual. En el calendario aparecen como «Cierre de temporada» y no se desbloquean. Si un canal envía igualmente una reserva en esas fechas, la reserva se mantiene y el director recibe una notificación.
• Solo está disponible con el pago desde la web (tarjeta), no con la suscripción de la tienda de apps.

Una vez activado, el cierre no se anula desde la app: para cambiarlo escribe al soporte. El resto de la app funciona con normalidad, así preparas la temporada y recibes reservas para las fechas abiertas.

«Dispositivos de acceso»

Para los huéspedes que entran solos con una caja de llaves. En «Configuración», grupo «Habitaciones», el director encuentra «Dispositivos de acceso»: un dispositivo por fila, con nombre, código y las habitaciones que abre (una caja puede servir a varias habitaciones). Por ahora el tipo es «Sin conexión (código fijo)»: el código lo escribes tú y sigue igual hasta que lo cambies.

• El código llega al huésped con la automatización «Códigos de acceso (check-in aprobado)» en «Automatizaciones»: se envía solo después de que apruebes el check-in online desde la ficha de la reserva, el día de llegada a la hora elegida (las 8 por defecto), o enseguida si apruebas más tarde ese día. Una vez por reserva.
• Si cambias un código, la app te dice cuántos huéspedes con la estancia aún sin terminar ya recibieron el antiguo, para que puedas avisarles.
• La página es solo del director. El código de una habitación también aparece en la ficha de la reserva, en el recuadro «Llaves».

«Huéspedes bloqueados»

Para dejar de recibir reservas de una persona. En «Configuración», grupo «Canales & precios», justo debajo del Booking Engine, encuentras «Huéspedes bloqueados»: una lista por propiedad. Con «Bloquear un huésped» eliges si bloquear una dirección de email o un número de teléfono, y puedes añadir un motivo, que queda interno. El teléfono se reconoce como esté escrito: los espacios y el prefijo internacional (+39, 0039 o ninguno) no cuentan.

• Desde el Booking Engine el huésped no puede completar la reserva: ve un mensaje neutro que le invita a contactar directamente con el alojamiento, y no se le dice que está bloqueado.
• Cuando reservas a mano en la app, al confirmar o al crear la propuesta aparece un aviso con el email o el teléfono encontrados y el motivo: para seguir de todos modos confirmas dos veces (consulta la guía de reservas).
• Desde Booking.com, Airbnb y los demás portales la reserva llega ya confirmada y no se puede rechazar: recibes una notificación push sobre el huésped bloqueado, una vez por reserva.
• Desde los calendarios iCal no hay ningún control: esos calendarios no traen ni email ni teléfono.
• La lista la modifica el director; el asistente solo puede consultarla. Los demás roles no ven la «Configuración».

Tope de ocupación por canal

Algunos canales aceptan menos huéspedes de los que vendes aquí de verdad. Una habitación con capacidad 3, por ejemplo, puede ser reservable solo para 2 huéspedes en un canal concreto: el canal rechaza el precio del tercer huésped cada vez, y la habitación acaba siendo invendible a 3 en ese canal. Si la habitación está en venta en los portales y tu alojamiento tiene al menos un canal conectado, encontrarás el Tope de ocupación por canal en la configuración de la habitación, debajo de la tarjeta «Detalles»: una fila por canal conectado, cada una con su tope actual (o «Sin tope establecido — se vende a capacidad completa») y un botón para editarlo.

Puedes poner, cambiar o quitar el tope de cada canal de forma independiente. No tienes que poner nada a mano: si un canal rechaza un precio porque su propio límite de ocupación es más bajo que lo que vendes, Vezpa aprende el límite automáticamente la primera vez que pasa — esa corrección es el comportamiento esperado, no un fallo. Esto es distinto del aviso automático y de solo lectura sobre la capacidad diferente de la guía de canales: aquel solo informa de lo que el portal declara, este es un límite que pones tú.

«Check-in online»: la foto del documento

En «Configuración», grupo «Cumplimiento fiscal y legal», la sección «Check-in online» tiene la opción «Foto del documento de identidad» con tres valores: «No solicitada», «Opcional» y «Obligatoria». Solo la ve quien puede configurar el alojamiento. Si la activas, en el check-in online cada huésped fotografía el anverso y el reverso de su documento: no solo el principal, también los demás, que en el formulario se llaman «Huésped 1 (principal)», «Huésped 2» y así sucesivamente. Con «Obligatoria» el registro no se completa sin las dos fotos; quien ya las subió no tiene que repetirlas.

Las fotos se reducen, se limpian de metadatos (incluida la posición GPS) y se guardan cifradas: ningún enlace público lleva a ellas. En la app solo las ven los roles que gestionan las reservas, no la gobernanta ni el observador, en la ficha del huésped. Se borran solas 7 días después de la salida, y en el acto si el huésped se elimina o se anonimiza; también puedes borrarlas antes tú. En el formulario el huésped lee una nota que explica para qué sirven y cuándo desaparecen.

Notificaciones que no se encienden

Dos avisos pueden aparecer debajo del interruptor, y existen solo en teléfonos, iPads y Macs. Si el permiso se ha denegado en los ajustes del dispositivo, una línea lo dice junto con el botón «Abrir ajustes», que te lleva a la pantalla del sistema. Si el permiso está pero el registro falla, aparece «Reintentar» en su lugar. En Windows no existe ninguno de los dos avisos: las notificaciones llegan allí por otro camino, y el interruptor enciende y apaga ese camino igualmente.

Más de un alojamiento en el mismo acceso

El selector de arriba existe solo si tu acceso tiene más de uno, y los ajustes siguen al alojamiento seleccionado o a todo el negocio según el grupo (ver la primera sección de esta guía). Si tocas una notificación de un alojamiento distinto del que estás, la app pregunta primero si cambiar de alojamiento o quedarte.

La ubicación, las fotos y la Booking Engine son por alojamiento: dos alojamientos tienen dos direcciones, dos galerías y dos páginas de reservas. La zona horaria, los horarios oficiales, las obligaciones y los módulos pertenecen en cambio a la cuenta y valen para todos.

Tema, vista y densidad

El grupo «Cuenta & soporte» guarda también el tema claro u oscuro y «Vista y densidad», que decide si las pantallas de Calendario, Tarifas y Tasa turística disponen los días en horizontal o en vertical, y cuántas filas (o columnas) mostrar como máximo: si hay menos habitaciones las ves todas, y nada se ensancha más allá de un tamaño cómodo. La misma entrada está también en el menú de los tres puntos de esas tres rejillas, y la elección se queda en el dispositivo que usas: no te sigue del teléfono al portátil. Para los detalles, ver Vista y densidad de la rejilla en la guía del Calendario. El observador y la gobernanta, que no tienen esta página, encuentran la misma elección en su propio menú de cuenta.

• No encuentro Configuración. Está en el menú de los tres puntos de la pantalla Dirección, entrada «Configuración». Ya no es una pestaña de la barra de abajo, y la entrada aparece solo a quien puede configurar el alojamiento.
• No veo el selector de alojamiento. Aparece solo con dos o más alojamientos en el mismo acceso. Con uno solo no hay nada que elegir.
• No veo «Equipo» ni «Roles y permisos». El primero es del propietario de la cuenta, el segundo del director. No es un fallo: los hace cumplir el servidor, y mostrarlos solo para rechazar la acción después sería peor.
• No veo «Agregar propiedad». Aparece a quien gestiona apartamentos. Si tu negocio está registrado como hotel, ese botón no está, y el servidor rechazaría la petición de todas formas.
• No encuentro «Detalles del alojamiento». Aparece en el grupo «Habitaciones» cuando tienes al menos una tipología, y no aparece a quien gestiona apartamentos. Las fotos del alojamiento siguen siendo accesibles desde los atajos de la Booking Engine, entrada «Fotos del alojamiento».
• Escribí la dirección pero la ubicación no se guardó. Las fotos se guardan solas, la ubicación no: necesita «Guardar cambios». Si te fuiste antes, se quedó la anterior.
• No veo el mapa en la demo por navegador. Es lo previsto: el mapa se dibuja en la app instalada. En el navegador escribes la dirección igualmente y la ubicación se fija sola.
• Apagué las notificaciones y siguen llegando. El interruptor vale solo para el dispositivo en el que lo tocaste: los demás siguen recibiendo hasta que los apagues uno por uno.
• Un paso de la configuración sigue como pendiente aunque lo he configurado. Un paso cuenta como «Hecho» solo cuando funciona: un canal pedido pero todavía no en vivo, una tasa a cero o una obligación sin credenciales se quedan pendientes. Esa es la dirección segura.
• Toqué «Más tarde» y el paso volvió. Eso pasa con los esenciales: si aplazaste el paso cuando todavía era recomendado, vuelve a la cuenta en cuanto se convierte en esencial. Pasa también al cambiar de dispositivo, porque los pasos aplazados se quedan en aquel en el que los elegiste.

Al final de esta pantalla, debajo de «Cambiar contraseña», está «Dispositivos conectados»: la lista de teléfonos y ordenadores en los que está abierta tu cuenta, con el nombre del dispositivo, el último uso y la dirección desde la que llegó. El que estás usando aparece como «Este dispositivo».

• «Desconectar» cierra un dispositivo: en pocos segundos ya no puede hacer nada, y para volver a entrar hacen falta otra vez la contraseña y el código. Es lo que hay que hacer si pierdes un teléfono o un ordenador.
• «Cerrar sesión en todos los demás dispositivos» los cierra todos menos el que tienes en la mano.
• Cuando alguien entra en tu cuenta desde un dispositivo nuevo recibes una notificación y un correo. Si no has sido tú, desconéctalo desde aquí y cambia la contraseña.
• Para las operaciones delicadas la app vuelve a pedirte el código de tu app de autenticación: eliminar la cuenta, añadir o quitar personas del equipo, cambiar un rol, cambiar los datos de facturación con el IBAN, conectar la cuenta de cobros, exportar el registro de huéspedes. El código vale unos minutos y después se vuelve a pedir.