Guía de Contabilidad

La contabilidad se abre desde la página «Dirección» con el botón «Contabilidad». Arriba están las pestañas «Resumen», «Evolución», «Cuenta de resultados», «Ingresos», «Gastos», «Proveedores» y «Vencimientos»: cuáles ve cada rol lo encuentras en Quién ve qué.

El período se elige con «Este mes», «Mes pasado», «Este año» y «Año pasado». El resumen tiene tres recuadros; al tocar uno se abre la pestaña que lo explica:

• «Beneficio»: ingresos menos gastos, en rojo si es negativo. Abre la cuenta de resultados.
• «Por pagar»: los gastos aún no pagados, y cuántos son. Abre los vencimientos.
• «Por cobrar en el período»: lo devengado en los meses elegidos que aún no se ha pagado. Abre los ingresos.

Debajo están el gráfico «Gastos por categoría» y los «Próximos vencimientos».

Arriba, tres cifras, ingresos, gastos y beneficio del año, con la variación sobre el año anterior cuando hay un año anterior con el que comparar. El gráfico muestra para cada período una barra de ingresos y una de gastos, con la línea del beneficio encima.

«Mes», «Trimestre» y «Año» cambian el paso del gráfico, las flechas cambian el año. Al tocar una o más categorías, el gráfico muestra solo sus gastos: el beneficio sigue siendo el real, ingresos menos todos los gastos. «Agrupadas» pone los gastos en una sola barra, «Una a una» los divide por categoría.

Una tabla con los períodos en columnas (en el móvil se desplaza de lado) y estas filas:

• «Ingresos»: se abre por concepto, es decir por tipo de alojamiento, departamento de la caja y Bienestar;
• «Gastos»: se abre por categoría;
• «Beneficio», resaltado;
• «Comisiones OTA (fuera del beneficio)», cuando hay facturas de comisiones (ver Comisiones OTA);
• «Beneficio del año anterior», para comparar.

Encima de la tabla aparecen avisos sobre las cifras que conviene revisar: gastos sin IVA, pagos por encima del total de la reserva (el concepto «Excedente», normalmente un reembolso no registrado), estancias repartidas entre varias empresas.

• Solo cuentan los pagos recibidos: anticipos y saldos de las reservas, ventas pagadas de la caja y del Bienestar. Una tarjeta en garantía no es un ingreso hasta que la cargas.
• Cuentan en su mes de devengo: el alojamiento se reparte noche a noche, así que una estancia del 30 de abril al 3 de mayo da una noche a abril y dos a mayo.
• La tasa turística queda fuera: la cobras para el ayuntamiento.
• El reembolso de una reserva cancelada desde el Booking Engine reduce los ingresos.

La pestaña agrupa por mes y por concepto; cada concepto muestra lo devengado (lo que corresponde a esos meses) y lo cobrado. Los importes de esta pestaña son siempre con IVA.

Al final está «Documentos emitidos»: facturas, facturas rectificativas, recibos y tickets del período. Están ahí para consultarlos y no se suman a los ingresos, porque un pago y su factura son el mismo dinero.

1. Toca el botón + «Gasto».
2. Escribe el «Importe» y elige la «Categoría»: basta con estos dos, luego «Guardar».
3. Si hace falta, abre «Más detalles»: proveedor (si no existe, escribe su nombre: Vezpa propone añadirlo), empresa, «Mes de devengo», «Número de meses», vencimiento, pagado, «Tipo de IVA (%)» (lo propone la categoría), «Número de documento» y notas.

El mes de devengo es el mes al que pertenece el gasto, aunque lo pagues después. Con «Número de meses» el gasto se divide en partes iguales: un seguro anual en 12 meses pesa una doceava parte cada mes.

«Subir XML» lee una factura electrónica italiana FatturaPA, en .xml o firmada en .p7m: proveedor, número, fecha, importes, IVA y vencimiento. Una factura rectificativa entra en negativo. El gasto va a la empresa a la que va dirigida la factura (el NIF-IVA del destinatario): si no es ninguna de las tuyas, el archivo se rechaza. Entra como por pagar, con la categoría predeterminada del proveedor.

En Italia las facturas de proveedores también pueden llegar solas. En la página «Empresas (NIF/IVA)», si la ficha de una empresa tiene la fila «Facturas de proveedores», el director elige «a través de Vezpa»: cada factura que llega del SDI se convierte en un gasto por pagar de esa empresa, con la etiqueta «Factura recibida», y no se puede eliminar. Si ya existía como gasto, introducido a mano o desde XML, Vezpa la vincula a ese en lugar de crear otro. Con «a través del asesor» las recibe su asesor y aquí se añaden con «Subir XML». Cómo se activa lo explica la guía de Facturación electrónica.

La lista se filtra por categoría, proveedor y estado («Todas», «Por pagar», «Pagados»). Cada gasto se modifica, se elimina, se marca con «Marcar como pagado» o «Marcar como por pagar», y se copia a otro mes con «Duplicar», útil para los recibos de suministros. Un gasto sin categoría se lee «Sin categoría»; los gastos en otra moneda quedan fuera del total.

Para los gastos que se repiten iguales (sueldos, hipoteca, alquiler, cuotas) usa «Repetir» en la ficha del gasto: «Cada mes», «Cada 3 meses» o «Cada año», con «Hasta el» si la repetición tiene un final. Vale para los gastos introducidos a mano, no para los que llegan de un XML. Vezpa crea solo el gasto de cada periodo, el mismo día del mes (el 31 pasa a ser el último día en los meses más cortos), por pagar, con los importes, el proveedor, la categoría y la empresa del primero. En la lista, los gastos de una repetición llevan el icono de las flechas en círculo. Se detiene con «Detener la repetición», desde el primer gasto o desde cualquiera de los creados; borrar el primero también la detiene, y los gastos ya creados se quedan. Si cambias el importe o el proveedor del primer gasto, cambian los siguientes, no los ya creados. «Duplicar» sigue sirviendo para una sola copia.

Si cobras online con Stripe, sus comisiones entran solas: cada mes un gasto del proveedor Stripe, en la categoría «Comisiones de pago», ya pagado, con la etiqueta «Automático». Vezpa lo actualiza cada día, así que no se puede modificar ni eliminar.

Cada proveedor muestra cuánto has gastado y cuánto queda por pagar en el período elegido. Los proveedores se crean solos, desde un gasto o un XML.

El director cambia su «Nombre», «NIF-IVA» y «Categoría predeterminada»: con una categoría predeterminada, los gastos nuevos de ese proveedor, también los de XML, la toman solos.

«Gastos por pagar»: los gastos no pagados, con los que ya pasaron su vencimiento marcados «Vencido». «Marcar como pagado» se toca directamente aquí. Una factura de comisiones del canal aún abierta lleva la etiqueta «Conciliación».

«Cobros previstos»: las reservas con llegada en los últimos 12 meses o en los próximos 30 días que todavía tienen un saldo abierto. Al tocar una se abre la reserva.

En esta pestaña los importes son siempre con IVA: son los que pagas y recibes.

Cada establecimiento empieza con diez categorías de serie, entre ellas «Comisiones de los canales». El director las gestiona con el botón «Categorías» de la pestaña Gastos:

• «Renombrar» y «Tipo de IVA predeterminado (%)», propuesto en los gastos nuevos;
• «Ocultar» y «Mostrar»: una categoría oculta ya no se propone para los gastos nuevos;
• «Añadir categoría» para tus propios conceptos.

Las categorías de serie no se eliminan; las que añadiste sí, si ningún gasto las usa.

El icono % de arriba pasa de «Importes con IVA» a «Importes sin IVA». Vale para Evolución y Cuenta de resultados y, en el Resumen, para el beneficio con su detalle y para el gráfico «Gastos por categoría».

• Sin IVA, los ingresos son netos de su tipo: en Italia el alojamiento neto del 10 %, en otros países con el tipo del establecimiento. Los gastos cuentan por su base imponible.
• Un gasto cuyo IVA no se conoce, o un pago no vinculado a una reserva, cuenta entero también sin IVA: un aviso lo señala.
• «Por pagar» y «Por cobrar en el período» son siempre con IVA, como la pestaña Ingresos: es dinero que sale y entra de verdad.

Las comisiones de los portales se calculan a partir de las reservas: entran en los gastos, en la categoría «Comisiones de los canales», repartidas noche a noche como la estancia.

La factura de comisiones que te envía el canal es una «Conciliación»: la registras en la misma categoría, a mano o desde XML, para comprobar cuánto retuvo el canal, pero no se resta del beneficio una segunda vez. Mientras está por pagar aparece en «Por pagar» y en los vencimientos, porque es una deuda real. En la cuenta de resultados tiene su propia fila, «Comisiones OTA (fuera del beneficio)».

Si la cuenta tiene varias empresas (ver la guía de Facturación electrónica), arriba aparece el selector «Empresa»: «Todas las empresas» o una sola. Con una sola empresa el selector no aparece.

• Un ingreso va a la empresa de la habitación o del departamento; una estancia en habitaciones de empresas distintas se reparte entre ellas noche a noche.
• Un gasto desde XML va a la empresa del NIF-IVA al que va dirigido; un gasto introducido a mano a la empresa elegida en «Más detalles», si no a la empresa habitual del proveedor, si no a la principal.
• Cada informe se lee para una empresa o para todas juntas: los importes de una empresa nunca acaban en el NIF-IVA de otra.

• Director: todas las pestañas, el interruptor del IVA, las categorías y la edición de proveedores.
• Asistente: solo «Gastos» y «Proveedores». Introduce gastos y sube XML, crea proveedores nuevos desde el gasto y modifica los gastos que introdujo él a mano; no ve ingresos ni beneficio y no cambia categorías ni proveedores.
• Los demás roles no tienen el botón «Contabilidad».

Las Estadísticas cuentan la facturación por fecha de salida: todo lo que gastó el huésped, comisiones del portal incluidas, en el mes en que se va, pagado o no. La contabilidad cuenta el dinero cobrado, en el mes de devengo de cada noche. Los mismos meses pueden dar totales distintos, y es lo correcto: las Estadísticas dicen cuánto has vendido, la contabilidad cuánto has cobrado y gastado.

Bajo el gráfico de facturación de las Estadísticas, el director encuentra la nota «Por qué Estadísticas da una facturación distinta».

El icono «Documentos fiscales» de arriba abre las páginas de los documentos que emite tu establecimiento, por ejemplo la facturación electrónica y las facturas: aparece cuando al menos una está activa.

La contabilidad no emite documentos ni transmite nada a Hacienda: los enumera en la pestaña Ingresos, bajo «Documentos emitidos», sin sumarlos a los ingresos.