Guía Facturación electrónica

La facturación electrónica es el sistema por el que las facturas italianas viajan como XML al Sistema di Interscambio, la plataforma de intercambio de la Agencia Tributaria italiana. Vezpa genera el XML, hace que el intermediario fiscal OpenAPI.it lo firme y lo transmita, y te trae de vuelta el resultado.

Es una función solo para Italia: la sección aparece en Configuración cuando el país de tu alojamiento es Italia. Los alojamientos de los demás países de la UE usan la facturación genérica, explicada en la guía de Facturación.

Quién puede usarla

Solo «Director» y «Asistente». Gobernanta, observador, revenue, bienestar y usuario simple no ven la sección y no pueden emitir: el servidor rechaza la petición.

Qué cuesta: el Módulo fiscal

La factura electrónica y el ticket están en el «Módulo fiscal», que se activa desde «Configuración» → el grupo «Cumplimiento fiscal y legal» → la sección «Facturación electrónica» → «Módulo fiscal». Sin el módulo activo no se transmiten facturas electrónicas.

• La cuota es de 7,90 € al mes (IVA incluido), descontados del monedero al activarlo y luego cada mes en la misma fecha. Si lo desactivas y lo vuelves a activar antes de que termine el mes pagado, no pagas una segunda cuota y la fecha de renovación sigue siendo la misma.
• Incluye 100 facturas electrónicas y 500 tickets por cada mes del módulo.
• Pasado el cupo, cada factura cuesta 0,19 € y cada ticket 0,03 €, del saldo prepagado.
• Para volúmenes elevados, el precio de las facturas y los tickets extra es negociable: escríbenos y lo acordamos.
• El cupo es del alojamiento: las facturas que transmite el módulo Bienestar gastan esas mismas cien.
• Un abono y una nota de débito cuentan también como transmisiones: cuestan lo mismo que una factura.
• Una factura rechazada por el SDI no se paga: el cargo vuelve al monedero y el cupo no se gasta.
• El recibo no fiscal no pasa por el SDI y sigue siendo gratuito, también sin el módulo.

Los tickets los transmite Vezpa por ti, como intermediario: no te pedimos credenciales. Basta con asignar una delegación a Vezpa en el portal «Fatture e Corrispettivi» de la Agenzia delle Entrate, en la sección de delegaciones, para la gestión de los ingresos diarios (corrispettivi); el código fiscal que debes delegar lo encuentras en el módulo. Luego pulsa «Activar los tickets». También necesitas la factura electrónica configurada y la dirección completa del establecimiento (calle y número, código postal, municipio y provincia). Los empresarios individuales no pueden delegar en un intermediario el envío de los ingresos diarios: para ellos el módulo incluye solo las facturas. Los tickets se emiten desde la caja, desde Bienestar y al cerrar la cuenta de la reserva: consulta la Guía Caja y la Guía Detalle de la Reserva.

El camino es «Configuración» → el grupo «Cumplimiento fiscal y legal» → la sección «Facturación electrónica» → «Activar facturación electrónica». Una vez activo el servicio, la misma entrada pasa a ser «Configuración de facturación electrónica» y vuelve a abrir el procedimiento para que corrijas los datos.

Con el servicio activo, el camino más corto es desde «Dirección»: el recuadro «Contabilidad», junto al POS, abre directamente la sección «Facturación electrónica».

Los cinco pasos

La conservación, en el portal de la Agencia Tributaria

1. Abre el portal «Fatture e Corrispettivi» en ivaservizi.agenziaentrate.gov.it (se abre en una pestaña nueva)
2. Entra con SPID, CIE o credenciales Entratel/Fisconline
3. En el menú elige Conservazione y luego Aderisci al servizio di conservazione
4. Rellena el formulario con los datos de tu alojamiento y fírmalo digitalmente
5. Envía: es gratis, y desde entonces las facturas enviadas al SDI se conservan diez años en los servidores de la Agencia

La sección «Facturación electrónica» se abre desde «Dirección» con el recuadro «Contabilidad», o desde «Configuración» → «Monedero y facturas». Tiene cinco pestañas, en este orden:

• «Actividad», la pestaña con la que se abre. Arriba, el mes en números: «Facturas enviadas» y «Recibos emitidos» con el importe, «Borradores por enviar» y «Rechazadas por el SDI». Al tocar un recuadro se abre la lista ya filtrada. Debajo, «Actividad reciente»: facturas y recibos juntos, por día, una fila por documento con su último estado. Al tocar una fila se abre el documento.
• «Facturas»: la lista completa, con búsqueda, filtros por estado y año y orden.
• «Recibos»: los recibos no fiscales con el nombre del cliente, filtrables por año. La lista carga 50 recibos cada vez: al final, «Cargar más».
• «Titulares»: la agenda de los datos fiscales de tus clientes.
• «Monedero», la última. Arriba el «Módulo fiscal» con la cuota, la próxima renovación y las facturas y los tickets usados en el periodo («Gestionar el módulo» abre su página); luego el saldo, «Recarga rápida» y «Transacciones recientes».

En el ordenador, «Actividad» pone los recuadros del mes en una columna a la izquierda y la actividad reciente al lado; también «Monedero» coloca saldo y recarga junto a los movimientos.

El monedero es la última pestaña de la sección «Facturación electrónica»: cómo llegar y qué hay en las demás pestañas está en Las pestañas de la sección.

El saldo nunca caduca: lo recargas con tarjeta a través de Stripe cuando lo necesites. El único cargo recurrente es la cuota del «Módulo fiscal», si lo has activado. La pestaña muestra el saldo, las recargas y los gastos.

Los paquetes de recarga

Los importes no son libres: eliges uno de los paquetes que se ofrecen en «Recarga rápida», y los dos más grandes te abonan más de lo que pagas.

La lista que vale es la que ves en la app: los paquetes pueden cambiar, y un importe que no coincida con un paquete activo se rechaza.

1. Abre la reserva, toca el menú de tres puntos y elige «Facturación»: se abre «Cuentas de la reserva»
2. En la «Cuenta principal» toca «Factura». «Emitir factura electrónica» se abre con los datos ya copiados de la reserva
3. Comprueba el «Tipo de cliente» y los datos del cliente
4. Toca «Emitir y transmitir al SDI»

Los datos del cliente

Para una empresa italiana uno de los dos — código o correo certificado — es obligatorio: sin él, la emisión no arranca. Si el cliente no te da ninguno, el valor convencional es 0000000 (siete ceros), y la factura llega igualmente a su buzón fiscal en el portal de la Agencia.

Lo necesitas cuando la misma reserva hay que facturarla a personas distintas: el huésped particular paga habitación y desayuno, la empresa paga los extras. La página «Cuentas de la reserva» muestra arriba la «Cuenta principal» y debajo las cuentas separadas que has creado. El total de la reserva no cambia: lo que mueves a una cuenta separada se quita de la principal.

1. En la «Cuenta principal» toca «Dividir». La primera vez, en lugar de una lista vacía hay un panel que explica la función, con el botón «Crear cuenta separada»
2. Elige el titular, o crea uno con el botón «Nuevo titular» que está al lado del selector
3. Escribe los importes que se mueven: «Habitación», «Pensión», «Tasa turística»
4. En «Cargos a incluir» marca los cargos que pasan a esta cuenta, hasta una parte de una cantidad
5. Guarda. La cuenta aparece en la lista con su propio botón «Factura», y emites desde ahí igual que desde la cuenta principal

El estado está escrito en cada tarjeta de factura en la pestaña «Facturas». Tras la transmisión cambia solo: la confirmación vuelve de OpenAPI.it, y si esa confirmación se pierde una comprobación automática vuelve a leer el estado cada cuarto de hora.

En «Facturas emitidas» está «Buscar» («Número, cliente, NIF o huésped»): busca en el número, el nombre o la razón social del cliente, la partita IVA, el codice fiscale y el nombre del huésped de la reserva. Debajo, los filtros por estado — «Todas», «Borradores», «Transmitidas», «Archivadas», «Rechazadas» —, que sustituyen al antiguo menú de filtros de la barra; cuando las facturas abarcan más de un año, el menú del año con «Todos los años» (un borrador cuenta en el año en que se creó). En la barra, «Ordenar por» ofrece «Más recientes primero», «Más antiguas primero», «Número: de mayor a menor», «Número: de menor a mayor», «Importe: de mayor a menor», «Importe: de menor a mayor», «Cliente (A–Z)»; por defecto, «Más recientes primero». Cada tarjeta muestra el nombre del cliente. La lista carga 50 facturas cada vez: al final, «Cargar más».

Si el SDI la rechaza

El rechazo viene de errores formales: un código fiscal equivocado, datos del emisor incompletos, un código de IVA que no concuerda con tu régimen. Cuando pasa:

• la factura pasa a «Rechazada» y el motivo que informa el SDI sale en el detalle;
• cualquier cargo vuelve al monedero, y esa transmisión no gasta el cupo del mes;
• corrige el dato equivocado y vuelve a emitir. Aunque emitas varias veces, pagas solo las transmisiones que se aceptan.

Una vez que la factura está en el SDI ya no se puede anular: se revierte, del todo o en parte, con un abono. Lo necesitas cuando la reserva se cancela después de emitir, cuando el importe estaba mal, por un descuento acordado después, o por una habitación con no presentado.

1. Abre el detalle de la factura que hay que revertir
2. Toca «Emitir abono (TD04)»
3. Ajusta cantidad y precio de las líneas que se revierten: los importes se vuelven negativos solos
4. Confirma: el abono se transmite al SDI y queda ligado a la factura de la que viene

Al lado de la factura al SDI está el «Recibo no fiscal», pensado para alquileres no empresariales y para quien no tiene número de IVA. No pasa por el SDI: no se transmite, no gasta el cupo del mes y no toca el monedero. Lo emites desde la misma cuenta con «Emitir recibo no fiscal», tiene su propia numeración y se anula con un motivo; los recibos emitidos están en la pestaña «Recibos».

Cuál de los dos se ofrece primero

Eso lo decides en «Configuración», en la sección «Impuestos», con «Tipo de documento predeterminado»: «Factura electrónica SDI» o «Recibo no fiscal». La elección decide qué botón es el principal en la cuenta; el otro queda accesible como acción secundaria.

Impuesto de timbre

La misma sección «Impuestos» contiene «Impuesto de timbre». Apagado no pasa nada; encendido declaras un umbral y un importe, y el impuesto se aplica a los documentos por encima del umbral. Los valores propuestos son los previstos para operaciones fuera del ámbito del IVA, pero se pueden cambiar: si no estás seguro, pregunta a tu contable.

Ninguna de las dos es un documento fiscal y ninguna toca el monedero: la factura de verdad sigue siendo el XML transmitido al SDI.

• En Configuración no hay sección «Facturación electrónica». El país de tu alojamiento no es Italia, o tu rol no es ni «Director» ni «Asistente».
• Desde una reserva la app dice que la facturación electrónica no está activa. El procedimiento de activación no se completó nunca: vuelve a abrirlo desde «Activar facturación electrónica».
• La emisión se rechaza: Módulo fiscal no activo. Actívalo desde «Configuración» → el grupo «Cumplimiento fiscal y legal» → la sección «Facturación electrónica» → «Módulo fiscal»; si en la renovación el saldo no alcanzaba, recarga desde la pestaña «Monedero» y las facturas vuelven a salir.
• La emisión se rechaza por saldo insuficiente. Has gastado las cien facturas del mes y el saldo no cubre los 0,19 €. Recarga desde la pestaña «Monedero».
• No consigo hacer la factura: ya hay un ticket. La estancia ya está en un ticket: anúlalo primero desde «Documentos comerciales» y luego emite la factura.
• No puedo emitir: faltan datos del cliente. La app dice cuáles y dónde se completan: en la pestaña del huésped principal de la reserva, o en el titular de la cuenta separada.
• La factura no llega nunca al cliente. Con código destinatario 0000000 la encuentra en su buzón fiscal en el portal de la Agencia. Con un código concreto, pídele que compruebe que sigue activo.
• La factura está mal y ya la he transmitido. No se puede anular: se revierte con un abono, y solo cuando el SDI ha confirmado la entrega.
• Una cuenta separada no me deja editarla. Ya está facturada. La única corrección es un abono sobre la factura que salió de ella.
• El estado se ha quedado en un código en inglés. Es el estado de verificación: el resultado de la transmisión no es seguro. Espera la comprobación automática en lugar de volver a transmitir, o te arriesgas a dos facturas en el SDI.