Guía Facturación

Esta función emite una factura desde una reserva de habitación o desde una venta del módulo Wellness. Vezpa rellena las líneas, aplica el tipo que has fijado, lleva la numeración y genera el PDF. No pasa por ningún intermediario: no hay comisión por documento ni saldo que recargar.

Se aplica a los alojamientos registrados en uno de estos 21 países: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Rumanía y Suecia.

La moneda y el idioma del documento

Las descripciones de las líneas y las etiquetas del PDF salen en el idioma por omisión del país elegido en los ajustes, y los importes en la moneda de ese país: corona, złoty, forinto, leu o euro según dónde estés. El país se rellena solo desde el de tu alojamiento la primera vez que abres la página, y sigue siendo editable.

Quién puede usarla

Los ajustes y la emisión están reservados al «Director» y al «Asistente»: para cualquier otro rol el servidor rechaza la petición, incluso donde un camino de la app deja abrir la pantalla.

Lo que esta función no hace

• No presenta nada a la administración tributaria, en ninguno de los 21 países. Vezpa produce el documento, lo numera y lo conserva; declaraciones y contabilidad se quedan fuera y las llevas como hoy, con tu asesor.
• No hay factura rectificativa. Una factura equivocada se anula, y anularla no produce un segundo documento.
• No recalcula precios: toma los importes que ya están en la reserva o en la cuenta de Wellness.

El camino es Configuración → Facturación, dentro del grupo «Cumplimiento fiscal y legal». De esta página no sale ningún documento: escribes una vez lo que se imprimirá en cada factura.

Los dos interruptores de arriba

• «Activar facturación» enciende la función. Mientras está apagado, quien intente emitir desde una reserva recibe un aviso de que la facturación no está activa, y no pasa de ahí.
• «Sujeto a IVA» declara que estás sujeto a IVA. Si no lo estás, déjalo apagado: las facturas salen sin impuesto en todas las líneas.

La nota impresa al pie cambia de nombre con el interruptor

Es siempre el mismo campo, y el nombre que lleva te dice en cuál de los dos regímenes estás escribiendo.

• Con el interruptor apagado se llama Nota de exención y es obligatoria: sin ella, Vezpa rechaza emitir. La única excepción es la República Checa, donde dejarla vacía imprime la redacción ya verificada para ese país; en los otros veinte Vezpa no inventa una cita legal en tu nombre.
• Con el interruptor encendido se llama Nota facultativa: déjala vacía y no aparece ninguna línea al pie de la factura. Está para quien tiene que mostrar una referencia legal estando dado de alta en IVA, una inversión del sujeto pasivo por ejemplo.

Lo que escribes tú gana siempre, en los dos regímenes y también en la República Checa.

Los campos

El número es prefijo + contador + año, por ejemplo FA12/2026. El contador vuelve a 1 con cada año nuevo.

Hay una sola regla de verdad: la serie sigue al prefijo. Dos facturas con el mismo prefijo comparten el contador, dos prefijos distintos tienen contadores independientes. Por eso dos documentos nunca pueden llevar el mismo número.

Sin huecos, sin reutilizar

• Si la emisión falla a medio camino, aunque sea solo al generar el PDF, no se consume ningún número: toda la operación se deshace.
• Si dos personas emiten en el mismo instante, las dos emisiones se ponen en fila y obtienen dos números consecutivos.
• Una factura anulada conserva su número, y no se reasigna nunca.

Dos formas para el mismo número

En «Formato del número» eliges cómo se imprime. «Prefijo + número / año (p. ej. 54/2026)» es la forma predeterminada, la descrita arriba, y para quien ya emitía no cambia nada. «Prefijo + año + número de 4 cifras (p. ej. 20260054)» es una forma habitual en los programas de facturación checos: primero el año, luego el correlativo con cuatro cifras — con el prefijo FA, FA20260054. Solo cambia la impresión: serie, prefijo y correlativo siguen igual, y las facturas ya emitidas no se renumeran.

Continuar la numeración de tu sistema anterior

Si vienes de otro programa con una serie ya en marcha — por ejemplo de tu programa de facturación anterior, parado en la factura 53 —, elige primero el formato que usabas; luego, en la primera factura que emitas desde Vezpa, toca el lápiz junto a «Número de factura» y escribe 54 en «Número correlativo». A partir de ahí Vezpa sigue solo: 55, 56…

1. Abre la reserva, toca el menú de tres puntos y elige «Facturación»: se abre la página «Emitir factura»
2. Elige el «Tipo de cliente»: «Particular» o «Empresa»
3. Para una empresa, rellena Identificador fiscal del cliente, obligatorio solo si tu propio alojamiento está en la República Checa y opcional en el resto. Si el cliente es una empresa checa, aparece junto al campo «Cargar desde ARES»: tócalo y razón social, número de IVA y dirección se rellenan solos desde el registro mercantil público checo
4. Comprueba las líneas y toca «Emitir»
5. El PDF se abre en el momento: imprímelo o guárdalo desde ahí

Qué acaba en las líneas

Si no estás dado de alta en IVA, cada línea sale sin impuesto, y la redacción de la exención aparece al pie del documento.

El número, antes de emitir

Arriba en «Emitir factura» aparece «Número de factura»: el número que esta factura recibirá, es decir el siguiente de su serie, ya en el formato elegido. Normalmente no hay nada que hacer. El lápiz de al lado, «Cambiar número», sirve para un solo caso — continuar la numeración del sistema que usabas antes — y abre un aviso, el campo «Número correlativo», donde escribes solo el correlativo (por ejemplo 54), y una vista previa del número tal como se imprimirá. Al confirmar, Vezpa comprueba que esté libre; si no lo está, aparece «Este número ya lo usa una factura emitida.»

El email del cliente, y el envío justo después

Debajo de los datos del cliente está «E-mail del cliente», ya rellenado con el email de la reserva: va en la factura y decide adónde se envía. Corrígelo si la factura va, por ejemplo, a la administración de una empresa. Después de «Emitir» se abre la vista previa del PDF, y en la barra de arriba está el botón «Enviar factura».

Corregir las líneas, y tu propio texto

Debajo de los datos del cliente encuentras «Líneas de la factura», ya rellenadas desde la reserva: cada línea tiene «Descripción», «Cantidad» y «Precio unitario», y puedes corregirlas todas antes de emitir. La línea del alojamiento lleva las fechas de la estancia, el número de noches, el número de personas y el nombre del alojamiento. «Añadir línea» añade una, la papelera junto a una línea la quita, y el «Total» se actualiza mientras escribes. Vale también para la línea de Wellness. El campo «Tu texto en la factura» es opcional y se imprime en el PDF: por ejemplo un agradecimiento o instrucciones de pago. El PDF está maquetado en bloques — tus datos de proveedor y los del cliente, las fechas del documento con el vencimiento, la tabla de las líneas.

Tasa turística e IVA, si estás dado de alta en IVA. Lo que cuenta es quién debe la tasa por ley. Si la debe el huésped y tú la cobras por cuenta del municipio o del ente turístico, queda fuera de la base imponible (Directiva 2006/112/CE, art. 79, letra c) y la línea sale fuera de la base imponible: en el PDF la columna del tipo muestra «–» en lugar de 0, el resumen de IVA le da una fila propia, «Fuera de la base imponible», y la base imponible impresa no la incluye; si la debe el alojamiento, forma parte del precio y paga el IVA del alojamiento. Lo decide «Impuesto turístico e IVA» en los ajustes: parte de «Automático (según el país)», y debajo del menú lees lo que vale ahora para tu país.

• En la base imponible de forma automática: España, Bélgica y Bulgaria. La línea toma el tipo del alojamiento y no lleva ningún motivo. En España es el criterio de la Administración tributaria (consulta DGT V0507-26). En Bélgica, si eliges «Fuera de la base del IVA (recaudado por cuenta de la administración)», se imprime el motivo con la referencia legal belga.
• Fuera de la base imponible, con el motivo impreso: Chequia, Eslovaquia, Polonia, Hungría, Austria, Luxemburgo, Portugal, Croacia, Eslovenia y Países Bajos. Debajo de la línea aparece, en letra pequeña y cursiva, el motivo con la referencia a la ley nacional; en el PDF se imprime debajo de la descripción de la línea y en la fila «Fuera de la base imponible» del resumen de IVA. En los Países Bajos la tasa queda fuera de la base incluso cuando la debe el alojamiento, siempre que se calcule por noche y figure en una línea aparte (Hoge Raad, 1985).
• Tienes que elegir: Alemania (Kurtaxe o City-Tax), Francia (taxe de séjour au réel o forfaitaire) y Rumanía, donde depende del municipio o del régimen. Mientras no elijas, al emitir la factura de una reserva con la tasa aparece la tarjeta «¿Cómo se trata el impuesto turístico a efectos de IVA?» con dos botones, «Fuera de la base del IVA (recaudado por cuenta de la administración)» y «En la base del IVA (tipo del alojamiento)», y «Emitir» queda desactivado; el servidor también rechaza la emisión. La elección se guarda en los ajustes y las líneas se recargan: con «Fuera de la base del IVA (recaudado por cuenta de la administración)» se imprime el motivo con la referencia legal del país, con «En la base del IVA (tipo del alojamiento)» la línea toma el tipo del alojamiento.
• En los demás países la línea queda fuera de la base imponible, sin motivo; si la tasa la debe el alojamiento, elige «En la base del IVA (tipo del alojamiento)». En Grecia la tasa de resiliencia climática nunca va en la factura: va en el justificante especial aparte («ειδικό στοιχείο»), que emites a través de tu proveedor myDATA citando número y fecha de la factura; Vezpa no lo emite y no pone la línea en la factura.

La línea de la tasa turística muestra unidades × tarifa — por ejemplo 14 × 2,00 — cuando todas las unidades gravadas (noches por persona o por habitación) tienen la misma tarifa; con tarifas distintas queda 1 × total. Cataluña exige noches y tarifa en la factura, y en los Países Bajos el cálculo por noche es lo que deja la tasa fuera de la base. En caso de duda, pregunta a tu asesor: la elección vale para las facturas que emitas desde ese momento. Si no estás dado de alta en IVA no cambia nada: el menú no aparece, la línea sale sin impuesto y vale para todo el documento la mención de exención al pie.

La misma acción de emitir está en una reserva de Wellness. El recorrido es idéntico — tipo de cliente, datos, «Emitir», PDF — pero la factura sale con una sola línea, titulada Wellness, que lleva el total de la cuenta: los artículos no se desglosan.

El bloque de pago se imprime solo si has rellenado al menos uno entre el IBAN y el número de cuenta checo. Si los dos están vacíos, la factura sale sin ningún dato bancario.

Qué número hace de variabilní symbol depende del formato. Con «Prefijo + número / año (p. ej. 54/2026)», o con un prefijo que contiene letras, es un contador aparte, único para el alojamiento y nunca reutilizado, que no coincide con el número de la factura. Con «Prefijo + año + número de 4 cifras (p. ej. 20260054)» y un número solo de cifras (10 como máximo), el VS es el propio número de la factura — factura 20260054, VS 20260054, también en el QR — como en los programas checos: quien paga encuentra la factura en su extracto sin un segundo número.

La línea «Pagar online»

Si cobras con tarjeta usando Stripe, el PDF lleva también una línea con una dirección: el cliente la abre y paga con tarjeta, sin transferencia. No sustituye ni al IBAN ni al código QR, y se imprime incluso cuando no tienes ningún dato bancario — quien solo cobra con tarjeta no se queda sin camino.

La dirección es corta — el dominio público del alojamiento seguido de /f/ y un código de 16 caracteres, impresa sin https:// — y toda la línea es el enlace. En la vista previa del PDF dentro de la app los enlaces no se pueden tocar; en el PDF que mandas al cliente, abierto con cualquier lector de PDF, la línea se puede pulsar.

En la página «Facturación» el icono de arriba abre la lista «Facturas emitidas», que tiene alojamiento y Wellness juntos. Cada fila lleva número, fecha, importe y estado.

El camino más corto es desde «Dirección»: el recuadro «Contabilidad», junto al POS, abre directamente «Facturas emitidas».

Arriba de la lista está «Buscar» («Número, cliente, NIF o huésped»): busca en el número, el nombre del cliente, su identificación fiscal o de IVA y el nombre del huésped de la reserva. Debajo, los filtros por estado — «Todas», «Emitida», «Pagada», «Anulada» — y, cuando las facturas abarcan más de un año, el menú del año con «Todos los años». En la barra de arriba, «Ordenar por» ofrece «Más recientes primero», «Más antiguas primero», «Número: de mayor a menor», «Número: de menor a mayor», «Importe: de mayor a menor», «Importe: de menor a mayor», «Cliente (A–Z)»; por defecto, «Más recientes primero». La lista carga 50 facturas cada vez: al final, «Cargar más» trae las siguientes.

Debajo del nombre del cliente, «Enviada el …» indica la última vez que la factura salió por correo electrónico. Si la línea no aparece, la factura aún no se ha enviado.

Volver a abrir el PDF

Toca «Abrir PDF»: el documento conservado se muestra otra vez exactamente como estaba en el momento de emitir, no se regenera. La excepción es un puñado de facturas muy antiguas, emitidas antes de que el PDF se conservara: esas se reconstruyen con el diseño de impresión de hoy.

Enviar la factura por email

El botón «Enviar factura» está en la barra de la vista previa del PDF, tanto justo después de emitir como al reabrir una factura desde la lista, y la opción sigue también en el menú de la fila. Abre la hoja de envío, solo por email: «Dirección del destinatario» se puede editar y empieza con el email del cliente escrito en la factura o, si falta, con el del huésped. Vezpa comprueba que sea una dirección válida y la envía de verdad allí, con el PDF archivado adjunto.

El texto del email lo escribes en «Texto del e-mail con la factura», en los ajustes de facturación: elige el «Idioma del texto», luego «Asunto» y «Texto». En el campo vacío ves el texto predeterminado, que vale hasta que escribas uno tuyo, y puedes usar {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Restablecer el texto predeterminado» vuelve al predeterminado. El email sale en el idioma del huésped, y la firma es el nombre del alojamiento que conoce el huésped, no tu razón social.

Enviarla al cliente

Desde el menú de la fila, «Enviar factura» la manda por correo, con el PDF conservado adjunto y no con una copia nueva. El correo es el único canal: un documento no cabe en un mensaje de WhatsApp. En una factura anulada la entrada no se ofrece siquiera.

Anular

1. Abre la factura desde la lista y elige «Anular factura»
2. Confirma: la factura pasa al estado «Anulada»
3. El número sigue reservado y no se reasigna

• No hay entrada «Facturación» en Configuración. O tu rol no es ni «Director» ni «Asistente», o el país de tu alojamiento no es uno de los 21 cubiertos. Si es Italia, la función correcta es la factura electrónica.
• Desde una reserva la app dice que la facturación no está activa. El interruptor «Activar facturación» está apagado: enciéndelo en los ajustes. El propio aviso indica el camino: «Configuración» → «Facturación».
• La emisión se rechaza y habla de datos que faltan. Falta la razón social o la dirección, o el identificador fiscal si estás en la República Checa, o el número de IVA si has encendido «Sujeto a IVA». El mensaje enumera cuáles: no se ha consumido ningún número.
• La emisión se rechaza y habla de la redacción. No estás dado de alta en IVA y el campo Nota de exención está vacío. Rellénalo: fuera de la República Checa Vezpa no escribe esa frase por ti.
• El botón «Cargar desde ARES» no aparece. Ni el cliente ni tu alojamiento son checos, o el tipo de cliente sigue en «Particular». Escribe los datos a mano: emitir funciona exactamente igual.
• La factura sale sin datos bancarios. IBAN y número de cuenta están los dos vacíos. Basta rellenar uno.
• En mi factura no hay código QR. El QR Platba existe solo para alojamientos registrados en la República Checa. En el resto, la línea con los datos bancarios es todo lo que lleva el documento.
• He corregido mis datos y la factura antigua sigue igual. Es deliberado: los datos del emisor se congelan en el documento emitido. La corrección vale para las facturas siguientes.
• «Emitir» sigue desactivado. El total de las líneas es cero: escribe el importe en una línea. Las reservas de calendarios iCal llegan sin precio.
• Al tocar «Emitir» se abre «Completa tus datos de proveedor». Faltan datos tuyos, de quien emite la factura, no del cliente que acabas de rellenar. Toca «Abrir ajustes de facturación», complétalos y vuelve a emitir: no se ha consumido ningún número.
• En Chequia los ajustes no se guardan por el IČO o el DIČ. El IČO son 8 cifras sin CZ, con un dígito de control; el DIČ es CZ más 8–10 cifras, aunque no estés dado de alta en IVA. Comprueba que no los hayas intercambiado.