Guía Caja

La caja se abre desde la página Dirección con el botón «Caja», junto al POS. Puede usarla cualquier rol que cobre; limpieza y observador no la ven.

Vende los artículos del catálogo que tienen «Caja» activado en «Dónde se vende», en el orden elegido para la caja. También están los productos de Bienestar: el stock es uno solo, el del Catálogo. La pantalla tiene cuatro zonas:

• arriba el carrito, con el total y las líneas, y a su lado el teclado numérico;
• en el centro los botones de los artículos del departamento elegido, cada uno con su color;
• debajo, las pestañas de los departamentos; en una pantalla ancha, como la de un ordenador, la franja superior pone en fila el carrito, en dos quintos de la pantalla, con una línea de puntos que une cada línea a su importe, el teclado y las secciones, con los artículos debajo a todo el ancho; las secciones están junto a la columna «Ventas recientes»: las ventas de hoy, de la más reciente a la más antigua, con hora, número, total y cómo se pagó o a qué habitación se cargó; al tocar una se abre su ficha, con las líneas y el pago, en lugar de los departamentos (se cierra con la ×);
• al final, los botones que cierran la venta; en una pantalla ancha están en columna a la derecha del teclado, todos del mismo tamaño, con «Imprimir» abajo del todo; ahí «Imprimir cuenta» se llama «Imprimir».

En el móvil la caja se organiza de otra forma: arriba el total con las líneas del carrito; abajo los artículos de la sección elegida; debajo, las pestañas de las secciones y, en la esquina inferior derecha, el icono del teclado, que lo abre y lo cierra junto a los artículos. Al abrir se ve la primera sección; si todavía no has creado secciones solo está el teclado, con encima el importe que escribes. «Imprimir cuenta» y «Cobrar» son iconos arriba: «Cobrar» abre la elección del método («Efectivo», «Tarjeta», «Tap to Pay», «A la habitación»). «Ventas recientes» están en el menú ⋮ de arriba y se abren en una hoja; al tocar una venta se ve su ficha.

En la tableta valen los gestos y los iconos de arriba del móvil, pero el carrito está a la izquierda y los artículos de la sección elegida a la derecha, con debajo las pestañas de las secciones; el teclado se abre debajo de los artículos, y las «Ventas recientes» en una ventana.

Si gestionas más de un alojamiento, el icono «Alojamiento» de arriba elige para cuál estás vendiendo: la caja muestra solo los artículos permitidos en ese alojamiento.

Los artículos se crean y se modifican en el catálogo: quien gestiona las tarifas también lo abre desde aquí, con el botón «Artículos» de arriba, junto a «Resumen de caja». Al volver a la caja, los artículos nuevos ya están.

1. Toca un departamento abajo y luego los artículos: cada toque añade uno al carrito. Dos toques en la misma cerveza forman una sola línea, «Cerveza ×2».
2. Para vender varios a la vez, escribe primero el número en el teclado y luego toca el artículo: 3 y luego «Café» añade tres cafés.
3. En un artículo de precio libre, el número del teclado es el precio: escribe el importe y luego toca el artículo.
4. Para algo que no está en el catálogo, escribe el importe y toca «Cargar»: la línea va al departamento elegido, con su nombre.
5. En el móvil y en la tableta el teclado no multiplica: sirve para el importe manual. Para vender varias unidades, mantén pulsado el artículo: una ficha pregunta cuántas, con su propio teclado; ✓ confirma, ✗ cancela. Para un artículo de precio libre, tras el toque la misma ficha pide el precio.
6. Toca una línea del carrito para cambiar su «Cantidad», su «Precio» (solo artículos de precio libre e importes manuales) o para sacarla con «Quitar». Un importe manual no tiene cantidad: en el carrito se lee «Importe manual» con el departamento en el que ha entrado, y solo se corrige el importe. El precio se teclea como en el teclado de la caja: la primera cifra sustituye lo que había y las cifras entran por los céntimos (1, 2, 5, 0 = 12,50). En una pantalla ancha el recuadro se abre dentro de la lista del carrito, junto a las líneas, en lugar de desde abajo, y el precio lo escribe el teclado de la caja que tiene al lado.

Un artículo con control de existencias que se ha agotado y no es vendible bajo cero aparece en gris con «Agotado» y no se puede añadir. Cada venta cerrada descuenta de las existencias los artículos vendidos; una anulación los repone.

Tocar dos veces «Cobrar», o reintentar tras un error de red, no registra dos ventas.

Después de un pago aparece el mensaje «Venta registrada» con el botón «Recibo»: es el recibo de pago numerado, con las líneas vendidas, en A5 o en tique de 80 mm. No es un documento fiscal. Un cargo a la habitación no tiene recibo: va a la cuenta de la reserva.

«Imprimir cuenta» imprime el carrito antes de cobrar, para enseñar la cuenta en la mesa. La hoja indica que no es un recibo.

El ticket

Con el «Módulo fiscal» activo y las credenciales de la Agenzia delle Entrate introducidas, cada cobro en efectivo o con tarjeta emite el ticket (documento comercial) y lo transmite a la Agenzia: en lugar de «Recibo» el aviso ofrece «Ticket», y el mismo botón está en el resumen de caja. El ticket separa efectivo y pago electrónico. Un cargo a la habitación no lo emite: entra en el ticket del cierre de la cuenta. Una anulación emite la anulación del ticket. Cada artículo debe tener su tipo de IVA: un artículo con el IVA por configurar detiene la venta hasta que lo configures en el catálogo. Costes y activación están en la Guía Facturación electrónica.

El icono «Resumen de caja» en la parte superior de la caja abre las cifras del día; las flechas pasan al día anterior o al siguiente.

• «Cobrado»: efectivo y tarjetas.
• «Cargado a habitaciones»: se muestra aparte, porque todavía no es dinero en caja.
• «Por método» y «Por sección»: cómo se reparten los totales.
• «Ventas»: cada venta con hora, número y método. Una anulación cuenta el día en que la haces, en negativo: las ventas anuladas siguen en la lista, tachadas, y un resumen ya impreso no cambia.

El icono «Anular cuenta», junto al total, descarta la cuenta en curso y deja la caja como al abrirla: carrito y teclado vacíos, primera sección. Si el carrito tiene algo, antes pide confirmación.

El resumen se imprime desde el icono de la impresora, en A5 o en 80 mm.

Con los turnos, quien trabaja en la caja la abre con un fondo, registra el efectivo que entra y sale y al final cuenta el cajón. Están desactivados hasta que los activas: en la página Alojamiento, grupo «Módulos», el interruptor «Turnos de caja». Lo ven el director y el asistente. Con los turnos desactivados, la caja funciona como se describe arriba.

Con los turnos activados aparece una barra en la parte superior de la caja: con la franja ámbar indica «Ningún turno abierto»; con la franja verde muestra quién abrió el turno y a qué hora.

1. «Abrir turno»: escribe el fondo de caja con el que empiezas. El campo propone lo contado al cerrar el turno anterior («Fondo de caja sugerido»); si lo cambias, explica el motivo en «Nota sobre la diferencia». Sin un turno abierto la caja no cobra en efectivo: «Efectivo» propone primero abrir uno.
2. Durante el turno, «Retirar dinero» (en rojo) y «Agregar dinero» (en azul) registran el dinero que sacas del cajón o que añades, con el importe y un «Motivo» obligatorio. No puedes retirar más de lo que debería haber en la caja. En una pantalla estrecha, como la del teléfono, la barra solo muestra el estado: tócala y las acciones se abren en un menú.
3. «Cerrar turno»: la caja muestra el «Efectivo esperado»; escribe en «Efectivo contado» lo que encuentras en el cajón y ves enseguida el «Sobrante» o el «Faltante», con una nota para explicarlo. Cerrado el turno, «Imprimir» genera el informe de cierre, en A5 o de 80 mm.

El efectivo esperado es el fondo, más los cobros en efectivo del turno (ventas de la caja, habitaciones pagadas en efectivo, tasa turística en efectivo), más el dinero agregado, menos los retiros y las anulaciones.

El icono «Historial de turnos» arriba, para el director y el asistente, muestra los turnos de cada día, también por operador, con los movimientos de caja y el informe para volver a imprimir.

En el resumen toca la venta, luego «Anular» y confirma. Lo que ocurre depende de cómo se cerró:

• efectivo o tarjeta (el terminal del alojamiento): se registra un movimiento contrario; el dinero lo devuelves tú;
• Tap to Pay (el POS de Vezpa): el reembolso vuelve solo a la tarjeta del cliente. Si el reembolso falla, la venta queda como estaba;
• a la habitación: las líneas salen de la hoja «Extras» de la reserva.

En todos los casos se reponen las existencias de los artículos vendidos.