Guía Catálogo

El catálogo se abre desde la página «Tarifas», con el botón «Artículos» de la barra superior. Contiene los departamentos (por ejemplo Bar, Productos, Agroturismo, Helados) y, dentro de cada departamento, los artículos con su precio.

Hoy los artículos sirven para la hoja «Extras» de las reservas, la de lo que consume el huésped: en la ficha de una estancia, «Extras» propone los artículos del catálogo, departamento por departamento, en el orden que elegiste aquí (ver Orden de aparición). El mismo catálogo alimenta la caja por departamentos, que muestra los artículos en el orden «Caja»: consulta la guía Caja. Y alimenta tu web de reservas: los artículos con la ficha «Extra de la estancia» son los extras que el huésped compra junto con la reserva (ver Extras de la estancia).

Creas un departamento con el botón + y la opción «Nuevo departamento». Para cada departamento eliges:

El orden de los departamentos se cambia arrastrándolos por el asa de la derecha: verás el mismo orden en «Extras» y en caja.

Toca un artículo para modificarlo, o crea el primero con + y «Nuevo artículo». El + está abajo a la derecha y también en la barra superior, junto a «Orden de aparición». Arriba en la ficha ves la vista previa del botón de caja: si el nombre es demasiado largo para caber, un aviso te lo dice.

• «Precio (IVA incluido)»: es el precio que paga el cliente.
• «Precio libre»: para los conceptos que cambian cada vez, como un desayuno para clientes externos. La caja pide el importe; el precio escrito aquí es solo una sugerencia.
• IVA: «Como el departamento» o «IVA personalizado (%)». Si cambias el IVA del departamento, cambian todos los artículos que lo heredan.
• «Color»: por defecto es el del departamento; puedes elegir otro para que un artículo destaque.
• «Dónde se vende»: «Caja» y «Extras». Si apagas «Extras», el artículo deja de aparecer en la hoja «Extras» de la reserva. «Booking Engine» lo pone «A la venta en tu web» y activa su ficha «Extra de la estancia» (ver más abajo). «Bienestar» lo pone en la ficha «Productos» de Bienestar (caja del spa, tienda online, Booking Engine): allí se gestionan las fotos y el orden. Apagarlo lo quita de Bienestar sin borrar las ventas.
• «Alojamientos»: solo aparece si gestionas varios alojamientos; sin selección, el artículo vale para todos. La hoja «Extras» respeta esta elección: solo muestra los artículos permitidos en el alojamiento al que pertenece la habitación reservada.

Un artículo que ya tiene movimientos de existencias o proveedores no se puede borrar: se desactiva, así el historial sigue siendo legible.

Arriba en la lista encuentras la búsqueda, que mira en todos los departamentos, y los filtros «Bajo el umbral», «IVA por definir» y «Desactivados».

Un artículo con el interruptor «Extra de la estancia» activado es un extra que se añade a una reserva: desde la ficha del alojamiento y, si activas también «Booking Engine», por el propio huésped en tu web. Los extras que tenías en «Servicios extra» ya están aquí, en el departamento «Servizi», con sus precios, fotos y descripciones. Un extra vendido entra en la cuenta de estancia de la reserva como línea aparte, con su IVA: la del artículo o — si no la has fijado — la del alojamiento.

• «Por noche» — el importe se multiplica por las noches de la estancia; desactivado, se paga una sola vez.
• «Cantidad máxima» — con 1 el huésped no elige cuántos; de 2 en adelante elige la cantidad, y el importe se multiplica también por ella. Una solicitud por encima del tope se descarta, no se recorta al tope.
• «Siempre aplicado» — para los extras obligatorios, como la limpieza final: la entrada siempre entra en el total, sin tener que elegirla. En la web aparece ya en la lista de alojamientos como línea fija, porque un coste que no se puede quitar debe verse antes de elegir.
• «Icono» — se elige igualmente: para la cuna y para los animales le dice al sistema de qué entrada se trata.
• «Habitaciones excluidas» — las habitaciones a las que esa entrada no se aplica.

«Cómo se ve en tu web» decide qué acompaña a la entrada en el paso «Personaliza tu estancia»: «Foto» (solo una, la subes desde aquí con «Elegir foto»), «Icono» o «Ninguna». La «Descripción» tiene un campo para cada idioma de la web, como el nombre en «Traducciones»: el huésped la lee en su idioma; si falta su idioma lee la inglesa, y si falta también esa no ve ninguna descripción.

«Traducir a los otros idiomas» parte del primer idioma de la web que tiene un nombre y rellena, para el nombre y la descripción, solo los campos todavía vacíos; «Volver a traducir todos los idiomas» sustituye también los ya escritos. Es una sugerencia: corrige lo que quieras, y no se guarda nada hasta que pulses «Guardar». Si el botón no está, la traducción automática no está disponible.

Un artículo con el interruptor «Cargo automático» activado se añade solo a las reservas nuevas: una entrada por cada habitación de los «Tipos» que elijas, al precio del artículo, en la cuenta de estancia. Es el lugar para la limpieza final o para un suplemento fijo.

• «Umbral (precio de la habitación)» — la entrada se añade solo si el precio de la habitación (alojamiento y régimen, sin los extras) lo supera. Vacío significa siempre. Si un cambio de fechas lleva el precio por encima o por debajo del umbral, la entrada aparece o desaparece; una entrada ya pagada o facturada se queda.
• «También para reservas OTA» — desactivado, las reservas de los canales (Booking.com, Airbnb y los demás) no reciben la entrada: el precio del canal ya es el total del huésped.
• «Se suma a la tasa turística» — la entrada no va a la cuenta: se añade a la tasa turística de la reserva, una sola vez y sin umbral.

En tu web el huésped ve la entrada antes de pagar, con el mismo importe que luego se registra. Las reservas nacidas antes de que activaras la regla no cambian. Una entrada automática quitada a mano de una reserva no vuelve; si cambias el precio del artículo, las entradas ya registradas conservan el precio anterior. En la lista del catálogo estos artículos llevan la etiqueta «Automático».

El botón «Orden de aparición» de la barra superior del catálogo abre una página con tres canales: «Caja», «Extras» y «Booking Engine». Cada canal tiene su propio orden, independiente de los demás: el café puede ir primero en la caja y la botella de vino primero en los Extras.

• «Caja» y «Extras» se ordenan departamento por departamento: elige el departamento tocando su nombre encima de la lista y luego arrastra los artículos.
• «Booking Engine» es una única lista para todo el alojamiento, sin departamentos.

Los artículos se mueven arrastrándolos por el asa. Arrastrar en la pantalla principal del catálogo también cambia el orden: el de la caja, que es también el orden en que el catálogo te muestra los artículos.

Un artículo nuevo va al final de cada canal. Lo mismo ocurre con un artículo que mueves a otro departamento, o para el que vuelves a activar «Extras» en «Dónde se vende»: queda al final allí.

Las existencias se activan artículo por artículo con «Gestionar existencias»: el café no necesita contarse, las botellas de vino sí. Un artículo recién activado empieza desde cero.

1. «Entrada»: cuando llega la mercancía, escribe cuántas unidades han llegado. Si tienes proveedores registrados, puedes indicar también quién la ha entregado con el campo opcional «Proveedor»; «Sin proveedor» lo deja vacío. Sin proveedores registrados el campo no aparece.
2. «Recuento»: cuando haces inventario, escribe cuántas unidades has contado, no la diferencia. La diferencia la calcula Vezpa y la registra como ajuste.
3. «Historial»: cada movimiento, con fecha, persona y nota.

Con «Umbral de aviso» el artículo se señala cuando quedan pocas unidades. «Vendible bajo cero» decide qué pasa al llegar a cero: activado, la venta se hace y las existencias pasan a negativo, marcadas en rojo; desactivado, la venta se rechaza.

Los artículos creados antes del catálogo no tenían tipo: la app los guardaba sin IVA. Por eso, tras la actualización, muchos artículos y departamentos muestran la marca «IVA por definir».

La forma más rápida de arreglarlos es abrir el departamento y escribir su «IVA por defecto (%)»: todos los artículos que lo heredan lo toman de una vez. Los artículos con un tipo distinto se corrigen uno a uno, con «IVA personalizado (%)». El filtro «IVA por definir» te muestra los que quedan.