Guía Canales OTA

En Configuración → Canales OTA conectas los portales que venden tus habitaciones. Arriba encuentras «Crear tu establecimiento desde un portal» y «Calendarios iCal»; debajo una ficha por cada uno de los cinco canales principales — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda — y al final «Otros canales OTA», unos sesenta portales más pequeños.

Entre Vezpa y los portales hay un channel manager: ningún portal habla directamente con nosotros. Si cambias un precio o se libera una habitación, la actualización sale enseguida hacia cada canal conectado, pero salir no es llegar: la publicación en el portal puede tardar unos minutos, y sobre eso Vezpa no promete tiempos.

• Precios — los precios que escribes en Vezpa van a cada canal conectado.
• Disponibilidad — una habitación vendida por un canal se cierra en todos los demás.
• Reservas — las que llegan de los portales aparecen en el calendario, con un aviso.
• Cambios y cancelaciones hechos en el portal se reflejan en Vezpa.

Los estados de un canal

Bajo el nombre de cada canal hay una píldora con su estado. No es tu interruptor: ese estado se lo preguntamos al channel manager, porque un canal encendido aquí puede no estar conectado allí. Son cinco, y significan cosas distintas.

Estado	Qué significa, y de quién es el siguiente paso
«Conectado»	El channel manager confirma la conexión. Desde aquí vinculas las habitaciones, reenvías los precios e importas.
«A la espera del portal»	La petición ha salido, y falta solo tu autorización en la extranet del canal. El paso es tuyo, pero se da allí, no aquí.
«Por completar»	Lo contrario: al portal no llegó nunca nada. La conexión no se creó, y la reanudas desde aquí, en un minuto.
«Verificando…»	No hemos podido leer el estado real en el channel manager. No es una desconexión: es incertidumbre, y mientras dura la app no ofrece acciones que puedan empeorarla.
«No conectado»	Para ese canal no hay ninguna petición en marcha.

Quién abre esta página, y quién puede actuar

La página se abre para el director del hotel y el asistente. Las acciones, en cambio, no son de los dos: encender y apagar un canal, confirmar un vínculo, reenviar los precios, recuperar una reserva, importar habitaciones y fotos, crear el establecimiento desde un portal y vincular las habitaciones están reservadas al director del hotel. Si otro rol pulsa uno de esos botones, el servidor responde que la operación no es suya: no es un error.

Leer, en cambio, está abierto: los estados de los canales, los paneles de arriba, los detalles de la conexión y el catálogo de portales se ven con los dos roles.

La diferencia porcentual sobre los precios

Para cada canal puedes poner una «Diferencia %» respecto a los precios de tu propia tarifa. Casi siempre sirve para cubrir la comisión del portal, de modo que el neto que te queda sea igual al de una venta directa.

• +10% — los precios enviados al canal están un 10% por encima de tus precios base
• -5% — no admitido: el recargo no puede ser negativo, el valor se rechaza y ese canal no se guarda
• 0% — los mismos precios que en el sistema de gestión

El campo rechaza un valor negativo y dice por qué: venderías en el portal por debajo de tu precio directo y además pagarías la comisión del canal. La diferencia se puede cambiar cuando quieras y vale desde las siguientes actualizaciones: no reescribe hacia atrás los precios ya enviados.

El camino, en cuatro pasos

Vale para cualquier canal que se conecte por sí solo, principal o no. Airbnb se salta el primer paso y tiene uno propio, explicado más abajo.

Primer paso — pedir la activación desde la app

Toca la cabecera de la ficha para abrirla, y luego «Activar». Se abre un panel que pide la «Diferencia %» y, en algunos canales, el código de tu establecimiento en el portal. Nada sale hasta que tocas «Activar»: puedes cerrar el panel sin consecuencias.

Unos quince de los portales más pequeños piden además credenciales API — un usuario, una contraseña o una clave, a veces las tres. Ninguno de los cinco canales principales las pide, así que si las ves aparecer estás en un canal de la lista larga. Las emite el portal, no Vezpa: búscalas en su área de partners, normalmente bajo «Connectivity», «API» o «Channel manager». Si no las encuentras, pídelas al soporte del portal. Una vez guardadas quedan guardadas: la próxima vez el campo se queda vacío.

Justo después de la petición el canal pasa a «A la espera del portal»: el registro sigue por su cuenta en el channel manager, y te avisamos cuando termina. Registrado no es a la venta: faltan todavía la autorización en el portal y el vínculo de las habitaciones.

Segundo paso — autorizar la conexión desde el portal

Este paso se da fuera de Vezpa, en el panel del portal. Es el paso que nadie puede dar en tu lugar.

No hace falta volver a comprobarlo. Mientras la pantalla de espera está abierta, Vezpa comprueba cada medio minuto si el portal ha autorizado y, en cuanto ocurre, pasa al siguiente paso. Si cierras la app, recibes una notificación cuando el portal autoriza; hasta entonces, arriba en el panel queda un recordatorio con el nombre del canal.

Habitaciones excluidas de los portales. Si en Gestión OTA ves un recuadro naranja con nombres de habitaciones, esas no se envían a ningún canal, aunque el canal esté activo. Las habitaciones importadas de un portal empiezan así; para ponerlas a la venta, activa «Vender esta habitación en los portales» en la configuración de la habitación.

Los demás canales. También los canales de «Otros canales OTA» se conectan solo después de la autorización en el portal. Mientras tanto, el canal aparece en el grupo «A la espera del portal» con los pasos para elegir OTASwitch, y Vezpa se da cuenta sola, como con los canales principales. «Abrir Channel Mapping» retoma la conexión, «Cancelar» la saca de la espera.

Booking.com

Antes de empezar, ten a mano los datos del establecimiento: los encuentras en la extranet haciendo clic arriba a la derecha en el nombre del establecimiento — nombre tal como está en Booking.com, código del establecimiento (el Property Code numérico), nombre y apellido del titular de la cuenta, identificación de la entidad legal.

1. Entra en la extranet de Booking.com → admin.booking.com (se abre en una pestaña nueva)
2. Ve a Account → Channel manager: se abre la página «Gestionar conexiones»
3. Busca «OTASwitch» en la lista de channel managers y selecciónalo
4. Selecciona todas las funciones: precios, disponibilidad, reservas
5. Deja marcado «Extranet access»: es el permiso con el que entramos a detectar y resolver problemas en tu lugar. No tiene nada que ver con tu propio acceso al panel, que de todos modos no pierdes
6. Haz clic en «Conectar»

Aprobar la petición es cosa de Booking.com, no de Vezpa. Un hotel o un B&B en Booking.com es un único establecimiento, con varios tipos de habitación dentro.

Expedia

1. Entra en Partner Central → expediapartnercentral.com (se abre en una pestaña nueva)
2. Ve a Rooms and Rates → Connectivity Settings
3. En el panel del channel manager busca y selecciona «OTASwitch»
4. Confirma la conexión y espera la activación

Desde ese momento precios y disponibilidad los gobierna Vezpa: Partner Central ya no deja cambiarlos a mano. Entre las reservas está también Hotels.com, que es del mismo grupo.

VRBO

1. Entra en el panel de propietario de VRBO
2. A la pregunta «¿Usas un software de gestión?» responde sí
3. Cuando pregunte qué channel manager usas, selecciona «OTASwitch»
4. Sigue el self-service onboarding y acepta el contrato pay-per-booking

VRBO tiene el onboarding más largo de los cinco: la activación puede tardar hasta cinco días laborables.

Agoda

1. Entra en YCS → ycs.agoda.com (se abre en una pestaña nueva)
2. Hotel o casa con varias unidades: Property → Property Settings → Optional Settings. Unidad única: Rates and availability → Connectivity settings
3. Activa «Channel manager mode»
4. Selecciona «OTASwitch» de la lista de channel managers, guarda y espera la confirmación

Airbnb tiene un camino propio

Airbnb no pide un código del establecimiento: pide una autorización desde tu cuenta. Por eso su ficha lleva un solo botón, «Conectar Airbnb», y las acciones de los otros canales no están ahí — no las necesita, y no funcionarían.

1. Toca «Conectar Airbnb»: la app te lleva a Airbnb
2. Entra con tu cuenta y autoriza la conexión
3. Airbnb te da un «Código de autorización»: cópialo, pégalo en Vezpa y toca «Continuar»
4. Aparece la lista «Tus anuncios de Airbnb»: para cada uno toca «Emparejar con una habitación» y elige la habitación de Vezpa que le corresponde

El código vale una sola vez: si caduca o ya lo has gastado, el botón «Generar un código nuevo» te hace uno nuevo, sin empezar de cero. Un anuncio que en Airbnb está todavía pendiente de aprobación se señala por lo que es: detenido, y sin reservas, hasta que Airbnb lo apruebe. Vincularlo aquí no lo desbloquea.

Tercer paso — vincular habitaciones y precios

En un canal en «Conectado» la ficha muestra «Channel Mapping» (en una conexión nunca completada se llama «Abrir Channel Mapping» y lleva al mismo sitio). Se abre la página «Vincular habitaciones y tarifas».

Ves una ficha por cada habitación del sistema de gestión, y dentro una línea por régimen: Solo habitación, Alojamiento y desayuno, Media pensión, Pensión completa. Toca el campo de un régimen y se abre una lista que muestra completos el nombre de la habitación en el canal, el nombre del plan tarifario y los códigos del canal — los códigos son justo lo que distingue dos habitaciones con nombres casi iguales.

• Una tarifa ya elegida para otro régimen no vuelve a aparecer en la lista: una tarifa del canal va con un solo régimen.
• En Airbnb y VRBO cada habitación es un anuncio propio: en lugar de la tarifa pones el código del anuncio, y la lista se abre con la flecha a la derecha del campo.
• Un régimen que se queda en «— No configurar» no se pone a la venta, y es legítimo: si el portal solo tiene «Room Only», vinculas Solo habitación y nada más.
• En una habitación ya vinculada aparece «Desvincular» con el nombre del canal: quita esa habitación solo de ese canal, sin tocar los demás ni las tarifas. En una conexión ya activa su gemelo «Añadir a» la vuelve a poner.

Cuando has terminado, «Aplicar» en la barra de abajo envía los vínculos junto con un precio de salida al portal. El resultado llega línea por línea: las que han ido bien en verde, las que han fallado en rojo con el motivo, debajo del régimen al que pertenecen.

Cuarto paso — el canal vende

Después de «Aplicar» empieza la primera sincronización: precios, disponibilidad y restricciones (estancia mínima, cierres) van hacia el canal. En un establecimiento con muchas habitaciones y muchas fechas puede tardar unos minutos. A partir de ahí no haces nada distinto de antes: escribes los precios en Vezpa, registras las reservas directas, bloqueas una habitación, y la actualización sale por sí sola hacia cada canal conectado.

Aun con el canal activo, las primeras reservas pueden tardar unos días en aparecer: es normal, y las recuperamos nosotros. Las reservas llegadas de los portales no se pueden cancelar desde la app: la cancelación la hace el huésped o el portal, y se refleja aquí.

«Crear tu establecimiento desde un portal»

Es el atajo para quien ya tiene el establecimiento en un portal y no quiere volver a teclear nada: lo encuentras arriba en la página. La pantalla muestra una píldora por cada uno de los cinco canales principales, pero hoy el camino funciona solo para Booking.com: en los otros cuatro el portal no responde a esta lectura, y la app te dice que el canal no está soportado.

1. Pon el código y nada más en el campo «Número del establecimiento en el portal». En Booking.com lo encuentras en la extranet, al lado del nombre del establecimiento, arriba (property ID / Hotel ID). Nada más: ninguna contraseña, ninguna lista de habitaciones.
2. Registramos el establecimiento en el channel manager y pedimos la conexión. Es la petición que luego autorizas desde tu propia extranet.
3. Toca «Leer desde el canal»: leemos habitaciones, capacidades, regímenes y fotos.
4. Ves la previsualización «Esto es lo que se crearía», dividida en habitaciones, regímenes, fotos, vínculo de habitaciones y diferencias por revisar.
5. Confirmas con «Crear todo»: hasta que lo tocas no se escribe nada en Vezpa, y después cada valor sigue siendo modificable.

Las habitaciones creadas no se ponen a la venta: nacen como borradores, excluidas de los portales, para que puedas completar precios y datos con calma; cuando estén listas, quitas la exclusión. Las habitaciones que ya estaban en Vezpa no se tocan ni se duplican.

Luego hay dos esperas, distintas entre sí, y ninguna de las dos es un error:

• La autorización de la conexión — normalmente bastan 5–10 minutos; algunos canales tardan horas o días. No es un tiempo fijo ni garantizado, y es el portal el que aprueba, no Vezpa. No tienes que quedarte en la pantalla: la petición sigue en marcha, y vuelves cuando quieras.
• El enlace de las habitaciones después del envío de los precios — si los planes tarifarios se acaban de crear, el canal suele tardar 1–2 minutos en atarlos a las habitaciones. Si lees «Vuelve a intentarlo en unos minutos», es de verdad una espera, y lo ya creado no se duplica.

«Importar desde OTA»: habitaciones y fotos ya publicadas

Si en Booking.com o Airbnb ya tenías un anuncio activo, no hace falta volver a crear las habitaciones a mano. Con el canal en «Conectado», su ficha muestra «Importar desde OTA» (el mismo botón, en la última pantalla de la conexión guiada, se llama «Importar habitaciones y fotos»).

• Lee del canal nombre y capacidad de cada habitación que todavía no está en Vezpa y la crea.
• Descarga las fotos ya publicadas y las pone en la galería. Llegan en segundo plano: pueden tardar unos minutos en aparecer.
• Es solo creador: las habitaciones que ya están no se tocan ni se duplican, y volver a ejecutarlo no genera copias.

Si la importación encuentra más habitaciones de las que incluye tu plan, las habitaciones están todas igualmente: el panel te avisa de que la cuota cambiará en la siguiente renovación, exactamente como si las hubieras creado a mano.

«Vincular las habitaciones»: cuando las reservas caen en el sitio equivocado

Cada habitación vendida en un portal tiene un identificador con el que el portal la nombra al enviar una reserva. Si ese identificador no está escrito en la habitación correcta, las reservas pueden caer en la habitación equivocada: le pasa sobre todo a quien creó las habitaciones antes de conectar el canal, porque el código del portal para Vezpa no significa nada. La pantalla «Vincular las habitaciones» lo arregla; la abres con el botón del mismo nombre en la ficha del canal, y está reservada al director del hotel (la página, en cambio, se abre también para el asistente: el límite es de esta función, no del camino).

Donde las reservas ya recibidas dan pruebas suficientes, «Propuestas por confirmar» tiene un vínculo propuesto. Para cada uno ves cuánta seguridad hay (coincidencia fuerte, media o débil), los motivos — precio observado, capacidad, parecido del nombre — y las alternativas consideradas y descartadas, cada una con su por qué. Nada está preseleccionado: ningún código se escribe hasta que lo confirmas tú con «Guardar vínculos».

• «Para vincular a mano» reúne las habitaciones del portal para las que las señales no bastan: allí tienes las pruebas delante (reservas vistas, fechas, huéspedes, precio medio por noche) y eliges.
• «Ya vinculadas» muestra los vínculos existentes: «Elegir otra habitación» mueve el vínculo, «Desvincular» lo quita y libera la habitación del portal para otro tipo. Antes de confirmar ves siempre a qué habitación se le quita el código.
• La casilla «Sobrescribir los códigos ya presentes» está para sustituir un código existente: sin ella, las habitaciones que ya llevan otro no se tocan.
• Trabaja por tipo de habitación, no por habitación individual: el portal no vende «la habitación 3», vende «una doble». La excepción es quien vende cada habitación por separado, donde el vínculo es de la habitación individual.

«Ver detalles»: hasta dónde ha llegado la conexión

Cada ficha de canal lleva el botón «Ver detalles». Abre la escala de la conexión: siete peldaños, con los ya confirmados, el peldaño en el que la conexión se ha quedado parada — con lo que hemos podido leer y lo que hay que hacer — y de quién es el paso: «Te toca a ti», «Vezpa se encarga» o «A la espera del canal». Está en cualquier canal y en cualquier estado, también en «Verificando…».

Hay dos cosas que tener en cuenta. Los peldaños por encima del que se ha quedado parado son desconocidos, no fallidos: todavía no hemos podido comprobarlos, y no quiere decir que hayan ido mal. Y es solo una lectura: abrirla no envía nada al canal y no cambia nada, así que puedes volver a abrirla tantas veces como quieras.

Los otros canales OTA

Debajo de las cinco fichas, «Otros canales OTA» reúne unos sesenta portales. Están agrupados en «Activos» (los que ya venden por ti, con la diferencia porcentual aplicada), «Disponibles» (el channel manager ya los ha conectado, pero tú aún no los has encendido) y «Recomendados». El resto queda cerrado detrás de «Mostrar todos los demás canales», con el número entre paréntesis.

En estos canales «Activar» lleva por el mismo camino que en los cinco principales: código del establecimiento, vínculo de habitaciones y regímenes, «Aplicar». En un canal ya activo, «Cambiar porcentaje» cambia solo la diferencia de precio, sin volver a pasar por el vínculo.

Cuando un canal no se conecta por sí solo

No todos los portales se abren automáticamente. En algunos el channel manager no abre la conexión en absoluto: en la lista los reconoces por el aviso «Sin conexión automática» y por el botón «Pedir la activación» en lugar de «Activar». Escríbenos diciendo cuál es el canal: nos ocupamos nosotros y te decimos qué hace falta. No es un callejón sin salida, es un camino más lento.

Lo mismo vale para los comparadores (Trivago, TripAdvisor, Google y similares): no venden habitaciones, muestran tu precio directo al lado de los de las OTA y mandan visitantes a tu web. Tampoco se encienden desde aquí y llevan igualmente «Pedir la activación»: la ficha explica qué es un comparador antes de preguntarte.

Los dos paneles de arriba

Aparecen solo si algo no va bien, y entonces son lo primero que hay que mirar.

• Actualizaciones no aceptadas — el panel rojo lista los cambios de precio o disponibilidad que el canal ha rechazado, con canal, habitación y periodo por volver a comprobar. Son los casos en los que el portal sigue vendiendo con condiciones viejas. El botón «Resincronizar actualizaciones fallidas» las reenvía todas.
• Reservas que faltan — el panel naranja lista las reservas que están en el canal y aquí no han llegado nunca. Cada línea tiene «Recuperar», y abajo está «Recuperar todas».

Si una de las dos comprobaciones no sale, en el lugar del panel encuentras una línea que lo dice y una manera de volver a intentarlo: una comprobación fallida no puede parecerse a «todo en orden».

Cómo comprobar que de verdad está trabajando

Un canal en «Conectado» dice que la conexión está, no que el portal venda con las condiciones correctas. Tres comprobaciones, una sola vez, justo después de la primera conexión.

1. Los precios. Abre el portal y mira el calendario de precios: tienen que coincidir con los tuyos, con la diferencia porcentual aplicada. Mira fechas distintas — hoy, la semana que viene, el mes que viene —, porque un hueco de precio se ve solo donde está.
2. La disponibilidad. Las fechas vendidas o bloqueadas en Vezpa tienen que estar cerradas también en el portal.
3. Un cambio de prueba. Cambia el precio de una fecha futura, espera unos minutos y vuelve a comprobar el portal.

Resumen: qué channel manager seleccionar

Canal	Dónde lo seleccionas	Nombre a seleccionar
Booking.com	Account → Channel manager	OTASwitch
Airbnb	Autorización desde tu cuenta	OTASwitch
Expedia	Rooms and Rates → Connectivity Settings	OTASwitch
VRBO	Onboarding → Management software	OTASwitch
Agoda	Property Settings → Channel manager mode	OTASwitch
Todos los demás	Cambia según el canal	OTASwitch

Antes de conectar: el portal vuelve a empezar desde tu calendario

En un canal todavía no conectado — y también en la previsualización de la creación desde un portal — puede aparecer un panel naranja titulado con el nombre del canal: «Booking.com se queda parado hasta que termines». El motivo es un hecho sobre el portal, no sobre nosotros: cuando aceptas la conexión, el portal borra su propio calendario y publica el de Vezpa, tal como está en ese momento.

El panel lista lo que todavía falta en el tuyo — habitaciones a la venta, disponibilidad, precios, moneda —, y esos son los puntos que hay que completar antes de aceptar, para que el portal no se quede nunca parado. No bloquea nada: puedes conectar igualmente, y el aviso solo sirve para dejarte elegir el orden correcto.

Pero si el panel no aparece, no es una confirmación: o tu calendario ya está listo, o la información no está disponible — app sin actualizar, lectura fallida. No verlo no significa «todo bien».

Sin precios no hay conexión

Una habitación sin ni un solo precio en el periodo de venta quedaría cerrada todo el periodo al conectarla a un portal: en los días sin precio el channel manager envía un cierre. Por eso Vezpa no activa el canal ni vincula un anuncio de Airbnb hasta que esa habitación tenga precio: el aviso indica qué habitaciones faltan y «Ir a configurarlos» te lleva a Tarifas. Si solo faltan algunos días puedes conectar igualmente, sabiendo que esos días seguirán cerrados también en los portales.

Reservas que ya tienes en el portal: métela antes

El mismo panel pregunta también por las reservas que ya has tomado en ese portal: aparece cuando vemos señales de que tu anuncio allí ya está vivo, y no sabemos de ninguna reserva futura tuya desde ese canal. Es el caso que más cuesta: si esas fechas están libres en Vezpa, el portal al conectar las vuelve a poner a la venta, y acabas con una segunda reserva en la misma habitación.

Métela antes de conectar — leyendo el calendario iCal del portal, o a mano —, y el aviso desaparece por sí solo. Del channel manager no se pueden recuperar: entrega solo las reservas llegadas después de la conexión, y no hay ningún botón que pueda traer las anteriores.

Capacidad distinta en el portal

En la ficha del canal, con Booking.com conectado, puede aparecer un panel celeste titulado «Capacidad distinta en el portal». Lista las habitaciones para las que el portal aplica una capacidad distinta de la puesta en Vezpa: acepta por ejemplo como máximo dos adultos donde la habitación en Vezpa aloja a tres huéspedes.

No es un error, y es celeste a propósito: es una información. Venta y sincronización siguen como antes; el panel solo te dice que los dos números no coinciden, para que no te enteres por una reserva que no cabe. Vezpa no puede corregirlo: la capacidad en el portal se cambia en la extranet de Booking.com, y cambiar la de la habitación aquí no toca la de allí.

Y si el panel no está, no es una confirmación: no aparece cuando las dos capacidades coinciden, pero tampoco aparece cuando Vezpa no puede leerla del portal — lectura fallida, un canal que no la expone, ninguna habitación comparable.

«Anuncios sin correspondencia»: ¿crear nuevos o vincular los tuyos?

Si el portal tiene anuncios que no corresponden a ninguna de tus habitaciones y tú tienes habitaciones todavía no vinculadas a ese canal, la previsualización se detiene y te pregunta antes de crear nada: crear los anuncios como habitaciones nuevas, o vincularlos a las habitaciones que ya tienes.

Si los creas como nuevos puedes acabar con dos habitaciones para el mismo apartamento; si los vinculas, el portal se conecta a las habitaciones que ya tienes. Los nombres no tienen que coincidir: al portal le importa el vínculo, no cómo llames tú a tus habitaciones. Y la elección no te ata: mientras tanto puedes crear habitaciones a mano, y cuando lleguen los anuncios decides.

Las habitaciones sin vínculo no venden

Si al final del vínculo queda una habitación sin ninguna línea que haya pasado, la última pantalla la lista por nombre: en ese canal no se pone a la venta. No es un error y es una situación legítima — el vínculo lo puedes completar cuando quieras, volviendo a abrir la misma pantalla desde la ficha del canal.

Vale también lo contrario: si han quedado planes tarifarios del portal sin vínculo, te los listamos. En esos planes el canal no recibe de Vezpa ni precios ni disponibilidad.

Una sola línea que haya ido bien basta para que el canal quede activo: no retenemos lo que ha funcionado. Si en cambio no pasa ninguna línea, el canal no se activa, y la app te lo dice con estas palabras.

Si faltan datos del establecimiento

Para registrar el establecimiento, el channel manager exige algunos datos: nombre, dirección, correo, teléfono y la posición en el mapa. Si falta uno, el registro no arranca — y la app te los lista uno por uno, con el botón «Ver los datos que faltan». Te lleva a los datos del establecimiento, donde los completas de una vez; en cuanto no falta nada, la petición vuelve a arrancar por sí sola, y te encuentras donde estabas, sin volver a teclear el código.

«Este establecimiento ya está asociado a otra conexión de channel manager»

El código que has puesto es correcto. El establecimiento en el portal sigue colgado de una conexión de channel manager anterior: otro establecimiento o una cuenta vieja. Esa conexión hay que deshacerla primero; mientras siga activa, cada nuevo intento da el mismo resultado. Volver a intentarlo sin deshacerla no cambia nada.

La capacidad de la habitación en el channel manager

En el channel manager la habitación es una sola, compartida por todos los portales conectados. Su capacidad es la más alta de las plazas que venden los distintos portales: puede por tanto ser más alta que la de un portal concreto, y está bien — cada portal sigue vendiendo para las plazas que conoce. Si ese número no corresponde a ninguno de los portales que has conectado, vale la pena echar un ojo a mano.

Si el registro no sale

La app dice siempre de quién es el problema, porque la respuesta es distinta en los dos casos.

• Problema nuestro — al portal no ha llegado nada. Ya estamos en ello y te escribimos en cuanto puedas volver a intentarlo: aquí ningún paso tuyo serviría, y la ficha ni siquiera ofrece «Reintentar».
• Un dato por corregir — el portal no reconoce el código que has puesto. Compruébalo en la extranet y vuelve a ponerlo, luego reintenta: esta vez «Reintentar» está, y te devuelve al paso del código.

Una conexión que ha salido solo en parte muestra la lista de las habitaciones que no han pasado, con el mismo criterio.

Cuando el canal está en «Verificando…»

Significa que no hemos podido leer el estado real en el channel manager — no que el canal esté desconectado. Mientras dura, la ficha no ofrece «Desactivar» (un gesto destructivo sobre un estado incierto es lo peor que hay) y no ofrece «Channel Mapping», que necesita una conexión confirmada. Quedan «Reintentar», que vuelve a leer el estado, «Ver detalles» y «Vincular las habitaciones», que trabaja con datos locales y no pasa por el channel manager.

Varios establecimientos en la misma cuenta

Si tu cuenta tiene varios establecimientos, la conexión es del seleccionado, y la ficha del canal te lo escribe. Cada establecimiento tiene su propio código en el portal y sus propios vínculos: conectar uno no conecta los demás.

El channel manager conecta los portales principales — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda y decenas de canales dinámicos —, pero no todos los portales hablan con un channel manager. Algunos, como penziony.cz o megaubytko.cz, aceptan solo una dirección iCal: un enlace que publica el calendario de la habitación, que el portal vuelve a leer por su cuenta a intervalos regulares.

La lista de tus habitaciones la encuentras en Configuración → Canales OTA → Calendarios iCal.

Cuando llega una reserva nueva te avisamos, igual que con los portales conectados por el channel manager: un aviso por comprobación, no uno por reserva — si el portal publica cinco de golpe, el aviso es uno solo y dice cuántas son. Al tocarlo se abre la pestaña «Calendario», que mientras tanto ya se ha actualizado por sí sola. Si en cambio la reserva es una sola, el aviso la nombra: las fechas de la estancia, más el nombre y el número de huéspedes cuando el portal los publica en el calendario. El precio no, y no es una decisión nuestra: un calendario iCal no transporta importes. Al tocar el aviso de una sola reserva se abre directamente esa reserva.

También te avisamos cuando una reserva desaparece del portal y la cancelamos. Si una reserva ya no está en el calendario del portal, la cancelamos igual que una cancelación de Booking.com, aunque alguien ya hubiera trabajado en ella o la estancia ya haya empezado, y sus noches vuelven a la venta: recibes un aviso con la misma regla que las nuevas — uno por comprobación, que nombra la reserva si es una sola y dice cuántas son si son más — y el mismo aviso queda en «Resumen de acciones». Al tocarlo se abre la pestaña «Calendario», donde ves las noches de nuevo libres. Los casos que no podemos cerrar solos no pasan por aquí: terminan en «Por decidir», con un aviso propio.

La primera lectura de un calendario recién conectado es muda, y es a propósito. Esa primera pasada no trae una reserva: trae toda la historia del portal de golpe, y avisar por cada una sería una tormenta de avisos el día de la conexión. Los avisos empiezan en la comprobación siguiente, o sea desde donde una reserva es de verdad nueva.

Publicar una habitación

Toca «Publicar» en la habitación que quieres compartir: la página genera dos enlaces.

Copiar y usar el enlace

Al lado de cada enlace hay un botón para copiarlo. Pega el enlace base en el campo «iCal URL» (o «Importar calendario») del portal; pega el enlace completo en tu calendario personal, con «Añadir por URL». El portal vuelve a leer el calendario por su cuenta, a intervalos regulares: no hace falta volver a pegarlo después.

Regenerar una clave

El botón de regeneración al lado de cada enlace crea una clave nueva y apaga la anterior al instante: quien tenía el enlace viejo ya no lee el calendario. Úsalo si sospechas que un enlace ha acabado en manos de quien no debía tenerlo, o si dejas de trabajar con un portal. Regenerar el enlace base no toca el completo, y al revés.

Leer desde otros portales

Puedes ir también en el otro sentido: leer el calendario de un portal que no pasa por el channel manager. En la misma página, debajo de cada habitación, encuentras el panel «Leer desde otros portales».

Busca en el portal la dirección de su calendario iCal — normalmente bajo una entrada como «Exportar calendario», «iCal export» o «Calendar URL» — y cópiala. En Vezpa toca «Añadir calendario» y rellena «Nombre del portal» y «Dirección del calendario (.ics)»: desde ese momento lo leemos por ti.

Si una reserva desaparece del calendario del portal, la cancelamos, y si el portal cambia sus fechas, las cambiamos también en Vezpa: igual que con Booking.com, aunque ya hayas trabajado en ella (huéspedes registrados, pagos, tasa turística, cambios a mano). El régimen y los precios que hayas puesto se quedan en las noches que no cambian. Si en cambio el portal devuelve de golpe un calendario vacío, no cancelamos nada y te avisamos igualmente: normalmente significa que la conexión ha caducado o que el portal la ha reiniciado, no que las reservas hayan desaparecido de verdad.

Una reserva que llega sobre fechas ya vendidas no sobrescribe nada: cae en la fila Excepciones del calendario, para que la veas y decidas cómo resolver la contradicción.

Si las reservas de ese portal para esas fechas ya las habías metido a mano, es normal encontrarlas entre las Excepciones en la primera actualización después de conectar: es la misma reserva vista dos veces — la metida a mano y la que acabamos de leer del calendario —, basta quedarse con una.

Puedes desactivar o borrar un calendario conectado cuando quieras: las reservas ya importadas se quedan donde están, no se borran.

Un calendario .ics sabe decir una sola cosa: ocupado de este día a aquel. No dice cuántas habitaciones quedan, no lleva precios, no confirma nada, y no tiene ni manera de decir «esta reserva se ha cancelado»: la entrada simplemente ya no está. Es una conexión más lenta y más ciega que un channel manager, y elegirla es un canje: llegas a un portal que de otro modo se quedaría fuera, y a cambio renuncias a todo lo demás.

No es inmediato, es programado. Leemos cada calendario conectado cada media hora: durante hasta treinta minutos una reserva recién tomada en el portal para nosotros todavía no existe, y esas noches siguen pareciendo libres. Con un channel manager la reserva llega en el momento en que se hace.

Un calendario vacío es ambiguo, y sigue siendo ambiguo. Si el portal responde con un calendario que no tiene ninguna ocupación, las dos explicaciones posibles — «han cancelado todo» y «el enlace está roto» — producen exactamente el mismo archivo, y no tenemos manera de distinguirlas. Así que no cancelamos nada y te preguntamos, porque tú puedes abrir el portal.

Con una sola habitación ese no es el caso raro, es el normal. Si el calendario tiene una reserva y el portal la quita, ese calendario se queda vacío: es exactamente la situación ambigua de arriba, y la decisión te toca cada vez. Con varias habitaciones conectadas pasa menos, porque basta otra reserva para que el calendario siga lleno.

Cancelar en el portal no cierra el caso. Si una reserva ha acabado en «Por decidir», el portal ya la había quitado — justo por eso te hemos preguntado. Volver a quitarla no cambia nada: el caso se cierra desde Vezpa, con uno de los dos botones.

Fechas cerradas, cuando el portal las publica. Algunos portales exportan al calendario también las fechas que has cerrado, y no solo las reservas — a menudo es una casilla que hay que encender en sus propios ajustes. Cuando llegan, Vezpa las trata como cierres: esas noches aparecen cerradas en el calendario, no se convierten en reservas. Si una de esas noches ya estaba vendida, se queda con el huésped y recibes un aviso. Si el portal te manda luego una reserva justo en esas fechas, la reserva tiene prioridad y la noche se vuelve a abrir por sí sola; una reserva que metas a mano, en cambio, no sobrescribe nada: en una noche cerrada por el portal tienes que quitar primero el cierre del calendario, con «Eliminar bloqueo».

Nada de esto es una excusa: es la descripción de una herramienta con un propósito legítimo — los portales a los que un channel manager no llega — que hay que usar sabiendo qué hace y qué no. Si el portal que te importa habla con un channel manager, conéctalo desde ahí: ese camino es más rápido y no tiene ninguna de estas ambigüedades.

Leemos el calendario de cada portal conectado cada media hora y lo tratamos como un canal tipo Booking.com: si una reserva desaparece de ese calendario, la cancelamos, y si cambian sus fechas, las cambiamos, aunque ya hayas trabajado en ella o el huésped ya esté alojado. Pero «ya no está» no siempre significa «cancelada»: un calendario puede volver vacío porque la clave ha caducado o porque el portal ha tenido una avería, y cancelar en ese momento sería una catástrofe. Los casos que no podemos cerrar por nuestra cuenta acaban en una lista que te espera: «Por decidir».

La encuentras arriba en Configuración → Canales OTA → Calendarios iCal, y aparece solo si de verdad hay algo esperando. Llegas también tocando el aviso que te pide revisar unas reservas.

Qué pasa si no haces nada

• El calendario del portal ha vuelto completamente vacío. No cancelamos nada hasta que ese calendario vuelva a responder, pasen las actualizaciones que pasen: las fechas se quedan ocupadas.
• El portal sigue respondiendo, pero más de la mitad de las reservas conocidas ha desaparecido de golpe. Esta vez no cancelamos nada; si en la lectura siguiente sigue faltando, se cancela.

Las líneas más viejas pueden llevar un motivo genérico — marcadas antes de que empezáramos a anotar el por qué. Allí no prometemos nada: mira en el portal. Y si lees bajo el nombre «Sin habitación asignada», esa reserva no ha caído en ninguna habitación y vive en la fila Excepciones del calendario.

Los dos gestos

• «Mantenerla» — no cambia nada. La reserva se queda exactamente como está y el caso sale de la lista; si el portal vuelve a cambiar algo en esa reserva, el caso vuelve.
• «Aceptar la cancelación» — la reserva se cancela, como lo hace un canal: la línea se queda como cancelada en la historia, los totales van a cero y las noches vuelven a estar libres.

«Mantenidas por mí»: la decisión se puede deshacer

Cuando pulsas «Mantenerla» la reserva no desaparece: se traslada a la segunda vista de la lista, «Mantenidas por mí», que abres con el conmutador de arriba de la sección. Se queda ahí hasta que la estancia haya pasado, y lleva un solo botón: «En realidad, cancélala», que hace exactamente lo que habría hecho «Aceptar la cancelación». Es el único camino que tienes para cancelar una reserva llegada de un portal: la cancelación normal sobre la reserva se niega, y volver a quitarla en el portal es inútil — allí ya estaba quitada, y justo por eso te hemos preguntado.

Quién puede decidir

Los dos botones están reservados al director del hotel y al asistente, las mismas personas que reciben el aviso. Los otros roles que llegan a la página ven la lista y los motivos, pero en lugar de los botones leen de quién es la decisión. El observador no llega a esta página.

Cuando conectas tu primer canal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO u otro de los canales, o Airbnb — antes de la conexión se abre una pantalla «Periodo de venta». Te pregunta desde cuándo quieres vender y después cierra las noches que no deben venderse. En los canales siguientes, una vez elegido un periodo de venta, la misma pantalla vuelve como recordatorio: te dice en qué periodo ya estás vendiendo y tú lo confirmas o tocas «Modificar». «Modificar» parte del periodo vigente y no reabre las noches ya bloqueadas: si alguna tiene precio, la pantalla te lo dice, y las reabres desde «Calendario». La elección vale para todo el alojamiento, no para un solo canal. Cambiar la diferencia porcentual de un canal ya activo no la muestra.

• «Vender desde»: Vezpa propone el primer día con precio a partir de mañana, y puedes cambiarlo. Las noches anteriores a esa fecha se cierran, aunque tengan precio.
• Dentro del periodo las noches sin precio se cierran: una noche solo se vende si tiene precio.
• Calendario de año fijo: también te pregunta «Vender hasta». El límite de publicación pasa a ser el 10 de enero del año siguiente (nunca más allá de unos dos años desde hoy, nunca más corto que el actual). Los días entre tu fecha de fin y ese límite quedan cerrados; cuando los reabres desde «Calendario» se publican de inmediato.
• Calendario continuo: no se pregunta el final. El límite se alarga solo cada noche.

Antes de confirmar con «Cerrar y continuar» ves una vista previa por cada habitación: cuántas noches se cerrarán y por qué. Las noches reservadas y las que están en mantenimiento nunca se tocan.

Si en el periodo hay noches sin precio, la hoja te lo dice en naranja: en el portal seguirán cerradas. Con «Ir a Tarifas» dejas la conexión para después y vas a poner los precios; si ninguna habitación tiene precio, Vezpa no conecta el canal.

Nada es definitivo. Las noches cerradas son bloqueos iguales a los que haces a mano, y las reabres desde «Calendario» con «Restaurar disponibilidad».

En el vínculo eliges, para cada habitación y cada régimen, la tarifa que le corresponde en el portal. Cuando pulsas «Aplicar» enviamos los vínculos junto con un precio de salida al portal, y a partir de ahí el canal puede vender. A los huéspedes no sale nada: es un ajuste, no un mensaje.

Una habitación sin vínculo no es un error: simplemente no se pone a la venta en ese canal. Al final la pantalla de resumen lista las habitaciones que se han quedado fuera, para que sepas qué falta. El vínculo lo puedes completar cuando quieras, volviendo a abrir el vínculo desde la ficha del canal.

Si una línea no pasa, la encuentras marcada en rojo debajo del régimen al que pertenece, con el motivo: corrige esa y vuelve a intentarlo. Lo que ya había pasado se queda como está y no se envía dos veces.

• He activado el canal, pero no vende. Activar es solo el primero de los cuatro pasos: mira la píldora de estado. Si dice «A la espera del portal», falta tu autorización en la extranet; si dice «Por completar», la conexión no arrancó nunca, y la reanudas desde aquí.
• El canal dice «Por completar» y yo ya he autorizado en el portal. Son dos cosas distintas: «Por completar» significa que al portal no llegó nunca ninguna petición. Reanuda la conexión desde la ficha, y luego autoriza.
• He cambiado un precio y en el portal no cambia nada. Comprueba que has completado el vínculo, que el canal está en «Conectado», y espera 5-10 minutos: la propagación no es inmediata en todos los canales. Si el panel rojo de arriba lista actualizaciones no aceptadas, toca «Resincronizar actualizaciones fallidas».
• Las reservas del portal caen en la habitación equivocada. Les pasa a quienes crearon las habitaciones antes de conectar el canal. Abre «Vincular las habitaciones» desde la ficha del canal: las siguientes llegan al sitio correcto, las que ya están en casa no se mueven.
• Una reserva está en el portal pero no en Vezpa. Mira el panel naranja de arriba: si está ahí, toca «Recuperar» en esa línea o «Recuperar todas».
• He recibido dos reservas en la misma habitación. La causa más frecuente es un vínculo equivocado: una habitación de Vezpa atada a la habitación equivocada del portal. La segunda es un channel manager distinto de OTASwitch, seleccionado en el portal, que deja el canal fuera de las actualizaciones de disponibilidad.
• El vínculo no muestra las habitaciones del canal. Comprueba que las habitaciones en el portal están activas y publicadas (no borradores) y que en el portal está seleccionado OTASwitch: sin eso no hay nada que leer.
• El canal lleva un rato en «Verificando…». Toca «Reintentar» para volver a leer el estado, y «Ver detalles» para saber en qué peldaño se ha quedado. «Desactivar» no aparece a propósito mientras el estado es incierto.
• No encuentro «Importar desde OTA». Aparece solo en Booking.com y Airbnb, y solo si el canal está de verdad conectado. Completa antes el vínculo.
• «Crear tu establecimiento desde un portal» me dice que el canal no está soportado. Ese camino hoy funciona con Booking.com. En los otros portales usa «Importar desde OTA» después de conectar el canal.
• Un botón responde que la operación no es mía. Las acciones sobre los canales están reservadas al director del hotel. El asistente abre la página y lee todo, pero no activa, no vincula y no importa.
• No encuentro «OTASwitch» en la lista del portal. Para y escríbenos: seleccionar otro channel manager conectaría el establecimiento a un sistema que no es el nuestro.
• Mi portal no aparece en ninguna lista. Algunos portales el channel manager no los abre por su cuenta: los reconoces por «Sin conexión automática» y por «Pedir la activación». Otros no pasan en absoluto por un channel manager y se alcanzan con los calendarios iCal.
• He cancelado una reserva OTA y la app no me deja. Es a propósito: las reservas de los portales se cancelan en el portal o las cancela el huésped, y la cancelación nos llega por sí sola.