Guía Bienestar

Bienestar te permite ofrecer servicios (masajes, tratamientos), vender productos y llevar reservas y pagos, todo desde la app.

Para encenderlo: abre la sección Configuración desde el menú ⋮ de Dirección, baja hasta el grupo «Módulos», busca la tarjeta «Módulo Bienestar» y toca «Activar el módulo». Sigue un asistente de cuatro pasos (descripción, horarios de apertura, primer terapeuta, primer servicio). A partir de ahí la pestaña «Bienestar» aparece en la barra de abajo.

Dentro de la pestaña Bienestar hay seis pestañas, en este orden:

Las tres últimas son los datos maestros: si algo no cuadra en el calendario, la causa está casi siempre ahí.

Los servicios se crean desde la pestaña «Servicios». Cada servicio tiene un nombre, una descripción, una categoría (obligatoria), una duración en minutos, un precio, fotos, la lista de terapeutas habilitados y un interruptor de encendido.

Apaga un servicio para sacarlo de las reservas sin borrarlo: apagado no produce ni una hora libre.

Las personas se añaden desde la pestaña «Terapeutas». Al lado de cada nombre hay dos iconos: uno abre los «Horarios» de trabajo, día por día de la semana, el otro las «Ausencias».

Vincular terapeutas y servicios

El vínculo se hace en los dos sentidos, el que prefieras: desde la ficha del terapeuta eliges los servicios que presta, o desde la ficha del servicio eliges quién lo presta. Solo los terapeutas vinculados aparecen como reservables para ese servicio.

Ausencias

Una ausencia se registra desde la ficha del terapeuta o desde el Calendario, sobre un rango de fechas, todo el día o por una franja, con un motivo entre vacaciones, enfermedad, permiso y otro.

Una hora sale como reservable solo si todas estas son ciertas juntas:

• el módulo Bienestar está encendido y el servicio está activo
• el servicio tiene a ese terapeuta entre los habilitados, y el terapeuta está activo
• la hora cae dentro de la apertura del spa para ese día de la semana
• la hora cae dentro del horario de trabajo de ese terapeuta
• no cae en una de sus ausencias
• no se solapa con una cita ya tomada (pendiente o confirmada) ni con un bloqueo puesto en el calendario
• la duración del tratamiento entra entera
• el inicio está en el futuro: una hora que empieza ahora mismo, o antes, ya no es reservable

Las horas ofrecidas se mueven en pasos de quince minutos: un tratamiento de 50 minutos dentro de una apertura de 9:00 a 13:00 empieza a las 9:00, 9:15, 9:30 y así, no a horas arbitrarias.

Dónde se cambia cada cosa

• Terapeutas habilitados y duración: en la pestaña Servicios.
• Horario de trabajo y ausencias: en la pestaña Terapeutas, detrás de los dos iconos que hay al lado del nombre.
• Horarios de apertura del spa: en «Ajustes», bajo «Horarios». Los ves día por día, y puedes añadirlos o quitarlos.

Los productos se crean desde la pestaña «Productos»: nombre, descripción, precio (IVA incluido), el «IVA %» de ese producto, stock, umbral de aviso, fotos y un interruptor de encendido.

Los productos de Bienestar son artículos del Catálogo, en el departamento «Bienestar»: precio, IVA y stock son los mismos que ves en el Catálogo, y el mismo producto también se puede vender desde la «Caja» de la Dirección. El stock que escribes aquí es el que has contado: la diferencia se convierte en un movimiento del Catálogo, y las ventas hechas mientras tanto no se pierden.

Cuando el stock baja al umbral o por debajo, el producto se marca como «Stock bajo» en la lista. A cero el producto ya no se puede vender en el mostrador ni pedir online.

El spa, cada servicio y cada producto pueden tener una galería, no solo una imagen. Añade las fotos y arrástralas para reordenarlas: la primera es la portada, la que ve el huésped.

La galería del spa vive en «Ajustes»; las galerías de servicios y productos se abren desde la ficha del elemento.

Desde la pestaña Productos el botón «Vender» abre una «Nueva cuenta»: añade los artículos, elige cómo cobrar y toca «Registrar cuenta».

Un producto o un servicio se puede cargar a la habitación de un huésped que está alojado: el importe va a la cuenta de la reserva, bajo el departamento Bienestar, y se liquida en el check-out. Ningún pago inmediato y ningún recibo aparte de Bienestar: la línea entra en el documento de la estancia.

El stock baja en el momento, porque el huésped ya se ha llevado el artículo.

En «Ajustes» el interruptor «Activar tienda» abre la venta a distancia: los huéspedes piden desde la web y pagan con Stripe.

Elige las opciones de entrega, y al menos una tiene que quedarse encendida:

• «Envío a domicilio»: pide la dirección del cliente, con «Coste de envío» y «Envío gratis a partir de (0 = nunca)»
• «Recogida en el alojamiento»: sin dirección, sin coste

Los pedidos se despachan desde «Envíos», el botón redondo dentro de la pestaña Productos (en la tableta y el ordenador, en la barra de arriba), que abre «Pedidos por enviar». Para un envío la ronda es por enviar → «Marcar enviado» (con el número de seguimiento, opcional) → «Marcar entregado»; para una recogida es por recoger → «Marcar recogido».

Bienestar tiene una página pública: el huésped elige el servicio, la fecha y una hora libre, y paga con Stripe. La dirección la compone el servidor y la encuentras en el cuadro de los enlaces públicos de la pestaña Dirección, bajo SPA: no la reconstruyas a mano.

Quien reserva recibe un correo de confirmación y un recordatorio unas 24 horas antes de la cita, enviado una sola vez.

Cancelación

En «Ajustes», bajo «Política de cancelación», decides cuántas horas antes un huésped puede cancelar por su cuenta (de 0 a 72). El porcentaje de devolución existe en los datos pero no se puede cambiar desde la app: se queda en el 100%.

Las citas se llevan desde la pestaña «Reservas»: cobrar, marcar completada o no presentado, cancelar con o sin devolución, devolver en parte, emitir el recibo, añadir un cargo.

Un huésped que ya está en la casa puede llegar a Bienestar desde su propia reserva (desde el enlace del correo de confirmación o desde la página de la reserva). Allí Vezpa lo reconoce: reserva servicios y compra productos sin volver a escribir nombre, correo ni teléfono.

Cómo cobrar lo decides tú, en «Ajustes», por separado para los servicios y para los productos:

El recibo fiscal electrónico no sale siempre. Tienen que valer todas estas: el alojamiento no es una demo, su país es Italia, la facturación electrónica está configurada y activa, y el NIF está puesto. Fuera de ese caso no se emite ningún documento fiscal, y queda el recibo de cortesía en PDF, que puedes imprimir o enviar.

Para un cobro con tarjeta el recibo es el «Recibo de pago» del POS, con la misma numeración: las líneas son la cuenta (servicio y extras, por ejemplo «2 × Crema») o los productos vendidos con el envío, y en lugar de la estancia aparecen fecha y hora de la cita y el terapeuta. Justo después del cobro ya lo ofrece la pantalla de resultado, sin más preguntas. Más tarde: en el detalle de la reserva «Imprimir recibo» abre el recibo de pago, con la elección del formato, y el menú ⋮ tiene «Enviar recibo» y «Compartir el PDF»; en la lista de ventas, cada venta pagada con tarjeta tiene el icono del recibo con «Imprimir recibo», «Enviar recibo» y «Compartir el PDF». Las reservas no pagadas con tarjeta mantienen el recibo de cortesía de la cuenta, como antes.

Además, para una venta en el mostrador la emisión depende del interruptor «Emitir factura electrónica», y para un cargo a la reserva desde Bienestar no se emite nada: el documento lo hace la estancia.

Con los tickets activos («Módulo fiscal», ver la Guía Facturación electrónica) cada cobro de Bienestar emite el ticket: ventas en el mostrador sin factura pedida y reservas pagadas online, con tarjeta o a mano. En las reservas el ticket sustituye a la factura automática, que se puede seguir emitiendo a petición. Una devolución total emite la anulación del ticket, una parcial la devolución. Los tickets se ven, se imprimen y se anulan desde «Documentos comerciales», en el Módulo fiscal.

Devoluciones

Un servicio o un producto se puede devolver entero o en parte. La nota de crédito electrónica se emite solo si ya existía un documento electrónico aceptado para ese pago: si no, la devolución se hace igual, pero sin ningún documento asociado.

Una factura a nombre del cliente

Quien reserva un servicio puede pedirla al pagar, dando NIF, dirección, código postal, localidad, provincia y país. Quien pide desde la tienda puede pedirla dando solo el NIF: la tienda no recoge los datos de facturación completos.

En la pestaña «Reservas» la cita más cercana a este momento está arriba; debajo de las próximas viene el pasado, lo más reciente primero.

«Caja» responde a otra pregunta y por eso tiene otro orden, declarado: pone arriba la cuenta más antigua todavía por cobrar, bajo «Por cobrar».

Si el spa tiene más de 500 citas, la lista se detiene en las 500 más cercanas a hoy y lo dice, con el total al lado: así una cuenta vieja sin pagar no puede desaparecer en silencio de una lista que se cortó.

Y cuando filtras por estado sin ninguna cita en ese estado, el mensaje lo dice — «Ninguna reserva con este filtro» — en vez de dejarte creer que el spa no tiene reservas.

Mientras enciendes Bienestar, si un campo obligatorio está vacío el botón no se queda callado: te dice cuál campo falta, y lo marca debajo del campo mismo.

Hay cinco campos obligatorios:

• al menos un día de apertura — sin un solo día el spa no tiene ninguna hora reservable
• el nombre del terapeuta
• el nombre del servicio
• el precio del servicio
• la categoría del servicio

El «Nombre público» del centro, en cambio, es opcional: déjalo vacío y los huéspedes leerán el nombre del alojamiento.

Encender el módulo desde la sección Configuración es cosa del Director.

Entrar en la pestaña Bienestar, una vez encendida, es cosa de tres roles: el Director, el Asistente y el «Operador de bienestar», el rol que tiene Bienestar y sus reservas y nada más. La Gobernanta y el Observador no la ven.

• Un servicio no se puede reservar. En la lista lee «No reservable — sin terapeuta»: abre el servicio y vincula a una persona.
• No hay ninguna hora libre. Repasa la lista de condiciones en Por qué una hora no está libre: las causas más frecuentes son que falten los horarios de apertura de ese día de la semana y una cita ya tomada.
• Había una hora y ahora no está. Casi siempre simplemente ha pasado: una hora que empieza en este mismo momento ya no es reservable.
• El producto marca cero pero nadie ha pagado. El stock baja cuando se registra la cuenta, no cuando llega el dinero. Cancela la cuenta y el stock vuelve.
• No ha llegado ningún recibo fiscal. Comprueba las condiciones en Recibos, facturas y devoluciones: fuera de Italia, o sin facturación electrónica activa, queda el recibo de cortesía.
• Una cuenta vieja no aparece en Caja. Mira si la lista se cortó en 500: el mensaje de arriba lo dice, y el total está escrito al lado.