Útmutató a foglalás részleteihez

A képernyő címe «Foglalás», és egy foglalásról szól: a számláról, a fizetésekről, a szobákról a vendégeikkel, a módosításokról. Menüpont nem tartozik hozzá: úgy nyílik, hogy megérinti a foglalást, bárhol találkozik vele.

• A naptárból, egy foglalás színes sávját megérintve.
• A Részlegek alatt, a Szobák fülön vagy a Foglalások listában.
• Az Irányítópultról: az érkezések, távozások és jelenlévők listáiból, a határidők paneljéből és a legutóbbi üzenetekből.
• Egy ügyfélprofilból, a tartózkodásai előzményeiből.

„Üzleti”: az üzleti utak

A kártya tetején, a csatorna mellett található az „Üzleti” címke az aktatáska ikonnal: az üzleti utakat és a cég nevére szóló foglalásokat jelöli. Egy koppintás bekapcsolja, egy újabb kikapcsolja. Ez csak egy jelölés: az „Idegenforgalmi adó” ugyanúgy fizetendő, mint bármely más vendégnél, akkor is, ha a számlát egy cég fizeti. Portálfoglalásoknál magától bekapcsol, ha a csatorna egy cég számlázási adatait küldi (például egy üzleti foglalás a Booking.comról), és csak a foglalás beérkezésekor: a csatornáról érkező későbbi módosítás nem írja felül az Ön döntését. Ha egy vendég valóban mentes, lásd az idegenforgalmi adó útmutatóját.

A tartózkodás útvonala

A foglalás tetején egy lépéssor mutatja, hol tart a tartózkodás: «Megerősítve» → «Check-in» az érkezés dátumával → «A házban» → «Check-out» a távozás dátumával. A megtett lépések pipát kapnak, az aktuális egy pöttyöt. «A házban» állapotba akkor kerül, amikor megnyomod a «Vendég megérkezett» gombot; ha minden lépés ki van pipálva, a vendég elutazott. Az állapot annak a szobának az állapota, amelyből a kártyát megnyitottad: egy kétszobás foglalásban az egyik már beköltözhetett, a másik még nem. A meg nem jelenésnek nincsenek lépései: csak a «Meg nem jelenés» címke látszik. A törölt és az «Igény szerint» foglalásoknál nincs útvonal: a megszokott jelzőmezőik maradnak.

«Visszatérő vendég»: aki visszajön

Ha a fő vendég már szállt meg nálad, az útvonal alatt egy zöld jelvény jelenik meg: «Visszatérő vendég · N korábbi tartózkodás». A korábbi, nem törölt foglalásait számolja, amelyeket az ügyféltörténet alapján ismer fel, a most megnyitott foglalás nélkül. Nem kézzel állítod be: magától jelenik meg és frissül.

Mellette megjelenhet a «VIP» csillag és a fő vendég színes címkéi is. Ezek a vendég címkéi, eltérnek a foglalás címkéitől: egyik tartózkodásról a másikra követik a személyt, és a vendég adatlapjáról kezelhetők az ügyféltörténetben («Vendég adatai» oldal, «VIP» és «Címke» gomb). A sor akkor jelenik meg, ha e három közül legalább egy megvan.

A kártya tetején színes sáv van, két számmal: a sötét mezőben a foglalás végösszege, alatta, nagy betűkkel, az egyenleg.

Az egyenleg a beszedett mínusz a beszedendő: a foglalás végösszege plusz a terhelések, mínusz a rögzített letétek. Az idegenforgalmi adónak saját egyenlege van, külön tartva; a felső szám a kettőt összeadja, és az összeg alatti nyíl megnyitja a részletezést, ahol külön látja őket.

Terhelések és letétek

Érintse meg az egyenleget, és megnyílik a «Mit szeretne rögzíteni?», pontosan két úttal:

A kedvezményeket nem innen rögzítik: egy árat úgy javít, hogy megérinti a szoba kártyáján belül (lásd A szobák és a vendégek), az árlista kedvezményei pedig a szoba beállításaiban vannak.

Az egyenleg minden mozgás után újraszámolja magát, és a végösszeg is. Ha a szálláshely automatikus terheléseket használ (lásd a katalógus útmutatóját), minden szoba kap egyet, ha az ára meghaladja a küszöböt, és elveszíti, ha az alá csökken. Az OTA-csatornák foglalásai nem kapják meg őket, hacsak a tételnél másként nem döntött.

A foglalás minden terhelése két számla egyikéhez tartozik: «Szállás» vagy «Extrák». A szállás az a számla, amely a szálláshely adóügyi bizonylatára kerül (számla vagy e-számla). Az extrák külön számlát alkotnak, saját egyenleggel és saját fizetésekkel, és «Extrák számlája» néven nyomtathatók: ez nem adóügyi bizonylat.

Ha vannak extrák, a kártya tetején lévő egyenleg alatt két sor jelenik meg: a szállás egyenlege és az extrák egyenlege. A nagy egyenleg továbbra is a teljes összeg: a fizetési linkek és a vendégnek küldött e-mailek is együtt számolják a szállást és az extrákat.

Hová kerül egy új terhelés

Terhelés áthelyezése egyik számláról a másikra

Az «Extrák» lapon a már rögzített terhelések két szakaszra oszlanak: «Szállás» és «Extrák». Tartson nyomva egy sort a többszörös kijelölés indításához, válassza ki a többit, majd érintse meg az «Áthelyezés a szálláshoz» vagy az «Áthelyezés az extrákhoz» gombot. Az «Extrák» szakasz fejlécében a «Mindent a szálláshoz» egyszerre minden extrát a szálláshoz visz: ez az az eset, amikor a vendég mindent egyetlen számlán szeretne. Ha egy sor «Fizetve» jelölést kapott, a fizetése követi az új számlára.

Fizetések, külön számlák és nyomtatás

• Az «Új letét» ablakban, ha a foglalásnak vannak extrái, megjelenik a «Befizetés erre» választó: válassza a «Szállás» (alapértelmezett) vagy az «Extrák» lehetőséget.
• A külön számlák (a számla más félre kiállított része) csak a szállás sorait fogadják: egy extrát előbb a szálláshoz kell áthelyezni.
• Az «Extrák számlája» a ⋮ menü → «Nyomtatás» pontjából nyomtatható, A5 méretben vagy 80 mm-es nyugtaként. A menüpont csak akkor látszik, ha a foglalásnak vannak extrái.

Az egyenleg alatt megjelenhet a «Fizetések» mező. Csak akkor látszik, ha a három dolog közül legalább egy igaz: van fedezetként mentett kártya, van behajtandó előleg, van fennmaradó egyenleg. Egy már kifizetett, kártya nélküli foglaláson a mező egyáltalán nem kerül kirajzolásra, és ez nem hiba.

A fedezeti kártya nem beszedett pénz

Amíg meg nem terheli, semmi nem kerül levonásra. Megterhelni a check-in napjától tudja, és az összeg egy részére is, ha úgy jobb: a mező a teljes összegről indul, és minden nullánál nagyobb, ennél nem nagyobb számot elfogad.

Ha soha nem használja, a kártya magától feloldódik a távozás dátuma után harminc nappal: egy éjszakai futás végzi el, a csatlakoztatott Stripe-pal működő szálláshelyeken. Addig bármikor elengedheti a «Kártya feloldása» ponttal.

A káreseti kaució más, mint az előleg: károkat fedez, saját felső határa van, és csak akkor terheli meg, ha kár történt.

Minden határidő előtti napon, a szálláshely helyi ideje szerint 11 órakor, az igazgató és az asszisztens értesítést kap a vendég nevével, az összeggel és a jogcímmel; megérintve megnyílik a foglalás. Ha a fizetés megérkezett, vagy a foglalás így is meg van erősítve, érintse meg a határidő sorát, és válassza a «Határidő eltávolítása» lehetőséget: a foglalás megmarad, a határidőre pedig többé nem emlékeztetünk. A fizetést ott nem rögzítjük: a beérkezett összeget letétként kell rögzíteni.

Erről a kártyáról két különböző dolog indul, két különböző helyről:

• «Foglalás visszaigazolásának küldése» — a foglalás adatai alatt (a vendég nevét tartalmazó mezőben). Az oldalt küldi el a tartózkodás részleteivel és az online bejelentkezéssel. Leginkább a kézzel felvett foglalásoknál számít, amelyek nem kapnak automatikus e-mailt.
• «Fizetési kérés küldése» — a «Fizetések» mezőben. Azt a hivatkozást küldi, amelyen a vendég fizet.

Mindkettő ugyanazt a lapot nyitja meg, amely először megmondja, mi fog kimenni, aztán megkérdezi, honnan. A csatornák, abban a sorrendben, ahogy megtalálja őket:

1. WhatsApp — megnyitja a beszélgetést a már megírt szöveggel, a vendég számára. Ha a foglaláshoz nincs telefonszám, a sor ki van kapcsolva, és megmondja, miért.
2. «E-mail» — valóban a mi kiszolgálóinkról indul, a szálláshely nevével feladóként. Ha a foglaláson nincs e-mail, a sor ki van kapcsolva.
3. «Hivatkozás másolása» — a vágólapra másolja a szöveget, hogy oda illessze be, ahová akarja. Ez mindig elérhető.

Ha a Booking Engine egynél több nyelven ad el, a lap alján ott van az üzenet nyelvének választója is.

A választó a vendég nyelvéből indul ki, amelyet a kártya tetején is lát, a csatorna mellett. Az «auto» jelzéssel a Vezpa döntötte el: a portálon használt nyelvből, aztán a vendég országából, aztán a szálláshely nyelvéből. Ha egy e-mail nem létezik azon a nyelven, angolul megy ki. Érintse meg, hogy válasszon egyet: onnantól az automatikus e-mailek is azt használják. Az «Automatikus» választásával visszatér a következtetéshez.

A sor, amely megmondja, kiment-e már

A két gomb mindegyike alatt — és még egyszer a küldési lap tetején, mielőtt csatornát választ — van egy sor a legutóbbi alkalom dátumával. A szavak változnak, és a különbség számít:

Olyan portálról érkezett foglaláson, amely elrejti a vendég címét, az e-mail ugyanúgy kimegy, és a portál beszélgetésében landol: az a csatorna továbbítja.

Kész üzenetek

A foglalás adatai alatt ott van a(z) „Üzenet küldése” is: azokhoz az üzenetekhez, amelyek se nem visszaigazolások, se nem fizetési felszólítások, és amelyeket készen szeretne tartani, hogy ne kelljen mindig újraírni, például azoknak, akik még nem végezték el az online bejelentkezést.

1. Válassza ki az üzenetet a sajátjai vagy a javaslatok közül: a(z) „Emlékeztető az online bejelentkezésről” már kész, és azonnal használható.
2. A szöveg már kitöltve érkezik a vendég nevével, a dátumokkal, a szállással és a foglalás linkjeivel, a vendég nyelvén, ha azon a nyelven is megírta.
3. Ha kell, módosítsa: a változtatás csak erre az üzenetre vonatkozik.
4. Válassza a WhatsAppot, a(z) „E-mail” vagy a(z) „Szöveg másolása” lehetőséget, mint a visszaigazolásnál.

Az üzeneteket itt írja meg: Szálláshely → Vendégek & kommunikáció → „Kész üzenetek”, vagy a lista alján a(z) „Kész üzenetek kezelése” lehetőséggel. Minden üzenetnek nevet és szöveget ad egy vagy több nyelven; a(z) „Mező beillesztése” gombbal azokat az adatokat illesztheti be, amelyek maguktól kitöltődnek, ugyanazokat, mint az automatizálásoknál. Egy nyelv elég: ha a vendég másikat beszél, az angol, majd az olasz, majd az elsőként megírt nyelv kerül felhasználásra.

Beszélgetés

Mellette található a „Beszélgetés”: egy oldalt nyit meg mindazzal, ami Ön és a vendég között történt, csevegésként, a legrégebbi üzenettől a legújabbig. Az Igazgató és az Asszisztens szerepkör látja.

• Bal oldalon a vendég üzenetei, amelyek a portálok csevegésében érkeztek (Booking.com, Airbnb…), „A portál csevegésében érkezett” jelöléssel.
• Jobb oldalon minden, ami a Vezpából indult: e-mailek, WhatsAppra előkészített üzenetek, másolt szövegek, automatikus e-mailek az automatizálás nevével, és válaszok a portál csevegésében. A portál csevegésében kézbesített üzenet csak egyszer jelenik meg.
• Minden üzenetnél ott a dátum és az időpont, az állapot (például „E-mailben elküldve”, „WhatsAppra előkészítve” vagy „Nem küldték el”), a csatorna ikonja és a portál.

Az oldal alján minden portálcsevegéshez van egy gomb, például „Válasz a(z) Airbnb csevegésben”, amely megnyitja a csevegést, hogy válaszoljon a vendégnek, valamint az „Üzenet küldése” gomb a kész üzenetek küldéséhez. Az oldalt lefelé húzva frissítheti.

• WhatsApp esetén a szöveg az előkészített változat: ha küldés előtt a telefonon módosította, a végleges változat a csevegésében van.
• Az automatizálásoknál a név látszik, a szöveg nem. A szöveg a funkció előtti küldéseknél is hiányzik.
• A gombok alatti sorral ellentétben itt a sikertelen küldések is megjelennek, „Nem küldték el” jelzéssel.

Online bejelentkezés

A Vezpa által küldött online bejelentkezési link (automatizálások, kész üzenetek, ebből a foglalásból indított küldések) egyetlen link a teljes foglaláshoz: a vendég megnyitja, és egyenesen az első regisztrálandó vendég űrlapjára jut.

A foglalás adatai alatt a(z) „Online bejelentkezés” panel a következőket mutatja:

• hány vendég adta már meg az adatait, például „2/3 regisztrálva”;
• a „Link küldése” gombot, amely a kész üzenetek lapját nyitja meg, és a „Link másolása” gombot, amely a linket másolja, hogy bárhová beilleszthesse.

Az online bejelentkezésben a vendég háttérként a Booking Engine fő fotóját látja, egy összegzést az érkezéssel, távozással és a regisztrált vendégekkel, felül pedig minden vendégnek egy fület: egy koppintással lehet váltani közöttük. Egy vendég mentése után a füle a nevét mutatja a „Vendég N” helyett, és az űrlap magától a következő vendégre lép. A végén a „Bejelentkezés kész” összegzés felsorolja az összes vendéget, az elküldött okmányfotók elmosott bélyegképeivel: nem olvashatók, csak arra szolgálnak, hogy felismerhető legyen, melyik fotó ment el.

„Kulcsok”: a belépési kódok

Ha a szobának van kulcsdoboza a „Belépési eszközök” között („Konfiguráció”), az online bejelentkezés alatt megjelenik a „Kulcsok” mező a kóddal. Amikor a vendég befejezte az online bejelentkezést, ellenőrizze az adatokat, és koppintson a „Bejelentkezés jóváhagyása” gombra: a „Belépési kódok (jóváhagyott bejelentkezés)” automatizálás az érkezés napján a választott időpontban (alapból 8-kor) küldi a kódokat, vagy azonnal, ha aznap később hagyja jóvá.

• Ez nem az érkezéskori „Check-in” gomb: napokkal korábban is jóváhagyhat, és a vendég nem számít megérkezettnek. Ha jóváhagyás nélkül koppint a „Check-in” gombra, az is jóváhagyásnak számít.
• A „Jóváhagyás visszavonása” gombbal visszavonja a jóváhagyást, amíg a kódok nem mentek ki. Mindenképp csak egyszer mennek ki foglalásonként.
• Ha kimentek, a mező dátummal és időponttal jelzi.

Lejjebb a foglalás minden szobájához tartozik egy kártya. A fejléc viseli a számot, a nevet, az ellátást, hogy hány vendég alszik ott, és annak a szobának a végösszegét. Nyissa meg, és megkapja:

• «Szoba» és «Ellátás», a két összeg. Közvetlen csatornákról érkezett foglalásokon megérintheti és javíthatja őket; portálról érkezetteken nem.
• A főtől eltérő ellátású napok, ha vannak ilyenek.
• Az ezen a szobán már eladott extrák, a mennyiséggel, amelyet módosíthat.
• Ennek a szobának az idegenforgalmi adója.
• A vendéglista, a végén pedig a «Hozzáadás», hogy eggyel többet vegyen fel.

A «Vendég megérkezett» gomb

Az érkezés napján a szoba kártyáján megjelenik a «Vendég megérkezett» gomb, a «Check-out» párja. Megnyomása rögzíti, hogy a vendég megérkezett, és a naptárban annak a szobának a sávját «Ma érkezik» állapotból «Bent tartózkodik» állapotba viszi. Más művelet, mint a lentebb leírt online bejelentkezés: nem küld semmilyen bejelentést a hatóságoknak.

A gomb alatti sor összefoglalja mindazt, amit csinál. Lezárja az online check-in linkjét is: ettől kezdve a vendég már nem módosíthatja az adatait. Ha tévedésből nyomta meg, ugyanazon a napon megjelenik a «Visszaállítás», amely visszavonja és törli az érkezés idejét. Ha a szálláshelynek kulcsdoboza van, a check-in az online check-in jóváhagyásának is számít: ha a kódok küldési ideje már elmúlt, a kódok azonnal elmennek.

A szín a vendég neve mellett

Minden vendéghez tartozik egy színes kör. Négy szín van, és különböző dolgokat mondanak:

Érintse meg a vendéget a regisztrációja megnyitásához. Aki még nevet sem kapott, «Regisztrálandó fő vendég» vagy «Regisztrálandó vendég» néven látszik.

Regisztráltak és várt vendégek, kategóriánként

A kártya fejlécében, az ellátás mellett, a számok «Felnőttek», «Fiatalok» és «Csecsemők» szerint oszlanak meg — így hívja őket az alkalmazás —, és minden kategória két számot visel: regisztrált és várt vendégek. A 2/1 Fiatalok azt jelenti, hogy ebből a korosztályból két vendég van regisztrálva, ahol egyet jelentettek be; a 0/1 Csecsemők pedig azt, hogy egy sincs regisztrálva, ahol egyet bejelentettek.

• A szín a célt jelöli, nem a hiányt. A teljes kategória zöldre vált; a hiányos semleges marad, ugyanolyan színű, mint a sor többi része. A hiányzó regisztrációra nincs vészszín: azt keresi, hogy hiányzik a zöld, nem kiemelést. A teljes mondat — «a regisztráltak és a vártak száma nem egyezik» — abban az üzenetben van, amelyet a kategória hosszú lenyomásával kap meg, és a támogatott felolvasásban.
• A csecsemők beszámítanak a regisztrálandó vendégek közé.
• Ahol nem egyeznek, a dokumentumok győznek: egy regisztrált vendég kategóriája a születési dátumából jön, nem abból, amit a foglaláskor bejelentettek.

Minden gyermek életkora

A foglalás felnőtteket és gyermekeket jelent be, és minden gyermeknél az életkorát: ez az életkor — nem kézi választás — dönti el, hogy a fenti számlálásokban «Csecsemők» vagy «Fiatalok» közé számít-e, az adott szobára beállított küszöbök szerint, és az ár is ezt követi. A számlálások alatt megkapja minden gyermek bejelentett életkorát: egy éveket jelző számot, az «1 év alatt» értéket, vagy az «Az életkor nincs megadva» szöveget, ha hiányzik.

Vendég hozzáadása: felnőtt, vagy gyermek az életkorával

A vendéglista végén lévő «Hozzáadás» gomb megnyitja a «Vendég hozzáadása» lapot, és két választás van: «Felnőtt», vagy «Gyermek» életkorválasztóval. Az életkor a legnagyobbtól indul, amely azon a szobán még gyermeknek számít, és a megjelenített összeg az életkorral együtt változik: egy csecsemő és egy fiatal nem ugyanannyi felárat ér. A sávot nem Ön választja — a Vezpa az életkorból számolja ki, annak a szobának a küszöbeivel.

Az összeg, amelyet a lap a választott életkorra mutat, a felszámított, nem a sávok átlaga. Az életkor rákerül az éppen létrehozott vendégre is, így a sávja ismert, még mielőtt bárki dokumentumot regisztrálna; amikor a dokumentum megérkezik, a születési dátum dönt.

Ami a hatóságokhoz kimegy

Olasz szálláshelyeken a rendőrségi bejelentések maguktól indulnak, naponta többször. Egy szobára akkor mennek ki, amikor a foglalás fő vendége regisztráltnak számít, és oda két út vezet: az online bejelentkezés, amelyet a vendég kitölt, vagy a regisztráció, amelyet Ön végez az alkalmazásban úgy, hogy megnyitja a kártyáját és elmenti. Bármelyik elég. Egyik sem történt meg, akkor arra a szobára nem megy ki semmi.

Amikor a foglalást már bejelentették egy hatósági rendszernek, egy lentebbi mező megmutatja ezeknek a bejelentéseknek az állapotát, a rendszer nevével: egy sor az érkezésre és egy a távozásra, mindegyik a saját állapotával.

Innen új bejelentést nem tud indítani, de egy elbukott megjavítható: az elbukott vagy újrapróbálkozó állapotú sorokon az Igazgató és az Asszisztens mellettük egy «Újrapróbálás» gombot talál, amely újraküldi azt a közlést. A másik öt szerep nem kapja meg a gombot, miközben az információ egész marad: minden bejelentés állapotát bárki elolvashatja, és a vörös ikon, amely hosszú lenyomásra megmutatja a hiba okát úgy, ahogy a rendszer közölte, minden szerepnél megjelenik — ugyanazokon az elbukott vagy újrapróbálkozó sorokon, és csak akkor, ha ok érkezett vissza. A sikeres sorokon nincs gomb, mert nincs mit megismételni.

Az érkezési megjegyzések fölött van a címkék panelje: a színes jelölők, amelyeket a szálláshely igazgatója állít be a Konfigurációban (lásd az Útmutató a konfigurációhoz oldalt).

Telefonon és táblagépen ez egy fiók: becsukva csak a «Címkék» szót mutatja, ha ehhez a foglaláshoz egy sincs bekapcsolva, vagy a bekapcsoltak jelölőit; a fejléc megérintése kinyitja, és minden elérhető címkét megmutat. Számítógépen, széles ablakkal, nincs fiók: a teljes lista mindig látható és mindig megérinthető.

Így is, úgy is ugyanaz a mozdulat: egy címke megérintése be- vagy kikapcsolja, minden megerősítés nélkül.

Ugyanezek a címkék megjelennek a foglalások listájában is, a sorokon jelölőként és szűrőként («Szűrés címke szerint»).

A kártya alján ott a «Szerkesztés», és megnyitja annak listáját, ami módosítható:

Az előnézet

A három árat érintő módosítás a megerősítés előtt összefoglalót mutat a mostani és az új dátumokkal, a hozzátett napokkal és azok árával, a mostani végösszeggel és a különbséggel, amelyet alkalmazni fog. A különbség a megerősítés előtt kézzel javítható. Amíg nem erősíti meg, semmi nem kerül leírásra.

Egynél több szobát tartalmazó foglaláson az előnézet előtt megkérdezi, hogy a módosítás erre a szobára vagy mindegyikre érvényes.

Ha egy dátummódosítás szoba nélkül hagyja a foglalást

Amikor egy dátummódosítás olyan éjszakákkal hagyja a foglalást, amelyeknek nincs fizikai szobája, mentés után azonnal figyelmeztető ablak jelenik meg. Minden így végződő mentésnél megjelenik, akkor is, ha az e-mailes figyelmeztetés már korábban kiment: aki épp most nyomta meg a mentést, annak tudnia kell, hogyan alakult. Lásd a Nincs hozzárendelt szoba szakaszt.

A jobb felső ⋮ ikon mindent összegyűjt, ami nincs az oldalon:

Az előzmények idővonalként

A «Foglalási előzmények» a ⋮ menüből nyílik meg (nagyon széles számítógép-képernyőn a foglalás egyik oszlopában is állhat). Idővonal: a bejegyzések naponként csoportosulnak, a nap egyszer szerepel a csoport tetején, a bejegyzéseknél pedig csak az időpont. Minden bejegyzés egy függőleges vonalon áll, színes ikonnal, amely a művelet típusát jelzi: létrehozás, a dátumok, az ellátás vagy a szállás módosítása, a vendég érkezése («Vendég megérkezett»), távozás, meg nem jelenés, lemondás, fizetések, terhelések, jegyzetek és címkék. Minden bejegyzés alatt továbbra is ott áll, ki végezte, melyik csatornán, és az értékek előtte → utána.

A vendég azt mondja, a portálon már mindent kifizetett, a feljegyzése azt mondja, az idegenforgalmi adót távozáskor szedik be. Az «Egyeztetés a portállal» pont elkéri a portáltól a saját számait, és a tieid mellé teszi, hogy a vita adatokon érjen véget, ne két emléken.

Ha a számok eltérnek, megjelenik a «Frissítés a portálról»; újra letölti a foglalást a portálról, és ugyanazon az úton rendezi újra a végösszegeket, amelyen egy frissen érkezett foglalás végigmegy. Az Igazgatónak van fenntartva: a többi szerep nem látja a gombot.

A portál csak addig küldi el újra a foglalást, amíg a tartózkodás el nem múlt: ha vége, a «Frissítés a portálról» azt válaszolja, hogy nincs már mit letölteni, és ez nem hiba. Az akkori számok a portál extranetjében vannak.

A pont két feltétellel jelenik meg, nem eggyel: a foglalásnak Booking.com vagy Airbnb felől kell jönnie — ezek az egyedüli portálok, amelyek megmondják, mit fizetnek Önnek —, és a szerepének Igazgatónak vagy Asszisztensnek kell lennie. Bármely más szereppel a pont egyáltalán nem jelenik meg: egy látható utasítás, amely aztán azt válaszolja, hogy «nincs engedély», rosszabb, mint egy hiányzó.

Egy foglalás lehet teljesen érvényes, és mégis lehet, hogy még nincs fizikai szobája: megtörténik, amikor portálról vagy a saját oldaláról érkezik, miközben a szabad egységek elfogytak, vagy egy dátummódosítás után. Nem a program hibája, hanem elvégzendő munka.

• Egy éjszaka is elég. A figyelmeztetés akkor is kigyullad, ha a szoba a tartózkodás egyetlen éjszakáján hiányzik, nem csak akkor, ha végig.
• A szoba kártyájának fejlécében, a többi adat mellett, vörösen és figyelmeztető ikonnal megjelenik a «Nincs hozzárendelt szoba» jelölés: nem a szín az egyetlen jel, az ikon és a szöveg ugyanazt mondja. A szobaszám ott marad, ahol volt.
• Nyissa meg a kártyát, és a tetején egy vörös mezőt kap a magyarázattal és a «Szoba hozzárendelése» gombbal, amely ugyanarra a képernyőre vezet, mint a «Szoba váltás».
• A csak olvasó szerepeknél a gomb nincs ott: a figyelmeztetés megmarad, a művelet nem.

Amikor megtörténik, e-mailes figyelmeztetés és értesítés is megy az Igazgatónak, az Asszisztensnek és a recepción lévő Felhasználónak: a foglalás létrehozásakor, dátummódosításkor, a portálról jövő módosításkor, és amikor szoba kerül hozzá.

• A vendég a fedezeti kártyával fizetett, de az egyenleg nem csökken. A fedezetként visszatartott kártya nem beszedett pénz: akkor csökken, amikor megnyomja az «Előhitelesítés terhelése» pontot.
• Nem látom a «Fizetések» mezőt. Csak akkor létezik, ha van mentett kártya, behajtandó előleg vagy fennmaradó egyenleg. Ha a három közül egy sincs, nincs mit megmutatni.
• Nem találom az «Előhitelesítés terhelése» pontot, vagy nem válaszol. A check-in napjától működik. Előtte a gomb látszik, de tehetetlen.
• Rögzítettem egy letétet, és nem kérdezte a fizetési módot. Ez helyes: a letét lapja csak az összeget kéri.
• Nem tudok éjszakákat elvenni egy portálos foglalásból. A csatorna által továbbított éjszakák védettek: azt a módosítást a portálon végzik.
• Nem látom a «Check-out» gombot. A távozás napján jelenik meg. Ha a vendéget korábban akarja elengedni, használja a «Korai Check-Out» pontot a «Szerkesztés» alatt.
• Nem tudom törölni a foglalást. Vagy portálról jön (ott mondja le), vagy letétek vannak rögzítve: akkor az alkalmazás a meg nem jelenést ajánlja, amely megtartja a számlát.
• A «Meg nem jelenés» pont tiltott. Az a szoba portálról jön: az esetet a csatornával rendezze.
• Nem látom az «Egyeztetés a portállal» pontot. Két lehetőség: a foglalás nem a Booking.comról vagy az Airbnbről jön, vagy a szerepe nem Igazgató és nem Asszisztens.
• Látom az «Egyeztetés a portállal» pontot, de a «Frissítés a portálról» pontot nem. Vagy egyeznek a számok, vagy a szerepe nem Igazgató.
• Meg nem jelenést jelöltem, és nem jött figyelmeztetés hiányzó szobáról. Ez szándékos: a meg nem jelenés a saját mozdulata, nem jelentendő hiány.
• Egy hatósági rendszerbe küldött bejelentés elbukott. Ha a szerepe Igazgató vagy Asszisztens, azon a soron van egy «Újrapróbálás» gomb. A többi szereppel a gomb nincs ott, és új kísérletet olyantól kell kérni, akinek megvan az engedélye; az okot, ha a rendszer közölt egyet, a mellette lévő vörös ikonról hosszú lenyomásra ugyanúgy megkapja.
• Az olasz rendőrséghez egy szobáról nem érkezik semmi. Ellenőrizze, hogy a foglalás fő vendége regisztráltnak számít-e: elég az online bejelentkezés, amelyet elvégzett, és elég az a regisztráció is, amelyet Ön végez a kártyája megnyitásával és mentésével. Egyik sem történt meg, akkor arra a szobára nem megy ki semmi.
• A vendégek számlálása 2/1-et mond egy kategóriában. Abból a korosztályból két személy jelent meg, ahol egyet jelentettek be. A korosztály a dokumentumokból jön, és a többlet megjelenik, nem rejtve marad.
• Szám helyett az «Az életkor nincs megadva» szöveget látom. Az a foglalás nem hoz életkort arra a gyermekre: régebbi foglalásokon és olyanokon történik, amelyek egy szobánként egyetlen gyermeket küldő portálról jönnek, életkor nélkül. Nem hiba: olyan adat, amelyet az alkalmazás nem talál ki, és arra a foglalásra így marad.