Οδηγός Λεπτομερειών Κράτησης

Κάθε κράτηση έχει έναν υπεύθυνο (δικαιούχο της κράτησης) και μπορεί να έχει ένα ή περισσότερα πρόσθετα μέλη. Ο υπεύθυνος είναι το σημείο αναφοράς για το κατάλυμα, για την αποστολή στην Questura και για τα φορολογικά έγγραφα.

Πώς να καταχωρήσετε έναν επισκέπτη

Η καταχώρηση ακολουθεί μια απλή ροή τεσσάρων βημάτων. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, το εικονίδιο δίπλα στο όνομα γίνεται πράσινο.

Σημασία των εικονιδίων κατάστασης

• Πράσινο — επισκέπτης σωστά καταχωρημένος, με όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία συμπληρωμένα
• Πορτοκαλί — ελλιπής καταχώρηση, λείπουν υποχρεωτικά στοιχεία (έγγραφο, ημερομηνία γέννησης κ.λπ.)
• Γκρι — επισκέπτης που δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη, δεν έχει εισαχθεί κανένα στοιχείο

Σάρωση εγγράφου και OCR

Κατά την καταχώρηση μπορείτε να φωτογραφίσετε το έγγραφο ταυτότητας του επισκέπτη. Το σύστημα OCR εξάγει αυτόματα όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης και αριθμό εγγράφου, μειώνοντας στο ελάχιστο τη χειροκίνητη καταχώρηση.

Το κουμπί «Ο επισκέπτης έφτασε»

Την ημέρα άφιξης, στην κάρτα του καταλύματος εμφανίζεται το κουμπί «Ο επισκέπτης έφτασε», το δίδυμο του «Check-out». Πατώντας το καταγράφετε ότι ο επισκέπτης έφτασε, και η μπάρα αυτού του καταλύματος στο ημερολόγιο περνάει από «Άφιξη σήμερα» σε «Εντός καταλύματος». Είναι διαφορετική ενέργεια από το online check-in που περιγράφεται παρακάτω: δεν ενεργοποιεί καμία δήλωση προς τις αρχές.

Μια γραμμή κάτω από το κουμπί συνοψίζει όλα όσα κάνει. Κλείνει επίσης τον σύνδεσμο του online check-in: από εκεί και πέρα ο επισκέπτης δεν μπορεί πια να αλλάξει τα στοιχεία του. Αν το πατήσατε κατά λάθος, την ίδια μέρα εμφανίζεται το «Επαναφορά», που το ακυρώνει και σβήνει την ώρα άφιξης. Αν το κατάλυμα έχει κλειδοθήκη, το check-in μετράει και ως έγκριση του online check-in: αν η ώρα αποστολής των κωδικών έχει ήδη περάσει, οι κωδικοί φεύγουν αμέσως.

«Επαγγελματικό»: τα επαγγελματικά ταξίδια

Στο πάνω μέρος της καρτέλας, δίπλα στο κανάλι, υπάρχει η ετικέτα «Επαγγελματικό» με το εικονίδιο του χαρτοφύλακα: σημειώνει τα επαγγελματικά ταξίδια και τις κρατήσεις στο όνομα μιας εταιρείας. Ένα πάτημα την ενεργοποιεί, ένα δεύτερο την απενεργοποιεί. Είναι μόνο μια σήμανση: ο «Τουριστικός Φόρος» χρεώνεται όπως σε κάθε άλλο επισκέπτη, ακόμη κι αν τον λογαριασμό τον πληρώνει μια εταιρεία. Στις κρατήσεις από πύλες ενεργοποιείται μόνη της όταν το κανάλι στέλνει τα στοιχεία τιμολόγησης μιας εταιρείας (για παράδειγμα μια επαγγελματική κράτηση από το Booking.com), και μόνο κατά την άφιξη της κράτησης: μια μεταγενέστερη αλλαγή από το κανάλι δεν αντικαθιστά την επιλογή σας. Για έναν επισκέπτη που πράγματι απαλλάσσεται, δείτε τον οδηγό του τουριστικού φόρου.

Η πορεία της διαμονής

Στο πάνω μέρος της κράτησης μια σειρά από στάδια δείχνει πού βρίσκεται η διαμονή: «Επιβεβαιωμένη» → «Check-in» με την ημερομηνία άφιξης → «Στο κατάλυμα» → «Check-out» με την ημερομηνία αναχώρησης. Τα ολοκληρωμένα στάδια έχουν σημάδι ελέγχου, το τρέχον μια κουκκίδα. Η διαμονή περνά στο «Στο κατάλυμα» όταν πατάτε «Ο επισκέπτης έφτασε»· όταν όλα τα στάδια είναι τσεκαρισμένα, ο επισκέπτης έχει φύγει. Η κατάσταση είναι αυτή του δωματίου από το οποίο ανοίξατε την καρτέλα: σε κράτηση με δύο δωμάτια, το ένα μπορεί να έχει ήδη γίνει check-in και το άλλο όχι. Η μη εμφάνιση δεν έχει στάδια: εμφανίζεται μόνο η ετικέτα «Μη εμφάνιση». Στις ακυρωμένες κρατήσεις και σε αυτές «Κατόπιν αιτήματος» η πορεία δεν εμφανίζεται: μένουν τα συνηθισμένα πλαίσιά τους.

«Τακτικός πελάτης»: ο επισκέπτης που επιστρέφει

Αν ο κύριος επισκέπτης έχει ξαναμείνει σε εσάς, κάτω από την πορεία εμφανίζεται ένα πράσινο σήμα «Τακτικός πελάτης · N προηγούμενες διαμονές». Μετρά τις προηγούμενες μη ακυρωμένες κρατήσεις του, που αναγνωρίζονται μέσω του ιστορικού πελατών, χωρίς αυτή που έχετε ανοιχτή. Δεν ορίζεται χειροκίνητα: εμφανίζεται και ενημερώνεται μόνο του.

Δίπλα μπορεί να εμφανιστούν επίσης το αστέρι «VIP» και οι χρωματιστές ετικέτες του κύριου επισκέπτη. Είναι ετικέτες του επισκέπτη, διαφορετικές από τις ετικέτες της κράτησης: ακολουθούν το πρόσωπο από τη μία διαμονή στην επόμενη και τις διαχειρίζεστε από την καρτέλα του στο ιστορικό πελατών (σελίδα «Λεπτομέρειες επισκέπτη», κουμπιά «VIP» και «Ετικέτα»). Η γραμμή εμφανίζεται αν υπάρχει τουλάχιστον ένα από αυτά τα τρία.

Πατήστε το υπόλοιπο στην κορυφή της κράτησης για να ανοίξετε τον οικονομικό πίνακα. Εδώ μπορείτε να εκτελέσετε τρεις διακριτές ενέργειες, καθεμία με διαφορετική επίδραση στο συνολικό υπόλοιπο.

Ροή καταχώρησης

Η διαδικασία καταχώρησης μιας χρέωσης, μιας προκαταβολής ή μιας έκπτωσης είναι πάντα η ίδια:

Μέθοδοι πληρωμής για τις προκαταβολές

Όταν καταχωρείτε μια προκαταβολή, πρέπει να δηλώσετε τη μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποίησε ο επισκέπτης. Το στοιχείο αυτό εμφανίζεται στις εκτυπώσεις και στις λογιστικές αναφορές:

• Μετρητά — πληρωμή σε μετρητά στη ρεσεψιόν
• Πιστωτική κάρτα — πληρωμή μέσω POS ή χρέωση στην κάρτα
• Τραπεζικό έμβασμα — προκαταβολική πληρωμή ή εξόφληση μέσω εμβάσματος
• Stripe online — πληρωμή που εισπράχθηκε μέσω του συνδέσμου πληρωμής Stripe (καταχωρείται αυτόματα)

Όταν μια κράτηση φτάνει από το Booking Engine σας με κάρτα εγγύησης ή με εγγύηση ζημιών, η κάρτα του επισκέπτη παραμένει αποθηκευμένη με ασφάλεια στο Stripe χωρίς καμία χρέωση. Στις λεπτομέρειες της κράτησης θα δείτε τη διαθέσιμη κάρτα και αποφασίζετε εσείς αν και πόσο θα χρεώσετε.

Χρέωση της εγγύησης (ακόμη και μερικώς)

Από το κουμπί χρέωσης της προέγκρισης εισπράττετε την κάρτα εγγύησης. Ανοίγει ένα πεδίο με το ποσό ήδη συμπληρωμένο στο σύνολο της εγγύησης: μπορείτε να το επιβεβαιώσετε ως έχει ή να το μειώσετε για να χρεώσετε μόνο ένα μέρος (για παράδειγμα μια ποινή για ένα no show). Το μέγιστο χρεώσιμο ποσό είναι πάντα το ποσό της προέγκρισης.

• Πλήρης χρέωση — εισπράττετε ολόκληρη την εγγύηση· η κράτηση εμφανίζεται εξοφλημένη.
• Μερική χρέωση — εισπράττετε μόνο το ποσό που δηλώνετε· το υπόλοιπο δεν χρεώνεται και η εγγύηση κλείνει.

Εγγύηση ζημιών

Αν η κράτηση προβλέπει εγγύηση ζημιών, θα βρείτε το κουμπί Χρέωση εγγύησης: εισαγάγετε το ποσό της ζημιάς (μέχρι το προβλεπόμενο ανώτατο όριο) και η κάρτα χρεώνεται μόνο με αυτό το ποσό.

Αποδέσμευση της κάρτας

Δεν είστε υποχρεωμένοι να χρεώσετε τίποτα. Αν δεν χρησιμοποιήσετε την εγγύηση:

• Χειροκίνητη αποδέσμευση — με το “Ακύρωση εγγύησης” απελευθερώνετε αμέσως την κάρτα του επισκέπτη.
• Αυτόματη αποδέσμευση — οι κάρτες που δεν χρησιμοποιήθηκαν ποτέ αποδεσμεύονται από μόνες τους 30 ημέρες μετά το check-out.
• Πληρωμή του επισκέπτη — αν ο επισκέπτης εξοφλήσει online το υπόλοιπο, η κάρτα εγγύησης αποδεσμεύεται αυτόματα.

Πάνω από τις σημειώσεις άφιξης βρίσκεται το πλαίσιο με τις ετικέτες: τα έγχρωμα αυτοκόλλητα που ορίζει ο διευθυντής για αυτό το κατάλυμα στη Διαμόρφωση (δείτε τον οδηγό της Διαμόρφωσης).

Σε τηλέφωνο και tablet είναι συρτάρι: κλειστό δείχνει μόνο τη λέξη «Ετικέτες» αν καμία δεν είναι ενεργή για αυτήν την κράτηση, ή τα chip των ενεργών· ένα άγγιγμα στην κεφαλίδα το ανοίγει και δείχνει όλες τις διαθέσιμες ετικέτες. Σε υπολογιστή, με πλατύ παράθυρο, δεν υπάρχει συρτάρι: η πλήρης λίστα είναι πάντα ορατή και πάντα διαθέσιμη για άγγιγμα.

Και στις δύο περιπτώσεις η κίνηση είναι ίδια: αγγίξτε μια ετικέτα για να την ενεργοποιήσετε ή να την απενεργοποιήσετε, χωρίς καμία επιβεβαίωση.

Οι ίδιες ετικέτες εμφανίζονται και στη λίστα κρατήσεων, ως chip στις γραμμές και ως φίλτρο («Φιλτράρισμα κατά ετικέτα»).

Από τις λεπτομέρειες της κράτησης μπορείτε να τροποποιήσετε διάφορες πτυχές της διαμονής. Κάθε αλλαγή εμφανίζει μια προεπισκόπηση με τη νέα τιμή πριν από την επιβεβαίωση, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε την οικονομική επίπτωση χωρίς κινδύνους.

Προεπισκόπηση των αλλαγών

Κάθε αλλαγή περνά από μια οθόνη προεπισκόπησης (preview) που δείχνει καθαρά:

• Την τιμή πριν από την αλλαγή
• Την τιμή μετά την αλλαγή
• Τη διαφορά σε ευρώ (θετική ή αρνητική)
• Τις διανυκτερεύσεις που προστέθηκαν ή αφαιρέθηκαν (για την αλλαγή ημερομηνιών)

Μόνο αφού ελέγξετε την προεπισκόπηση μπορείτε να επιβεβαιώσετε. Αν τα νούμερα δεν σας βγαίνουν, πατήστε Ακύρωση για να επιστρέψετε πίσω χωρίς αλλαγές.

Αν μετά την τροποποίηση η κράτηση μείνει χωρίς κατάλυμα

Αν μετά από αλλαγή ημερομηνιών η κράτηση μείνει χωρίς φυσικό κατάλυμα προς ανάθεση, η εφαρμογή σας το λέει αμέσως: μόλις αποθηκεύσετε εμφανίζεται ένα παράθυρο προειδοποίησης. Το παράθυρο εμφανίζεται κάθε φορά, ακόμη και όταν το email ειδοποίησης για εκείνη την κράτηση είχε ήδη φύγει νωρίτερα — όποιος μόλις άγγιξε την κράτηση πρέπει να ξέρει πώς έμεινε.

Η κράτηση παραμένει ορατή στη γραμμή Εξαιρέσεις του ημερολογίου, από όπου μπορείτε να αναθέσετε το κατάλυμα. Παράλληλα η ειδοποίηση φτάνει στον Διευθυντή, τον Βοηθό και τον Χρήστη (τη ρεσεψιόν) με email και ειδοποίηση push.

Οι διαθέσιμες ενέργειες εξαρτώνται από τρεις παράγοντες: την κατάσταση της κράτησης, την τρέχουσα ημέρα και το κανάλι προέλευσης. Η εφαρμογή εμφανίζει μόνο τις ενέργειες που είναι σχετικές εκείνη τη στιγμή.

Check-out: κλείσιμο της διαμονής

Το check-out είναι η τελική ενέργεια της κράτησης. Ελέγξτε ότι το υπόλοιπο είναι μηδενικό πριν προχωρήσετε. Αν παραμένει οφειλή, η εφαρμογή σας ειδοποιεί: μπορείτε να καταχωρήσετε μια τελευταία προκαταβολή ή να προχωρήσετε ούτως ή άλλως.

No Show: επισκέπτης που δεν εμφανίστηκε

Η δήλωση ενός No Show μηδενίζει τα σύνολα του δωματίου και αφαιρεί την κράτηση από τους μετρητές αφίξεων/αναχωρήσεων της Διεύθυνσης. Αν το προβλέπει η πολιτική σας, μπορείτε να προσθέσετε ένα κόστος ακύρωσης που καταχωρείται ως χρέωση στην κράτηση.

Ακύρωση: μόνο απευθείας κρατήσεις

Η ακύρωση είναι διαθέσιμη αποκλειστικά για κρατήσεις που έχουν καταχωρηθεί απευθείας (τηλέφωνο, walk-in, πύλη, booking engine). Το σύστημα ελέγχει ότι δεν υπάρχουν καταχωρημένες προκαταβολές πριν προχωρήσει: αν υπάρχουν προκαταβολές, πρέπει πρώτα να τις αφαιρέσετε ή να αντιλογίσετε τις πληρωμές.

Αποστολή στην Questura (μόνο Ιταλία)

Για τα ιταλικά καταλύματα, η ενέργεια Αποστολή στην Questura μεταδίδει τα στοιχεία των επισκεπτών στην πύλη Alloggiati Web της Polizia di Stato. Το κουμπί ενεργοποιείται μόνο όταν όλοι οι επισκέπτες του δωματίου έχουν το έγγραφό τους σωστά καταχωρημένο. Η αποστολή γίνεται αυτόματα κάθε ημέρα στις 13:00 για τις κρατήσεις με check-in την ίδια ημέρα, αλλά μπορείτε να την επιβάλετε χειροκίνητα οποιαδήποτε στιγμή.

Από το μενού ενεργειών (εικονίδιο ⋮ πάνω δεξιά στις λεπτομέρειες της κράτησης) μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα και να τα κοινοποιήσετε. Όλα τα έγγραφα περιλαμβάνουν αυτόματα την κεφαλίδα του καταλύματος με την επωνυμία, τον ΑΦΜ και τη διεύθυνση.

Κοινοποίηση μέσω WhatsApp

Η επιλογή WhatsApp στο μενού ενεργειών δημιουργεί έναν σύνδεσμο πληρωμής Stripe και τον στέλνει απευθείας στον αριθμό τηλεφώνου του επισκέπτη που είναι καταχωρημένος στην κράτηση. Το μήνυμα περιλαμβάνει το οφειλόμενο ποσό και τον σύνδεσμο για πληρωμή με κάρτα.

Ο σύνδεσμος Stripe επιτρέπει στον επισκέπτη να πληρώσει το υπόλοιπο με κάρτα από το κινητό του. Τι καλύπτει ο σύνδεσμος εξαρτάται από μια ρύθμιση του καταλύματος: με τη «Συμπερίληψη φόρων στις online πληρωμές» ενεργή (Κατάλυμα → Φόροι) ο σύνδεσμος ζητά το υπόλοιπο του δωματίου και τον φόρο διαμονής· με τον διακόπτη κλειστό ζητά μόνο το υπόλοιπο του δωματίου, και ο φόρος εισπράττεται στο κατάλυμα. Τρεις τρόποι κοινοποίησης:

• WhatsApp — ανοίγει το WhatsApp με το μήνυμα ήδη γραμμένο
• Email — στέλνεται πραγματικά από τους διακομιστές μας
• Αντιγραφή συνδέσμου — αντιγράφει το κείμενο στο πρόχειρο

Ο επιλογέας γλώσσας του μηνύματος στο παράθυρο αποστολής ξεκινά από τη γλώσσα του επισκέπτη, την οποία βλέπετε και στην κορυφή της καρτέλας, δίπλα στο κανάλι. Με την ένδειξη «αυτόματα» την έχει καθορίσει το Vezpa: από τη γλώσσα που χρησιμοποιήθηκε στην πύλη, έπειτα από τη χώρα του επισκέπτη, έπειτα από τη γλώσσα της μονάδας. Αν ένα email δεν υπάρχει σε αυτή τη γλώσσα, αποστέλλεται στα αγγλικά. Πατήστε την για να επιλέξετε άλλη: από εκείνη τη στιγμή την χρησιμοποιούν και τα αυτόματα email. Αν επιλέξετε «Αυτόματα», επιστρέφετε στον αυτόματο καθορισμό.

Το ιστορικό ως χρονολόγιο

Το «Ιστορικό κράτησης» ανοίγει από το μενού ⋮ (σε πολύ φαρδιά οθόνη υπολογιστή μπορεί να βρίσκεται σε μια στήλη της κράτησης). Είναι χρονολόγιο: οι εγγραφές ομαδοποιούνται ανά ημέρα, με την ημέρα γραμμένη μία φορά στην αρχή της ομάδας και σε κάθε εγγραφή μόνο την ώρα. Κάθε εγγραφή βρίσκεται πάνω σε μια κάθετη γραμμή με ένα χρωματιστό εικονίδιο για το είδος της ενέργειας: δημιουργία, αλλαγή ημερομηνιών, διατροφής ή καταλύματος, άφιξη του επισκέπτη («Ο επισκέπτης έφτασε»), αναχώρηση, μη εμφάνιση, ακύρωση, πληρωμές, χρεώσεις, σημειώσεις και ετικέτες. Κάτω από κάθε εγγραφή εξακολουθούν να φαίνονται ποιος την έκανε, το κανάλι και οι τιμές πριν → μετά.

Κάτω από τα στοιχεία της κράτησης υπάρχει και το «Αποστολή μηνύματος»: για μηνύματα που δεν είναι ούτε η επιβεβαίωση ούτε το αίτημα πληρωμής και που θέλετε να έχετε έτοιμα χωρίς να τα ξαναγράφετε κάθε φορά, για παράδειγμα για επισκέπτες που δεν έχουν κάνει ακόμη το online check-in.

1. Επιλέξτε το μήνυμα ανάμεσα στα δικά σας ή στις προτάσεις: το «Υπενθύμιση online check-in» είναι ήδη έτοιμο και χρησιμοποιείται αμέσως.
2. Το κείμενο έρχεται ήδη συμπληρωμένο με το όνομα του επισκέπτη, τις ημερομηνίες, το κατάλυμα και τους συνδέσμους αυτής της κράτησης, στη γλώσσα του επισκέπτη αν το έχετε γράψει σε αυτή τη γλώσσα.
3. Αν χρειάζεται, διορθώστε το: η αλλαγή ισχύει μόνο για αυτή την αποστολή.
4. Επιλέξτε WhatsApp, «Email» ή «Αντιγραφή κειμένου».

Τα μηνύματα γράφονται στο Κατάλυμα → Επισκέπτες & επικοινωνία → «Έτοιμα μηνύματα» ή από το «Διαχείριση έτοιμων μηνυμάτων» στο κάτω μέρος της λίστας. Σε κάθε μήνυμα δίνετε ένα όνομα και ένα κείμενο σε μία ή περισσότερες γλώσσες· με το «Εισαγωγή πεδίου» προσθέτετε τα στοιχεία που συμπληρώνονται μόνα τους, τα ίδια με τους αυτοματισμούς. Αρκεί μία γλώσσα: αν ο επισκέπτης μιλά άλλη, χρησιμοποιούνται τα αγγλικά, μετά τα ιταλικά, μετά η πρώτη που γράψατε.

Συνομιλία

Δίπλα υπάρχει το «Συνομιλία»: ανοίγει μια σελίδα με όλα όσα έχουν ανταλλαγεί ανάμεσα σε εσάς και αυτόν τον επισκέπτη, σαν συνομιλία, από το παλαιότερο μήνυμα στο πιο πρόσφατο. Τη βλέπουν οι ρόλοι Διευθυντής και Βοηθός.

• Αριστερά τα μηνύματα του επισκέπτη που ήρθαν στη συνομιλία των πυλών (Booking.com, Airbnb…), με την ένδειξη «Ελήφθη στη συνομιλία της πύλης».
• Δεξιά όλα όσα στάλθηκαν από το Vezpa: email, μηνύματα προετοιμασμένα για WhatsApp, αντιγραμμένα κείμενα, αυτόματα email με το όνομα του αυτοματισμού και απαντήσεις στη συνομιλία της πύλης. Ένα μήνυμα που παραδόθηκε στη συνομιλία της πύλης εμφανίζεται μόνο μία φορά.
• Κάθε μήνυμα δείχνει ημερομηνία και ώρα, την κατάσταση (για παράδειγμα «Στάλθηκε με email», «Έτοιμο για WhatsApp» ή «Δεν στάλθηκε»), το εικονίδιο του καναλιού και την πύλη.

Στο κάτω μέρος της σελίδας υπάρχει ένα κουμπί για κάθε συνομιλία πύλης, όπως το «Απάντηση στη συνομιλία του Airbnb», που ανοίγει τη συνομιλία για να απαντήσετε στον επισκέπτη, και το «Αποστολή μηνύματος» για να στείλετε ένα από τα έτοιμα μηνύματά σας. Για ανανέωση, σύρετε τη σελίδα προς τα κάτω.

• Στο WhatsApp το κείμενο είναι το προετοιμασμένο: αν το αλλάξατε στο τηλέφωνο πριν το στείλετε, η τελική εκδοχή βρίσκεται στη συνομιλία σας.
• Στους αυτοματισμούς φαίνεται το όνομα, όχι το κείμενο. Το κείμενο λείπει και από τις αποστολές πριν από αυτή τη λειτουργία.
• Οι αποστολές που απέτυχαν εμφανίζονται κι αυτές, ως «Δεν στάλθηκε».

Online check-in

Ο σύνδεσμος online check-in που στέλνει το Vezpa (αυτοματισμοί, έτοιμα μηνύματα, αποστολές από αυτή την κράτηση) είναι ένας για όλη την κράτηση: ο επισκέπτης τον ανοίγει και φτάνει κατευθείαν στη φόρμα του πρώτου επισκέπτη που πρέπει να καταχωριστεί.

Κάτω από τα στοιχεία της κράτησης, το πλαίσιο «Online check-in» δείχνει:

• πόσοι επισκέπτες έχουν ήδη συμπληρώσει τα στοιχεία τους, για παράδειγμα «Καταχωρίστηκαν 2 από 3»·
• «Αποστολή συνδέσμου», που ανοίγει το φύλλο με τα έτοιμα μηνύματα, και «Αντιγραφή συνδέσμου», που αντιγράφει τον σύνδεσμο για να τον επικολλήσετε όπου θέλετε.

Στο online check-in ο επισκέπτης βλέπει ως φόντο την κύρια φωτογραφία του Booking Engine σας, μια σύνοψη με άφιξη, αναχώρηση και καταχωρισμένους επισκέπτες, και επάνω μια καρτέλα για κάθε επισκέπτη: ένα άγγιγμα περνά από τον έναν στον άλλο. Μόλις αποθηκευτεί ένας επισκέπτης, η καρτέλα του δείχνει το όνομα αντί για «Επισκέπτης N» και η φόρμα περνά μόνη της στον επόμενο. Στο τέλος μια σύνοψη «Το check-in ολοκληρώθηκε» δείχνει όλους τους επισκέπτες, με θολές μικρογραφίες των φωτογραφιών εγγράφου που στάλθηκαν: δεν διαβάζονται, χρησιμεύουν μόνο για να αναγνωρίζεται ποια φωτογραφία στάλθηκε.

«Κλειδιά»: οι κωδικοί πρόσβασης

Αν το δωμάτιο έχει θυρίδα κλειδιών στις «Συσκευές πρόσβασης» («Διαμόρφωση»), κάτω από το online check-in εμφανίζεται το πλαίσιο «Κλειδιά» με τον κωδικό. Όταν ο επισκέπτης ολοκληρώσει το online check-in, ελέγξτε τα στοιχεία και πατήστε «Έγκριση check-in»: ο αυτοματισμός «Κωδικοί πρόσβασης (εγκεκριμένο check-in)» στέλνει τους κωδικούς την ημέρα άφιξης την ώρα που επιλέξατε (στις 8 από προεπιλογή) ή αμέσως αν εγκρίνετε αργότερα εκείνη την ημέρα.

• Δεν είναι το κουμπί «Ο επισκέπτης έφτασε»: μπορείτε να εγκρίνετε μέρες νωρίτερα και ο επισκέπτης δεν εμφανίζεται ως αφιχθείς. Αν πατήσετε «Ο επισκέπτης έφτασε» χωρίς έγκριση, μετράει κι αυτό ως έγκριση.
• Με το «Ακύρωση έγκρισης» αφαιρείτε την έγκριση όσο οι κωδικοί δεν έχουν σταλεί. Σε κάθε περίπτωση στέλνονται μία μόνο φορά ανά κράτηση.
• Όταν σταλούν, το πλαίσιο το δείχνει με ημερομηνία και ώρα.

Ο επισκέπτης λέει ότι έχει ήδη πληρώσει τα πάντα στην πύλη· εσείς έχετε σημειώσει ότι ο τουριστικός φόρος εισπράττεται κατά την αναχώρηση. Στο μενού ενεργειών (εικονίδιο ⋮) η επιλογή Έλεγχος με την πύλη ζητά από την πύλη τα δικά της ποσά και τα βάζει δίπλα στα δικά σας.

Αν τα ποσά συμφωνούν, το λέει μια πράσινη γραμμή και δεν χρειάζεται τίποτα άλλο. Αν δεν συμφωνούν, εμφανίζεται το κουμπί Ενημέρωση από την πύλη: κατεβάζει ξανά την κράτηση και ευθυγραμμίζει τα σύνολα, και είναι αποκλειστικά για τον διευθυντή.

Στην κεφαλίδα του δωματίου, όσο το κατάλυμα δεν έχει εκχωρηθεί, στη θέση του αριθμού εμφανίζεται η προειδοποίηση: εικονίδιο προσοχής και η ένδειξη «Δεν έχει εκχωρηθεί δωμάτιο» με κόκκινο. Το χρώμα δεν είναι το μόνο σήμα — εικονίδιο και κείμενο λένε το ίδιο.

Ανοίγοντας το δωμάτιο βρίσκετε και ένα εκτεταμένο πλαίσιο με την εξήγηση — «Αυτή η κράτηση δεν έχει δωμάτιο: αναθέστε ένα.» — και το κουμπί «Εκχώρηση δωματίου».

• Το κουμπί δεν εμφανίζεται για ρόλους μόνο ανάγνωσης: η προειδοποίηση μένει, η ενέργεια όχι.

Στην καρτέλα του επισκέπτη υπάρχει επίσης η αποστολή της επιβεβαίωσης κράτησης, από τους ίδιους τρεις διαυλους. Κάτω από το κουμπί βλέπετε επίσης αν η επιβεβαίωση έχει ήδη σταλεί, με την ημερομηνία. Το e-mail φεύγει από τους διακομιστές μας, γι’ αυτό η γραμμή λέει «Στάλθηκε»· το WhatsApp και η «Αντιγραφή συνδέσμου» παραδίδουν το κείμενο στο τηλέφωνό σας, γι’ αυτό η γραμμή λέει «Ετοιμάστηκε» ή «Αντιγράφηκε» — από εκεί και πέρα δεν μπορούμε να ξέρουμε αν το στείλατε πραγματικά. Δεν μπλοκάρει τίποτα: μπορείτε να ξαναστείλετε την επιβεβαίωση όσες φορές χρειάζεται.

Οι επισκέπτες μετριούνται ανά κατηγορία: καταχωρημένοι και αναμενόμενοι

Το πλαίσιο του δωματίου διαβάζεται όπως αυτό στην κορυφή της καρτέλας: τα άτομα χωρίζονται ανά κατηγορία — Ενήλικες, Νέοι, Βρέφη — το καθένα με το δικό του εικονίδιο.

Κάθε κατηγορία φέρει δύο αριθμούς: τους καταχωρημένους και τους αναμενόμενους επισκέπτες. Για παράδειγμα 2/1 Νέοι σημαίνει δύο καταχωρημένοι νέοι εκεί όπου είχε δηλωθεί ένας, και 0/1 Βρέφη σημαίνει κανένα καταχωρημένο βρέφος εκεί όπου είχε δηλωθεί ένα. Δεν υπάρχει πια ένα ενιαίο σύνολο.

Όταν οι δύο αριθμοί μιας κατηγορίας δεν συμπίπτουν, η κατηγορία επισημαίνεται με κόκκινο — και προς τις δύο κατευθύνσεις: και όταν λείπουν καταχωρίσεις (0/1) και όταν είναι περισσότερες από τις δηλωμένες (2/1). Το κόκκινο είναι μόνο η επισήμανση: η διαφορά διαβάζεται στους δύο αριθμούς, που μένουν γραμμένοι.

• Τα βρέφη μετρούν στους επισκέπτες προς καταχώριση: δεν εξαιρούνται από τη μέτρηση.
• Σε περίπτωση απόκλισης υπερισχύουν τα έγγραφα: η κατηγορία ενός καταχωρημένου επισκέπτη προκύπτει από την ημερομηνία γέννησής του, όχι από ό,τι είχε δηλωθεί κατά την κράτηση. Γι' αυτό υπάρχει η υπέρβαση και είναι φυσιολογικό να τη βλέπετε: αν είχατε δηλώσει βρέφος και εμφανίζεται ένας νέος, το πλαίσιο το λέει αντί να το κρύψει.