Οδηγός σύνδεσης καναλιών OTA

Ο channel manager είναι το σύστημα που συνδέει το Vezpa με πύλες όπως το Booking.com, το Airbnb, το Expedia και όλες τις υπόλοιπες. Μόλις ενεργοποιηθεί, λειτουργεί εντελώς αυτόματα:

• Τιμές: όταν αλλάζετε τις τιμές στην εφαρμογή Vezpa, ενημερώνονται αυτόματα σε όλα τα συνδεδεμένα κανάλια
• Διαθεσιμότητα: όταν κρατηθεί ένα δωμάτιο (από οποιοδήποτε κανάλι), η ενημέρωση ξεκινά αμέσως προς όλα τα υπόλοιπα κανάλια, για να αποφευχθούν οι υπερκρατήσεις· η δημοσίευση στην πύλη μπορεί να χρειαστεί μερικά λεπτά
• Κρατήσεις: οι νέες κρατήσεις που φτάνουν από τα κανάλια OTA εμφανίζονται αυτόματα στο ημερολόγιο του Vezpa, με ειδοποίηση push στο κινητό
• Τροποποιήσεις και ακυρώσεις: αν ένας επισκέπτης τροποποιήσει ή ακυρώσει από την πύλη OTA, η κράτηση ενημερώνεται αυτόματα και στο Vezpa

Ποσοστιαία διαφορά στις τιμές

Για κάθε κανάλι OTA μπορείτε να ορίσετε μια ποσοστιαία διαφορά σε σχέση με τις τοπικές τιμές. Παράδειγμα:

• +10% — οι τιμές που αποστέλλονται στο κανάλι θα είναι 10% υψηλότερες από τις βασικές σας τιμές
• -5% — δεν επιτρέπεται: η προσαύξηση δεν μπορεί να είναι αρνητική, η τιμή απορρίπτεται και το κανάλι αυτό δεν αποθηκεύεται
• 0% — ίδιες τιμές με το σύστημα διαχείρισης

Μπορείτε να αλλάξετε τη διαφορά ανά πάσα στιγμή από Διαμόρφωση → Κανάλια OTA.

Για κάθε κανάλι OTA η διαδικασία ακολουθεί πάντα 4 βήματα:

1. Ζητήστε την ενεργοποίηση από την εφαρμογή Vezpa
   Πηγαίνετε στο Διαμόρφωση → Κανάλια OTA, επιλέξτε το κανάλι και πατήστε «Ενεργοποίηση». Για ορισμένα κανάλια θα σας ζητηθούν κάποια στοιχεία (κωδικός καταλύματος, ονοματεπώνυμο δικαιούχου κ.λπ.). Πριν επιβεβαιώσετε το αίτημα μπορείτε να διορθώσετε τον κωδικό ή το κανάλι που επιλέξατε με «Αλλαγή κωδικού/καναλιού», χωρίς να χρειαστεί να ξεκινήσετε από την αρχή.
2. Εγκρίνετε τη σύνδεση στην πύλη OTA
   Συνδεθείτε στην πύλη του καναλιού (Booking Extranet, Airbnb κ.λπ.) και επιλέξτε τον σωστό channel manager. Κάθε κανάλι έχει τη δική του διαδικασία — δείτε τις παρακάτω ενότητες για τις ειδικές οδηγίες.
3. Ολοκληρώστε το Channel Mapping
   Από την εφαρμογή Vezpa, ανοίξτε το Channel Mapping του καναλιού και αντιστοιχίστε τα δωμάτια του συστήματος με εκείνα της πύλης OTA. Χωρίς αυτό το βήμα το κανάλι δεν λειτουργεί. Αναλυτικός οδηγός ↓
4. Το κανάλι είναι ενεργό
   Μετά την αντιστοίχιση, ο συγχρονισμός ξεκινά αυτόματα. Οι τιμές και οι διαθεσιμότητες αποστέλλονται στο κανάλι και οι κρατήσεις αρχίζουν να φτάνουν στο ημερολόγιο.

Δεν χρειάζεται να ελέγχετε ξανά και ξανά. Όσο η οθόνη αναμονής είναι ανοιχτή, το Vezpa ελέγχει μόνο του κάθε μισό λεπτό αν η πύλη ενέκρινε τη σύνδεση και μόλις συμβεί περνά στο επόμενο βήμα. Αν κλείσετε την εφαρμογή, λαμβάνετε ειδοποίηση όταν η πύλη εγκρίνει· μέχρι τότε στην κορυφή του πίνακα ελέγχου μένει μια υπενθύμιση με το όνομα του καναλιού.

Δωμάτια εξαιρεμένα από τις πύλες. Αν στη Διαχείριση OTA δείτε ένα πορτοκαλί πλαίσιο με ονόματα δωματίων, αυτά δεν αποστέλλονται σε κανένα κανάλι, ακόμη κι αν το κανάλι είναι ενεργό. Τα δωμάτια που εισάγονται από πύλη ξεκινούν έτσι· για να τα βάλετε σε πώληση, ενεργοποιήστε το «Πώληση αυτού του δωματίου στις πύλες» στις ρυθμίσεις του δωματίου.

Τα άλλα κανάλια. Και τα κανάλια στο «Άλλα κανάλια OTA» συνδέονται μόνο μετά την εξουσιοδότηση στην πύλη. Μέχρι τότε το κανάλι εμφανίζεται στην ομάδα «Σε αναμονή της πύλης» με τα βήματα για να επιλέξετε το OTASwitch, και το Vezpa το αντιλαμβάνεται μόνο του, όπως στα κύρια κανάλια. Το «Άνοιγμα Αντιστοίχισης Καναλιών» συνεχίζει τη σύνδεση, το «Ακύρωση» τη βγάζει από την αναμονή.

Μετά την αποστολή του αιτήματος, η καταχώριση συνεχίζει μόνη της στον channel manager.

«Καταχωρήθηκε» δεν σημαίνει «σε πώληση»

Το κανάλι δεν πουλάει ακόμη: απομένουν δύο βήματα. Εγκρίνετε τη σύνδεση από το extranet της πύλης, μετά πατήστε «Άνοιγμα Αντιστοίχισης Καναλιών», αντιστοιχίστε τα δωμάτια και πατήστε «Εφαρμογή».

Αν κάτι αποτύχει

Η εφαρμογή σας λέει πάντα ποιανού είναι το πρόβλημα:

• Δικό μας πρόβλημα — Το πρόβλημα είναι δικό μας: στην πλατφόρμα δεν έφτασε τίποτα. Το φροντίζουμε ήδη και θα σας γράψουμε μόλις μπορέσετε να ξαναδοκιμάσετε.
• Κάτι προς διόρθωση — Η πλατφόρμα δεν αναγνωρίζει τον κωδικό που εισαγάγατε. Ελέγξτε τον στο extranet της πλατφόρμας και εισαγάγετέ τον ξανά, μετά δοκιμάστε ξανά.

Πέρα από τα 5 βασικά κανάλια, το Vezpa υποστηρίζει δεκάδες επιπλέον κανάλια: περιφερειακές πύλες, εξειδικευμένα κανάλια και ειδικές πλατφόρμες.

Πώς να ενεργοποιήσετε ένα επιπλέον κανάλι

1. Από την εφαρμογή Vezpa πηγαίνετε στο Διαμόρφωση → Κανάλια OTA
2. Κάντε κύλιση μέχρι το «Άλλα κανάλια OTA»
3. Πατήστε το κανάλι που θέλετε να ενεργοποιήσετε
4. Στην εφαρμογή ανοίγει η σελίδα "Αντιστοίχιση δωματίων και τιμών" — αντιστοιχίστε τα δωμάτιά σας με τις τιμές του καναλιού
5. Επιστρέψτε στην εφαρμογή και ορίστε την ποσοστιαία διαφορά στις τιμές

Τι είναι το Channel Mapping;

Το channel mapping είναι το βήμα που συνδέει τα δωμάτια του συστήματός σας Vezpa με τα αντίστοιχα δωμάτια/καταχωρίσεις στο κανάλι OTA. Είναι σαν να λέτε στο σύστημα: «το Δίκλινο Δωμάτιο στο Vezpa αντιστοιχεί στο Double Room του Booking.com».

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο Channel Mapping

Βασικά κανάλια (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Εφαρμογή Vezpa → Διαμόρφωση → Κανάλια OTA
2. Αναπτύξτε το κανάλι → κάντε κλικ στο «Channel Mapping»
3. Στην εφαρμογή ανοίγει η σελίδα "Αντιστοίχιση δωματίων και τιμών"

Άλλα κανάλια OTA:

1. Εφαρμογή Vezpa → Διαμόρφωση → Κανάλια OTA → Άλλα κανάλια OTA
2. Πατήστε το όνομα του καναλιού

Βήμα 1 — Διαπιστευτήρια καναλιού (Channel Password)

Ορισμένα κανάλια απαιτούν τα διαπιστευτήρια της πύλης OTA για να διαβάσουν τη λίστα των δωματίων από το κανάλι:

• Booking.com: όνομα χρήστη και κωδικός του Extranet
• Expedia: διαπιστευτήρια του Partner Central
• Agoda: διαπιστευτήρια του YCS
• Airbnb / VRBO: γενικά δεν απαιτούνται (η σύνδεση είναι ήδη εξουσιοδοτημένη)

Βήμα 2 — Αντιστοίχιση των δωματίων

Θα δείτε μία κάρτα για κάθε δωμάτιο του συστήματός σας. Μέσα στην κάρτα υπάρχει μία γραμμή για κάθε τύπο διατροφής (Μόνο διαμονή, Διαμονή με πρωινό, Ημιδιατροφή, Πλήρης διατροφή):

• Στην κορυφή της κάρτας: το όνομα του δωματίου στη Vezpa, με πράσινο τικ όταν έχει ήδη αντιστοιχιστεί
• Από κάτω, για κάθε τύπο διατροφής: ένα πεδίο που ανοίγει τη λίστα με τις τιμές του καναλιού

Πατήστε το πεδίο: ανοίγει μια λίστα που δείχνει ολόκληρο το όνομα του δωματίου στο κανάλι, το όνομα του τιμοκαταλόγου και τους κωδικούς του καναλιού — οι κωδικοί βοηθούν να ξεχωρίσετε δύο δωμάτια με σχεδόν ίδιο όνομα. Βεβαιωθείτε ότι κάθε τύπος έχει αντιστοιχιστεί στο σωστό δωμάτιο.

Μια τιμή που έχει ήδη επιλεγεί για άλλον τύπο διατροφής δεν εμφανίζεται ξανά στη λίστα: κάθε τιμή του καναλιού αντιστοιχίζεται σε έναν μόνο τύπο διατροφής. Στο Airbnb και στο VRBO, όπου κάθε κατάλυμα είναι ξεχωριστή καταχώριση, αντί για τιμή εισάγετε τον κωδικό καταχώρισης· η λίστα των καταχωρίσεων ανοίγει από το βέλος στα δεξιά του πεδίου.

Αν ένα δωμάτιο είναι ήδη αντιστοιχισμένο, στο κάτω μέρος της κάρτας του εμφανίζεται "Αποσύνδεση από το κανάλι": αφαιρεί το δωμάτιο μόνο από αυτό το κανάλι, χωρίς να αγγίξει τα άλλα κανάλια ούτε τις τιμές.

Βήμα 3 — Αντιστοίχιση των τιμολογιακών πλάνων (Rate Plans)

Κάθε γραμμή της κάρτας δωματίου είναι ένας τύπος διατροφής με τον δικό του τιμοκατάλογο. Στο κανάλι, οι τιμοκατάλογοι της Vezpa έχουν τη μορφή "Τύπος-διατροφή-κανάλι":

• pe = Διανυκτέρευση (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Ημιδιατροφή (Half Board)
• pc = Πλήρης διατροφή (Full Board)

Παράδειγμα: «Double-bb-booking» = τιμή B&B για την τυπολογία «Double» στο Booking.com.

Βήμα 4 — Εφαρμογή και έλεγχος

1. Ελέγξτε ξανά όλες τις αντιστοιχίσεις δωματίων και rate plan
2. Πατήστε "Εφαρμογή" στη μπάρα στο κάτω μέρος της σελίδας
3. Περιμένετε το αποτέλεσμα: σε κάθε γραμμή φαίνεται αν η αντιστοίχιση πέτυχε
4. Κλείστε τη σελίδα και επιστρέψτε στην εφαρμογή Vezpa

Αν είχατε ήδη ενεργή καταχώριση στο Booking.com ή στο Airbnb πριν συνδεθείτε στο Vezpa, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά τα δωμάτια με το χέρι: το Vezpa μπορεί να διαβάσει τα δωμάτια και τις φωτογραφίες που έχουν ήδη δημοσιευτεί στο κανάλι και να τα δημιουργήσει αυτόματα στο σύστημα.

Τι κάνει η εισαγωγή

• Διαβάζει από το κανάλι το όνομα και τη χωρητικότητα κάθε δωματίου/καταχώρισης που δεν υπάρχει ακόμη στο Vezpa και το δημιουργεί
• Κατεβάζει τις φωτογραφίες που έχουν ήδη δημοσιευτεί και τις προσθέτει στη συλλογή (του δωματίου για το Airbnb, του καταλύματος για το Booking.com)
• Είναι create-only: τα δωμάτια που υπάρχουν ήδη στο Vezpa δεν θίγονται ούτε διπλασιάζονται. Αν εκτελέσετε ξανά την εισαγωγή αργότερα, παραλείπεται ό,τι έχει ήδη εισαχθεί

Πού βρίσκεται

Διαθέσιμη μόνο για τα κανάλια Booking.com και Airbnb, και μόνο αφού το κανάλι είναι πραγματικά συνδεδεμένο στο OTASwitch (ολοκληρωμένο Channel Mapping):

• Αμέσως μετά τη σύνδεση του καναλιού — στην τελευταία οθόνη της καθοδηγούμενης σύνδεσης εμφανίζεται το κουμπί «Εισαγωγή δωματίων και φωτογραφιών»
• Σε δεύτερο χρόνο — Εφαρμογή Vezpa → Διαμόρφωση → Κανάλια OTA → αναπτύξτε το κανάλι (Booking.com ή Airbnb) → κουμπί «Εισαγωγή από OTA»

Αρχικός συγχρονισμός

Μόλις ολοκληρωθεί το Channel Mapping, το σύστημα ξεκινά τον πρώτο συγχρονισμό:

• Οι τρέχουσες τιμές αποστέλλονται στο κανάλι OTA (μπορεί να χρειαστούν μερικά λεπτά)
• Η διαθεσιμότητα ευθυγραμμίζεται: οι ημερομηνίες που έχουν ήδη κρατηθεί θα εμφανίζονται κλειστές στο κανάλι
• Οι περιορισμοί (ελάχιστη διαμονή, stop sell κ.λπ.) συγχρονίζονται

Καθημερινή διαχείριση

Μετά την ενεργοποίηση, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα διαφορετικό σε σχέση με πριν:

• Αλλάξτε τιμές από την εφαρμογή Vezpa → ενημερώνονται αυτόματα σε όλα τα συνδεδεμένα κανάλια
• Δημιουργήστε μια χειροκίνητη κράτηση (τηλέφωνο, walk-in) → η διαθεσιμότητα ενημερώνεται σε όλα τα κανάλια
• Φτάνει μια κράτηση OTA → εμφανίζεται στο ημερολόγιο με ειδοποίηση push και τα υπόλοιπα κανάλια ενημερώνονται
• Μπλοκάρετε/ξεμπλοκάρετε ένα δωμάτιο → το μπλοκάρισμα αποτυπώνεται σε όλα τα κανάλια

Κρατήσεις OTA στο ημερολόγιο

Οι κρατήσεις που φτάνουν από τα κανάλια OTA εμφανίζονται στο ημερολόγιο με διαφορετικό χρώμα για κάθε κανάλι:

• Booking.com — σκούρο μπλε
• Airbnb — ροζ
• Expedia — κίτρινο
• VRBO — μπλε
• Agoda — γαλάζιο

Οι κρατήσεις OTA δεν μπορούν να ακυρωθούν από την εφαρμογή — η ακύρωση πρέπει να γίνει από την πύλη του καναλιού ή από τον ίδιο τον επισκέπτη. Οι τροποποιήσεις και οι ακυρώσεις από την πύλη αποτυπώνονται αυτόματα στο Vezpa.

1. Ελέγξτε τις τιμές στην πύλη OTA

1. Ανοίξτε την πύλη OTA (π.χ. το Extranet του Booking.com) και πηγαίνετε στην ενότητα τιμών/ημερολογίου
2. Επαληθεύστε ότι οι τιμές αντιστοιχούν σε εκείνες που έχετε ορίσει στο Vezpa (λαμβάνοντας υπόψη την ποσοστιαία διαφορά, αν έχει οριστεί)
3. Ελέγξτε διάφορες ημερομηνίες: σήμερα, την επόμενη εβδομάδα, τον επόμενο μήνα

2. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα

1. Αν έχετε δωμάτια που έχουν ήδη κρατηθεί στο Vezpa, επαληθεύστε ότι εμφανίζονται κλειστά/μη διαθέσιμα στο κανάλι OTA για τις ίδιες ημερομηνίες
2. Αν έχετε ημερομηνίες μπλοκαρισμένες χειροκίνητα, επαληθεύστε ότι εμφανίζονται μπλοκαρισμένες και στο κανάλι

3. Κάντε μια δοκιμαστική αλλαγή

1. Από την εφαρμογή Vezpa, αλλάξτε την τιμή ενός δωματίου για μια μελλοντική ημερομηνία
2. Περιμένετε 2-3 λεπτά
3. Ελέγξτε στην πύλη OTA ότι η τιμή έχει ενημερωθεί

4. Εργαλεία παρακολούθησης

Από την εφαρμογή Vezpa, στην ενότητα Διαμόρφωση → Κανάλια OTA, για κάθε ενεργό κανάλι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε:

• Τιμές και διαθεσιμότητα (ARR) — δείτε τι έχει σταλεί στο κανάλι
• Λεπτομέρειες κρατήσεων — λίστα των κρατήσεων που ελήφθησαν από το κανάλι
• Αναφορά εσόδων — στατιστικά τζίρου ανά κανάλι

Όταν η πύλη OTA σάς ζητά τον channel manager, να τι πρέπει να επιλέξετε:

Συνδεδεμένο, σε αναμονή της πύλης, προς ολοκλήρωση, σε έλεγχο, μη συνδεδεμένο. Η κατάσταση δεν είναι ο δικός σας διακόπτης: τη ζητάμε από τον channel manager, γιατί ένα κανάλι ανοιχτό εδώ μπορεί να μην είναι πραγματικά συνδεδεμένο εκεί. Σε αναμονή της πύλης σημαίνει ότι το αίτημα έχει σταλεί και λείπει μόνο η δική σας έγκριση στο extranet του καναλιού. Προς ολοκλήρωση σημαίνει το αντίθετο: στην πύλη δεν έφτασε ποτέ τίποτα, και η σύνδεση συνεχίζεται από εδώ σε ένα λεπτό. Όσο είναι σε έλεγχο, η εφαρμογή προσφέρει μόνο Δοκιμή ξανά και κρύβει τις λειτουργικές ενέργειες: το να στείλετε τιμές σε αβέβαιη σύνδεση είναι χειρότερο από το να περιμένετε. Η Επαναποστολή τιμών εμφανίζεται μόνο με επιβεβαιωμένη σύνδεση.

Σε ένα κανάλι που δεν έχει συνδεθεί ακόμη — και επίσης στην προεπισκόπηση και στο αποτέλεσμα της εισαγωγής από πύλη — μπορεί να εμφανιστεί ένα πλαίσιο προειδοποίησης, με τίτλο για παράδειγμα «Το Booking.com θα μείνει σταματημένο μέχρι να τελειώσετε». Ο λόγος: όταν αποδεχτείτε τη σύνδεση στην πύλη, η πύλη διαγράφει το δικό της ημερολόγιο και δημοσιεύει εκείνο του Vezpa όπως είναι εκείνη τη στιγμή. Το πλαίσιο απαριθμεί τι λείπει ακόμη από το δικό σας — καταλύματα προς πώληση, διαθεσιμότητα, τιμές, νόμισμα: αυτά είναι τα σημεία που πρέπει να ολοκληρώσετε πριν αποδεχτείτε, ώστε η πύλη να μη μείνει ποτέ σταματημένη.

Δεν εμποδίζει τίποτα: μπορείτε να συνδεθείτε ούτως ή άλλως, και η προειδοποίηση απλώς σας βοηθά να διαλέξετε τη σωστή σειρά. Όμως αν το πλαίσιο δεν εμφανιστεί, αυτό δεν είναι επιβεβαίωση: ή το ημερολόγιό σας είναι ήδη πλήρες, ή η πληροφορία δεν είναι διαθέσιμη — εφαρμογή χωρίς ενημέρωση, αποτυχημένη ανάγνωση. Το να μην το βλέπετε δεν σημαίνει «όλα εντάξει».

Ένα δωμάτιο χωρίς ούτε μία τιμή στην περίοδο πώλησης θα έμενε κλειστό όλη την περίοδο μόλις συνδεθεί σε πύλη: για τις ημέρες χωρίς τιμή ο channel manager στέλνει κλείσιμο. Γι' αυτό το Vezpa δεν ενεργοποιεί το κανάλι ούτε αντιστοιχίζει αγγελία Airbnb μέχρι το δωμάτιο να έχει τιμή: η ειδοποίηση δείχνει ποια δωμάτια λείπουν και το «Μετάβαση για ρύθμιση» σας πηγαίνει στις Τιμές. Αν λείπουν μόνο κάποιες ημέρες μπορείτε να συνδεθείτε, με αυτές τις ημέρες κλειστές και στις πύλες.

Το πλαίσιο ζητά επίσης τις κρατήσεις που έχετε ήδη λάβει σε εκείνη την πύλη: εμφανίζεται όταν βλέπουμε ενδείξεις ότι η καταχώρισή σας είναι ήδη ενεργή εκεί και δεν γνωρίζουμε καμία μελλοντική σας κράτηση από αυτό το κανάλι. Είναι η περίπτωση που κοστίζει περισσότερο: αν αυτές οι ημερομηνίες είναι ελεύθερες στο Vezpa, με τη σύνδεση η πύλη τις ξαναβγάζει προς πώληση και καταλήγετε με δεύτερη κράτηση στο ίδιο δωμάτιο. Καταχωρίστε τις πριν συνδέσετε — από το ημερολόγιο iCal της πύλης ή με το χέρι — και η προειδοποίηση εξαφανίζεται από μόνη της. Από τον channel manager δεν ανακτώνται: παραδίδει μόνο τις κρατήσεις που φτάνουν μετά τη σύνδεση.

Σε κάθε καρτέλα καναλιού υπάρχει τώρα το κουμπί «Προβολή λεπτομερειών». Ανοίγει τη σκάλα της σύνδεσης: επτά βήματα, με όσα έχουν ήδη επιβεβαιωθεί, το βήμα στο οποίο η σύνδεση σταμάτησε — με το τι διαβάσαμε και τι πρέπει να γίνει — και σε ποιον ανήκει η σειρά: «Σειρά σας», «Η Vezpa το αναλαμβάνει» ή «Αναμονή για το κανάλι». Το βρίσκετε και στην κατάσταση σε έλεγχο, όπου προηγουμένως η μόνη δυνατή κίνηση ήταν η ανανέωση.

Δύο πράγματα να θυμάστε. Τα βήματα πάνω από εκείνο που σταμάτησε είναι άγνωστα, όχι αποτυχημένα: απλώς δεν έχουμε μπορέσει ακόμη να τα ελέγξουμε, και αυτό δεν σημαίνει ότι πήγαν στραβά. Και είναι μόνο μια ανάγνωση: το άνοιγμα δεν στέλνει τίποτα στο κανάλι και δεν αλλάζει τίποτα, οπότε μπορείτε να το ανοίγετε όσες φορές θέλετε.

Στην καρτέλα του καναλιού, με το Booking.com συνδεδεμένο, μπορεί να εμφανιστεί ένα ενημερωτικό πλαίσιο με τίτλο «Διαφορετική χωρητικότητα στην πύλη». Απαριθμεί τα καταλύματα για τα οποία η πύλη εφαρμόζει χωρητικότητα διαφορετική από αυτήν που έχετε ορίσει στο Vezpa: το κατάλυμα, για παράδειγμα, δέχεται το πολύ 2 ενήλικες αν και στο Vezpa φιλοξενεί 3 επισκέπτες.

Δεν είναι σφάλμα: είναι πληροφορία, και το πλαίσιο είναι μπλε επίτηδες. Η πώληση και ο συγχρονισμός συνεχίζονται όπως πριν· το πλαίσιο σας λέει μόνο ότι οι δύο αριθμοί δεν συμπίπτουν, για να μην το μάθετε από μια κράτηση που δεν χωράει.

Το Vezpa δεν μπορεί να τη διορθώσει. Η χωρητικότητα στην πύλη διορθώνεται στο extranet του Booking.com: το Vezpa δεν μπορεί να την αλλάξει. Μην ψάχνετε τη ρύθμιση στο Vezpa: αλλάζοντας εδώ τη χωρητικότητα του καταλύματος δεν αγγίζετε εκείνη της πύλης.

Αν το πλαίσιο λείπει, αυτό δεν είναι επιβεβαίωση. Δεν εμφανίζεται όταν οι δύο χωρητικότητες συμπίπτουν, ούτε όμως όταν το Vezpa δεν καταφέρνει να τις διαβάσει από την πύλη — αποτυχημένη ανάγνωση, κανάλι που δεν τις δίνει, κανένα συγκρίσιμο κατάλυμα. Το να μην το βλέπετε δεν σημαίνει λοιπόν «όλα ταιριάζουν»: αν κάποιος αριθμός μετράει, δείτε τον στο extranet.

Το Airbnb δεν συνδέεται όπως τα άλλα τέσσερα κανάλια: δεν ζητά κωδικό καταλύματος, αλλά εξουσιοδότηση από τον δικό σας λογαριασμό Airbnb. Στις Ενσωματώσεις θα βρείτε ένα μόνο κουμπί, Σύνδεση Airbnb: σας πηγαίνει στο Airbnb, συνδέεστε, εγκρίνετε και επιστρέφετε με έναν κωδικό για επικόλληση. Από εκεί βλέπετε τις αγγελίες σας και τις αντιστοιχίζετε με τα δωμάτιά σας. Μια αγγελία που περιμένει έγκριση στο Airbnb επισημαίνεται: είναι σταματημένη και δεν δέχεται κρατήσεις μέχρι να την εγκρίνει το Airbnb. Γι' αυτό στο Airbnb δεν υπάρχουν οι ενέργειες των άλλων καναλιών: δεν χρειάζονται και δεν θα λειτουργούσαν. Το ίδιο κουμπί εμφανίζεται και κατά την εγγραφή, αν επιλέξετε να εισαγάγετε τα δωμάτιά σας από το Airbnb.

Τα τέσσερα κλασικά κανάλια (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) ακολουθούν διαδικασία τριών βημάτων: αίτημα, αντιστοίχιση δωματίων, επιβεβαίωση. Τα πάνω από εξήντα κανάλια παρακάτω ενεργοποιούνται αμέσως και χωρίζονται σε Ενεργά, Διαθέσιμα, Προτεινόμενα και Λοιπά.

Δεν συνδέονται όλες οι πύλες αυτόματα. Σε κάποιες ο channel manager δεν ανοίγει καθόλου σύνδεση: στη λίστα καναλιών τις αναγνωρίζετε από τη σημείωση «Χωρίς αυτόματη σύνδεση» και από το κουμπί «Ζητήστε ενεργοποίηση» αντί για «Ενεργοποίηση». Γράψτε μας αναφέροντας το κανάλι: το αναλαμβάνουμε εμείς και σας λέμε τι χρειάζεται.

Άλλα κανάλια συνδέονται μόνα τους αλλά ζητούν διαπιστευτήρια API — όνομα χρήστη, κωδικό ή κλειδί. Τα εκδίδει η πύλη, όχι η Vezpa: ψάξτε στην περιοχή συνεργατών της, συνήθως σε «Connectivity», «API» ή «Channel manager». Αν δεν τα βρείτε, ζητήστε τα από την υποστήριξη της πύλης.

Οι συγκριτικές μηχανές (Trivago, TripAdvisor, Google) δεν είναι πύλες κρατήσεων: στέλνουν επισκέπτες στον δικό σας ιστότοπο αντί να πουλούν δωμάτια. Ρυθμίζονται από την ίδια σελίδα, αλλά ζητούν μόνο τη διαφορά τιμής.

Το channel manager συνδέει τις κύριες πύλες — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda και δεκάδες δυναμικά κανάλια — αλλά δεν επικοινωνούν όλες οι πύλες με ένα channel manager. Μερικές, όπως το penziony.cz ή το megaubytko.cz, δέχονται μόνο μια διεύθυνση iCal: έναν σύνδεσμο που δημοσιεύει το ημερολόγιο του καταλύματος, τον οποίο η πύλη διαβάζει ξανά μόνη της σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Θα βρείτε τη λίστα των καταλυμάτων σας στο Διαμόρφωση → Κανάλια OTA → Ημερολόγια iCal.

Όταν φτάνει μια νέα κράτηση σε ειδοποιούμε, όπως και για τις πύλες που συνδέονται μέσω του channel manager: μία ειδοποίηση ανά έλεγχο, όχι μία ανά κράτηση — αν η πύλη δημοσιεύσει πέντε μαζί, η ειδοποίηση είναι μία και λέει πόσες είναι. Αγγίζοντάς την ανοίγει η καρτέλα «Ημερολόγιο», που στο μεταξύ έχει ήδη ανανεωθεί μόνη της. Αν όμως η κράτηση είναι μία μόνο, η ειδοποίηση την ονομάζει: τις ημερομηνίες της διαμονής, καθώς και το όνομα και τον αριθμό των επισκεπτών όταν η πύλη τα δημοσιεύει στο ημερολόγιο. Την τιμή όχι, και δεν είναι δική μας επιλογή: ένα ημερολόγιο iCal δεν μεταφέρει ποσά. Αγγίζοντας την ειδοποίηση μίας μόνο κράτησης ανοίγει απευθείας εκείνη η κράτηση.

Σε ειδοποιούμε και όταν μια κράτηση εξαφανίζεται από την πύλη και την ακυρώνουμε. Αν μια κράτηση δεν υπάρχει πια στο ημερολόγιο της πύλης, την ακυρώνουμε όπως μια ακύρωση από το Booking.com, ακόμη κι αν κάποιος είχε ήδη δουλέψει σε αυτήν ή η διαμονή έχει ήδη ξεκινήσει, και οι διανυκτερεύσεις της ξαναμπαίνουν σε πώληση: λαμβάνεις ειδοποίηση με τον ίδιο κανόνα όπως για τις νέες — μία ανά έλεγχο, που ονομάζει την κράτηση αν είναι μία και λέει πόσες είναι αν είναι περισσότερες — και η ίδια ενημέρωση μένει στη «Σύνοψη Ενεργειών». Αγγίζοντάς την ανοίγει η καρτέλα «Ημερολόγιο», όπου βλέπεις τις διανυκτερεύσεις που ελευθερώθηκαν. Οι περιπτώσεις που δεν μπορούμε να κλείσουμε μόνοι μας δεν περνούν από εδώ: καταλήγουν στο «Προς απόφαση», με δική τους ειδοποίηση.

Η πρώτη ανάγνωση ενός μόλις συνδεδεμένου ημερολογίου είναι βουβή, και είναι σκόπιμο. Αυτό το πρώτο πέρασμα δεν φέρνει μία κράτηση: φέρνει όλο το ιστορικό της πύλης μαζί, και το να σε ειδοποιούμε για την καθεμία θα σήμαινε καταιγισμό ειδοποιήσεων την ημέρα που τη συνδέεις. Οι ειδοποιήσεις ξεκινούν από τον επόμενο έλεγχο, δηλαδή από τη στιγμή που μια κράτηση είναι πραγματικά κάτι νέο.

Δημοσίευση ενός καταλύματος

Πατήστε «Δημοσίευση» στο κατάλυμα που θέλετε να μοιραστείτε: η σελίδα δημιουργεί δύο συνδέσμους.

Αντιγραφή και χρήση του συνδέσμου

Δίπλα σε κάθε σύνδεσμο υπάρχει ένα κουμπί αντιγραφής. Επικολλήστε τον βασικό σύνδεσμο στο πεδίο «iCal URL» (ή «Εισαγωγή ημερολογίου») της πύλης· επικολλήστε τον πλήρη σύνδεσμο στο προσωπικό σας ημερολόγιο, με τη λειτουργία «Προσθήκη μέσω URL». Η πύλη διαβάζει ξανά το ημερολόγιο μόνη της, σε τακτά χρονικά διαστήματα: δεν χρειάζεται να τον επικολλήσετε ξανά μετά.

Επαναδημιουργία κλειδιού

Το κουμπί αναδημιουργίας δίπλα σε κάθε σύνδεσμο δημιουργεί ένα νέο κλειδί και απενεργοποιεί αμέσως το προηγούμενο: όποιος είχε τον παλιό σύνδεσμο, σταματάει να διαβάζει το ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε το αν υποψιάζεστε ότι ένας σύνδεσμος έφτασε σε λάθος χέρια, ή αν σταματήσατε να συνεργάζεστε με μια πύλη. Η επαναδημιουργία του βασικού συνδέσμου δεν επηρεάζει τον πλήρη σύνδεσμο, και αντιστρόφως.

Ανάγνωση από άλλες πύλες

Μπορείτε επίσης να κάνετε την αντίστροφη διαδρομή: να διαβάσετε το ημερολόγιο μιας πύλης που δεν περνάει από το channel manager. Στην ίδια σελίδα, κάτω από κάθε κατάλυμα, θα βρείτε το μπλοκ «Ανάγνωση από άλλες πύλες».

Στην πύλη αναζητήστε τη διεύθυνση του δικού της ημερολογίου iCal — συνήθως κάτω από μια καταχώριση όπως «Export calendar», «iCal export» ή «Calendar URL» — και αντιγράψτε την. Στη Vezpa πατήστε «Προσθήκη ημερολογίου» και συμπληρώστε «Όνομα πύλης» και «Διεύθυνση ημερολογίου (.ics)»: από εκείνη τη στιγμή το διαβάζουμε εμείς για εσάς.

Αν μια κράτηση εξαφανιστεί από το ημερολόγιο της πύλης, την ακυρώνουμε, και αν η πύλη μετακινήσει τις ημερομηνίες της, τις μετακινούμε και στο Vezpa: όπως με το Booking.com, ακόμη κι αν έχετε ήδη επεξεργαστεί πάνω της (καταχωρισμένοι επισκέπτες, εισπράξεις, τέλος, χειροκίνητες αλλαγές). Η διατροφή και οι τιμές που ορίσατε μένουν στις διανυκτερεύσεις που δεν αλλάζουν. Αν αντίθετα η πύλη επιστρέψει ξαφνικά ένα κενό ημερολόγιο, δεν ακυρώνουμε τίποτα και σας ειδοποιούμε ούτως ή άλλως: συνήθως σημαίνει ότι η σύνδεση έχει λήξει ή έχει επαναφερθεί από την πύλη, όχι ότι οι κρατήσεις όντως χάθηκαν.

Μια κράτηση που φτάνει σε ημερομηνίες ήδη πωλημένες δεν αντικαθιστά τίποτα: καταλήγει στη γραμμή Εξαιρέσεις του ημερολογίου, ώστε να τη δείτε και να αποφασίσετε πώς θα λύσετε τη σύγκρουση.

Αν είχατε ήδη καταχωρίσει χειροκίνητα τις κρατήσεις αυτής της πύλης για αυτές τις ημερομηνίες, είναι φυσιολογικό να τις βρείτε ανάμεσα στις Εξαιρέσεις στην πρώτη ενημέρωση μετά τη σύνδεση: είναι η ίδια κράτηση που εμφανίζεται δύο φορές — αυτή που καταχωρίσατε χειροκίνητα και αυτή που μόλις διαβάστηκε από το ημερολόγιο — κρατήστε μόνο τη μία.

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε ένα συνδεδεμένο ημερολόγιο ανά πάσα στιγμή: οι κρατήσεις που έχουν ήδη εισαχθεί παραμένουν εκεί που είναι, δεν διαγράφονται.

Ένα ημερολόγιο .ics ξέρει να πει ένα μόνο πράγμα: κατειλημμένο από μέρα σε μέρα. Δεν λέει πόσα δωμάτια μένουν ελεύθερα, δεν φέρνει τιμές, δεν επιβεβαιώνει τίποτα και δεν έχει καν τρόπο να πει «αυτή η κράτηση ακυρώθηκε»: απλώς η γραμμή δεν υπάρχει πια. Είναι μια σύνδεση πιο αργή και πιο τυφλή από έναν channel manager, και το να την επιλέξετε είναι μια ανταλλαγή: φτάνετε σε μια πύλη που αλλιώς θα έμενε έξω και, σε αντάλλαγμα, παραιτείστε από όλα τα υπόλοιπα.

Δεν είναι στιγμιαίο, είναι χρονισμένο. Διαβάζουμε κάθε συνδεδεμένο ημερολόγιο κάθε μισή ώρα: για έως και τριάντα λεπτά μια κράτηση που μόλις έγινε στην πύλη δεν υπάρχει ακόμη για εμάς, και εκείνες οι νύχτες φαίνονται ελεύθερες. Με έναν channel manager η κράτηση φτάνει τη στιγμή που γίνεται.

Ένα κενό ημερολόγιο είναι διφορούμενο, και παραμένει. Όταν η πύλη απαντά με ημερολόγιο χωρίς καμία πληρότητα, οι δύο πιθανές εξηγήσεις — «τα ακύρωσαν όλα» και «η σύνδεση έσπασε» — παράγουν ακριβώς το ίδιο αρχείο, και δεν έχουμε τρόπο να τις ξεχωρίσουμε. Γι' αυτό δεν ακυρώνουμε τίποτα και το ρωτάμε εσάς, που μπορείτε να ανοίξετε την πύλη.

Με μία μόνο μονάδα αυτή δεν είναι η σπάνια περίπτωση, αλλά η συνηθισμένη. Αν στο ημερολόγιο υπάρχει μία μόνο κράτηση και η πύλη την αφαιρέσει, εκείνο το ημερολόγιο αδειάζει: είναι ακριβώς η διφορούμενη κατάσταση παραπάνω, και η απόφαση είναι δική σας κάθε φορά. Με περισσότερα συνδεδεμένα καταλύματα συμβαίνει σπανιότερα, γιατί αρκεί μια άλλη κράτηση για να κρατήσει το ημερολόγιο γεμάτο.

Η ακύρωση στην πύλη δεν κλείνει την υπόθεση. Αν μια κράτηση κατέληξε στο «Προς απόφαση», από την πύλη είχε ήδη αφαιρεθεί — ακριβώς γι' αυτό σας ρωτήσαμε. Το να την αφαιρέσετε ξανά δεν αλλάζει τίποτα: η υπόθεση κλείνει από το Vezpa, με ένα από τα δύο κουμπιά.

Οι κλειστές ημερομηνίες, αν η πύλη τις δημοσιεύει. Ορισμένες πύλες εξάγουν στο ημερολόγιο και τις ημερομηνίες που έχετε κλείσει, όχι μόνο τις κρατήσεις — συχνά είναι ένα τικ που πρέπει να ενεργοποιήσετε στις δικές τους ρυθμίσεις. Όταν φτάνουν, το Vezpa τις χειρίζεται ως κλεισίματα: εκείνες οι νύχτες εμφανίζονται κλειστές στο ημερολόγιο, δεν γίνονται κρατήσεις. Αν μια από αυτές τις νύχτες ήταν ήδη πουλημένη, μένει στον πελάτη και λαμβάνετε μια ειδοποίηση. Αν αργότερα η πύλη σας στείλει μια κράτηση ακριβώς σε εκείνες τις ημερομηνίες, η κράτηση έχει προτεραιότητα και η νύχτα ανοίγει ξανά από μόνη της· μια κράτηση που καταχωρείτε εσείς με το χέρι, αντίθετα, δεν προσπερνά τίποτα: σε μια νύχτα που έκλεισε η πύλη πρέπει πρώτα να αφαιρέσετε το κλείσιμο από το ημερολόγιο, με το «Διαγραφή αποκλεισμού».

Τίποτα από αυτά δεν είναι δικαιολογία: είναι η περιγραφή ενός εργαλείου με νόμιμη χρήση — τις πύλες που δεν φτάνει ένας channel manager — και που πρέπει να χρησιμοποιείται γνωρίζοντας τι κάνει και τι δεν κάνει. Αν η πύλη που σας ενδιαφέρει μιλά με channel manager, συνδέστε την από εκεί: αυτός ο δρόμος είναι ταχύτερος και δεν έχει καμία από αυτές τις ασάφειες.

Διαβάζουμε το ημερολόγιο κάθε συνδεδεμένης πύλης κάθε μισή ώρα και το αντιμετωπίζουμε σαν κανάλι όπως το Booking.com: αν μια κράτηση εξαφανιστεί από εκείνο το ημερολόγιο, την ακυρώνουμε, και αν αλλάξουν οι ημερομηνίες της, τις αλλάζουμε, ακόμη κι αν την έχετε ήδη επεξεργαστεί ή ο επισκέπτης έχει ήδη φτάσει. Όμως «εξαφανίστηκε» δεν σημαίνει πάντα «ακυρώθηκε»: ένα ημερολόγιο μπορεί να έρθει κενό επειδή το κλειδί έχει λήξει ή επειδή η πύλη είχε βλάβη, και η ακύρωση εκείνη τη στιγμή θα ήταν καταστροφή. Οι περιπτώσεις που δεν μπορούμε να κλείσουμε μόνοι μας καταλήγουν σε μια λίστα που σας περιμένει: «Προς απόφαση».

Τη βρίσκετε στην κορυφή του Διαμόρφωση → Κανάλια OTA → Ημερολόγια iCal και εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχει πράγματι κάτι σε αναμονή. Φτάνετε εκεί και πατώντας την ειδοποίηση που σας ζητά να ελέγξετε κρατήσεις.

Τι γίνεται αν δεν κάνετε τίποτα

• Το ημερολόγιο της πύλης ήρθε εντελώς κενό. Δεν θα ακυρώσουμε τίποτα μέχρι εκείνο το ημερολόγιο να απαντήσει ξανά, όσες ενημερώσεις κι αν περάσουν: οι ημερομηνίες μένουν κατειλημμένες.
• Η πύλη απαντά ακόμη, αλλά περισσότερες από τις μισές γνωστές κρατήσεις εξαφανίστηκαν μονομιάς. Αυτή τη φορά δεν ακυρώνουμε τίποτα· αν λείπει και στην επόμενη ανάγνωση, θα ακυρωθεί.

Οι παλαιότερες γραμμές μπορεί να φέρουν έναν γενικό λόγο — επισημάνθηκαν πριν αρχίσουμε να καταγράφουμε το γιατί. Εκεί δεν υποσχόμαστε τίποτα: κοιτάξτε στην πύλη. Και αν κάτω από το όνομα διαβάζετε «Χωρίς ανατεθειμένο δωμάτιο», εκείνη η κράτηση δεν προσγειώθηκε σε κανένα κατάλυμα και ζει στη γραμμή Εξαιρέσεις του ημερολογίου.

Οι δύο ενέργειες

• «Κράτησέ την» — δεν αλλάζει τίποτα. Η κράτηση μένει ακριβώς όπως είναι και η περίπτωση φεύγει από τη λίστα· αν η πύλη αλλάξει ξανά κάτι σε εκείνη την κράτηση, η περίπτωση επιστρέφει.
• «Αποδοχή της ακύρωσης» — η κράτηση ακυρώνεται όπως το κάνει ένα κανάλι: η γραμμή μένει στο ιστορικό σημειωμένη ως ακυρωμένη, τα σύνολα μηδενίζονται και οι νύχτες ελευθερώνονται ξανά.

«Διατηρημένες από εμένα»: η απόφαση μπορεί να αναιρεθεί

Όταν πατάτε «Κράτησέ την» η κράτηση δεν εξαφανίζεται: περνά στη δεύτερη προβολή της λίστας, «Διατηρημένες από εμένα», που ανοίγετε με τον διακόπτη στην κορυφή της ενότητας. Εκεί μένει μέχρι να τελειώσει η διαμονή, και φέρει ένα μόνο κουμπί: «Τελικά ακύρωσέ την», που κάνει ακριβώς ό,τι θα έκανε το «Αποδοχή της ακύρωσης». Είναι ο μόνος τρόπος που έχετε για να ακυρώσετε μια κράτηση που ήρθε από πύλη: η κανονική ακύρωση στην καρτέλα την αρνείται, και το να την αφαιρέσετε ξανά στην πύλη δεν ωφελεί — από εκεί είχε ήδη αφαιρεθεί, και γι' αυτό σας ρωτήσαμε.

Ποιος μπορεί να αποφασίσει

Τα δύο κουμπιά είναι για τον διευθυντή και τον βοηθό, τους ίδιους που λαμβάνουν την ειδοποίηση. Οι υπόλοιποι ρόλοι που φτάνουν στη σελίδα βλέπουν τη λίστα και τους λόγους, αλλά στη θέση των κουμπιών διαβάζουν σε ποιον ανήκει η απόφαση. Ο παρατηρητής δεν φτάνει σε αυτή τη σελίδα.

Όταν συνδέετε το πρώτο κανάλι — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO ή ένα από τα υπόλοιπα κανάλια, ή το Airbnb — πριν από τη σύνδεση ανοίγει η οθόνη «Περίοδος πώλησης». Σας ρωτά από πότε θέλετε να πουλάτε και στη συνέχεια κλείνει τις διανυκτερεύσεις που δεν πρέπει να πωληθούν. Στα επόμενα κανάλια, αφού έχει επιλεγεί περίοδος πώλησης, η ίδια οθόνη επιστρέφει ως υπενθύμιση: σας λέει σε ποια περίοδο πουλάτε ήδη και εσείς την επιβεβαιώνετε ή πατάτε «Αλλαγή». Η «Αλλαγή» ξεκινά από την περίοδο που ισχύει και δεν ανοίγει ξανά τις ήδη αποκλεισμένες διανυκτερεύσεις: αν κάποιες από αυτές έχουν τιμή, η οθόνη σας το λέει, και τις ανοίγετε ξανά από το «Ημερολόγιο». Η επιλογή ισχύει για ολόκληρη την ιδιοκτησία, όχι για ένα μόνο κανάλι. Η αλλαγή της ποσοστιαίας διαφοράς ενός ήδη ενεργού καναλιού δεν την εμφανίζει.

• «Πώληση από»: Το Vezpa προτείνει την πρώτη ημέρα με τιμή από αύριο και μετά, και μπορείτε να την αλλάξετε. Οι διανυκτερεύσεις πριν από αυτή την ημερομηνία κλείνουν, ακόμη και αν έχουν τιμή.
• Μέσα στην περίοδο οι διανυκτερεύσεις χωρίς τιμή κλείνουν: μια διανυκτέρευση πουλιέται μόνο αν έχει τιμή.
• Ημερολόγιο σταθερού έτους: ρωτά και το «Πώληση έως». Το όριο δημοσίευσης γίνεται τότε η 10η Ιανουαρίου του επόμενου έτους (ποτέ πέρα από περίπου δύο χρόνια από σήμερα, ποτέ μικρότερο από το τρέχον). Οι ημέρες ανάμεσα στην ημερομηνία λήξης σας και σε αυτό το όριο μένουν κλειστές· όταν τις ανοίγετε ξανά από το «Ημερολόγιο», δημοσιεύονται αμέσως.
• Συνεχές ημερολόγιο: το τέλος δεν ζητείται. Το όριο επεκτείνεται μόνο του κάθε νύχτα.

Πριν επιβεβαιώσετε με το «Κλείσιμο και συνέχεια» βλέπετε μια προεπισκόπηση για κάθε δωμάτιο: πόσες διανυκτερεύσεις θα κλείσουν και γιατί. Οι κρατημένες διανυκτερεύσεις και αυτές υπό συντήρηση δεν αγγίζονται ποτέ.

Αν στην περίοδο υπάρχουν νύχτες χωρίς τιμή, το φύλλο το δείχνει με πορτοκαλί: στην πύλη θα μείνουν κλειστές. Με το «Μετάβαση στις Τιμές» αφήνετε τη σύνδεση για αργότερα και ορίζετε τις τιμές· αν κανένα δωμάτιο δεν έχει τιμή, το Vezpa δεν συνδέει το κανάλι.

Τίποτα δεν είναι οριστικό. Οι κλειστές διανυκτερεύσεις είναι αποκλεισμοί ίδιοι με αυτούς που κάνετε με το χέρι, και τις ξανανοίγετε από το «Ημερολόγιο» με το «Επαναφορά Διαθεσιμότητας».

Στην αντιστοίχιση επιλέγετε, για κάθε δωμάτιο και κάθε υπηρεσία, την τιμή που του αντιστοιχεί στην πύλη. Όταν πατήσετε Εφαρμογή στέλνουμε τις αντιστοιχίσεις στην πύλη μαζί με την αρχική τιμή, και από εκείνη τη στιγμή το κανάλι μπορεί να πουλά.

Ένα δωμάτιο χωρίς αντιστοίχιση δεν είναι σφάλμα: απλώς δεν μπαίνει προς πώληση σε εκείνο το κανάλι. Στο τέλος, η οθόνη σύνοψης απαριθμεί τα καταλύματα που έμειναν εκτός, ώστε να ξέρετε τι λείπει. Μπορείτε να ολοκληρώσετε τις αντιστοιχίσεις όποτε θέλετε, ανοίγοντάς τες ξανά από τη σελίδα των καναλιών.

Αν μια γραμμή δεν περάσει, τη βρίσκετε σημειωμένη με κόκκινο κάτω από την υπηρεσία στην οποία ανήκει, με τον λόγο: διορθώστε εκείνη και δοκιμάστε ξανά. Ό,τι είχε ήδη περάσει μένει όπως είναι.

Κάθε δωμάτιο που πωλείται σε μια πύλη έχει ένα αναγνωριστικό με το οποίο η πύλη το ονομάζει όταν στέλνει μια κράτηση. Αν αυτό το αναγνωριστικό δεν είναι γραμμένο στο σωστό δωμάτιο, οι κρατήσεις μπορεί να καταλήγουν σε λάθος κατάλυμα: συμβαίνει κυρίως σε όσους δημιούργησαν τα δωμάτια πριν συνδέσουν το κανάλι, γιατί ο κωδικός της πύλης δεν λέει τίποτα στο Vezpa. Η οθόνη «Σύνδεση δωματίων» βάζει τα πράγματα στη θέση τους: την ανοίγεις με το ομώνυμο κουμπί από Διαμόρφωση → Κανάλια OTA, μέσα στην ενότητα του καναλιού (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Η λειτουργία προορίζεται μόνο για τον διευθυντή.

Το σύστημα προτείνει, εσύ επιβεβαιώνεις

Όπου οι κρατήσεις που έχουν ήδη ληφθεί δίνουν αρκετές αποδείξεις, στο «Προτάσεις προς επιβεβαίωση» βρίσκεις μια προτεινόμενη αντιστοίχιση. Για κάθε πρόταση βλέπεις πόσο σίγουρη είναι (ισχυρή, μέτρια ή αδύναμη αντιστοιχία), τους λόγους — τιμή, χωρητικότητα, όνομα — και τις εναλλακτικές που εξετάστηκαν και απορρίφθηκαν, καθεμία με το γιατί. Τίποτα δεν είναι προεπιλεγμένο: κανένας κωδικός δεν γράφεται μέχρι να επιβεβαιώσεις εσύ με «Αποθήκευση συνδέσεων (n)».

Μπορείς πάντα να το κάνεις χειροκίνητα

Ακόμη και χωρίς προτάσεις — καμία κράτηση ή πολύ αδύναμα σήματα («Για χειροκίνητη σύνδεση») — έχεις μπροστά σου τις δύο λίστες για να ταιριάξεις: τα δωμάτια της πύλης με τις αποδείξεις τους (κρατήσεις που έχουν φανεί, ημερομηνίες, επισκέπτες, μέση τιμή ανά διανυκτέρευση) και, στο «Τα δωμάτιά σου», τα δωμάτιά σου με χωρητικότητα, βασική τιμή και κωδικό παρόντα ή απόντα.

Αλλαγή ή αποσύνδεση μιας σύνδεσης

Στο «Ήδη συνδεδεμένα (n)» βρίσκεις τις υπάρχουσες συνδέσεις: το «Επίλεξε άλλο δωμάτιο» μεταφέρει τη σύνδεση σε άλλο δωμάτιο, το «Αποσύνδεση» την αφαιρεί και ελευθερώνει το δωμάτιο της πύλης, ώστε να μπορεί να συνδεθεί με άλλη τυπολογία. Πριν επιβεβαιώσεις βλέπεις πάντα από ποιο δωμάτιο θα αφαιρεθεί ο κωδικός. Η επιλογή «Αντικατάσταση των υπαρχόντων κωδικών» χρησιμεύει για να αντικαταστήσεις έναν υπάρχοντα κωδικό: χωρίς αυτήν, τα δωμάτια που έχουν ήδη άλλον κωδικό δεν αγγίζονται. Τα δωμάτια με τη σήμανση «ήδη αναγνωρισμένο αυτόματα» (αντιστοιχισμένα βάσει ονόματος ή τυπολογίας) δεν έχουν κουμπί αλλαγής: εκεί ένας κωδικός δεν θα αποφάσιζε τίποτα.

Η λογική είναι ανά τυπολογία, όχι ανά μεμονωμένο κατάλυμα

Η πύλη δεν πουλά «το δωμάτιο 3»: πουλά «ένα δίκλινο». Η σύνδεση ισχύει επομένως για όλα τα καταλύματα της τυπολογίας, και γι' αυτό μια κράτηση βρίσκει ελεύθερο κατάλυμα ακόμη κι αν το πρώτο είναι κατειλημμένο. Εξαίρεση αποτελούν τα καταλύματα όπου κάθε μονάδα πωλείται χωριστά: εκεί η σύνδεση αφορά τη μεμονωμένη μονάδα.

Η προβολή ελέγχου

Στο κάτω μέρος της οθόνης, για κάθε δωμάτιο της πύλης βλέπεις σε ποιο δωμάτιο Vezpa φτάνουν οι κρατήσεις του· και στη λίστα των δωματίων σου βλέπεις ποια είναι ακόμη ακάλυπτα, δηλαδή χωρίς κωδικό πύλης.

Αν το κατάλυμά σας είναι ήδη σε μια πύλη, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τίποτα ξανά: ρωτάμε το κανάλι τι ξέρει για εσάς. Από Διαμόρφωση → Κανάλια OTA πατήστε «Δημιουργήστε το κατάλυμά σας από μια πύλη».

Πώς λειτουργεί, βήμα βήμα

1. Βάλτε μόνο τον αριθμό στο πεδίο «Αριθμός καταλύματος στην πύλη». Στη Booking.com τον βρίσκετε στο extranet, δίπλα στο όνομα του καταλύματος, επάνω (ID καταλύματος / Hotel ID). Τίποτε άλλο: ούτε κωδικός, ούτε λίστα δωματίων.
2. Καταχωρίζουμε το κατάλυμα στον channel manager και ζητάμε τη σύνδεση. Αυτό είναι το αίτημα που στη συνέχεια εγκρίνετε από το extranet σας.
3. Πατήστε «Ανάγνωση από το κανάλι». Διαβάζουμε δωμάτια, χωρητικότητες, γεύματα και φωτογραφίες.
4. Βλέπετε την προεπισκόπηση: «Αυτό θα δημιουργηθεί», με Δωμάτια, Γεύματα, Φωτογραφίες, Αντιστοίχιση δωματίων και Διαφορές για έλεγχο.
5. Επιβεβαιώνετε με «Δημιουργία όλων». Μόνο τότε δημιουργείται κάτι — και κάθε τιμή παραμένει τροποποιήσιμη μετά.

Η σύνδεση ξεκινά μόνο όταν την εγκρίνετε εσείς

Μετά το αίτημα, η καταχώριση στον channel manager προχωρά μόνη της, αλλά η πύλη δεν μας στέλνει τίποτα μέχρι να εγκρίνετε τη σύνδεση από το extranet της: στη Booking.com επιλέξτε το OTASwitch ως Channel manager· στην Airbnb αποδεχτείτε το αίτημα σύνδεσης. Μέχρι τότε είναι φυσιολογικό να μην φτάνει κανένα κατάλυμα. Και η επιλογή δεν σας δεσμεύει: στο μεταξύ μπορείτε να δημιουργείτε καταλύματα με το χέρι — όταν φτάσουν οι καταχωρίσεις, αποφασίζετε εσείς αν θα δημιουργηθούν ως νέες ή θα αντιστοιχιστούν με τα δικά σας.

Τα δωμάτια γεννιούνται ως πρόχειρα προς έλεγχο

Τα δωμάτια που δημιουργούνται δεν βγαίνουν αμέσως προς πώληση: γεννιούνται εξαιρεμένα από τις πύλες, ώστε να συμπληρώσετε τιμές και λεπτομέρειες με την ησυχία σας. Όταν είναι έτοιμα, αφαιρείτε την εξαίρεση και βγαίνουν προς πώληση. Τα δωμάτια που υπήρχαν ήδη στο Vezpa δεν πειράζονται ούτε διπλασιάζονται.

«Καταχωρίσεις χωρίς αντιστοιχία»: να δημιουργηθούν ως νέες ή να αντιστοιχιστούν με τα δικά σας;

Αν η πύλη έχει καταχωρίσεις που δεν αντιστοιχούν σε κανένα από τα καταλύματά σας και εσείς έχετε καταλύματα που δεν έχουν συνδεθεί ακόμη με αυτό το κανάλι, η προεπισκόπηση σταματά και σας ρωτά πριν δημιουργηθεί οτιδήποτε: να δημιουργηθούν οι καταχωρίσεις ως νέα καταλύματα ή να αντιστοιχιστούν με τα καταλύματα που έχετε ήδη. Αν τις δημιουργήσετε ως νέες, μπορεί να καταλήξετε με δύο καταλύματα για το ίδιο διαμέρισμα· αν τις αντιστοιχίσετε, η πύλη συνδέεται με τα καταλύματα που έχετε ήδη. Τα ονόματα δεν χρειάζεται να συμπίπτουν: την πύλη την ενδιαφέρει η αντιστοίχιση, όχι πώς ονομάζετε τα καταλύματά σας.

Δύο διαφορετικές αναμονές, και καμία τους δεν είναι σφάλμα

• Η έγκριση της σύνδεσης: συνήθως αρκούν 5–10 λεπτά· ορισμένα κανάλια μπορεί να χρειαστούν ώρες ή ημέρες. Δεν είναι σταθερός ή εγγυημένος χρόνος, και εγκρίνει η πύλη, όχι το Vezpa. Δεν χρειάζεται να μείνετε στην οθόνη: το αίτημα παραμένει σε εξέλιξη και μπορείτε να επιστρέψετε όποτε θέλετε.
• Η αντιστοίχιση των δωματίων μετά την αποστολή των τιμών: όταν τα τιμολογιακά πλάνα μόλις δημιουργήθηκαν, το κανάλι χρειάζεται συνήθως 1–2 λεπτά για να τα δέσει με τα δωμάτια. Αν διαβάσετε «Δοκιμάστε ξανά σε λίγα λεπτά», αυτό είναι ακριβώς μια αναμονή: ό,τι έχει ήδη δημιουργηθεί δεν διπλασιάζεται.

Αν λείπουν στοιχεία του καταλύματος

Για να καταχωρίσει το κατάλυμα, ο channel manager απαιτεί ορισμένα στοιχεία: όνομα, διεύθυνση, email, τηλέφωνο και τη θέση στον χάρτη. Αν λείπει ένα, η καταχώριση δεν ξεκινά — και η εφαρμογή σας τα απαριθμεί ένα προς ένα, με το κουμπί «Δείτε τα στοιχεία που λείπουν». Σας πηγαίνει στα Στοιχεία καταλύματος, όπου τα συμπληρώνετε όλα με μία κίνηση· μόλις δεν λείπει τίποτα, το αίτημα ξεκινά μόνο του και βρίσκεστε εκεί που ήσασταν.

«Αυτό το κατάλυμα είναι ήδη συνδεδεμένο με άλλη σύνδεση του channel manager»

Ο αριθμός που βάλατε είναι σωστός. Το κατάλυμα στην πύλη είναι ακόμη δεμένο με προηγούμενη σύνδεση του channel manager: άλλο κατάλυμα ή παλιό λογαριασμό. Πρέπει πρώτα να λυθεί εκείνη η σύνδεση· όσο μένει ενεργή, κάθε νέα προσπάθεια θα καταλήγει το ίδιο. Το να ξαναδοκιμάσετε χωρίς να τη λύσετε δεν αλλάζει τίποτα.

Η χωρητικότητα του δωματίου στον channel manager

Στον channel manager το δωμάτιο είναι ένα και μοιράζεται από όλες τις συνδεδεμένες πύλες. Η χωρητικότητά του είναι η μέγιστη ανάμεσα στις θέσεις που πουλούν οι διάφορες πύλες: μπορεί λοιπόν να ξεπερνά εκείνη μιας μεμονωμένης πύλης, και είναι μια χαρά έτσι — κάθε πύλη συνεχίζει να πουλά για τις θέσεις που ξέρει. Αν ο αριθμός δεν ταιριάζει με καμία από τις πύλες που έχετε συνδέσει, αξίζει μια ματιά με το χέρι.

Οι τιμές στο κανάλι OTA δεν ενημερώνονται

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει το Channel Mapping (δωμάτια ΚΑΙ rate plan)
• Ελέγξτε ότι το κανάλι εμφανίζεται ως «Ενεργό» στην εφαρμογή Vezpa (Διαμόρφωση → Κανάλια OTA)
• Περιμένετε τουλάχιστον 5-10 λεπτά μετά από μια αλλαγή τιμών — η διάδοση δεν είναι ακαριαία σε όλα τα κανάλια
• Στην πύλη OTA, επαληθεύστε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό channel manager (OTASwitch)

Οι κρατήσεις OTA δεν φτάνουν στο ημερολόγιο

• Επαληθεύστε ότι το κανάλι είναι ενεργό και αντιστοιχισμένο
• Ελέγξτε ότι οι ειδοποιήσεις push είναι ενεργοποιημένες στο κινητό
• Δοκιμάστε μια χειροκίνητη ανανέωση του ημερολογίου (σύρετε προς τα κάτω)
• Αν η κράτηση έφτασε στη γραμμή «Εξαιρέσεις», σημαίνει ότι δεν υπήρχε διαθεσιμότητα στο δωμάτιο που ανατέθηκε — επικοινωνήστε με την υποστήριξη για να επιλυθεί

Υπερκράτηση (διπλή κράτηση στο ίδιο δωμάτιο)

• Πιο συχνή αιτία: λανθασμένη αντιστοίχιση — ένα δωμάτιο Vezpa αντιστοιχίστηκε σε λάθος δωμάτιο στο κανάλι OTA
• Άλλη αιτία: ο channel manager δεν είχε επιλεγεί στην πύλη OTA, οπότε το κανάλι δεν λάμβανε τις ενημερώσεις διαθεσιμότητας
• Λύση: διορθώστε την αντιστοίχιση, ελέγξτε την επιλογή του CM στην πύλη και επικοινωνήστε με την υποστήριξη αν το πρόβλημα επιμένει

Το Channel Mapping δεν εμφανίζει τα δωμάτια του καναλιού OTA

• Για Booking.com, Expedia και Agoda: επαληθεύστε ότι έχετε καταχωρίσει τα σωστά διαπιστευτήρια της πύλης
• Επαληθεύστε ότι τα δωμάτια είναι ενεργά και δημοσιευμένα στην πύλη OTA (όχι σε πρόχειρο)
• Επαληθεύστε ότι ο channel manager έχει επιλεγεί στην πύλη OTA (χωρίς αυτό το βήμα το σύστημα δεν μπορεί να διαβάσει τα δωμάτια)

Το κανάλι εμφανίζεται ως «Σε αναμονή ενεργοποίησης»

• Αν το κανάλι δεν φτάνει καν σε αυτό το στάδιο, ελέγξτε πρώτα το αποτέλεσμα της καταχώρισης: η εφαρμογή σας λέει αν το πρόβλημα είναι δικό μας ή αν υπάρχει κάτι προς διόρθωση
• Σημαίνει ότι το αίτημα έχει σταλεί αλλά λείπει η έγκριση στην πύλη OTA
• Συνδεθείτε στην πύλη του καναλιού και ολοκληρώστε τη διαδικασία έγκρισης (δείτε τις ειδικές οδηγίες για κάθε κανάλι παραπάνω)
• Ορισμένα κανάλια (VRBO) μπορεί να χρειαστούν έως και 5 εργάσιμες ημέρες για να ολοκληρωθεί η ενεργοποίηση
• Στην εφαρμογή, όσο περιμένετε, θα βρείτε την ενότητα «Πώς να εξουσιοδοτήσετε» με τα γρήγορα βήματα για το κανάλι, και μπορείτε να επιλέξετε να συνεχίσετε χειροκίνητα: συνδέετε το OTA αργότερα, όταν ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση

Οι κρατήσεις μιας πύλης καταλήγουν σε λάθος κατάλυμα

• Συμβαίνει σχεδόν πάντα όταν τα δωμάτια δημιουργήθηκαν πριν συνδεθεί το κανάλι: ο κωδικός της πύλης δεν είναι γραμμένος στο σωστό δωμάτιο
• Άνοιξε το «Σύνδεση δωματίων» από την ενότητα του καναλιού και επιβεβαίωσε ή διόρθωσε τις αντιστοιχίσεις
• Οι κρατήσεις που έχουν ήδη ληφθεί δεν μετακινούνται: η σύνδεση διορθώνει τις επόμενες