Online check-in για ενοικιαζόμενα δωμάτια και διαμερίσματα
Οι επισκέπτες συμπληρώνουν τα στοιχεία τους πριν φτάσουν, από έναν σύνδεσμο που προστατεύεται με PIN. Εσείς τα ελέγχετε, εγκρίνετε το check-in, και ο κωδικός της κλειδοθήκης τους έρχεται μόνος την ημέρα της άφιξης. Τα στοιχεία μένουν στην κράτηση: δεν ξαναγράφετε τίποτα.
Το demo ανοίγει αμέσως, χωρίς εγγραφή. Η δωρεάν δοκιμή δεν ζητά πιστωτική κάρτα.
Πώς λειτουργεί, βήμα βήμα
- Ο σύνδεσμος φεύγει με την κράτηση. Ανάμεσα στους έτοιμους αυτοματισμούς που απλώς ενεργοποιείτε υπάρχει ένα μήνυμα δύο ημέρες πριν από την άφιξη με τον σύνδεσμο της online εγγραφής. Ή τον στέλνετε όποτε θέλετε με μια έτοιμη υπενθύμιση, με email ή WhatsApp. Αν το κείμενο έχει τον σύνδεσμο αλλά όχι το PIN, το Vezpa προσθέτει μόνο του το PIN δίπλα στον σύνδεσμο.
- Ο επισκέπτης ανοίγει τον σύνδεσμο και πληκτρολογεί το PIN. Το PIN έχει 6 χαρακτήρες, χωρίς γράμματα και ψηφία που μπερδεύονται στο κινητό. Μετά από 8 λάθος προσπάθειες ο σύνδεσμος κλειδώνει για μία ώρα.
- Συμπληρώνει τα στοιχεία κάθε επισκέπτη. Αν το ζητήσετε, προσθέτει και φωτογραφία του εγγράφου. Μέχρι το check-in μπορεί να επιστρέψει και να διορθώσει.
- Εσείς ελέγχετε και εγκρίνετε. Στην κράτηση, το κουμπί «Έγκριση check-in» επιβεβαιώνει ότι τα στοιχεία είναι σωστά, ακόμη και μέρες πριν από την άφιξη.
- Ο κωδικός της κλειδοθήκης φεύγει μόνος. Την ημέρα της άφιξης, την ώρα που επιλέξατε.
Ο σύνδεσμος κλείνει όταν πατήσετε Check-in στην κράτηση, αλλιώς την επόμενη ημέρα της αναχώρησης.
Φωτογραφία εγγράφου, υπογραφή και δελτίο εγγραφής
Φωτογραφία εγγράφου
Εσείς αποφασίζετε: δεν ζητείται, προαιρετική ή υποχρεωτική. Οι φωτογραφίες μικραίνουν, καθαρίζονται από τα δεδομένα EXIF και κρυπτογραφούνται· ο επισκέπτης βλέπει μόνο θολή μικρογραφία. Διαγράφονται αυτόματα 7 ημέρες μετά την αναχώρηση.
Υπογραφή επισκέπτη
Το Vezpa δεν τη ζητά στην Ελλάδα. Το πεδίο υπογραφής εμφανίζεται μόνο σε Γερμανία, Αυστρία, Γαλλία και Ισπανία, και εκεί είναι προαιρετικό.
Από τα στοιχεία των επισκεπτών το Vezpa ετοιμάζει το «Δελτίο εγγραφής πελάτη» σε PDF, έτοιμο για εκτύπωση και φύλαξη.
Κλειδοθήκη και κωδικοί πρόσβασης
Αν χρησιμοποιείτε κλειδοθήκη ή πόρτα με σταθερό κωδικό, καταχωρίζετε κάθε συσκευή στο Vezpa με τον κωδικό της και τα καταλύματα που ανοίγει. Ο κωδικός μένει κρυπτογραφημένος και δεν αντιγράφεται στις κρατήσεις: διαβάζεται τη στιγμή της αποστολής, οπότε αν τον αλλάξετε, φεύγει ο νέος.
- Το μήνυμα με τους κωδικούς είναι έτοιμος αυτοματισμός που ενεργοποιείτε: από προεπιλογή φεύγει στις 8:00 την ημέρα της άφιξης.
- Φεύγει μόνο αφού εγκρίνετε το online check-in. Αν εγκρίνετε μετά από αυτή την ώρα, φεύγει αμέσως.
- Με περισσότερες συσκευές, ο επισκέπτης λαμβάνει όλους τους κωδικούς σε ένα μήνυμα, π.χ. «Κουτί 6: 1123, Είσοδος: 9876».
- Κάθε κράτηση λαμβάνει τους κωδικούς μία φορά.
Στοιχεία επισκεπτών και αρχές
Τα στοιχεία που συμπληρώνει ο επισκέπτης γίνονται οι επισκέπτες της κράτησης, έτοιμα για τα αρχεία και τα τιμολόγιά σας. Το Vezpa δεν στέλνει στοιχεία επισκεπτών σε καμία αρχή στην Ελλάδα: οι αυτόματες δηλώσεις λειτουργούν σήμερα μόνο για την Ιταλία και την Τσεχία.
Το online check-in περιλαμβάνεται σε κάθε πακέτο, από 39 € τον μήνα μαζί με το PMS, το channel manager και τη μηχανή κρατήσεων. Λεπτομέρειες στη σελίδα Τιμές.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς λαμβάνει ο επισκέπτης τον σύνδεσμο του online check-in;
Με μήνυμα: τον αυτοματισμό δύο ημέρες πριν από την άφιξη ή ένα έτοιμο μήνυμα με email ή WhatsApp. Ο σύνδεσμος έχει κρυφό κωδικό και η σελίδα ζητά PIN 6 χαρακτήρων, που ταξιδεύει πάντα μαζί με τον σύνδεσμο.
Γιατί PIN, αφού υπάρχει ήδη σύνδεσμος;
Είναι επιπλέον προστασία από σύνδεσμο που προωθήθηκε ή κατέληξε σε λάθος συνομιλία. Μετά από 8 λάθος PIN ο σύνδεσμος κλειδώνει για μία ώρα.
Μπορεί ο επισκέπτης να διορθώσει τα στοιχεία μετά την αποστολή;
Ναι. Μπορεί να επιστρέψει στον σύνδεσμο και να διορθώσει μέχρι να τον σημειώσετε ως αφιχθέντα με το κουμπί Check-in της κράτησης. Αν δεν το πατήσετε, ο σύνδεσμος κλείνει την επόμενη της αναχώρησης.
Είναι υποχρεωτική η φωτογραφία του εγγράφου;
Εσείς αποφασίζετε: δεν ζητείται, προαιρετική ή υποχρεωτική. Οι φωτογραφίες είναι κρυπτογραφημένες, ο επισκέπτης βλέπει μόνο θολή προεπισκόπηση και διαγράφονται 7 ημέρες μετά την αναχώρηση.
Πότε στέλνεται ο κωδικός της κλειδοθήκης;
Την ημέρα της άφιξης την ώρα που επιλέγετε (8:00 από προεπιλογή), και μόνο αφού εγκρίνετε το online check-in. Αν εγκρίνετε αργότερα, το μήνυμα φεύγει αμέσως.
Δείτε το να λειτουργεί πριν αποφασίσετε
Το demo στον browser είναι ένα έτοιμο δείγμα καταλύματος: ημερολόγιο, κρατήσεις και κανάλια, για εξερεύνηση χωρίς λογαριασμό. Οι τιμές των τριών πακέτων βρίσκονται στη σελίδα Τιμές.