Οδηγός Ημερολογίου

Το Ημερολόγιο είναι το πλέγμα προγραμματισμού του καταλύματός σας: εμφανίζει όλα τα δωμάτια στις γραμμές και τις ημέρες στις στήλες. Κάθε κράτηση αναπαρίσταται από μια χρωματιστή μπάρα που εκτείνεται από την ημέρα check-in μέχρι την ημέρα check-out.

Το πλέγμα είναι προσαρμοστικό: σε κινητό εμφανίζει 7 ημέρες, σε tablet 14 ημέρες, σε desktop 21 ή περισσότερες ημέρες.

Το ημερολόγιο προσφέρει δύο τρόπους, επιλέξιμους από το κουμπί στη γραμμή εφαρμογής:

Ελεύθερη κύλιση (προεπιλογή)

Κύλιση οριζόντια χωρίς όρια. Το εύρος επεκτείνεται αυτόματα όταν πλησιάζετε τα άκρα (+21 ημέρες κάθε φορά). Ιδανικό για ελεύθερη πλοήγηση μεταξύ ημερομηνιών.

Μηνιαία προβολή

Εμφανίζει έναν μήνα κάθε φορά με επιλογέα μήνα στην κορυφή. Πιο τακτοποιημένη για επισκόπηση ενός μεμονωμένου μήνα.

Η επιλογή ονομάζεται Προβολή και πυκνότητα και βρίσκεται στο μενού της γραμμής εφαρμογής (⋮) — εδώ και στα άλλα δύο πλέγματα (Τιμές και Τουριστικός φόρος). Η ίδια επιλογή υπάρχει και στη Διαμόρφωση, στην ενότητα Προβολή και πυκνότητα· ο Παρατηρητής και η Γκουβερνάντα, που δεν έχουν αυτή τη σελίδα, τη βρίσκουν στο μενού του δικού τους λογαριασμού. Το πρώτο μισό της επιλογής είναι ο προσανατολισμός: οριζόντια οι ημέρες κυλούν στο πλάι και τα καταλύματα είναι γραμμές· κάθετα οι ημέρες κατεβαίνουν και τα καταλύματα γίνονται στήλες, οπότε βλέπετε περισσότερες νύχτες μαζί — βολικό όταν τα καταλύματα είναι λίγα.

Το δεύτερο μισό είναι η πυκνότητα: καθορίζει πόσες γραμμές ή στήλες βλέπετε κατά το μέγιστο — το πλάτος μιας στήλης, ή το ύψος μιας γραμμής, είναι συνέπεια αυτού του αριθμού, όχι ξεχωριστή επιλογή. Οι τιμές είναι 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 και 40, συν το Αυτόματο ως προεπιλογή. Ο αριθμός είναι μέγιστο, όχι ποσόστωση προς συμπλήρωση: αν τα καταλύματα είναι λιγότερα, τα βλέπετε όλα, χωρίς καμία γραμμή ή στήλη να μεγαλώνει πέρα από ένα βολικό μέγεθος.

Οι γραμμές φτάνουν έως 60 (44, 48, 52, 56 και 60)· οι στήλες της κάθετης προβολής σταματούν ακόμη στις 40. Με τις ημέρες οριζόντια, σε υπολογιστή και σε tablet σε οριζόντια θέση, υπάρχει και το «Δύο στήλες»: τα δωμάτια χωρίζονται σε δύο πλέγματα δίπλα-δίπλα, το καθένα με τις γραμμές που επιλέξατε, που κυλούν μαζί στις ημέρες· φαίνονται λιγότερες ημέρες. Όταν ανοίγετε μια κράτηση, η καρτέλα της δεν καλύπτει το ημερολόγιο: το σπρώχνει αριστερά και οι δύο στήλες μοιράζονται εξίσου τον χώρο που μένει, με λιγότερες ημέρες αλλά τις ίδιες αναλογίες.

Για να έχει κάθε σελίδα όλο το πλάτος, στο κάτω μέρος του πλαϊνού μενού υπάρχει το «Απόκρυψη μενού»: το μενού εξαφανίζεται και στη θέση του μένει κάτω αριστερά, πάνω από τη σελίδα, ένα μικρό αιωρούμενο μενού με τα εικονίδια των σελίδων· μέσα του, ένα μικρό «Εμφάνιση μενού» ξανανοίγει ολόκληρο το μενού. Ισχύει σε υπολογιστή και σε tablet σε οριζόντια θέση, και η συσκευή το θυμάται. Το αιωρούμενο μενού μένει κλειστό και ανοίγει όταν περνάτε το ποντίκι από πάνω του, ή με ένα άγγιγμα στο tablet.

Το ημερολόγιο ενημερώνεται μόνο του: οι εβδομάδες που βλέπετε ελέγχονται ξανά κάθε λεπτό, όταν επιστρέφετε στη σελίδα και όταν φτάνει ειδοποίηση κράτησης, και κατεβαίνουν ξανά μόνο όσες άλλαξαν. Μια κράτηση που προσθέτει, μετακινεί, επεκτείνει, ακυρώνει ή της αλλάζει κατάσταση ένας συνάδελφος ή ένα κανάλι εμφανίζεται με ένα σύντομο εφέ και μια λάμψη που σβήνει· ό,τι αλλάζετε εσείς εμφανίζεται αμέσως, χωρίς εφέ. Αν στη συσκευή είναι ενεργή η μείωση κίνησης, δεν υπάρχουν εφέ.

Το Αυτόματο συμπεριφέρεται σκόπιμα διαφορετικά στους δύο άξονες: με τις ημέρες κάθετα επιλέγει ένα πλάτος βολικό για την οθόνη σας — σε ένα τηλέφωνο οι στήλες γεμίζουν το πλάτος, σε μια μεγάλη οθόνη σταματούν να πλαταίνουν μόλις γίνουν άνετες στην ανάγνωση· με τις ημέρες οριζόντια διατηρεί αντίθετα το συνηθισμένο βολικό ύψος γραμμής.

Το να ζητήσετε πολλές γραμμές ή στήλες δεν τις κάνει να χωράνε άνετα σε κάθε οθόνη: πάνω από περίπου 24 η γραμμή ή η στήλη λεπταίνει και, για να παραμείνει ευανάγνωστη, αφήνει κάποιες λεπτομέρειες. Και η τιμή μπορεί να χάσει κάτι σε αυτό: μόλις δεν χωράνε πια τα δεκαδικά ψηφία στο κελί, όλο το πλέγμα περνάει σε ακέραιους αριθμούς — στρογγυλεμένους στον πλησιέστερο ακέραιο, όχι περικομμένους — και ο αριθμός στο κελί δεν είναι πια η ακριβής τιμή: το 120,49 εμφανίζεται ως 120, και το 120,50 ως 121.

Η επιλογή παραμένει στη συσκευή που χρησιμοποιείτε — αυτή που κάνατε στο τηλέφωνο δεν σας ακολουθεί στο laptop, και αυτό ισχύει τόσο για τον προσανατολισμό όσο και για την πυκνότητα.

Ομαδοποίηση ανά τύπο

Στο φύλλο Προβολή και πυκνότητα υπάρχει και ο διακόπτης Ομαδοποίηση ανά τύπο, αρχικά απενεργοποιημένος· όπως και οι υπόλοιπες επιλογές του φύλλου, η επιλογή μένει στη συσκευή. Όταν είναι ενεργός, τα δωμάτια του ημερολογίου συγκεντρώνονται ανά τύπο και κάθε ομάδα ξεκινά με μια γραμμή σύνοψης (με τις ημέρες κάθετα, στήλη): αριστερά το όνομα του τύπου με τον αριθμό δωματίων, για παράδειγμα Δίκλινο (4)· για κάθε ημέρα πόσα δωμάτια μένουν ελεύθερα επί του συνόλου και το ποσοστό πληρότητας, για παράδειγμα 1/4 · 75%, με κόκκινο όταν δεν μένει τίποτα ελεύθερο.

Στο σύνολο δεν μετρούν τα δωμάτια που είναι μπλοκαρισμένα ή σε συντήρηση εκείνη την ημέρα, και οι ακυρωμένες κρατήσεις και οι προτάσεις δεν μετρούν ως κατειλημμένα. Η γραμμή δεν δείχνει τιμές (μένουν στη σύνοψη που εμφανίζεται όταν περνάτε το ποντίκι από πάνω) και δεν αντιδρά στο άγγιγμα: δεν δημιουργεί κρατήσεις. Λειτουργεί με τις ημέρες οριζόντια και κάθετα· αν έχετε επιλέξει πόσες γραμμές ή στήλες βλέπετε, οι γραμμές σύνοψης μετρούν ανάμεσά τους. Το Φίλτρο τύπων εξακολουθεί να ισχύει: ομαδοποιούνται μόνο οι τύποι που βλέπετε.

Στο πάνω μέρος της γραμμής εφαρμογής εμφανίζεται το εύρος ημερομηνιών που είναι τρέχουσα ορατό στην οθόνη (π.χ. "5-26 Μαρ 2026").

• Αριστερή στήλη: ονόματα/τύποι δωματίων, ταξινομημένα κατά αριθμό
• Γραμμές: μία για κάθε δωμάτιο στο κατάλυμα
• Στήλες: μία ημέρα ανά στήλη, με κεφαλίδα ημέρας/ημερομηνίας
• Χρωματιστές μπάρες: κρατήσεις, εμφανίζοντας το όνομα του επισκέπτη

Μετατόπιση μισής ημέρας

Οι μπάρες ξεκινούν στη μέση της στήλης την ημέρα check-in και τελειώνουν στη μέση την ημέρα check-out. Αυτό αντικατοπτρίζει τη φιλοξενία στην πράξη: το check-in γίνεται το απόγευμα και το check-out το πρωί.

Πατήστε μια μπάρα για να ανοίξετε την πλήρη λεπτομέρεια της κράτησης.

Πάνω από το πλέγμα, μια γραμμή σας λέει μέχρι ποια ημερομηνία αυτό που γράφετε φτάνει πραγματικά σε κάποιον: στις συνδεδεμένες πύλες και στον ιστότοπο κρατήσεών σας. Αγγίξτε την για την πλήρη εξήγηση. Τη βλέπουν όλοι οι ρόλοι που μπορούν να ανοίξουν τη σελίδα.

Στο πλέγμα, οι νύχτες πέρα από αυτό το όριο είναι γραμμοσκιασμένες, και μια σημειωμένη κατακόρυφη γραμμή δείχνει πού αρχίζει το τμήμα που δεν έχει δημοσιευτεί ακόμη. Αυτές τις νύχτες τις αλλάζετε κανονικά — τιμές, κλεισίματα και ελάχιστη διαμονή αποθηκεύονται — αλλά μένουν στο Vezpa: κανείς δεν μπορεί ακόμη να κλείσει αυτές τις ημερομηνίες.

Με το μοντέλο Rolling το όριο προχωρά μόνο του, μία ημέρα κάθε νύχτα, και ό,τι ετοιμάσατε δημοσιεύεται όταν έρθει η σειρά του: δεν χρειάζεται να το ξανακάνετε. Με το ετήσιο μοντέλο μετακινείται με το Άνοιγμα Έτους, και το φύλλο σάς λέει από πότε μπορείτε να το κάνετε.

Το χρώμα γεμίσματος της μπάρας δείχνει πλέον την κατάσταση της διαμονής, όχι το κανάλι: πέντε χρώματα για πέντε διαφορετικές στιγμές.

Το κανάλι κράτησης διατηρεί το δικό του χρώμα, αλλά δεν γεμίζει πια τη μπάρα — είναι τώρα μια λεπτή λωρίδα στο κάτω άκρο (στο αριστερό άκρο όταν το ημερολόγιο είναι κάθετο).

Οι ετικέτες της κράτησης εμφανίζονται και στη μπάρα, ως μικρές εγκοπές στην απέναντι άκρη από τη λωρίδα καναλιού, με σειρά προτεραιότητας. Αυτή η σειρά αλλάζει μόνο σε ένα σημείο: στη σελίδα Ετικέτες κρατήσεων, μέσα στο Κατάλυμα > Δωμάτια, σέρνοντας τις ετικέτες — όχι από το ημερολόγιο, όχι από την οθόνη της κράτησης. Όταν οι ετικέτες είναι περισσότερες από όσες χωρούν, η τελευταία θέση γίνεται μια ουδέτερη γκρι παύλα, στο ίδιο γκρι του θέματος: δεν είναι το χρώμα καμίας ετικέτας, σημαίνει απλώς ότι υπάρχουν κι άλλες.

Μια εξοφλημένη κράτηση — υπάρχει ποσό προς πληρωμή και το υπόλοιπο έχει φτάσει στο μηδέν, είτε η πληρωμή πέρασε από την πύλη πληρωμών του Booking Engine είτε καταχωρίστηκε χειροκίνητα — φέρει μια μικρή πράσινη γωνία με ένα τικ στη γωνία από την οποία ξεκινούν οι εγκοπές των ετικετών, και οι εγκοπές αρχίζουν αμέσως μετά. Το όνομα του επισκέπτη δεν μετακινείται. Μετράει το συνολικό υπόλοιπο: διαμονή, χρεώσεις και τουριστικός φόρος· όσο ο τουριστικός φόρος δεν έχει πληρωθεί, το τικ δεν εμφανίζεται. Μια προκαταβολή μόνη της δεν αρκεί, μια κάρτα που κρατείται ως εγγύηση δεν μετράει ως πληρωμή, και οι κρατήσεις που εισάγονται από ημερολόγιο iCal δεν έχουν τιμή, οπότε δεν δείχνουν ποτέ το τικ.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα κράτηση με δύο τρόπους:

• Από το μενού της γραμμής εφαρμογής: πατήστε ⋮ → "Νέα Κράτηση" για να ανοίξετε τη φόρμα
• Σύρσιμο-επιλογή στο πλέγμα: πατήστε και σύρετε στο πλέγμα για να επιλέξετε εύρος ημερομηνιών. Η φόρμα ανοίγει με τις ημερομηνίες προσυμπληρωμένες

1. Επιλέξτε ημερομηνίες
   Σύρετε στο πλέγμα ή χρησιμοποιήστε τη φόρμα δημιουργίας.
2. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα
   Το σύστημα ελέγχει αυτόματα τα διαθέσιμα δωμάτια.
3. Συμπληρώστε τα στοιχεία
   Εισαγάγετε τα δεδομένα του επισκέπτη και τα στοιχεία κράτησης.
4. Επιβεβαιώστε
   Η κράτηση εμφανίζεται αμέσως στο ημερολόγιο.

Στη λίστα των διαθέσιμων δωματίων, ένας τύπος δωματίου που του λείπει η τιμή έστω και μίας νύχτας της περιόδου έχει την ετικέτα Λείπουν τιμές και δεν μπορεί να επιλεγεί· στην κορυφή της λίστας μια ειδοποίηση λέει πόσοι είναι. Η τιμή δεν γράφεται με το χέρι: ορίστε πρώτα την τιμή στις Τιμές. Το ίδιο ισχύει όταν μεταφέρετε μια κράτηση σε άλλον τύπο δωματίου με επανυπολογισμό της τιμής.

Από το μενού της γραμμής εφαρμογής (⋮ → "Συντήρηση") μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κλείδωμα δωματίου για μια καθορισμένη περίοδο.

Ένα κλείδωμα συντήρησης κλείνει ένα δωμάτιο αποτρέποντας νέες κρατήσεις. Εμφανίζεται στο πλέγμα ως ειδική μπάρα. Χρήσιμο για:

• Εργασίες ανακαίνισης
• Προγραμματισμένη συντήρηση
• Δωμάτια προσωρινά εκτός λειτουργίας

Διαχείριση διαθεσιμότητας είναι κάτι διαφορετικό από τη συντήρηση: επιλέξτε μια περίοδο στο πλέγμα (ή από τις Τιμές), επιλέξτε «Διαχείριση διαθεσιμότητας» και κλείστε στην πώληση τις διανυκτερεύσεις που θέλετε, χωρίς να δηλώσετε αιτία.

Αν μέσα στην περίοδο υπάρχουν ήδη κρατήσεις, ο αποκλεισμός γίνεται έτσι κι αλλιώς: το Vezpa κλείνει τις ελεύθερες διανυκτερεύσεις πριν και μετά από κάθε κράτηση και αφήνει ανέπαφες τις πουλημένες. Με πολλές κρατήσεις κλείνει όλα τα κενά ανάμεσά τους. Πριν επιβεβαιώσετε, και ξανά στο τέλος, σας λέει σε ποια καταλύματα υπάρχουν κρατήσεις στην περίοδο.

• Μερική: υπάρχουν κρατήσεις στην περίοδο αλλά μένουν ελεύθερες διανυκτερεύσεις. Κάτω από το όνομα βλέπετε πόσες μπορούν να κλείσουν.
• Κατειλημμένο: κάθε διανυκτέρευση είναι ήδη πουλημένη, εκεί δεν υπάρχει τίποτα να αποκλειστεί.
• Οι διανυκτερεύσεις σε συντήρηση δεν θίγονται ποτέ από τον αποκλεισμό, και η «Επαναφορά» ελευθερώνει όλες τις αποκλεισμένες νύχτες — τις δικές σας και όσες έκλεισε μια πύλη συνδεδεμένη μέσω iCal — ποτέ όμως τις πουλημένες. Προσοχή: ένα κλείσιμο που ήρθε από μια πύλη, μόλις αφαιρεθεί, δεν επιστρέφει από μόνο του. Όταν συμβεί, το Vezpa σου λέει πόσες από τις νύχτες που άνοιξαν ξανά ήταν κλεισίματα της πύλης.

Πατήστε στη γραμμή εργασιών (στην κορυφή του πλέγματος) για να ανοίξετε τον πίνακα εργασιών εκείνης της ημερομηνίας.

Οι εργασίες είναι σημειώσεις και υπενθυμίσεις που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη ημέρα. Χρήσιμες για καταγραφή γεγονότων, προθεσμιών ή εκκρεμοτήτων δεσμευμένων σε ακριβή ημερομηνία.

Στο κάτω μέρος του πλέγματος υπάρχει μια ειδική γραμμή που ονομάζεται "Εξαιρέσεις". Περιέχει:

• Κρατήσεις που δεν έχουν φυσικό δωμάτιο ανατεθειμένο έστω και για μία μόνο βραδιά: αρκεί μία ακάλυπτη βραδιά (αόρατο δωμάτιο)
• Ακυρωμένες κρατήσεις

Οι επικαλυπτόμενες κρατήσεις σε αυτή τη γραμμή χωρίζονται κάθετα σε θέσεις για να παραμείνουν αναγνώσιμες.

Ποιος ειδοποιείται όταν μια κράτηση μένει χωρίς κατάλυμα

Το Vezpa δεν περιμένει να το προσέξει κάποιος: μόλις μια κράτηση μείνει χωρίς φυσικό κατάλυμα προς ανάθεση, φεύγει ειδοποίηση στον Διευθυντή, τον Βοηθό και τον Χρήστη (τη ρεσεψιόν), δηλαδή στους ρόλους που μπορούν να το διορθώσουν αμέσως αναθέτοντας ένα κατάλυμα. Ο Υπάλληλος ευεξίας, ο Revenue Manager, η Γκουβερνάντα και ο Παρατηρητής δεν τη λαμβάνουν.

• Email στη γλώσσα εκείνου που το διαβάζει, με απευθείας σύνδεσμο προς την κράτηση.
• Ειδοποίηση push με τις λεπτομέρειες μέσα στην εφαρμογή: το όνομα του επισκέπτη, οι ημερομηνίες και το δωμάτιο εμφανίζονται πλέον και στην κλειδωμένη οθόνη.

Η ειδοποίηση φεύγει σε τέσσερις στιγμές: στη δημιουργία της κράτησης, μετά από αλλαγή ημερομηνιών, μετά από τροποποίηση που ήρθε από το κανάλι OTA και μετά από προσθήκη δωματίου που μένει χωρίς κατάλυμα.

Εάν το κατάλυμά σας έχει πολλαπλούς τύπους δωματίων, ένα κουμπί φίλτρου εμφανίζεται στη γραμμή εφαρμογής.

1. Πατήστε το εικονίδιο φίλτρου
   Εμφανίζονται επιλέξιμα chips για κάθε τύπο δωματίου.
2. Επιλέξτε τους τύπους
   Πατήστε έναν ή περισσότερους τύπους για φιλτράρισμα του πλέγματος.
3. Αποεπιλέξτε όλα
   Για να δείτε ξανά όλα τα δωμάτια.

Το φίλτρο ανά τύπο καταλύματος φαίνεται ακόμη και με κλειστό τον πίνακα: το εικονίδιο του χωνιού μένει γεμάτο και κάτω από τη μπάρα εμφανίζεται μια γραμμή που λέει πόσα καταλύματα βλέπετε από πόσα, με «Αφαίρεση φίλτρων» για να τα δείτε ξανά όλα. Αν το φίλτρο κρύψει όλες τις γραμμές, στη θέση του πλέγματος γράφει ότι δεν υπάρχει κανένα δωμάτιο με αυτό το φίλτρο. Αλλάζοντας κατάλυμα το φίλτρο ξεκινά από το μηδέν, ώστε να μην μεταφέρετε αλλού έναν τύπο που εκεί δεν υπάρχει. Και όταν στην περίοδο δεν υπάρχει καμία κράτηση, το ημερολόγιο το λέει, με άλλα λόγια από εκείνα που χρησιμοποιεί όταν δεν κατάφερε να διαβάσει τα δεδομένα.

Αν ο ρόλος σας μπορεί να τις διαχειριστεί, στην επάνω μπάρα υπάρχει η συντόμευση με το ευρώ: οδηγεί στις τιμές χωρίς να περάσετε από το μενού. Όποιος δεν έχει αυτό το δικαίωμα δεν τη βλέπει, και είναι φυσιολογικό.

Στη στήλη των δωματίων μπορεί να εμφανιστεί η ένδειξη καθαριότητας, που ενημερώνει η καθαρίστρια: υπάρχει μόνο στα δωμάτια όπου η καθαριότητα έχει νόημα. Πατώντας το δωμάτιο αλλάζετε καθαρό και ακάθαρτο, με επιβεβαίωση πριν την εγγραφή. Η κατάσταση ανανεώνεται μόνη της κάθε δύο λεπτά, οπότε μπορεί να αλλάξει ενώ κοιτάτε την οθόνη χωρίς να έχετε κάνει τίποτα. Για τα χρώματα των μπαρών υπάρχει το Υπόμνημα στο μενού της γραμμής εφαρμογής.

Το ημερολόγιο ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο χάρη στις ειδοποιήσεις push (FCM):

• Όταν φτάνει μια νέα κράτηση OTA ή Μηχανής Κρατήσεων, το ημερολόγιο ενημερώνεται αυτόματα
• Εάν προβάλλετε την καρτέλα Ημερολόγιο, η ανανέωση είναι άμεση
• Εάν βρίσκεστε σε άλλη καρτέλα, τα δεδομένα ακυρώνονται και φορτώνονται ξανά όταν επιστρέψετε στο Ημερολόγιο

Η γραμμή Εξαιρέσεις δεν άλλαξε: εξακολουθεί να συγκεντρώνει τις κρατήσεις χωρίς εκχωρημένο φυσικό κατάλυμα. Αυτό που άλλαξε είναι η υπόλοιπη εφαρμογή: η ίδια κράτηση αναγνωρίζεται τώρα και εκτός ημερολογίου.

• Στη Διεύθυνση: πλαίσιο νέων κρατήσεων, λίστες αφίξεων και αναχωρήσεων, λίστα γενεθλίων.
• Στη λίστα κρατήσεων και στην καρτέλα της κάθε κράτησης.
• Στο σημείο πώλησης, στη γραμμή της κράτησης στον πάγκο.

Όπου κι αν εμφανιστεί, το σήμα είναι το ίδιο: εικονίδιο προσοχής και η ένδειξη «Δεν έχει εκχωρηθεί δωμάτιο» με κόκκινο στη θέση του αριθμού δωματίου. Παλαιότερα σε αυτά τα σημεία εμφανιζόταν ένας εσωτερικός αριθμητικός κωδικός, που δεν έλεγε τίποτα ακριβώς όταν χρειαζόταν να καταλάβετε.