Οδηγός Πίνακα Ελέγχου

Ο Πίνακας Ελέγχου είναι το λειτουργικό κέντρο του καταλύματός σας. Είναι η πρώτη οθόνη που βλέπετε όταν ανοίγετε την εφαρμογή και σας δείχνει με μια ματιά ό,τι απαιτεί την προσοχή σας.

Από πάνω προς τα κάτω η σελίδα εμφανίζει: τα banner ειδοποιήσεων για επείγουσες καταστάσεις, την ημέρα Σήμερα σε τέσσερις αριθμούς, την πληρότητα (Επόμενες 7 ημέρες), τις συντομεύσεις (POS, Ταμείο και οι υπόλοιπες) και τις νέες κρατήσεις που ελήφθησαν. Στο τηλέφωνο οι συντομεύσεις βρίσκονται στην κορυφή, αμέσως μετά τα banner και πριν από το Σήμερα.

Στην επάνω γραμμή βρίσκετε τη «Νέα κράτηση», για να καταχωρίσετε μία χωρίς να περάσετε από το ημερολόγιο, και την αναζήτηση: στον υπολογιστή είναι ένα πεδίο στο πάνω μέρος της σελίδας, στο τηλέφωνο είναι ο μεγεθυντικός φακός στη γραμμή. Γράψτε ένα όνομα και ανοίγει η λίστα Κρατήσεις με την αναζήτηση ήδη έτοιμη, που μένει ορατή ως φίλτρο και αφαιρείται από εκεί.

Χρωματιστά banner στην κορυφή της σελίδας σηματοδοτούν σημαντικές καταστάσεις. Εμφανίζονται μόνο όταν υπάρχει κάτι να αναφερθεί.

Κάτω από τα banner, το μπλοκ Σήμερα συνοψίζει την ημέρα σε τέσσερα πλαίσια: τέσσερα δίπλα-δίπλα στον υπολογιστή, δύο ανά σειρά στο τηλέφωνο. Κάθε πλαίσιο πατιέται και ανοίγει τη λίστα προς επεξεργασία.

Πώς να διαβάσετε τους μετρητές

• 3 / 5 και από κάτω 2 εκκρεμούν — 3 check-in ολοκληρωμένα από 5 αναμενόμενες αφίξεις σήμερα.
• Όταν η σειρά με τις εκκρεμότητες εξαφανιστεί, αυτό το κομμάτι της ημέρας έχει κλείσει.
• 0 / 0 — δεν αναμένονται αφίξεις ή αναχωρήσεις σήμερα.

Δωμάτια IN / Δωμάτια OUT

Εάν υπάρχουν επιπλέον δωμάτια που αφικνούνται ή αναχωρούν (πέρα από το τυπικό check-in/out), εμφανίζονται σε πρόσθετη σειρά κάτω από τα κύρια κουμπιά.

• Στο κατάλυμα — το πλαίσιο του Σήμερα ανοίγει τη λίστα των παρόντων: όλοι οι επισκέπτες που βρίσκονται τώρα στο κατάλυμα, με το δωμάτιο που τους έχει ανατεθεί.
• Αφίξεις — η λίστα των κρατήσεων που φτάνουν τις επόμενες ημέρες (όχι μόνο σήμερα) ανοίγει από τον σύνδεσμο «N αφίξεις» στο πλαίσιο Επόμενες 7 ημέρες. Χρήσιμο για προετοιμασία εκ των προτέρων.

Οι επιπλέον γραμμές στο «Στο κατάλυμα»

Κάτω από το ποσοστό, το πλαίσιο Στο κατάλυμα μπορεί να δείξει δύο ακόμη γραμμές, μόνο όταν χρειάζονται:

• «N σε διαμονή» — οι επισκέπτες που μένουν: ήταν ήδη εδώ χθες και δεν αναχωρούν σήμερα, άρα δεν είναι ούτε αφίξεις ούτε αλλαγές δωματίου.
• «N μη διαθέσιμα», με πορτοκαλί — τα καταλύματα αποκλεισμένα ή σε συντήρηση απόψε, δηλαδή αυτά που η μέτρηση «/ σύνολο» ήδη εξαιρεί. Πατώντας την ανοίγει το Μη διαθέσιμα απόψε: για κάθε κατάλυμα όνομα και τύπος, Συντήρηση ή Αποκλεισμένο, ο λόγος αν υπάρχει και, για τη συντήρηση, «έως …» με την τελευταία νύχτα.

Ακυρώθηκαν σήμερα

Κάτω από τα τέσσερα πλαίσια εμφανίζεται το Ακυρώθηκαν σήμερα, μόνο αν σήμερα έφτασε τουλάχιστον μία ακύρωση: από πύλη, από ληγμένη κράτηση του Booking Engine ή χειροκίνητα. Δείχνει πόσες είναι και, από κάτω, τις νύχτες που ελευθερώθηκαν. Πατώντας το ανοίγει η λίστα με όνομα, ημερομηνίες και κανάλι· πατήστε μια γραμμή για να ανοίξει η κράτηση. Μετρά τις ακυρώσεις από τις 22/10/2026 και μετά: οι προηγούμενες δεν εμφανίζονται.

Το πλαίσιο δείχνει μία στήλη για καθεμία από τις επόμενες επτά νύχτες, ξεκινώντας από απόψε. Το ύψος της στήλης είναι η πληρότητα εκείνης της νύχτας, και το ποσοστό είναι γραμμένο μέσα στη στήλη ή από πάνω της, όταν η στήλη είναι πολύ χαμηλή για να το χωρέσει. Η πιο γεμάτη νύχτα έχει πιο σκούρο πράσινο.

• Το ποσοστό υπολογίζεται στα δωμάτια που διατίθενται προς πώληση: όσα είναι μπλοκαρισμένα ή σε συντήρηση δεν μετρούν στο σύνολο, έτσι ο αριθμός λέει πόσα πουλήσατε από όσα μπορείτε πραγματικά να πουλήσετε.
• Πάνω από τις στήλες, σε μία μόνο σειρά, εμφανίζονται οι αφίξεις (πράσινες) και οι αναχωρήσεις (κόκκινες) κάθε ημέρας, μαζί με τη σημερινή, χωρίς τις ακυρωμένες κρατήσεις. Στον υπολογιστή κάθε αριθμός έχει το εικονίδιό του, στο τηλέφωνο μόνο οι χρωματιστοί αριθμοί. Μια ημέρα χωρίς αφίξεις και αναχωρήσεις μένει κενή.
• Πάνω δεξιά, το «N αφίξεις» μετρά τις κρατήσεις που φτάνουν από αύριο ως το τέλος της εβδομάδας (οι σημερινές είναι ήδη στο πλαίσιο Check-in) και ανοίγει τη λίστα αφίξεων.

Επόμενες 14 ημέρες: ADR και RevPAR

Για τον διευθυντή, τον βοηθό και τον Revenue Manager το πλαίσιο Επόμενες 7 ημέρες μπορεί να πατηθεί: κάτω δεξιά υπάρχει ένα εικονίδιο για να ανοίξει, και ανοίγει το «Επόμενες 14 ημέρες». Για τους άλλους ρόλους το πλαίσιο δεν πατιέται και η πρόβλεψη δεν υπάρχει.

• Οι στήλες είναι η πληρότητα των επόμενων δεκατεσσάρων νυχτών, νύχτα προς νύχτα, υπολογισμένη όπως στο πλαίσιο: τα καταλύματα που είναι αποκλεισμένα ή σε συντήρηση δεν μετράνε.
• ADR — η μέση τιμή διαμονής των δωματίων που πουλήθηκαν εκείνη τη νύχτα.
• RevPAR — τα έσοδα διαμονής της νύχτας διαιρεμένα με τα δωμάτια που μπορούν να πωληθούν.
• Τα ποσά είναι στο νόμισμα του καταλύματος. Τα έσοδα μιας διαμονής μοιράζονται στις νύχτες της και δεν μπαίνουν όλα στην ημέρα αναχώρησης όπως στα Στατιστικά, και η διατροφή (πρωινό και παρόμοια) δεν περιλαμβάνεται.

Ορισμένα OTA στέλνουν κρατήσεις "κατ' αίτημα" που απαιτούν τη χειροκίνητη επιβεβαίωσή σας πριν γίνουν οριστικά αποδεκτές.

Οι κάρτες εμφανίζουν: όνομα επισκέπτη, ημερομηνίες check-in και check-out, ανατεθειμένο δωμάτιο, κανάλι OTA, εθνικότητα και διατροφικό πλάνο.

Πατήστε μια κάρτα για να ανοίξετε τη λεπτομέρεια κράτησης, όπου μπορείτε να επιβεβαιώσετε ή να απορρίψετε.

Στο κάτω μέρος της σελίδας βρίσκετε τη λίστα πρόσφατα ληφθεισών κρατήσεων, με χρωματιστά σήματα για τη διάκρισή τους:

• Νέα — νεοδημιουργημένη κράτηση
• Τροπ. — υπάρχουσα κράτηση που τροποποιήθηκε (αλλαγές ημερομηνιών, επισκεπτών κ.λπ.)

Κάθε κάρτα εμφανίζει: ημερομηνία δημιουργίας ή τροποποίησης, όνομα επισκέπτη, ημερομηνίες διαμονής, ανατεθειμένο δωμάτιο και κανάλι OTA. Πατήστε για να ανοίξετε την πλήρη λεπτομέρεια.

Οι σύνδεσμοι δεν βρίσκονται στη σελίδα: τους ανοίγει σε ένα συρτάρι το εικονίδιο δίπλα στις τρεις τελείες, πάνω δεξιά. Χωρίζονται σε δύο ομάδες: Απευθείας κρατήσεις, με την κάρτα Booking Engine αν ο ιστότοπος κρατήσεων είναι ενεργός, και Ευεξία, με την κάρτα SPA αν η ενότητα ευεξίας είναι ενεργή. Κάθε κάρτα δείχνει τη διεύθυνση και έχει δύο κουμπιά: το κουμπί Αντιγραφή διεύθυνσης την αντιγράφει στο πρόχειρο, το κουμπί Άνοιγμα την ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης.

• Η διεύθυνση εμφανίζεται για να την αναγνωρίζετε με μια ματιά· για να τη δημοσιεύσετε χρησιμοποιήστε το κουμπί Αντιγραφή διεύθυνσης, ώστε να μη χρειάζεται να την πληκτρολογήσετε.
• Με δικό σας τομέα, ο σύνδεσμος τον χρησιμοποιεί ήδη — δεν χρειάζεται να θυμάστε ποια εκδοχή στέλνετε.
• Με περισσότερα καταλύματα, κάθε Booking Engine έχει τη δική του κάρτα με το όνομα του καταλύματος· το SPA μένει ένα. Μια κάρτα εμφανίζεται μόνο αν το κανάλι είναι πραγματικά ενεργό, και το εικονίδιο μόνο αν είναι ενεργό τουλάχιστον ένα από τα δύο.

Στο τηλέφωνο οι συντομεύσεις βρίσκονται στην κορυφή της σελίδας, αμέσως μετά τα τυχόν banner και πριν από το Σήμερα· στον υπολογιστή τις βρίσκετε κάτω από το πλαίσιο των 7 ημερών. Στον υπολογιστή είναι όλες σε μία σειρά· στο τηλέφωνο το POS και το Ταμείο, τα πιο χρησιμοποιούμενα, πιάνουν την πρώτη σειρά, και οι υπόλοιπες ακολουθούν από κάτω, μοιρασμένες σε ίσα μέρη. Δεν είναι ίδιες για όλους: βλέπετε μόνο όσες μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιήσει ο ρόλος σας.

• POS και Ευεξία για εισπράξεις στον πάγκο.
• «Ταμείο» για πωλήσεις στον πάγκο με τα είδη του καταλόγου: μετρητά, κάρτα, εξωτερική κάρτα ή χρέωση στο δωμάτιο, με σύνοψη ημέρας και ακυρώσεις. Δείτε τον οδηγό Ταμείο.
• «Λογιστική», για τον διευθυντή και τον βοηθό: ανοίγει τα λογιστικά έγγραφα του καταλύματος — εκτός Ιταλίας με ενεργή τιμολόγηση τα «Εκδοθέντα τιμολόγια», στην Ιταλία την ενότητα «Ηλεκτρονική τιμολόγηση». Εμφανίζεται μόνο αν υπάρχει τουλάχιστον μία επιλογή· με μία την ανοίγει αμέσως, με περισσότερες δείχνει λίστα.
• RMS, αποκλειστικά για τον διευθυντή: το μητρώο του τι αποφάσισε ο αυτόματος μηχανισμός για τις τιμές, με την αναίρεση.
• Δραστηριότητα για τον διευθυντή: ποιος άλλαξε τι, πότε και από πού.

Η λίστα Νέες κρατήσεις δείχνει τις τελευταίες 50, ταξινομημένες κατά τελευταία τροποποίηση — όχι κατά ημερομηνία δημιουργίας.

• Γι' αυτό μια παλιά κράτηση μπορεί να ανέβει ξανά στην κορυφή: τροποποιήθηκε, δεν μόλις ήρθε.
• Η ένδειξη το λέει: Νέα όταν μπαίνει, Τροπ. όταν αλλάζει.
• Οι αφίξεις (από τον σύνδεσμο στο πλαίσιο Επόμενες 7 ημέρες) κοιτούν λίγες μέρες μπροστά· οι παρόντες (από το πλαίσιο Στο κατάλυμα) δείχνουν ποιοι είναι τώρα στο κατάλυμα.

Σε υπολογιστή, για τον διευθυντή, τον βοηθό και τον Revenue Manager, δεξιά εμφανίζεται στήλη με τις Προσφορές και τον πίνακα Αγορά ήδη ανοιχτό: ζήτηση στην περιοχή σας, σύγκριση με τους ανταγωνιστές, προέλευση όσων κρατούν.

• Ο πίνακας Αγορά εμφανίζεται μόνο αν υπάρχουν πραγματικά δεδομένα: αλλιώς μένει μόνο η κάρτα Προσφορές.
• Έτσι έχετε το στοιχείο της αγοράς μπροστά σας ενώ βλέπετε τα δικά σας νούμερα, χωρίς αλλαγή σελίδας.
• Σε κινητό και tablet η στήλη δεν υπάρχει: δεν χωράει — η Αγορά παραμένει προσβάσιμη από τις Τιμές.
• Οι άλλοι ρόλοι δεν τη βλέπουν: είναι μοχλός τιμής, όχι λειτουργικό στοιχείο.

Από τον Πίνακα Ελέγχου, ως διευθυντής, μπορείτε επίσης να φτάσετε στο Μητρώο ενεργειών: τον χρονολογικό κατάλογο κάθε αλλαγής που έγινε στο κατάλυμα, με συντάκτη, ώρα και προέλευση. Δείχνει τι έχει κάνει όλο το προσωπικό, γι' αυτό είναι αποκλειστικό για τον διευθυντή.

Δείτε όλες τις λεπτομέρειες στον οδηγό Μητρώου ενεργειών.

Όταν μια κράτηση δεν έχει ακόμη εκχωρημένο φυσικό κατάλυμα, στη θέση του ονόματος του δωματίου εμφανίζεται μια προειδοποίηση: ένα τρίγωνο προσοχής και δίπλα η ένδειξη «Δεν έχει εκχωρηθεί δωμάτιο», με κόκκινο. Το χρώμα δεν είναι το μόνο σήμα: το εικονίδιο και το κείμενο λένε το ίδιο, οπότε διαβάζεται και ασπρόμαυρα και από όσους δεν ξεχωρίζουν το κόκκινο.

Στη Διεύθυνση τη βρίσκετε σε πολλά σημεία:

• Νέες κρατήσεις — εδώ η προειδοποίηση πατιέται και οδηγεί κατευθείαν στην οθόνη όπου εκχωρείτε το κατάλυμα, χωρίς να περάσετε από την καρτέλα.
• Οι λίστες αφίξεων, αναχωρήσεων και επόμενων αφίξεων: η προειδοποίηση παίρνει τη θέση του ονόματος του δωματίου.
• Η λίστα των γενεθλίων: η φράση εμφανίζεται δίπλα στην ημερομηνία γέννησης, με κόκκινο και έντονα.
• Η λίστα Πληρότητα: οι επισκέπτες που έχουν ήδη καταχωρηθεί αλλά δεν έχουν ακόμη κατάλυμα εμφανίζονται στην κορυφή της λίστας, με την ειδοποίηση «Δεν έχει εκχωρηθεί δωμάτιο» στη θέση του ονόματος του δωματίου. Όποιος δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη δεν εμφανίζεται: είναι μια άφιξη προς προετοιμασία, όχι κάποιος που βρίσκεται ήδη μέσα.

Οι μετρητές Check-IN, Check-OUT και Καταλύματα IN/OUT δεν υπολογίζονται τη στιγμή που ανοίγεις τη σελίδα: είναι το στιγμιότυπο της τελευταίας νυχτερινής ενημέρωσης. Οι λίστες που ανοίγουν με ένα άγγιγμα υπολογίζονται όμως τώρα, και το δηλώνουν: γι' αυτό μια κράτηση που ήρθε σήμερα το πρωί εμφανίζεται στη λίστα αλλά όχι ακόμη στον αριθμό. Και η σελίδα Λήξεις δηλώνει το εύρος της: δείχνει προσφορές που έχουν ήδη λήξει και είναι ακόμη ενεργές, ακριβώς αυτές που μετρά το κόκκινο πλαίσιο.

Εξαίρεση αποτελούν το Στο κατάλυμα και το Επόμενες 7 ημέρες: υπολογίζονται από το ημερολόγιο κάθε φορά που ανοίγεις ή ανανεώνεις τη σελίδα, άρα ακολουθούν αμέσως μια νέα κράτηση ή ένα μπλοκαρισμένο δωμάτιο.