Szoftver kis szállodához Magyarországon 2026: mire van valóban szükség
Egy 12 vagy 25 szobás szálloda már nem panzió, de még nem is lánchotel: van recepció, de nincs külön revenue manager; van takarítószemélyzet, de nincs IT-osztály. Ez az útmutató sorra veszi, mit kell tudnia a szoftvernek egy kis magyar szállodában, mely kötelezettségeket nem lehet megkerülni, és mit csinál ebből ma a Vezpa – és mit nem.
- Egy kis szállodának szobatípusokban kell gondolkodnia: a típus kap árat, a szoba vendéget.
- A channel manager és a saját foglalási motor együtt dönti el, mennyi jutalékot fizetsz.
- Az NTAK-adatszolgáltatáshoz NTAK-hoz bekötött szálláshely-kezelő szoftver kell; a Vezpa NTAK-bekötése fejlesztés alatt áll.
- Az IFA-t, a vendégadatokat és a csapat munkáját egy helyen érdemes tartani.
Miben más egy kis szálloda, mint egy apartman
Az apartmanoknál minden egység önálló termék: saját fotók, saját ár, saját naptár. Egy szállodában viszont szobatípusokat adsz el – „franciaágyas”, „kétágyas superior”, „családi szoba” –, és a Booking.com vagy az Airbnb vendége nem a 104-es szobát foglalja le, hanem egy típust. A konkrét szobát te osztod ki, lehetőleg úgy, hogy a naptárban ne maradjanak használhatatlan egyéjszakás lyukak.
A másik különbség a csapat. Egy kis szállodában a recepciós, a takarítók vezetője és a tulajdonos ugyanabba a rendszerbe néz, de nem ugyanazt kell látniuk: a takarítónak nem kell látnia az árakat, a recepciósnak nem kell módosítania a csatornák beállításait.
Végül ott vannak az extrák: reggeli, minibár, parkoló, wellness. Ha ezeket papíron vagy egy külön kasszában vezeted, a kijelentkezéskor mindig ott a kérdés: minden rákerült a számlára?
Mit kell tudnia egy szállodai PMS-nek
Szobatípusok és foglalási naptár
A naptárnak egy pillantással meg kell mutatnia, ki érkezik, ki marad és ki utazik el, típusonként és szobánként. A Vezpában a szobatípusok közös árat kapnak, a foglalások pedig húzással áthelyezhetők egyik szobáról a másikra. Ha egy csatornáról olyan foglalás érkezik, amelyet nem lehet egyetlen szabad szobára tenni, a foglalás külön „Kivételek” sorba kerül, és értesítést kapsz – nem tűnik el csendben.
Channel manager
Egy kis szálloda jellemzően a Booking.com-on, az Expedián és egyre gyakrabban az Airbnb-n is jelen van. A channel manager feladata, hogy egy foglalás után az összes csatornán azonnal csökkenjen a szabad szobák száma, és hogy az árat egyszer kelljen beírni. A Vezpa több mint 60 csatornával szinkronizál; a részleteket a channel managerről szóló útmutatónk írja le.
Saját foglalási motor
Minden közvetlen foglalás az OTA-jutalék megtakarítása. A Vezpa foglalási motorja a saját weboldaladra kerül, kártyás fizetéssel (Stripe); a fizetéseken 0,5% díj van, a portáloktól érkező foglalásokon semmi. Hogy hogyan érdemes a közvetlen csatornát építeni, azt a közvetlen foglalásokról szóló cikk mutatja be.
Recepció, extrák és kassza
A vendég érkezése előtt online check-in linket kap, így a recepción már csak ellenőrizni kell. A bár, a reggeli vagy a minibár tételei a szobára terhelhetők, és a kijelentkezéskor egy helyen látod az egyenleget. Fontos: a Vezpa kasszája nem online pénztárgép, és nem küld számlaadatot a NAV-nak. A nyugtát és a számlát továbbra is a saját pénztárgéped, illetve a NAV Online Számlához bekötött számlázóprogramod állítja ki.
Csapat és takarítás
A Vezpában szerepkörök vannak: igazgató, asszisztens, revenue manager, szobalány és megfigyelő. A takarítási nézet a Smart+ csomagtól érhető el, a felhasználók száma csomagonként 3, 5 vagy 10. Így a takarítók a telefonjukon látják, melyik szoba szabadul fel ma, és melyikbe érkezik vendég.
Árazás
A legtöbb kis szálloda szezonális árakkal és minimális tartózkodással dolgozik. Ha automatizálni szeretnéd, a Pro csomagban van egy revenue management motor (RMS), amely a foglaltság és a piac alapján javasol és alkalmaz árakat; minden automatikus módosítás naplózva van, és visszavonható.
Magyar kötelezettségek: NTAK, VIZA, IFA
Magyarországon a szállodai szoftver nem csak kényelmi kérdés. A 2016. évi CLVI. törvény és a 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelet alapján minden szálláshelynek NTAK-hoz bekötött szálláshely-kezelő szoftverrel kell szolgáltatnia a statisztikai adatokat, a vendégek személyes adatait pedig okmányolvasón keresztül kell rögzíteni a VIZA (Vendég Információs Zárt Adatbázis) számára.
Az idegenforgalmi adót (IFA) a település rendelete határozza meg; a Vezpa a beállított szabályok szerint éjszakánként és vendégenként számolja, a mentességekkel együtt. A településenkénti kulcsokat az IFA-útmutatónk gyűjti össze.
Mennyibe kerül
A Vezpa árai nyilvánosak, és a szobák számától függnek: a Smart havi 13 990 Ft (8 szobáig), a Smart+ 20 990 Ft (15 szobáig), a Pro 31 990 Ft (25 szobáig). 25 szoba fölött egyedi csomagban állapodunk meg. A részletek az árak oldalon vannak.
Szezonális szállodáknak – Balaton, Mátra, Tisza-tó – hasznos a szezonális bezárás: 3–6 hónapos zárva tartást jelölhetsz meg, ezekre a napokra egyik csatornán sem lehet foglalni, és a bezárás alatt induló havidíjakért az ár 30%-át fizeted.
Egy naptár a recepciónak, a takarításnak és a csatornáknak
Szobatípusok, channel manager, saját foglalási motor és szerepkörök a csapatnak. Nyisd meg a demót a böngészőben.
Próbáld ki a böngészőben →Gyakran ismételt kérdések
- Elég egy apartmanoknak készült program egy kis szállodához?
- Csak akkor, ha kezeli a szobatípusokat. Egy szállodában a csatornák típust adnak el, a konkrét szobát a recepció osztja ki. Ha a program minden szobát külön terméknek tekint, a Bookingon minden szobát külön kell feltöltened, és elveszted a rugalmas kiosztást.
- A Vezpa elküldi az adatokat az NTAK-nak?
- Ma még nem: az NTAK- és VIZA-bekötés fejlesztés alatt áll. A Vezpa összegyűjti a vendégadatokat az online check-inből, de az adatszolgáltatást jelenleg NTAK-hoz bekötött megoldással kell elvégezni.
- Kiállít a Vezpa NAV-nak bejelentett számlát vagy nyugtát?
- Nem. A Vezpa kasszája a szobára terhelést és az egyenleget kezeli, de nem online pénztárgép és nem küld adatot a NAV Online Számla rendszerbe. A számlát a saját, bekötött számlázóprogramod állítja ki.
- Mi történik, ha több szobám van, mint a csomag határa?
- Semmi nem blokkolódik: tovább adhatsz hozzá szobákat, és a díj a következő megújításkor igazodik a szobák számához. 25 szoba fölött egyedi ajánlatot adunk.
Források és megjegyzések. 2016. évi CLVI. törvény a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól; 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelet; a Magyar Turisztikai Ügynökség tájékoztatói (info.ntak.hu); az okmányolvasós rögzítésről az Adózóna összefoglalója. A szabályok változhatnak: a konkrét esetedben az MTÜ-nél vagy tanácsadónál tájékozódj. A Vezpa funkciói 2026 októberi állapot szerint.