Kulcsdoboz és belépési kód: önkiszolgáló bejelentkezés apartmanokban és panziókban

Paolo Vezzola

Alapító · Vezpa PMS · Profil →

Késő esti járat, autópálya-dugó, vendég, aki nem tud előre érkezési időt mondani: aki nem lehet ott minden érkezésnél, előbb-utóbb kulcsdobozt szerel fel. A doboz egyszerű. A kód nem az: kinek küldöd, mikor, és mit ellenőriztél előtte. Ez az útmutató összefoglalja a magyar szabályokat, és bemutat egy módszert, amellyel a kód magától, de csak a megfelelő vendéghez jut el.

Mit mondanak a magyar szabályok

A kulcsdobozt magyar jogszabály nem tiltja. A korlátot a vendégadatok rögzítése jelenti: 2021 szeptembere óta a szálláshely-szolgáltatónak a vendég személyazonosító okmányának adatait okmányolvasón keresztül kell rögzítenie a szálláshely-kezelő szoftverben, ahonnan azok a VIZA-ba (Vendég Információs Zárt Adatbázis) kerülnek. A szakmai összefoglalók szerint az okmányról egyszerű fotó vagy fénymásolat nem készíthető, csak a meghatározott adatok olvashatók be. Az alapot a 2016. évi CLVI. törvény és a 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelet adja.

Ebből következik, hogy a „vak” önkiszolgáló bejelentkezés – a vendég megérkezik, kinyitja a dobozt, és senki nem olvassa be az okmányát – Magyarországon nem elég. Léteznek okmányolvasós megoldások a szállásadó jelenléte nélküli érkezésre is, de ezek feltételeit a szoftver szállítójánál és a Magyar Turisztikai Ügynökségnél (MTÜ) kell ellenőrizni.

A módszer: előbb ellenőrzés, aztán kód

1. Online check-in néhány nappal az érkezés előtt: a vendég megadja az adatait.
2. Ellenőrzés: átnézed az adatokat, és megszervezed az okmányolvasást úgy, ahogy a te megoldásod lehetővé teszi.
3. Jóváhagyás: csak ekkor válik a vendég „jogosulttá” a kódra.
4. Küldés az érkezés napján: a kód aznap reggel érkezik, nem hetekkel korábban.
5. Rendszeres kódcsere, értesítve azokat, akik a régit már megkapták, és még nem utaztak el.

Kézzel ez a módszer törékeny: elég egy túl korán elküldött üzenet, egy rossz vendég vagy egy régi kód. Pont ezt a részt érdemes automatizálni.

Hogyan csinálja a Vezpa

2026. október 15. óta a Vezpa kezeli a belépési eszközöket: a szállások kulcsdobozait és kódos zárait.

1. Rögzíted az eszközöket

A Konfiguráció „Szobák” csoportjában találod a „Belépési eszközök” oldalt (csak az igazgató látja). Minden eszközhöz nevet (például „Doboz 3”), leírást, kódot és a hozzá tartozó szállásokat adsz meg: egy doboz több szállást is kiszolgálhat, és egy szállásnak több eszköze is lehet (a doboz és a kapukód). A kód titkosítva tárolódik. Ma az eszközök „offline” típusúak, vagyis fix kóddal működnek, amelyet te írsz be: a hálózatra kötött okoszárak még nincsenek integrálva.

2. A vendég online bejelentkezik

A check-in link PIN-kóddal védett, amely a linkkel együtt utazik. Kérheted az okmány fotóját is (nem kötelező, kötelező vagy kikapcsolt): a fotók titkosítva tárolódnak, és hét nappal az elutazás után törlődnek. Magyarországon ez a fotó nem helyettesíti a VIZA-hoz előírt okmányolvasást.

3. Jóváhagyod a bejelentkezést

A foglalás „Kulcsok” mezője megmutatja, hol tartasz. Amikor a vendég befejezte az online check-int, megjelenik a „Bejelentkezés jóváhagyása” gomb. Ez nem az érkezési check-in: napokkal korábban is jóváhagyhatsz. Ha viszont az érkezéskor a foglalásból végzed el a check-int, az jóváhagyásnak is számít.

4. A kód magától indul

A „Belépési kódok” automatizálás a „Belépési kód (jóváhagyás után)” mezővel küldi az üzenetet:

• csak jóváhagyott bejelentkezésű foglalásoknak; jóváhagyás előtt a mező üres marad, akkor is, ha más üzenetbe teszed;
• az érkezés napján a beállított órában (alapértelmezés szerint 8:00-kor); ha aznap később hagyod jóvá, azonnal indul;
• foglalásonként egyszer; több eszköz esetén a vendég például ezt olvassa: „Doboz 3: 1123, Kapu: 9876”;
• a vendég nyelvén; a portálon foglaló, továbbító e-mail-címmel rendelkező vendég a portál csevegőjében kapja meg.

Mint a többi előre beállított automatizálás, kikapcsolva és kész szöveggel indul: akkor kapcsold be, amikor az eszközöket már rögzítetted.

5. Kódcsere úgy, hogy senki ne maradjon ki

A kód nem másolódik rá a foglalásokra: a küldés pillanatában olvasódik ki az eszközből, így aki a csere után kap üzenetet, már az újat kapja. Amikor új kódot mentesz, a Vezpa megmondja, hány, még el nem utazott vendég kapta meg a régit, így tudod, kit kell értesítened.

Az online check-in és az automatizálások minden csomagban benne vannak, havi 13 990 Ft-tól. Ha több apartmant kezelsz, olvasd el a rövid távú bérlés kezeléséről szóló cikket is.

Gyakran ismételt kérdések

Szabad Magyarországon kulcsdobozzal fogadni a vendégeket?

A dobozt magyar jogszabály nem tiltja, de a vendég okmányadatait okmányolvasóval kell rögzíteni a VIZA számára. Az önkiszolgáló bejelentkezést úgy kell megszervezni, hogy ez a rögzítés megtörténjen. A pontos feltételekről az MTÜ-nél tájékozódj.

Mikor érdemes elküldeni a kulcsdoboz kódját?

Az érkezés napján, és csak azután, hogy ellenőrizted a vendég adatait. Ha a foglalás visszaigazolásával küldöd, hetekkel korábban adod oda valakinek, akit még nem azonosítottál, és talán egy kódcsere előtt.

Mi történik, ha a Vezpában megváltoztatom a doboz kódját?

A későbbi küldések azonnal az új kódot használják, mert a kód a küldés pillanatában olvasódik ki az eszközből. Mentéskor a Vezpa megmondja, hány, még el nem utazott vendég kapta meg a régit, így értesítheted őket.

Összekapcsolható a Vezpa okoszárakkal?

Ma nem: a belépési eszközök offline típusúak, fix kóddal, amelyet te írsz be, mint a mechanikus kulcsdobozoknál és a kódos záraknál. A modell már számol más eszköztípusokkal, de a hálózatra kötött zárak még nincsenek integrálva.

Források és megjegyzések. 2016. évi CLVI. törvény; 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelet; a VIZA-ról és az okmányolvasásról az Adózóna és a CMS összefoglalója; MTÜ: info.ntak.hu. Az önkiszolgáló érkezésre nem találtunk külön magyar szabályt; a szabályozás változhat, a konkrét esetben az MTÜ-nél tájékozódj. A Vezpa funkciói 2026 októberi állapot szerint.