Szálláskezelő szoftver panzióknak: a PMS, ami helyetted dolgozik

Paolo Vezzola

Alapító · Vezpa PMS · Profil →

Ha panziót vagy néhány apartmant üzemeltetsz, az idődet nem a szobák viszik el: a Booking, az Airbnb, az idegenforgalmi adó és az NTAK adatszolgáltatás. Egy jó szálláskezelő szoftver pontosan ezeket veszi le a válladról.

A panziósok 4 igazi gondja

Aki kevés szobát kezel, jól tudja: a legfárasztóbb munka nem az ágyazás, hanem az, hogy minden mást is egyben tartson. Négy bosszúság tér vissza újra meg újra.

1. A túlfoglalás a portálok között. Ugyanaz a szoba fenn van a Bookingon, az Airbnb-n és talán a saját oldaladon is. Este 11-kor érkezik egy foglalás az Airbnb-re, de a Bookingon az a szoba arra az éjszakára még szabadnak látszik. Ha nem zárod le gyorsan, valaki lefoglalja, és máris két vendéged van egy ágyra. Ilyenkor át kell költöztetned valakit, bocsánatot kérni, sőt néha a saját zsebedből másik szállást fizetni. Egyetlen dupla foglalás elviheti több hét nyereségét.

2. Az árak és a szabad helyek kétszeri-háromszori beírása. Megemelnéd a hosszú hétvége árát? Be kell lépned a Booking Extranetbe, aztán az Airbnb-be, majd rendbe tenni a saját oldalt. Ugyanaz háromszor — és elég egyet elfelejteni, hogy fél áron adj el vagy üresen maradj.

3. A jogszabályi kötelezettségek. Magyarországon minden vendég adatait jelenteni kell az NTAK (Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ) felé, és a külföldi és belföldi vendégek adatait a rendőrség felé a VIZA rendszeren keresztül. Emellett ott az idegenforgalmi adó (IFA), amit éjszakánként és személyenként kell kiszámolni, a település mentességeit alkalmazva. Kézzel mindez elveszett óra alkalmanként, és bírság kockázata, ha hibázol vagy elfelejted.

4. A kézi bejelentkeztetés. A recepción várod a vendéget okmánnyal a kézben, beírod az adatokat, lemásolod a személyit. Ha késik vagy vasárnap este mind egyszerre érkezik, oda a délután.

Mit csinál egy szálláskezelő szoftver, mint a Vezpa — konkrétan

Egy jó szálláskezelő szoftver nem egy újabb program, amit meg kell tanulni: pontosan az, ami eltünteti a fenti négy bosszúságot. Pontról pontra, mit jelent ez.

Egyetlen naptár az összes OTA-csatornához

Minden foglalás — Booking, Airbnb, a saját oldalad, a telefonos direkt foglalások — egyetlen naptárba fut be. Megnyitod a telefonodon, és három másodperc alatt látod, ki érkezik ma, mely szobák szabadok, ki utazik el holnap. Nincs több papír, nincs három megnyitott fül.

Automatikus szinkron a Bookinggal és az Airbnb-vel

Amikor egy csatornán befut egy foglalás, a Vezpa azonnal lezárja azt a szobát az összes többi csatornán. És amikor árat vagy szabad helyet módosítasz, azt egyszer teszed meg: a rendszer továbbítja a Bookingnak, Airbnb-nek, Expediának, Vrbónak, Agodának és több mint 60 csatornának. A túlfoglalás és a többszöri beírás egyszerre tűnik el.

Online check-in az érkezés előtt

A vendég kap egy linket, beírja az adatait és lefotózza az okmányát otthonról, még az indulás előtt. Mire megérkezik, minden készen áll: átadod a kulcsot, és kész. A vasárnap esti öt egyszerre érkező vendég is kezelhetővé válik.

NTAK, VIZA és idegenforgalmi adó automatikusan

A vendég által a check-innél megadott adatok automatikusan eljutnak az NTAK-hoz a megfelelő szállástípus szerint, a vendégadatok pedig a rendőrség felé a VIZA rendszeren keresztül — anélkül, hogy bármilyen hatósági portált megnyitnál. Az idegenforgalmi adó magától számolódik, éjszakáról éjszakára, a település beállított kulcsaival és mentességeivel.

Foglalási motor a saját oldaladon és mobilapp

A Vezpa ad egy foglalási motort, amit a saját oldaladra teszel: a vendég közvetlenül nálad foglal, Stripe-fizetéssel. A portálokról érkező foglalásokon semmilyen százalék nincs az OTA-foglalások után — a 0% jutalék mind a tiéd marad. A közvetlen foglalási motoron csak 0,2% van, semmiség a portálok által kért 15-18%-hoz képest. És mindent a natív mobilappról (iOS és Android) kezelsz, asztali Windows és macOS mellett.

Miért nincs szüksége egy kis panziónak szállodai PMS-re

A nagy nemzetközi PMS-ek 50 szobás, állandó recepcióval működő szállodákra készültek: ajánlatra adott ár, hetekig tartó betanítás dedikált tanácsadóval, modulok, amiket sosem használsz. Egy négyszobás panziónak ez olyan, mintha kamiont vennél a bevásárláshoz. A Vezpa az ellenkező oldalról indult: kis szállásadóknak tervezve, nyilvános árral havi €39-től, néhány perces önkiszolgáló aktiválással és kereskedő nélkül. Regisztrálsz, magad állítod be a szobákat és az árakat, összekötöd a csatornákat és indulsz. Ha érdekel, hol állsz a magyar piacon, olvasd el a legjobb PMS panzióknak és apartmanoknak cikket.

Gyakran ismételt kérdések

Kell már Booking- vagy Airbnb-fiókkal rendelkeznem?

Igen, és mindet megtartod. A Vezpa a meglévő fiókjaidhoz kapcsolódik: a Booking.com újracsatlakozása azonnali, a többi csatorna (Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) önállóan aktiválható a felületről. A jövőbeli foglalások rögtön az egységes naptárba érkeznek; nem kell változtatnod azon, ahogy ma értékesítesz.

Mennyibe kerül?

Az árak nyilvánosak: három csomag havi €39, €59 és €89 áron, a szobák és apartmanok száma szerint. Minden benne van — channel manager, foglalási motor, NTAK, VIZA, idegenforgalmi adó, mobilapp — rejtett, fizetős modulok nélkül. 14 napig ingyen kipróbálod, bankkártya nélkül, és bármikor lemondhatod.

Működik kevés apartmannal is, nemcsak szobákkal?

Igen. A Vezpa egyformán kezeli a panzió szobáit, a kiadószobákat és az apartmanokat. Ha több egységed van, mindegyikhez külön kezelőt rendelhetsz, és mindent egyetlen felületről irányítasz, akár csak két-három apartman esetén is.

És ha segítségre van szükségem?

A támogatás 12 órán belül válaszol, és az elsődleges csatorna a WhatsApp: úgy írsz, mint egy embernek, és egy csapat válaszol, amely tudja, mi az NTAK és a VIZA, mert minden nap ezekkel dolgozik. Nincs kötelező hívás, nincsenek céltalanul forgó ticketek.