Legjobb PMS szoftver apartmanokhoz és panziókhoz Magyarországon 2026

Paolo Vezzola

Alapító · Vezpa PMS · Profil →

Aki Magyarországon apartmant ad ki rövidtávon, panziót, falusi vendéglátást, wellness hotelt vagy kis szállodát üzemeltet, minden nap olyan kötelezettségek keverékével szembesül, amelyek egyediek ehhez a piachoz: az NTAK (Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ) napi adatszolgáltatási kötelezettsége, amely 2021 óta mindenkire vonatkozik, az IFA (idegenforgalmi adó), amely településenként változik, a VIZA (Vendég Információs Zárt Adatbázis) rendszere a külföldi vendégek rögzítéséhez, a Booking.com, amely a gyakorlatban nélkülözhetetlen az egész országban, és 2025 óta az egyre szigorodó NAV online számla kötelezettsége. Egy PMS (Property Management System), amely nem támogatja ezeket a magyar sajátosságokat, arra kényszerít, hogy mindent kézzel csinálj — és akkor inkább maradhatnál az Excelnél. Ebben az útmutatóban pontosan elmagyarázom, milyen funkciókkal kell rendelkeznie egy PMS-nek, hogy Magyarországon működjön, mik a valós árak, és hogyan kerülheted el a nagy nemzetközi szolgáltatók csapdáit.

Mi az a PMS és mit kell tennie érted

A Property Management System az a szoftver, amely egy szálláshely mindennapi üzemeltetését irányítja: foglalások, naptár, árak, vendégek, számlázás, bejelentkezés és kijelentkezés. Egy magyarországi panzió vagy apartman-üzemeltető számára a PMS-nek legalább a következőket kell kínálnia:

• Áttekinthető tervezési naptár: egy pillantásra látható, mely szobák szabadok és foglaltak
• Channel manager: automatikus kétirányú szinkron a Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo és Agoda platformokkal, kézi frissítések nélkül
• Online foglalási motor: közvetlen foglalások elfogadásának lehetősége a saját weboldalról, jutalék nélkül
• NTAK adatszolgáltatás: automatikus napi adatszolgáltatás a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ felé, az adatmodell szerint (210/2023 Korm. rendelet)
• VIZA rendszer: automatikus adatszolgáltatás a Vendég Információs Zárt Adatbázisba a külföldi vendégek esetén, a 2021. évi XCVII. törvény szerint
• IFA kezelése: automatikus számítás településenként, mentességekkel (18 év alattiak, 70 év felettiek egyes településeken, munkavállalók)
• Fizetések: integráció SimplePay, OTP SimplePay, Barion, Stripe megoldásokkal, bankkártyával és SZÉP-kártya kezelésével
• NAV online számla: számlák kiállítása az online számla adatszolgáltatással kompatibilis formátumban, 5 % ÁFA szálláshely-szolgáltatáshoz

Vannak PMS-ek, amelyek egy területen kiválóak, de más területeken súlyosan hiányosak. A leggyakoribb példa: a nemzetközi szolgáltatók (Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway) erősek a channel managerben, de teljesen figyelmen kívül hagyják az NTAK-ot, a VIZA-t és a magyar IFA-t, így kézzel kell dolgoznod mindhárom esetben.

A magyar piac sajátosságai

NTAK — Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ

A Magyar Turisztikai Ügynökség által üzemeltetett NTAK 2019-ben indult, és 2021 óta minden szálláshely-szolgáltatónak kötelező napi adatszolgáltatást végeznie. Az NTAK-ba jelentésre kötelezettek: szállodák, panziók, apartmanok, kempingek, üdülőházak, közösségi szálláshelyek, fizetővendéglátó-helyek és egyéb kereskedelmi szálláshelyek. A kötelezettséget a 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelet és későbbi módosításai szabályozzák.

Az NTAK minden nap automatikusan gyűjti a foglalások és vendégek adatait: érkezés, távozás, éjszakák száma, vendégek száma (életkor és nemzetiség szerint), bruttó ár, szobák típusa. A szálláshely-szolgáltatónak az érkezéstől számított 24 órán belül kell jelentenie minden adatot. Mivel egy 10 szobás panziónak napi 3-5 bejelentkezése lehet, a kézi adatbevitel a rendszerbe gyorsan terhelővé válik — és a hibák (rossz életkor, rossz nemzetiségi kód, rossz szobatípus) elutasításhoz és újbóli beküldéshez vezetnek.

VIZA — Vendég Információs Zárt Adatbázis

A VIZA a 2021. évi XCVII. törvénnyel létrehozott rendszer a külföldi vendégek rögzítésére. Minden nem magyar állampolgárt a szálláshely-szolgáltatónak a VIZA-ba kell jelentenie okmányolvasón vagy kézi adatbevitellel, a bejelentkezéskor. Az adatokat a VIZA az Országos Idegenrendészeti Főigazgatóság és a rendőrség számára teszi elérhetővé bűnüldözési és közbiztonsági célból.

A VIZA adatbeviteli követelményei különböznek az NTAK-tól: a VIZA konkrét vendégeket azonosít (név, okmányszám, állampolgárság, születési adatok), míg az NTAK foglalási statisztikát szolgáltat. Egy jó PMS mindkét rendszerbe automatikusan jelent, egy közös adatbevitelből.

IFA — idegenforgalmi adó

Az idegenforgalmi adó helyi adó, amelyet minden önkormányzat maga állapít meg a helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény alapján. A maximális törvényi mérték 2026-ban 550 Ft/fő/éj (az adó 2020 óta nem emelkedett, de 2024-ben valorizálták az infláció miatt). Minden település saját rendeletében dönti el, hogy kiveti-e az IFA-t, mekkora az összege és mely mentességek érvényesek. Budapest, Hévíz, Siófok, Balatonfüred, Debrecen, Eger, Pécs és a legtöbb nagyobb turisztikai település a maximális mértéket vagy annak közelit alkalmazza.

5 % szálláshely ÁFA

2020. január 1-jétől a szálláshely-szolgáltatás ÁFA-kulcsa Magyarországon 5 %, ami az egyik legalacsonyabb az EU-ban (az uniós átlag 9-13 % körül van). Ez azt jelenti, hogy egy 20.000 Ft-os foglalás 952 Ft ÁFA-t tartalmaz. A kiegészítő szolgáltatások (fizetős parkolás, mosoda, különleges étkezés) azonban 27 %-os ÁFA-val terheltek. Egy PMS-nek minden számlasoron a megfelelő kulcsot kell alkalmaznia, különben a NAV-nál benyújtott bevallás hibás lesz. A legtöbb nemzetközi PMS egyetlen országos kulcsot ismer, és helytelen kulcsot rendel a kiegészítő szolgáltatásokhoz.

NAV online számla

2021 óta minden adóalany számára kötelező a NAV online számla rendszerbe való adatszolgáltatás minden kiállított számláról. A számlának strukturált XML formátumban kell eljutnia a NAV-hoz a kiállítás pillanatában (vagy legfeljebb 5 napon belül). Egy PMS-nek, amely nem támogatja a NAV online számla integrációt, nincs haszna Magyarországon, mert még mindig külön kellene számlázódvány szoftvert használnod (Billingo, KBOSS, Szamlazz.hu) a törvényes számlák kiállításához.

PMS rendszerek valós árai Magyarországon

A szolgáltatók weboldalain szereplő árak ritkán a végleges árak. Az alábbiakban egy reális kép egy 5 szobás panzió vagy 5 egységes apartman-üzemeltető számára Magyarországon:

A nagy nemzetközi szolgáltatók "kezdő árakat" hirdetnek, amelyek csak néhány szobára és alap modulokra vonatkoznak. Amint aktiválod a teljes channel managert, a foglalási motort, a POS-t és a jelentéseket, a számla kétszeresére vagy háromszorosára duzzad. Különösen figyelj a közvetlen foglalások utáni jutalékokra: egyes PMS-ek 2-3 %-ot számítanak fel minden foglalás után, amely a rendszerükön keresztül érkezik, ami a főszezonban havi több tízezer forintot tehet ki.

Mi hiányzik gyakran a nemzetközi PMS-ekből

1. NTAK napi adatszolgáltatás

A Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway és a legtöbb nemzetközi PMS lehetővé teszi a vendégadatok bevitelét, de nem ismeri az NTAK specifikumait: nincs közvetlen API-kapcsolat az NTAK-kal, nincs 210/2023 szerinti adatmodell, nincs automatikus napi küldés 24 órás határidővel. Az eredmény: minden nap kézzel kell bejelentkezned az ntak.hu oldalra és át kell másolnod az adatokat, ami 5 egység esetén havi 10-15 órát jelent.

2. VIZA adatszolgáltatás külföldi vendégeknél

A VIZA különálló rendszer az NTAK-tól, külföldi vendégek esetén kötelező. A nemzetközi PMS-ek nem ismerik a VIZA követelményeit, nincs okmányolvasó magyar személyi igazolványokhoz és útlevelekhez, és nincs megfelelő XML formátum. Gyakorlatilag minden külföldi vendégnél kétszer kell bevinned az adatokat: egyszer a PMS-be és egyszer a VIZA webes felületére.

3. IFA településenkénti automatikus számítás

Budapest V., VI., VII. és VIII. kerülete eltérő IFA-t szed (550 Ft Pesten, 500-550 Ft más kerületekben), Hévíz 700 Ft-ot szed (törvényi maximum felett speciális gyógyhelyi jogcímen), Siófok 550 Ft-ot, de sok kisebb település kevesebbet vagy semmit. A nemzetközi PMS-ekben van "tourist tax" mező, ahova fix összeget írsz, de nem támogatja a településenkénti eltérő összegeket, a kor szerinti mentességeket és az OTA csatornákon keresztüli foglalások kezelését.

4. NAV online számla integráció

A NAV online számla kötelező Magyarországon 2021 óta, és 2024-ben a küszöbérték megszűnt — minden kiállított számlának át kell mennie a rendszeren. A nemzetközi PMS-ek általános "invoice"-okat állítanak ki PDF-ben, amelyek nem érvényes magyar adójogi bizonylatok. A gyakorlatban aki nemzetközi PMS-t használ, külön Billingo vagy Szamlazz.hu előfizetést tart fenn a számlázáshoz, ami megduplázza a munkát.

Összehasonlítási szempontok kis üzemeltetőnek

Ha 1-15 egységes apartmant vagy panziót üzemeltetsz Magyarországon, a PMS választásánál ezek a hat szempont számít valóban:

1. A számla végösszege, nem a kezdő ár. Mindig kérj árajánlatot az összes szükséges modullal (channel manager, foglalási motor, NTAK, VIZA, számlázás) a pontos egység számodra.
2. Natív Booking.com és Airbnb integráció extra díjak és jutalékok nélkül.
3. NTAK automatikus adatszolgáltatás közvetlenül az NTAK API-hoz, nem manuális export.
4. VIZA automatikus jelentés külföldi vendégeknél okmányolvasóval és digitális aláírással.
5. IFA települések szerint, helyes mentesítésekkel és OTA csatornák különválasztásával.
6. NAV online számla integráció natív vagy közvetlen Billingo / Szamlazz.hu kapcsolattal.
7. Magyar nyelvű ügyfélszolgálat: amikor probléma van, valakivel akarsz beszélni, aki érti a nyelved és a magyar jogszabályokat.

Miért a Vezpa a jó választás magyar szálláshely-szolgáltatóknak

A Vezpa egy PMS, amelyet kifejezetten az európai piacra terveztünk, teljes Magyarország-támogatással. Konkrétan ez azt jelenti:

• Automatikus NTAK napi adatszolgáltatás, közvetlen API-kapcsolat az ntak.hu-val, XML az adatmodell szerint 210/2023 rendelet alapján, küldés 24 órás határidőn belül
• Automatikus VIZA külföldi vendégek esetén, személyi igazolvány és útlevél OCR, digitális aláírás táblagépen
• IFA településenként előre betöltve: Budapest (550 Ft), Hévíz (700 Ft), Siófok (550 Ft), Balatonfüred, Debrecen, Eger, Pécs, Szeged, Sopron és más turisztikai települések
• Channel Manager Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda platformokkal, extra díjak nélkül
• SimplePay, Barion, Stripe natív integráció magyar bankkártyás fizetésekhez
• NAV online számla közvetlen integráció a Billingo és Szamlazz.hu rendszerekkel, 5 % / 27 % ÁFA automatikus megosztással
• Magyar nyelvű támogatás e-mailben, chaten és telefonon

Gyakran ismételt kérdések

A Vezpa működik falusi vendéglátóknak is?

Igen. A Vezpa támogatja a falusi vendéglátást, a fizetővendéglátást, a panziókat, az apartmanokat, a wellness hoteleket és a kis szállodákat 50 szobáig. A rendszer felismeri a falusi vendéglátás specifikumait (egyes esetekben ÁFA-mentesség, egyszerűsített számlázás) és ennek megfelelően állítja be a felületet.

Importálhatom a foglalásaimat egy másik PMS-ből?

Igen. A Vezpa ingyenes importálási szolgáltatást kínál foglalásokhoz, vendégekhez és számlákhoz a leggyakrabban használt PMS rendszerekből (Cloudbeds, NetHotel, Hostaway, Mews, Smoobu, IPEX NTAK). A migráció általában 1-3 munkanapot vesz igénybe, és nem érinti a meglévő foglalásokat.

Van minimum szoba szám a Vezpa használatához?

Nincs. A Vezpa 1 egységtől (egy apartman) 50 szobáig működik. Az ár 39 €-tól havonta (Smart csomag: legfeljebb 8 szoba + 3 apartman) indul és az egységek számával skálázódik.

A Vezpa valóban jelent az NTAK-nak automatikusan?

Igen. Az NTAK hozzáférési adatok kezdeti konfigurálása után (amelyeket az ntak.hu oldalon kapsz meg) a Vezpa automatikusan napi adatszolgáltatást küld az adatmodell szerint 210/2023 rendelet alapján. A küldés állapotát minden foglalásnál az alkalmazás paneljén ellenőrizheted.

Összefoglalás

Egy PMS választása Magyarországon három pontban dől el: az NTAK helyesen van-e megvalósítva, az IFA automatikusan települési díjakkal és a NAV online számla integrálva van-e. Ha egy is hiányzik ezek közül, minden nap kézi munkát végzel, amelyet éppen a PMS-nek kellett volna megoldania.

Ha először választasz PMS-t, kezdj egy ingyenes próbaidőszakkal, csatlakoztasd a Booking.com-ot, vigyél be néhány valós foglalást és nézd meg, zökkenőmentesen fut-e a folyamat. A különbség egy jó és egy rossz PMS között csak a második és harmadik foglalási kérésnél válik nyilvánvalóvá, amikor a rutin kezdődik és már nincs türelmed a kézi munkához.

Megjegyzés: a versenytárs termékekre vonatkozó információk a közzététel idején nyilvánosan elérhető forrásokon alapulnak; vásárlási döntésnél mindig ellenőrizze a szállító hivatalos weboldalán.