Varauksen tiedot -opas
Hallitse varauksen kaikkia osa-alueita Vezpa-järjestelmässä: saldo, vieraat, veloitukset ja maksusuoritukset, takuukortti, muutokset, toiminnot ja tulostus.
Sisällys
VieraatPäävaraaja ja ryhmän jäsenet
Jokaisella varauksella on päävaraaja (henkilö, jonka nimissä varaus on), ja sillä voi olla yksi tai useampia lisättyjä ryhmän jäseniä. Päävaraaja on majoituskohteen yhteyshenkilö, ja hänen tietojaan käytetään sekä Questuralle tehtävässä ilmoituksessa että verotukseen liittyvissä asiakirjoissa.
| Vieraan tyyppi | Rooli | Henkilöllisyystodistus | Huomautukset |
|---|---|---|---|
| Päävaraaja | Henkilö, jonka nimissä varaus on; majoituskohteen ja viranomaisten ensisijainen yhteyshenkilö | Pakollinen | Aina vain yksi huonetta kohden. Hänet on rekisteröitävä ennen check-iniä. |
| Ryhmän jäsen | Perheenjäsen, seuralainen tai muu ryhmään kuuluva henkilö. Voidaan lisätä tai poistaa vapaasti. | Valinnainen (riippuu maasta) | Italiassa henkilöllisyystodistus on pakollinen Questuralle tehtävää ilmoitusta varten. |
Näin rekisteröit vieraan
Rekisteröinti etenee yksinkertaisena neljän vaiheen sarjana. Kun koko prosessi on suoritettu loppuun, nimen vieressä oleva kuvake muuttuu vihreäksi.
Tilakuvakkeiden merkitys
- Vihreä — vieras on rekisteröity oikein ja kaikki pakolliset tiedot on täytetty
- Oranssi — rekisteröinti on kesken, pakollisia tietoja puuttuu (henkilöllisyystodistus, syntymäaika jne.)
- Harmaa — vierasta ei ole vielä rekisteröity, yhtään tietoa ei ole syötetty
Asiakirjan skannaus ja OCR
Rekisteröinnin aikana voit valokuvata vieraan henkilöllisyystodistuksen. OCR-järjestelmä poimii siitä automaattisesti etunimen, sukunimen, syntymäajan ja asiakirjan numeron, jolloin käsin syötettävää jää mahdollisimman vähän.
Painike «Vieras saapui»
Saapumispäivänä huonekortissa näkyy painike «Vieras saapui», «Check-out»-painikkeen kaksonen. Sen painaminen merkitsee, että vieras on saapunut, ja siirtää kyseisen huoneen kalenteripalkin tilasta «Saapuu tänään» tilaan «Talossa». Se on eri toiminto kuin alempana kuvattu online-check-in: se ei lähetä mitään ilmoitusta viranomaisille.
Painikkeen alla oleva rivi kertoo kaiken, mitä se tekee. Se sulkee myös verkkosisäänkirjautumisen linkin: sen jälkeen vieras ei voi enää muuttaa tietojaan. Jos painoit sitä vahingossa, samana päivänä näkyy «Palauta», joka peruu sen ja poistaa saapumisajan. Jos huoneessa on avainlaatikko, sisäänkirjautuminen toimii myös verkkosisäänkirjautumisen hyväksyntänä: jos koodien lähetysaika on jo mennyt, koodit lähtevät heti.
”Työmatka”: työmatkat
Kortin yläosassa, kanavan vieressä, on salkkukuvakkeella varustettu tunniste ”Työmatka”: se merkitsee työmatkat ja yrityksen nimiin tehdyt varaukset. Yksi napautus kytkee sen päälle, toinen pois. Se on vain merkintä: ”Matkailuvero” peritään kuten muiltakin vierailta, vaikka laskun maksaisi yritys. Portaalivarauksissa se kytkeytyy päälle itsestään, kun kanava lähettää yrityksen laskutustiedot (esimerkiksi Booking.comin työmatkavaraus), ja vain varauksen saapuessa: kanavalta myöhemmin tuleva muutos ei ohita valintaasi. Jos vieras on todella vapautettu, katso matkailuveron opas.
Vierailun vaiheet
Varauksen yläosassa vaiheiden rivi näyttää, missä vierailu on menossa: «Vahvistettu» → «Check-in» saapumispäivän kanssa → «Paikalla» → «Check-out» lähtöpäivän kanssa. Tehdyissä vaiheissa on valintamerkki, nykyisessä pallo. Vaiheeseen «Paikalla» siirrytään, kun painat «Vieras saapui»; kun kaikki vaiheet on merkitty, vieras on lähtenyt. Tila on sen huoneen, josta avasit kortin: kahden huoneen varauksessa toinen voi olla jo otettu käyttöön ja toinen ei. Saapumatta jääneellä ei ole vaiheita: näkyy vain merkki «Saapumatta jäänyt». Peruutetuissa ja «Pyynnöstä»-varauksissa vaiheita ei näytetä: niiden tavalliset ruudut pysyvät.
«Kanta-asiakas»: palaava vieras
Jos päävieras on majoittunut luonasi aiemmin, vaiheiden alle ilmestyy vihreä merkki «Kanta-asiakas · N aiempaa käyntiä». Se laskee vieraan aiemmat peruuttamattomat varaukset, jotka tunnistetaan asiakashistorian avulla, ilman nyt avattua varausta. Sitä ei aseteta käsin: se ilmestyy ja päivittyy itsestään.
Sen vieressä voivat näkyä myös tähti «VIP» ja päävieraan värilliset tarrat. Ne ovat vieraan tarroja, eri asia kuin varauksen tarrat: ne seuraavat henkilöä käynnistä toiseen, ja niitä hallitaan hänen tiedoistaan asiakashistoriassa (sivu «Vieraan tiedot», painikkeet «VIP» ja «Tarra»). Rivi näkyy, jos ainakin yksi näistä kolmesta on olemassa.
Veloitukset ja maksusuorituksetMaksujen, lisien ja alennusten kirjaaminen
Napauta varauksen yläreunassa olevaa saldoa avataksesi talouspaneelin. Täällä voit tehdä kolme erillistä toimenpidettä, joista kullakin on erilainen vaikutus kokonaissaldoon.
| Toimenpide | Vaikutus saldoon | Kuvaus | Esimerkkejä |
|---|---|---|---|
| Veloitus | Kasvattaa maksettavaa summaa | Varaukseen lisätty ylimääräinen kustannus. Syötä kuvaus ja summa. | Minibaari € 12, pysäköinti € 8/yö, ylimääräinen aamiainen € 15, pesula € 20 |
| Maksusuoritus | Pienentää maksettavaa summaa | Vieraalta vastaanotettu maksu. «Maksutapa» («Käteinen», «Kortti», «Tilisiirto») on valinnainen, mutta kun verokuitit ovat käytössä, se on valittava, koska verokuitti erottelee käteisen ja sähköisen maksun. | Käteinen € 100, luottokortti € 250, tilisiirto € 500 |
| Alennus | Pienentää maksettavaa summaa | Kokonaissummaan tehtävä vähennys. Se voi olla kiinteä summa tai prosenttiosuus. | Kanta-asiakasalennus € 30, 10 %:n kampanja, kuponki € 50 |
Kirjaamisen kulku
Veloituksen, maksusuorituksen tai alennuksen kirjaaminen etenee aina samalla tavalla:
Maksusuoritusten maksutavat
Kun kirjaat maksusuorituksen, sinun on ilmoitettava vieraan käyttämä maksutapa. Tämä tieto näkyy sekä tulosteissa että kirjanpidon raporteissa:
- Käteinen — käteismaksu vastaanotossa
- Luottokortti — maksu maksupäätteellä tai veloitus kortilta
- Tilisiirto — ennakkomaksu tai loppusumman maksaminen pankkisiirrolla
- Stripe verkossa — Stripe-maksulinkin kautta vastaanotettu maksu (kirjautuu automaattisesti)
Takuukortti ja vahinkovakuusPidä kortti varalla ja veloita sitä tarvittaessa
Kun varaus saapuu omasta Booking Engine -varausmoottoristasi takuukortilla tai vahinkovakuudella, vieraan kortti tallennetaan turvallisesti Stripeen ilman minkäänlaista veloitusta. Varauksen tiedoissa näet käytettävissä olevan kortin, ja päätät itse, veloitatko sitä ja kuinka paljon.
| Tyyppi | Mihin sitä käytetään | Milloin sitä veloitetaan |
|---|---|---|
| Takuukortti | Turvaa oleskelun maksun siltä varalta, ettei vieras maksa laskuaan | Check-in-päivästä alkaen, oman harkintasi mukaan |
| Vahinkovakuus | Kattaa mahdolliset vahingot enintään sovittuun enimmäissummaan asti | Vain vahinkotapauksessa, enintään asetettuun ylärajaan asti |
Takuun veloittaminen (myös vain osittain)
Katevarauksen veloituspainikkeesta perit takuukortin summan. Näkyviin avautuu kenttä, johon on valmiiksi täytetty takuun koko summa: voit joko vahvistaa sen sellaisenaan tai pienentää sitä ja veloittaa vain osan (esimerkiksi No Show -tilanteesta perittävän sakkomaksun). Enimmäismäärä, jonka voit veloittaa, on aina katevarauksen summa.
- Täysi veloitus — perit koko takuusumman, jolloin varaus on kokonaan maksettu.
- Osittainen veloitus — perit vain ilmoittamasi summan; loppuosaa ei veloiteta ja takuu suljetaan.
Vahinkovakuus
Jos varaukseen sisältyy vahinkovakuus, käytettävissäsi on painike Veloita vakuus: syötä vahingon summa (enintään asetettuun enimmäismäärään asti), jolloin korttia veloitetaan vain tuon summan verran.
Kortin vapauttaminen
Sinun ei ole pakko veloittaa mitään. Jos et käytä takuuta:
- Manuaalinen vapautus — valinnalla “Peruuta takuu” vapautat vieraan kortin välittömästi.
- Automaattinen vapautus — kortit, joita ei koskaan käytetä, vapautuvat itsestään 30 päivän kuluttua check-outista.
- Vieraan oma maksu — jos vieras maksaa jäljellä olevan summan verkossa, takuukortti vapautetaan automaattisesti.
TarratVärillinen tarra saapumismuistiinpanojen yläpuolella
Saapumismuistiinpanojen yläpuolella on tarrojen paneeli: värilliset tarrat, jotka johtaja määrittää tälle kohteelle Asetuksissa (katso Asetusten opas).
Puhelimessa ja tabletissa se on vetolaatikko: suljettuna se näyttää vain sanan «Tarrat», jos yksikään ei ole päällä tälle varaukselle, tai päällä olevien merkit; kosketus otsikkoon avaa sen ja näyttää kaikki saatavilla olevat tarrat. Tietokoneella, leveässä ikkunassa, vetolaatikkoa ei ole: koko lista näkyy aina ja on aina kosketettavissa.
Kummassakin tapauksessa ele on sama: kosketa tarraa kytkeäksesi sen päälle tai pois, ilman minkäänlaista vahvistusta.
Samat tarrat näkyvät myös varauslistassa, rivien merkkeinä ja suodattimena («Suodata tarran mukaan»).
MuutoksetPäivien, ateriapaketin ja huoneen vaihtaminen
Varauksen tiedoista voit muuttaa useita oleskelun osa-alueita. Jokainen muutos näyttää ennen vahvistusta esikatselun uudesta hinnasta, joten voit tarkistaa taloudellisen vaikutuksen täysin riskittömästi.
| Muutos | Mitä tapahtuu | OTA-huomautukset |
|---|---|---|
| Päivien vaihto | Pidennä tai lyhennä oleskelua siirtämällä check-in- ja/tai check-out-päivää. Hinta lasketaan uudelleen uusina päivinä voimassa olevien hintojen mukaan. | Vain öiden lisääminen (ennen tai jälkeen). OTA-yöt ovat suojattuja, eikä niitä voi poistaa. |
| Ateriapaketin vaihto | Vaihda ateriapaketiksi PE (pelkkä majoitus), BB (bed & breakfast), MP (puolihoito) tai PC (täysihoito). Lisämaksu lasketaan uudelleen kaikille öille. Oleskelulle on kirjattava vähintään yksi vieras: muuten lisämaksua ei voi laskea ja ateriapaketit pysyvät poissa käytöstä. | Koskee myös OTA-varauksia. Lisämaksu lasketaan omien paikallisten hintojesi perusteella. |
| Huoneen vaihto | Siirrä vieras toiseen huoneeseen tai huonetyyppiin. Saatavuus tarkistetaan reaaliajassa ja hinta päivitetään uuden huoneen hinnan mukaiseksi. | Koskee myös OTA-varauksia. Ei muuta varauksen alkuperäistä kanavaa. |
Muutosten esikatselu
Jokainen muutos kulkee esikatselunäytön kautta, joka näyttää selkeästi seuraavat tiedot:
- Hinta ennen muutosta
- Hinta muutoksen jälkeen
- Erotus euroina (positiivinen tai negatiivinen)
- Lisätyt tai poistetut yöt (päivien vaihdon yhteydessä)
Voit vahvistaa muutoksen vasta sen jälkeen, kun olet tarkistanut esikatselun. Jos luvut eivät täsmää, palaa takaisin napauttamalla Peruuta, jolloin mitään ei muuteta.
Jos varaus jää muutoksen jälkeen ilman majoitusta
Jos varaus jää päivämuutoksen jälkeen ilman osoitettavissa olevaa fyysistä majoitusta, sovellus kertoo sen heti: tallennuksen jälkeen näkyviin tulee varoitusikkuna. Ikkuna näkyy joka kerta, myös silloin kun kyseisestä varauksesta oli jo aiemmin lähtenyt hälytyssähköposti — sen, joka juuri käsitteli varausta, on tiedettävä mihin tilaan se jäi.
Varaus näkyy edelleen kalenterin Poikkeukset-rivillä, josta voit osoittaa majoituksen. Samaan aikaan ilmoitus tavoittaa Johtajan, Avustajan ja Käyttäjän (vastaanoton) sähköpostilla ja push-ilmoituksella.
ToiminnotCheck-out, No Show, peruutus ja ilmoitus Questuralle
Käytettävissä olevat toiminnot riippuvat kolmesta tekijästä: varauksen tilasta, kuluvasta päivästä ja varauksen alkuperäisestä kanavasta. Sovellus näyttää vain ne toiminnot, jotka ovat kyseisellä hetkellä olennaisia.
| Toiminto | Milloin käytettävissä | Vaikutus | Peruttavissa |
|---|---|---|---|
| Check-out | Lähtöpäivänä (tai sen jälkeen) | Sulkee varauksen, vapauttaa huoneen ja vahvistaa lopullisen saldon. Vieras merkitään lähteneeksi. Kun verokuitit ovat käytössä, viimeisen huoneen check-outissa avautuu paneeli «Laskun päättäminen»: se näyttää erät, jotka eivät vielä ole missään asiakirjassa, loppusumman ja maksutavan, ja tarjoaa vaihtoehdot «Laadi kuitti», «Lasku» tai «Myöhemmin». | Ei |
| No Show | Vieras ei saapunut paikalle | Huoneen kokonaissummat nollataan. Voit halutessasi merkitä peruutuskulun veloituksena (valinnainen). Johdon laskurit päivittyvät. | Ei |
| Peruutus | Vain suorat varaukset (puhelin, walk-in, portaali, varausmoottori) | Varaus poistetaan järjestelmästä lopullisesti. | Ei |
| Ennenaikainen lähtö | Vieras lähtee ennen suunniteltua päivämäärää | Check-out siirretään tähän päivään. Jäljellä olevat yöt poistetaan ja hinta lasketaan uudelleen. | Ei |
| Ilmoitus Questuralle | Vain italialaiset majoituskohteet, kun vieraiden rekisteröinti on täysin valmis | Välittää kaikkien rekisteröityjen vieraiden tiedot Polizia di Staton Alloggiati Web -portaaliin. | — |
Check-out: oleskelun päättäminen
Check-out on varauksen viimeinen toimenpide. Tarkista ennen sen tekemistä, että saldo on nollassa. Jos maksettavaa jää vielä jäljelle, sovellus varoittaa sinua: voit joko kirjata vielä yhden maksusuorituksen tai edetä siitä huolimatta.
No Show: vieras ei saapunut
No Show -merkintä nollaa huoneen kokonaissummat ja poistaa varauksen Johdon saapumisten ja lähtöjen laskureista. Jos oma käytäntösi sen sallii, voit lisätä peruutuskulun, joka kirjataan varaukselle veloituksena.
Peruutus: vain suorat varaukset
Peruutus on käytettävissä yksinomaan suoraan syötetyille varauksille (puhelin, walk-in, portaali, varausmoottori). Järjestelmä tarkistaa ennen etenemistä, että varaukselle ei ole kirjattu maksusuorituksia: jos suorituksia on, sinun on ensin poistettava ne tai peruutettava maksut.
Ilmoitus Questuralle (vain Italia)
Italialaisissa majoituskohteissa toiminto Ilmoitus Questuralle välittää vieraiden tiedot Polizia di Staton Alloggiati Web -portaaliin. Painike aktivoituu vasta silloin, kun kaikkien huoneen vieraiden henkilöllisyystodistus on rekisteröity oikein. Ilmoitus lähtee automaattisesti joka päivä klo 13.00 niistä varauksista, joiden check-in on samana päivänä, mutta voit myös pakottaa lähetyksen käsin milloin tahansa.
Tulostus ja jakaminenLasku, maksusuoritukset, veloitukset ja lähetys WhatsAppilla
Toimintovalikosta (kuvake ⋮ varauksen tietonäkymän oikeassa yläkulmassa) voit luoda asiakirjoja ja jakaa ne eteenpäin. Kaikkiin asiakirjoihin liitetään automaattisesti majoituskohteen otsikkotiedot eli toiminimi, ALV-numero ja osoite.
| Asiakirja | Sisältö | Milloin sitä käytetään |
|---|---|---|
| Täydellinen lasku | Yhteenveto, jossa ovat vieraan tiedot, öiden erittely huoneittain, ateriapaketin lisämaksut, lisäveloitukset, matkailuvero, maksetut suoritukset ja loppusaldo. | Check-outin yhteydessä vieraan lopullisena kuittina |
| Tulosta avoin saldo | Tulosta avoin saldo avaa Lasku-näkymän suoraan avoimeen saldoon, jaettuna osiin Majoitus, Matkailuvero ja Lisät: valitset, mitkä tilit tulostetaan. Lasku-näkymässä voit poistaa valinnan riveiltä, joita ei tulosteta; jos poistat jonkin, asiakirja näyttää vain valittujen rivien summan ilman maksettua ja saldoa, koska maksut kirjataan tileittäin eikä riveittäin. | Kun vieraan on vielä maksettava ja hän haluaa tietää paljonko |
| Maksusuoritukset | Kuitti vastaanotetuista maksuista: kunkin suorituksen päivämäärä, summa ja maksutapa. | Kun vieras pyytää kuittia tekemistään maksuista |
| Veloitukset | Täydellinen luettelo lisäveloituksista, jossa on kuvaus, summa ja kirjauspäivämäärä. | Kun haluat eritellä lisäkustannukset vieraalle |
Jakaminen WhatsAppilla
Toimintovalikon WhatsApp-vaihtoehto luo Stripe-maksulinkin ja lähettää sen suoraan varaukseen rekisteröityyn vieraan puhelinnumeroon. Viesti sisältää jäljellä olevan summan ja linkin, jonka kautta maksu onnistuu kortilla.
Stripe-linkillä vieras maksaa jäljellä olevan summan kortilla suoraan puhelimestaan. Se, mitä linkki kattaa, riippuu majoituskohteen asetuksesta: kun «Sisällytä verot verkkomaksuihin» on päällä (Asetukset → Verot), linkki pyytää huoneen loppusumman ja matkailuveron; kun kytkin on pois päältä, se pyytää vain huoneen loppusumman, ja vero peritään edelleen paikan päällä. Kolme tapaa jakaa se:
- WhatsApp — avaa WhatsAppin viesti valmiiksi kirjoitettuna, vieraan numerolle
- Email — lähtee oikeasti palvelimiltamme, vieraan kielellä
- Kopioi linkki — kopioi tekstin leikepöydälle, liitettäväksi minne haluat
Viestin kielen valinta lähetysikkunassa lähtee vieraan kielestä, jonka näet myös kortin yläreunassa kanavan vieressä. Merkinnällä «auto» Vezpa on päättänyt kielen itse: portaalissa käytetyn kielen, sitten vieraan maan ja lopuksi majoituskohteen kielen perusteella. Jos sähköpostia ei ole kyseisellä kielellä, se lähtee englanniksi. Napauta sitä valitaksesi toisen: siitä lähtien myös automaattiset sähköpostit käyttävät sitä. Valitsemalla «Automaattinen» palaat automaattiseen päättelyyn.
Historia aikajanana
«Varaushistoria» avautuu valikosta ⋮ (hyvin leveällä tietokoneen näytöllä se voi olla varauksen yhdessä sarakkeessa). Se on aikajana: merkinnät on ryhmitelty päivittäin, päivä kirjoitetaan kerran ryhmän alkuun ja jokaiseen merkintään vain kellonaika. Jokainen merkintä on pystysuoralla viivalla, ja värillinen kuvake kertoo toiminnon tyypin: luonti, päivämäärien, ateriapaketin tai majoituksen muutos, vieraan saapuminen («Vieras saapui»), lähtö, saapumatta jääminen, peruutus, maksut, veloitukset, muistiinpanot ja tunnisteet. Jokaisen merkinnän alla näkyvät edelleen tekijä, kanava ja arvot ennen → jälkeen.
Valmiit viestitKerran kirjoitetut tekstit, vieraan tiedoilla täytettyinä
Varauksen tietojen alla on myös ”Lähetä viesti”: viesteille, jotka eivät ole vahvistus eivätkä maksupyyntö ja jotka haluat pitää valmiina kirjoittamatta niitä joka kerta uudelleen, esimerkiksi vieraille, jotka eivät ole vielä tehneet verkkosisäänkirjautumista.
- Valitse viesti omistasi tai ehdotuksista: ”Muistutus verkkosisäänkirjautumisesta” on jo valmis ja käytettävissä heti.
- Teksti tulee valmiiksi täytettynä vieraan nimellä, päivämäärillä, majoituksella ja tämän varauksen linkeillä, vieraan kielellä, jos olet kirjoittanut sen sillä kielellä.
- Muokkaa sitä tarvittaessa: muutos koskee vain tätä viestiä.
- Valitse WhatsApp, ”Sähköposti” tai ”Kopioi teksti”.
Viestit kirjoitetaan kohdassa Majoituskohde → Vieraat & viestintä → ”Valmiit viestit” tai luettelon alalaidan kohdasta ”Hallitse valmiita viestejä”. Jokainen viesti saa nimen ja tekstin yhdellä tai useammalla kielellä; painikkeella ”Lisää kenttä” lisäät tiedot, jotka täyttyvät itsestään, samat kuin automaatioissa. Yksi kieli riittää: jos vieras puhuu muuta kieltä, käytetään englantia, sitten italiaa, sitten ensimmäistä kirjoittamaasi.
Keskustelu
Vieressä on ”Keskustelu”: se avaa sivun, jolla on kaikki sinun ja tämän vieraan välillä, keskustelun tapaan, vanhimmasta viestistä uusimpaan. Sen näkevät roolit Johtaja ja Avustaja.
- Vasemmalla vieraan viestit, jotka ovat tulleet portaalien chattiin (Booking.com, Airbnb…), merkinnällä ”Vastaanotettu portaalin keskustelussa”.
- Oikealla kaikki, mikä on lähtenyt Vezpasta: sähköpostit, WhatsAppia varten valmistellut viestit, kopioidut tekstit, automaattiset sähköpostit automaation nimellä ja vastaukset portaalin chatissa. Portaalin chattiin toimitettu viesti näkyy vain kerran.
- Jokaisessa viestissä on päivämäärä ja kellonaika, tila (esimerkiksi ”Lähetetty sähköpostilla”, ”Valmisteltu WhatsAppiin” tai ”Ei lähetetty”), kanavan kuvake ja portaali.
Sivun alareunassa on painike jokaiselle portaalin chatille, kuten ”Vastaa Airbnb-keskustelussa”, joka avaa chatin, jotta voit vastata vieraalle, sekä ”Lähetä viesti” valmiin viestin lähettämiseen. Päivitä sivu vetämällä sitä alaspäin.
- WhatsAppissa teksti on valmisteltu versio: jos muutit sitä puhelimessa ennen lähettämistä, lopullinen versio on keskustelussasi.
- Automaatioista näkyy nimi, ei tekstiä. Teksti puuttuu myös ennen tätä toimintoa lähetetyistä viesteistä.
- Myös epäonnistuneet lähetykset näkyvät täällä, merkinnällä ”Ei lähetetty”.
Verkkosisäänkirjautuminen
Vezpan lähettämä verkkosisäänkirjautumisen linkki (automaatiot, valmiit viestit, lähetykset tästä varauksesta) on yksi ja sama koko varaukselle: vieras avaa sen ja pääsee suoraan ensimmäisen rekisteröitävän vieraan lomakkeelle.
Varauksen tietojen alla ruutu ”Verkkosisäänkirjautuminen” näyttää:
- kuinka moni vieras on jo antanut tietonsa, esimerkiksi ”2/3 rekisteröity”;
- ”Lähetä linkki”, joka avaa valmiiden viestien arkin, ja ”Kopioi linkki”, joka kopioi linkin liitettäväksi minne haluat.
Verkkosisäänkirjautumisessa vieras näkee taustana Booking Enginesi pääkuvan, yhteenvedon saapumisesta, lähdöstä ja rekisteröidyistä vieraista sekä ylhäällä välilehden jokaiselle vieraalle: yksi napautus vaihtaa vieraasta toiseen. Kun vieras on tallennettu, välilehti näyttää nimen ”Vieras N” -tekstin sijaan ja lomake siirtyy itsestään seuraavaan. Lopuksi yhteenveto ”Sisäänkirjautuminen valmis” luettelee kaikki vieraat lähetettyjen asiakirjakuvien sumennettujen pienoiskuvien kanssa: niitä ei voi lukea, ne auttavat vain tunnistamaan, mikä kuva lähetettiin.
”Avaimet”: kulkukoodit
Jos huoneella on avainlaatikko kohdassa ”Kulkulaitteet” (”Asetukset”), verkkosisäänkirjautumisen alle tulee laatikko ”Avaimet” koodeineen. Kun vieras on tehnyt verkkosisäänkirjautumisen, tarkista tiedot ja napauta ”Hyväksy sisäänkirjautuminen”: automaatio ”Kulkukoodit (sisäänkirjautuminen hyväksytty)” lähettää koodit saapumispäivänä valittuun aikaan (oletuksena klo 8) tai heti, jos hyväksyt myöhemmin samana päivänä.
- Se ei ole saapumisen ”Check-in”-painike: voit hyväksyä päiviä etukäteen, eikä vierasta merkitä saapuneeksi. Jos napautat ”Check-in” hyväksymättä, sekin lasketaan hyväksynnäksi.
- Painikkeella ”Peru hyväksyntä” perut hyväksynnän niin kauan kuin koodeja ei ole lähetetty. Ne lähetetään joka tapauksessa vain kerran varausta kohden.
- Kun ne on lähetetty, laatikko kertoo sen päivämäärän ja kellonajan kanssa.
Tarkista portaalistaKun vieras ja isäntä ovat eri mieltä summista
Vieras sanoo maksaneensa jo kaiken portaalissa; sinun muistiinpanossasi lukee, että matkailuvero peritään lähtiessä. Toimintovalikossa (kuvake ⋮) kohta Tarkista portaalista kysyy portaalilta sen summat ja asettaa ne omiesi viereen.
| Erä | Mitä se kertoo |
|---|---|
| Portaali maksaa sinulle | Mitä portaali tilittää sinulle tästä varauksesta komissionsa jälkeen. |
| Portaalin komissio | Mitä portaali pitää itsellään. |
| Vieraan maksama | Mitä vieras on maksanut portaalille. |
| Perittävä lähtiessä | Mitä portaalin mukaan sinun on perittävä. Omat veloituksesi eivät sisälly tähän. |
| Matkailuvero | Onko portaali jo perinyt sen vai peritöttekö sen te: tämä on useimmin esiin nouseva kysymys. |
Jos summat täsmäävät, vihreä rivi kertoo sen eikä muuta tarvita. Jos ne eivät täsmää, näkyviin tulee painike Päivitä portaalista: se lataa varauksen uudelleen ja tasaa summat, ja se on varattu johtajalle.
Huonetta ei ole määritettyVaroitus kortilla ja painike, joka korjaa sen
Huoneen otsikossa näkyy numeron sijaan varoitus niin kauan kuin majoitusta ei ole määritetty: varoituskuvake ja teksti «Huonetta ei ole määritetty» punaisella. Väri ei ole ainoa merkki — kuvake ja teksti sanovat saman.
Huoneen avaamalla löydät myös laajennetun laatikon, jossa on selitys — «Tälle varaukselle ei ole määritetty huonetta: määritä huone.» — ja painike «Määritä huone».
- Painike ei näy vain luku -rooleille: varoitus jää, toiminto ei.
Vieraan kortista löydät myös Lähetä varausvahvistus: se lähettää sivun majoituksen tiedoilla ja online-sisäänkirjautumisella, samoja kolmea kanavaa pitkin. Tärkeintä käsin syötetyille varauksille, jotka eivät saa automaattista sähköpostia. Painikkeen alla näkyy myös, onko vahvistus jo lähtenyt, päivämäärän kanssa. Sähköposti lähtee palvelimiltamme, joten rivillä lukee «Lähetetty»; WhatsApp ja «Kopioi linkki» luovuttavat tekstin puhelimellesi, joten rivillä lukee «Valmisteltu» tai «Kopioitu» — siitä eteenpäin emme voi tietää, lähetitkö sen todella. Mikään ei esty: voit lähettää vahvistuksen uudelleen niin monta kertaa kuin tarvitset.
Vieraat lasketaan luokittain: rekisteröidyt ja odotetut
Huonelaatikko luetaan kuten kortin ylälaidassa oleva: henkilöt on jaettu luokkiin — Aikuiset, Nuoret, Vauvat — kullakin oma kuvakkeensa.
Jokaisessa luokassa on kaksi lukua: rekisteröidyt ja odotetut vieraat. Esimerkiksi 2/1 Nuoret tarkoittaa kahta rekisteröityä nuorta siellä, missä oli ilmoitettu yksi, ja 0/1 Vauvat tarkoittaa, ettei yhtään vauvaa ole rekisteröity siellä, missä yksi oli ilmoitettu. Yhtä ainoaa kokonaislukua ei enää ole.
Kun luokan kaksi lukua eivät täsmää, kyseinen luokka korostetaan punaisella — molempiin suuntiin: sekä silloin kun rekisteröintejä puuttuu (0/1) että silloin kun niitä on ilmoitettua enemmän (2/1). Punainen on vain korostus: ero luetaan kahdesta luvusta, jotka pysyvät näkyvissä.
- Vauvat lasketaan mukaan rekisteröitäviin vieraisiin: heitä ei jätetä laskennan ulkopuolelle.
- Ristiriidassa asiakirjat voittavat: rekisteröidyn vieraan luokka määräytyy hänen syntymäajastaan, ei siitä mitä varausta tehtäessä ilmoitettiin. Siksi ylitys on olemassa ja se on normaali näky: jos ilmoitit vauvan ja paikalle tulee nuori, laatikko sanoo sen sen sijaan että piilottaisi.
Tarvitsetko apua?
Ota meihin yhteyttä sovelluksesta Asetukset-osioon sisäänrakennetun tukijärjestelmän kautta.