Opas OTA-kanavien yhdistämiseen

Channel manager on järjestelmä, joka yhdistää Vezpan portaaleihin kuten Booking.com, Airbnb, Expedia ja kaikkiin muihin. Kun se on aktivoitu, se toimii täysin automaattisesti:

• Hinnat: kun muutat hintoja Vezpa-sovelluksessa, ne päivittyvät automaattisesti kaikkiin yhdistettyihin kanaviin
• Saatavuus: kun huone varataan (mistä tahansa kanavasta), päivitys lähtee heti kaikkiin muihin kanaviin, jotta ylivarauksilta vältytään; julkaisu portaalissa voi kestää muutaman minuutin
• Varaukset: OTA-kanavilta saapuvat uudet varaukset ilmestyvät automaattisesti Vezpan kalenteriin, ja puhelimeen tulee push-ilmoitus
• Muutokset ja peruutukset: jos vieras muuttaa tai peruuttaa varauksen OTA-portaalissa, varaus päivittyy automaattisesti myös Vezpassa

Prosenttiero hinnoissa

Jokaiselle OTA-kanavalle voit asettaa prosenttieron paikallisiin hintoihin nähden. Esimerkki:

• +10 % — kanavalle lähetettävät hinnat ovat 10 % korkeammat kuin perushintasi
• -5 % — ei sallittu: lisä ei voi olla negatiivinen, arvo hylätään eikä kyseistä kanavaa tallenneta
• 0 % — samat hinnat kuin järjestelmässä

Voit muuttaa eroa milloin tahansa kohdasta Asetukset → OTA-kanavat.

Jokaisen OTA-kanavan kohdalla menettely noudattaa aina neljää vaihetta:

1. Pyydä aktivointia Vezpa-sovelluksesta
   Siirry kohtaan Asetukset → OTA-kanavat, valitse kanava ja napauta ”Aktivoi”. Joidenkin kanavien kohdalla sinulta kysytään tietoja (kohteen koodi, tilinhaltijan nimi jne.). Ennen pyynnön vahvistamista voit korjata koodin tai valitun kanavan toiminnolla «Muokkaa koodia/kanavaa» ilman, että sinun tarvitsee aloittaa alusta.
2. Hyväksy yhteys OTA-portaalissa
   Kirjaudu kanavan portaaliin (Booking Extranet, Airbnb jne.) ja valitse oikea channel manager. Jokaisella kanavalla on oma menettelynsä — katso kanavakohtaiset ohjeet alla olevista osioista.
3. Suorita Channel Mapping
   Avaa Vezpa-sovelluksessa kanavan Channel Mapping ja liitä järjestelmän huoneet OTA-portaalin huoneisiin. Ilman tätä vaihetta kanava ei toimi. Yksityiskohtainen opas ↓
4. Kanava on aktiivinen
   Mappauksen jälkeen synkronointi käynnistyy automaattisesti. Hinnat ja saatavuus lähetetään kanavalle, ja varaukset alkavat saapua kalenteriin.

Sinun ei tarvitse palata tarkistamaan. Kun odotusnäkymä on auki, Vezpa tarkistaa itse puolen minuutin välein, onko portaali hyväksynyt yhteyden, ja siirtyy heti seuraavaan vaiheeseen. Jos suljet sovelluksen, saat ilmoituksen, kun portaali hyväksyy; siihen asti ohjausnäkymän yläreunassa näkyy muistutus kanavan nimellä.

Portaaleista suljetut huoneet. Jos näet OTA-hallinnassa oranssin laatikon, jossa on huoneiden nimiä, niitä huoneita ei lähetetä millekään kanavalle, vaikka kanava olisi aktiivinen. Portaalista tuodut huoneet alkavat näin; laita ne myyntiin ottamalla ”Myy tämä huone portaaleissa” käyttöön huoneen asetuksissa.

Muut kanavat. Myös kohdan ”Muut OTA-kanavat” kanavat yhdistetään vasta portaalissa annetun valtuutuksen jälkeen. Siihen asti kanava näkyy ryhmässä ”Odotetaan portaalia” OTASwitchin valintavaiheiden kanssa, ja Vezpa huomaa sen itse, kuten pääkanavissa. ”Avaa kanavayhdistäminen” jatkaa yhdistämistä, ”Peruuta” poistaa sen odotuksesta.

Pyynnön lähettämisen jälkeen rekisteröinti jatkuu itsestään channel managerilla.

Rekisteröity ei tarkoita myynnissä

Kanava ei myy vielä: kaksi vaihetta on jäljellä. Valtuuta yhteys portaalin ekstranetissä, napauta sitten ”Avaa kanavayhdistäminen”, yhdistä huoneesi ja napauta ”Käytä”.

Jos jokin epäonnistuu

Sovellus kertoo aina, kenen ongelma se on:

• Meidän ongelmamme — Ongelma on meidän puolellamme: portaaliin ei saapunut mitään. Hoidamme asiaa jo ja kirjoitamme sinulle heti, kun voit yrittää uudelleen.
• Jotain korjattavaa — Portaali ei tunnista antamaasi koodia. Tarkista se portaalin extranetissä ja syötä se uudelleen, yritä sitten uudelleen.

Viiden pääkanavan lisäksi Vezpa tukee kymmeniä lisäkanavia: alueellisia portaaleja, niche-kanavia ja erikoistuneita alustoja.

Miten lisäkanava aktivoidaan

1. Siirry Vezpa-sovelluksessa kohtaan Asetukset → OTA-kanavat
2. Vieritä kohtaan ”Muut OTA-kanavat”
3. Napauta aktivoitavaa kanavaa
4. Sovelluksessa avautuu sivu "Yhdistä huoneet ja hinnat" — yhdistä huoneesi kanavan hintoihin
5. Palaa sovellukseen ja aseta hintojen prosenttiero

Mikä Channel Mapping on?

Channel mapping on vaihe, joka yhdistää Vezpa-järjestelmäsi huoneet vastaaviin huoneisiin tai ilmoituksiin OTA-kanavalla. Se on kuin sanoisit järjestelmälle: ”Vezpan Kahden hengen huone vastaa Booking.comin Double Room -huonetta”.

Miten Channel Mappingiin päästään

Pääkanavat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Vezpa-sovellus → Asetukset → OTA-kanavat
2. Laajenna kanava → klikkaa ”Channel Mapping”
3. Sovelluksessa avautuu sivu "Yhdistä huoneet ja hinnat"

Muut OTA-kanavat:

1. Vezpa-sovellus → Asetukset → OTA-kanavat → Muut OTA-kanavat
2. Napauta kanavan nimeä

Vaihe 1 — Kanavan tunnukset (Channel Password)

Jotkin kanavat vaativat OTA-portaalin tunnukset, jotta huoneluettelo voidaan lukea kanavalta:

• Booking.com: Extranetin käyttäjätunnus ja salasana
• Expedia: Partner Central -tunnukset
• Agoda: YCS-tunnukset
• Airbnb / VRBO: yleensä ei vaadita (yhteys on jo valtuutettu)

Vaihe 2 — Huoneiden mappaus

Näet yhden kortin jokaista huonetta kohti järjestelmässäsi. Kortissa on rivi jokaiselle ateriajärjestelylle (Vain majoitus, Majoitus ja aamiainen, Puolihoito, Täysihoito):

• Kortin yläosassa: Vezpa-huoneen nimi ja vihreä merkki, kun se on yhdistetty
• Alempana, kullekin ateriajärjestelylle: kenttä, joka avaa kanavan hintojen luettelon

Napauta kenttää: avautuu luettelo, jossa näkyy kokonaan huoneen nimi kanavalla, hintasuunnitelman nimi ja kanavan koodit — koodien avulla erotat kaksi lähes samannimistä huonetta. Varmista, että jokainen huonetyyppi on yhdistetty oikeaan huoneeseen.

Toiselle ateriajärjestelylle jo valittu hinta ei näy enää luettelossa: jokainen kanavan hinta yhdistetään vain yhteen ateriajärjestelyyn. Airbnb:ssä ja VRBO:ssa, joissa jokainen kohde on oma ilmoituksensa, hinnan sijaan syötetään ilmoituskoodi; ilmoitusten luettelo avautuu kentän oikeassa reunassa olevasta nuolesta.

Jos huone on jo yhdistetty, kortin alaosassa näkyy "Irrota kanavasta": se poistaa huoneen vain tältä kanavalta koskematta muihin kanaviin tai hintoihin.

Vaihe 3 — Hintasuunnitelmien mappaus (Rate Plans)

Jokainen huonekortin rivi on ateriajärjestely, jolla on oma hintasuunnitelmansa. Kanavalla Vezpan hintasuunnitelmien muoto on "Huonetyyppi-ateriat-kanava":

• pe = Majoitus (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Puolihoito (Half Board)
• pc = Täysihoito (Full Board)

Esimerkki: ”Double-bb-booking” = B&B-hinta huonetyypille ”Double” Booking.comissa.

Vaihe 4 — Käytä ja tarkista

1. Käy läpi kaikki huoneiden ja rate planien liitokset
2. Napauta "Käytä" sivun alareunan palkissa
3. Odota tulosta: jokaisen rivin kohdalla näkyy, onnistuiko yhdistäminen
4. Sulje sivu ja palaa Vezpa-sovellukseen

Jos sinulla oli jo aktiivinen ilmoitus palvelussa Booking.com tai Airbnb ennen Vezpaan liittymistä, huoneita ei tarvitse luoda uudelleen käsin: Vezpa voi lukea kanavalla jo julkaistut huoneet ja kuvat ja luoda ne automaattisesti järjestelmään.

Mitä tuonti tekee

• Lukee kanavalta jokaisen sellaisen huoneen tai ilmoituksen nimen ja majoituskapasiteetin, jota ei vielä ole Vezpassa, ja luo sen
• Lataa jo julkaistut kuvat ja lisää ne galleriaan (huoneen galleriaan Airbnb:n osalta, kohteen galleriaan Booking.comin osalta)
• Toiminto on create-only: Vezpassa jo olevia huoneita ei muuteta eikä monisteta. Tuonnin käynnistäminen myöhemmin uudelleen ohittaa kaiken, mikä on jo tuotu

Mistä se löytyy

Saatavilla vain kanaville Booking.com ja Airbnb, ja vasta kun kanava on todella yhdistetty OTASwitch-järjestelmässä (Channel Mapping suoritettu):

• Heti kanavan yhdistämisen jälkeen — ohjatun yhdistämisen viimeisessä näkymässä ilmestyy painike ”Tuo huoneet ja kuvat”
• Myöhemmin — Vezpa-sovellus → Asetukset → OTA-kanavat → laajenna kanava (Booking.com tai Airbnb) → painike ”Tuo OTA-kanavalta”

Ensimmäinen synkronointi

Heti kun Channel Mapping on valmis, järjestelmä käynnistää ensimmäisen synkronoinnin:

• Nykyiset hinnat lähetetään OTA-kanavalle (voi kestää muutaman minuutin)
• Saatavuus yhtenäistetään: jo varatut päivät näkyvät kanavalla suljettuina
• Rajoitukset (vähimmäisoleskelu, stop sell jne.) synkronoidaan

Päivittäinen hallinta

Aktivoinnin jälkeen sinun ei tarvitse tehdä mitään toisin kuin aiemmin:

• Muuta hintoja Vezpa-sovelluksessa → ne päivittyvät automaattisesti kaikkiin yhdistettyihin kanaviin
• Luo manuaalinen varaus (puhelin, walk-in) → saatavuus päivittyy kaikkiin kanaviin
• Saapuu OTA-varaus → se näkyy kalenterissa push-ilmoituksen kera, ja muut kanavat päivittyvät
• Sulje tai vapauta huone → sulku heijastuu kaikkiin kanaviin

OTA-varaukset kalenterissa

OTA-kanavilta saapuvat varaukset näkyvät kalenterissa kanavakohtaisella värillä:

• Booking.com — tummansininen
• Airbnb — pinkki
• Expedia — keltainen
• VRBO — sininen
• Agoda — vaaleansininen

OTA-varauksia ei voi peruuttaa sovelluksesta — peruutus on tehtävä kanavan portaalissa tai vieraan itsensä toimesta. Portaalissa tehdyt muutokset ja peruutukset heijastuvat automaattisesti Vezpaan.

1. Tarkista hinnat OTA-portaalissa

1. Avaa OTA-portaali (esim. Booking.com-Extranet) ja siirry hinta- tai kalenteriosioon
2. Varmista, että hinnat vastaavat Vezpaan asetettuja (ottaen huomioon prosenttieron, jos se on asetettu)
3. Tarkista useita päiviä: tänään, ensi viikolla, ensi kuussa

2. Tarkista saatavuus

1. Jos sinulla on Vezpassa jo varattuja huoneita, varmista, että ne näkyvät OTA-kanavalla suljettuina tai ei-saatavilla samoille päiville
2. Jos sinulla on manuaalisesti suljettuja päiviä, varmista, että ne näkyvät suljettuina myös kanavalla

3. Tee kokeilumuutos

1. Muuta Vezpa-sovelluksessa yhden huoneen hintaa tulevalle päivälle
2. Odota 2-3 minuuttia
3. Tarkista OTA-portaalista, että hinta on päivittynyt

4. Seurantatyökalut

Vezpa-sovelluksessa osiossa Asetukset → OTA-kanavat pääset jokaisen aktiivisen kanavan kohdalla käsiksi näihin:

• Hinnat ja saatavuus (ARR) — näet, mitä kanavalle on lähetetty
• Varausten tiedot — luettelo kanavalta saapuneista varauksista
• Tuottoraportti — kanavakohtaiset liikevaihtotilastot

Kun OTA-portaali kysyy channel manageria, valitse näin:

Yhdistetty, odotetaan portaalia, viimeisteltävä, tarkistetaan, ei yhdistetty. Tila ei ole sinun kytkimesi: kysymme sen kanavanhallinnalta, sillä täällä päällä oleva kanava ei välttämättä ole siellä oikeasti kytketty. Odotetaan portaalia tarkoittaa, että pyyntö on lähtenyt ja puuttuu enää sinun valtuutuksesi kanavan ekstranetissä. Viimeisteltävä tarkoittaa päinvastaista: portaaliin ei ole koskaan tullut mitään, ja yhteys jatketaan täältä minuutissa. Tarkistuksen aikana sovellus tarjoaa vain Yritä uudelleen ja piilottaa toiminnot: hintojen lähettäminen epävarmaan yhteyteen on pahempaa kuin odottaminen. Lähetä hinnat uudelleen näkyy vasta vahvistetulla yhteydellä.

Kanavalla, jota ei ole vielä yhdistetty — ja myös portaalista tehdyn tuonnin esikatselussa ja tuloksessa — voi näkyä varoituslaatikko, otsikkona esimerkiksi «Booking.com pysyy pysähdyksissä, kunnes olet valmis». Syy: kun hyväksyt yhteyden portaalissa, portaali poistaa oman kalenterinsa ja julkaisee Vezpan kalenterin sellaisena kuin se sillä hetkellä on. Laatikko luettelee, mitä sinun kalenteristasi vielä puuttuu — myynnissä olevat majoitukset, saatavuus, hinnat, valuutta: nämä kannattaa saada valmiiksi ennen hyväksymistä, jottei portaali jää koskaan seisomaan.

Se ei estä mitään: voit yhdistää silti, ja varoitus auttaa vain valitsemaan oikean järjestyksen. Mutta jos laatikkoa ei näy, se ei ole vahvistus: joko kalenterisi on jo valmis tai tieto ei ole saatavilla — päivittämätön sovellus, epäonnistunut luku. Sen näkemättä jääminen ei tarkoita, että «kaikki on kunnossa».

Huone, jolla ei ole yhtäkään hintaa myyntijaksolla, pysyisi portaaliin yhdistettynä suljettuna koko jakson: hinnattomille päiville kanavanhallinta lähettää sulkemisen. Siksi Vezpa ei aktivoi kanavaa eikä yhdistä Airbnb-ilmoitusta ennen kuin huoneella on hinta: varoitus kertoo puuttuvat huoneet, ja ”Siirry asettamaan” vie Hintoihin. Jos vain osa päivistä puuttuu, voit silti yhdistää – ne päivät pysyvät suljettuina myös portaaleissa.

Ruutu kysyy myös varauksia, jotka olet jo saanut siitä portaalista: se ilmestyy, kun näemme merkkejä siitä, että ilmoituksesi on siellä jo aktiivinen emmekä tunne yhtään tulevaa varaustasi siitä kanavasta. Tämä on kallein tapaus: jos nuo päivät ovat Vezpassa vapaina, portaali laittaa ne yhdistettäessä uudelleen myyntiin ja saat toisen varauksen samaan huoneeseen. Syötä ne ennen yhdistämistä — portaalin iCal-kalenterista tai käsin — niin varoitus katoaa itsestään. Channel managerista niitä ei saa: se toimittaa vain yhdistämisen jälkeen saapuneet varaukset.

Jokaisessa kanavan kortissa on nyt painike «Näytä tiedot». Se avaa yhteyden portaat: seitsemän askelta, jo vahvistetut mukaan lukien, sen askeleen, johon yhteys pysähtyi — sekä sen, mitä luimme ja mitä pitää tehdä — ja kenen vuoro on: «Sinun vuorosi», «Vezpa hoitaa asian» tai «Odotetaan kanavaa». Löydät sen myös tilassa tarkistuksessa, jossa aiemmin ainoa mahdollinen ele oli päivittäminen.

Kaksi asiaa muistettavaksi. Pysähtynyttä askelta ylemmät askeleet ovat tuntemattomia, eivät epäonnistuneita: emme vain ole vielä voineet tarkistaa niitä, eikä se tarkoita että ne olisivat menneet pieleen. Ja kyse on vain katselusta: avaaminen ei lähetä kanavalle mitään eikä muuta mitään, joten voit avata sen niin monta kertaa kuin haluat.

Kanavan kortissa voi Booking.comin ollessa yhdistettynä näkyä tietolaatikko otsikolla «Poikkeava kapasiteetti portaalissa». Se luettelee majoitukset, joille portaali soveltaa eri kapasiteettia kuin Vezpaan asetettu: majoitukseen otetaan esimerkiksi enintään 2 aikuista, vaikka Vezpassa siihen mahtuu 3 vierasta.

Tämä ei ole virhe: se on tieto, ja laatikko on sininen tarkoituksella. Myynti ja synkronointi jatkuvat kuten ennenkin; laatikko kertoo vain, että kaksi lukua eivät täsmää, jottet saisi tietää siitä vasta varauksesta, joka ei mahdu.

Vezpa ei voi korjata sitä. Portaalin kapasiteetti korjataan Booking.com-extranetissä: Vezpa ei voi muuttaa sitä. Älä etsi asetusta Vezpasta: majoituksen kapasiteetin muuttaminen täällä ei koske portaalin kapasiteettia.

Jos laatikkoa ei näy, se ei ole vahvistus. Se ei näy silloin, kun kapasiteetit täsmäävät, eikä myöskään silloin, kun Vezpa ei saa luettua niitä portaalista — epäonnistunut luku, kanava joka ei niitä kerro, ei yhtään vertailtavaa majoitusta. Sen näkemättä jääminen ei siis tarkoita, että «kaikki täsmää»: jos jokin luku on tärkeä, katso se extranetistä.

Airbnb ei yhdisty kuten muut neljä kanavaa: se ei kysy majoituskoodia vaan valtuutusta omalta Airbnb-tililtäsi. Integraatiot-sivulta löydät yhden painikkeen, Yhdistä Airbnb: se vie sinut Airbnb:hen, kirjaudut, valtuutat ja palaat koodin kanssa, jonka liität. Sieltä näet ilmoituksesi ja yhdistät ne huoneisiisi. Airbnb:n hyväksyntää odottava ilmoitus merkitään: se seisoo eikä ota vastaan varauksia ennen kuin Airbnb hyväksyy sen. Siksi Airbnb:ssä ei ole muiden kanavien toimintoja: niitä ei tarvita eivätkä ne toimisi. Sama painike näkyy myös rekisteröitymisen aikana, jos valitset huoneiden tuonnin Airbnbstä.

Neljällä klassisella kanavalla (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) on kolmivaiheinen prosessi: pyyntö, huoneiden yhdistäminen, vahvistus. Alla olevat yli kuusikymmentä kanavaa aktivoituvat heti, ja ne on jaettu ryhmiin Aktiiviset, Saatavilla, Suositellut ja Muut.

Kaikki portaalit eivät yhdisty automaattisesti. Joissakin channel manager ei avaa yhteyttä lainkaan: kanavalistassa tunnistat ne merkinnästä «Ei automaattista yhteyttä» ja painikkeesta «Pyydä aktivointia» «Aktivoi»-painikkeen sijaan. Kirjoita meille ja mainitse kanava: hoidamme sen ja kerromme, mitä tarvitaan.

Toiset kanavat yhdistyvät itse, mutta pyytävät API-tunnuksia — käyttäjätunnusta, salasanaa tai avainta. Ne myöntää portaali, ei Vezpa: etsi ne sen kumppaniosiosta, yleensä kohdista «Connectivity», «API» tai «Channel manager». Jos et löydä niitä, pyydä portaalin tuelta.

Vertailupalvelut (Trivago, TripAdvisor, Google) eivät ole myyntiportaaleja: ne ohjaavat kävijät omalle sivustollesi sen sijaan että myisivät huoneita. Ne määritetään samalla sivulla, mutta kysyvät vain hintaeron.

Channel manager yhdistää tärkeimmät portaalit — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda ja kymmeniä dynaamisia kanavia — mutta kaikki portaalit eivät keskustele channel managerin kanssa. Jotkin, kuten penziony.cz tai megaubytko.cz, hyväksyvät vain iCal-osoitteen: linkin, joka julkaisee majoituksen kalenterin ja jonka portaali lukee itse uudelleen säännöllisin väliajoin.

Löydät majoituksesi listan kohdasta Asetukset → OTA-kanavat → iCal-kalenterit.

Kun uusi varaus saapuu, ilmoitamme siitä, aivan kuten channel managerin kautta liitetyissä portaaleissa: yksi ilmoitus tarkistusta kohden, ei yksi varausta kohden — jos portaali julkaisee viisi kerralla, ilmoitus on yksi ja kertoo, montako niitä on. Kosketus avaa «Kalenteri»-välilehden, joka on sillä välin jo päivittynyt itsestään. Jos varaus on sen sijaan vain yksi, ilmoitus nimeää sen: oleskelun päivämäärät sekä nimen ja vieraiden määrän, kun portaali julkaisee ne kalenterissa. Hintaa ei, eikä se ole meidän valintamme: iCal-kalenteri ei välitä summia. Yksittäisen varauksen ilmoituksen kosketus avaa suoraan sen varauksen.

Ilmoitamme myös, kun varaus katoaa portaalista ja peruutamme sen. Jos varaus ei ole enää portaalin kalenterissa, peruutamme sen samoin kuin Booking.comin peruutuksen, vaikka joku olisi jo käsitellyt sitä tai oleskelu olisi jo alkanut, ja sen yöt palaavat myyntiin: saat ilmoituksen samalla säännöllä kuin uusista — yhden tarkistusta kohden, joka nimeää varauksen, jos niitä on vain yksi, ja kertoo, montako niitä on, jos niitä on useampia — ja sama ilmoitus jää kohtaan «Toimintojen yhteenveto». Kosketus avaa «Kalenteri»-välilehden, jossa näet jälleen vapaat yöt. Tapaukset, joita emme voi sulkea itse, eivät kulje tätä kautta: ne päätyvät kohtaan «Päätettävänä», omalla ilmoituksellaan.

Juuri liitetyn kalenterin ensimmäinen luku on mykkä, ja se on tarkoituksellista. Ensimmäinen kierros ei tuo yhtä varausta: se tuo portaalin koko historian kerralla, ja jokaisesta ilmoittaminen tarkoittaisi ilmoitusryöppyä sinä päivänä, jona liität kalenterin. Ilmoitukset alkavat seuraavasta tarkistuksesta, eli siitä kun varaus on todella uusi.

Majoituksen julkaiseminen

Napauta «Julkaise» sen majoituksen kohdalla, jonka haluat jakaa: sivu luo kaksi linkkiä.

Linkin kopiointi ja käyttö

Jokaisen linkin vieressä on kopiointipainike. Liitä peruslinkki portaalin kenttään «iCal URL» (tai «Tuo kalenteri»); liitä täydellinen linkki henkilökohtaiseen kalenteriisi toiminnolla «Lisää URL:n kautta». Portaali lukee kalenterin itse uudelleen säännöllisin väliajoin: sitä ei tarvitse liittää enää myöhemmin uudelleen.

Avaimen uusiminen

Jokaisen linkin vieressä oleva uusimispainike luo uuden avaimen ja sammuttaa heti edellisen: se, jolla oli vanha linkki, lakkaa lukemasta kalenteria. Käytä sitä, jos epäilet linkin päätyneen väärään paikkaan, tai jos olet lopettanut yhteistyön portaalin kanssa. Peruslinkin uusiminen ei vaikuta täydelliseen linkkiin, eikä päinvastoin.

Lue muista portaaleista

Voit myös kulkea toiseen suuntaan: lukea sellaisen portaalin kalenteria, joka ei kulje channel managerin kautta. Samalla sivulla löydät jokaisen majoituksen alta lohkon «Lue muista portaaleista».

Etsi portaalista sen omaa iCal-kalenterin osoitetta — yleensä kohdan «Export calendar», «iCal export» tai «Calendar URL» alta — ja kopioi se. Napauta Vezpassa «Lisää kalenteri» ja täytä «Portaalin nimi» sekä «Kalenterin osoite (.ics)»: siitä hetkestä lähtien luemme sen puolestasi.

Jos varaus katoaa portaalin kalenterista, peruutamme sen, ja jos portaali siirtää sen päivämääriä, siirrämme ne myös Vezpassa: kuten Booking.comin kanssa, vaikka olisit jo käsitellyt sitä (vieraat rekisteröity, maksut, maksu, manuaaliset muutokset). Asettamasi ateriapaketti ja hinnat säilyvät öillä, jotka eivät muutu. Jos portaali sen sijaan palauttaa yhtäkkiä tyhjän kalenterin, emme peruuta mitään ja ilmoitamme silti: se tarkoittaa yleensä, että yhteys on vanhentunut tai portaali on nollannut sen, ei sitä, että varaukset olisivat todella kadonneet.

Jo myydyille päiville saapuva varaus ei ylikirjoita mitään: se päätyy kalenterin Poikkeukset-riville, jotta näet sen ja päätät itse, miten ristiriita ratkaistaan.

Jos olit jo lisännyt tämän portaalin varaukset käsin näille päiville, on normaalia löytää ne Poikkeukset-riviltä yhdistämisen jälkeisessä ensimmäisessä päivityksessä: kyse on samasta varauksesta kahdesti nähtynä — käsin lisätystä ja juuri kalenterista luetusta — pidä vain toinen.

Voit poistaa käytöstä tai poistaa yhdistetyn kalenterin milloin tahansa: jo tuodut varaukset jäävät paikoilleen, niitä ei poisteta.

.ics-kalenteri osaa sanoa vain yhden asian: varattu päivästä päivään. Se ei kerro, montako huonetta on vapaana, se ei tuo hintoja, se ei vahvista mitään eikä sillä ole edes tapaa sanoa «tämä varaus on peruttu»: rivi vain ei ole enää siellä. Se on hitaampi ja sokeampi yhteys kuin kanavanhallinta, ja sen valitseminen on vaihtokauppa: tavoitat portaalin, joka muuten jäisi ulkopuolelle, ja vastineeksi luovut kaikesta muusta.

Se ei ole välitön vaan ajastettu. Luemme jokaisen liitetyn kalenterin puolen tunnin välein: enintään kolmenkymmenen minuutin ajan portaalissa juuri tehtyä varausta ei meillä vielä ole olemassa, ja ne yöt näyttävät vapailta. Kanavanhallinnan kanssa varaus saapuu sillä hetkellä, kun se tehdään.

Tyhjä kalenteri on monitulkintainen, ja pysyy sellaisena. Kun portaali vastaa kalenterilla, jossa ei ole yhtään varausta, molemmat mahdolliset selitykset — «he peruivat kaiken» ja «yhteys on katkennut» — tuottavat täsmälleen saman tiedoston, eikä meillä ole keinoa erottaa niitä. Siksi emme peruuta mitään ja kysymme sinulta, joka voit avata portaalin.

Yhden yksikön kohteessa tämä ei ole harvinainen vaan tavallinen tilanne. Jos kalenterissa on yksi ainoa varaus ja portaali poistaa sen, kalenteri tyhjenee: se on täsmälleen yllä kuvattu monitulkintainen tilanne, ja päätös on joka kerta sinun. Useamman liitetyn majoituksen kanssa näin käy harvemmin, koska yksi toinen varaus riittää pitämään kalenterin täytenä.

Peruminen portaalissa ei sulje tapausta. Jos varaus on päätynyt kohtaan «Päätettävänä», se oli portaalista jo poistettu — juuri siksi kysyimme sinulta. Sen poistaminen uudelleen ei muuta mitään: tapaus suljetaan Vezpasta, jommallakummalla painikkeella.

Suljetut päivät, jos portaali julkaisee ne. Jotkin portaalit vievät kalenteriin myös ne päivät, jotka olet sulkenut, eivät pelkkiä varauksia — usein kyse on rastista, joka pitää kytkeä päälle niiden omissa asetuksissa. Kun ne saapuvat, Vezpa käsittelee niitä sulkemisina: ne yöt näkyvät kalenterissa suljettuina, niistä ei tule varauksia. Jos jokin niistä öistä oli jo myyty, se jää vieraalle ja sinä saat ilmoituksen. Jos portaali lähettää sinulle myöhemmin varauksen juuri niille päiville, varaus menee edelle ja yö avautuu itsestään uudelleen; käsin itse syöttämäsi varaus sen sijaan ei ohita mitään: portaalin sulkemalta yöltä sinun on ensin poistettava sulkeminen kalenterista, painikkeella «Poista esto».

Mikään tästä ei ole tekosyy: tämä on kuvaus työkalusta, jolla on perusteltu käyttö — portaalit, joihin kanavanhallinta ei ylety — ja jota on käytettävä tietäen, mitä se tekee ja mitä ei. Jos sinua kiinnostava portaali puhuu kanavanhallinnan kanssa, liitä se sieltä: se tie on nopeampi eikä siinä ole yhtäkään näistä monitulkintaisuuksista.

Luemme jokaisen yhdistetyn portaalin kalenterin puolen tunnin välein ja käsittelemme sitä kuten Booking.comin kaltaista kanavaa: jos varaus katoaa siitä kalenterista, peruutamme sen, ja jos sen päivämäärät muuttuvat, muutamme ne, vaikka olisit jo käsitellyt sitä tai vieras olisi jo saapunut. Mutta «kadonnut» ei aina tarkoita «peruutettua»: kalenteri voi saapua tyhjänä, koska avain on vanhentunut tai koska portaalilla on ollut häiriö, ja peruuttaminen juuri silloin olisi katastrofi. Tapaukset, joita emme voi sulkea itse, päätyvät listalle, joka odottaa sinua: «Päätettävänä».

Löydät sen kohdan Asetukset → OTA-kanavat → iCal-kalenterit yläreunasta, ja se näkyy vain, kun jotain todella odottaa. Sinne pääset myös koskettamalla ilmoitusta, joka pyytää tarkistamaan varauksia.

Mitä tapahtuu, jos et tee mitään

• Portaalin kalenteri saapui täysin tyhjänä. Emme peruuta mitään ennen kuin se kalenteri vastaa taas, kului päivityksiä kuinka monta tahansa: päivät pysyvät varattuina.
• Portaali vastaa vielä, mutta yli puolet tunnetuista varauksista katosi kerralla. Tällä kertaa emme peruuta mitään; jos se puuttuu myös seuraavalla lukukerralla, se peruutetaan.

Vanhemmilla riveillä voi olla yleinen syy — merkitty ennen kuin aloimme tallentaa miksi. Siinä emme lupaa mitään: katso portaalista. Ja jos nimen alla lukee «Ei majoitusta määritetty», se varaus ei laskeutunut mihinkään majoitukseen ja elää kalenterin Poikkeukset-rivillä.

Kaksi toimintoa

• «Säilytä» — ei muuta mitään. Varaus pysyy täsmälleen ennallaan ja tapaus poistuu listalta; jos portaali muuttaa taas jotain siinä varauksessa, tapaus palaa.
• «Hyväksy peruutus» — varaus peruutetaan niin kuin kanava tekee: rivi jää historiaan peruutettuna merkittynä, summat menevät nollaan ja yöt vapautuvat uudelleen.

«Säilyttämäni»: päätöksen voi purkaa

Kun painat «Säilytä», varaus ei katoa: se siirtyy listan toiseen näkymään, «Säilyttämäni», jonka avaat osion yläreunan valitsimella. Siellä se pysyy, kunnes oleskelu on ohi, ja siinä on yksi ainoa painike: «Peruuta se sittenkin», joka tekee täsmälleen sen, minkä «Hyväksy peruutus» olisi tehnyt. Se on ainoa keinosi peruuttaa portaalilta tullut varaus: varauksen tavallinen peruutus kieltäytyy siitä, eikä sen poistaminen uudelleen portaalista auta — sieltä se oli jo poistettu, ja juuri siksi kysyimme sinulta.

Kuka voi päättää

Kaksi painiketta on varattu johtajalle ja avustajalle, samoille, jotka saavat ilmoituksen. Muut roolit, jotka pääsevät sivulle, näkevät listan ja syyt, mutta painikkeiden sijaan lukevat, kenen päätös on. Tarkkailija ei pääse tälle sivulle.

Kun yhdistät ensimmäisen kanavan — Booking.comin, Expedian, Agodan, VRBO:n tai jonkin muun kanavan, tai Airbnb:n — ennen yhdistämistä avautuu näkymä «Myyntijakso». Se kysyy, mistä alkaen haluat myydä, ja sulkee sitten yöt, joita ei saa myydä. Seuraavissa kanavissa, kun myyntijakso on jo valittu, sama näkymä palaa muistutuksena: se kertoo, millä jaksolla myyt jo, ja sinä vahvistat sen tai napautat kohtaa «Muokkaa». «Muokkaa» lähtee voimassa olevasta jaksosta eikä avaa jo estettyjä öitä uudelleen: jos joillakin niistä on hinta, näkymä kertoo sen, ja avaat ne uudelleen kohdasta «Kalenteri». Valinta koskee koko kohdetta, ei yksittäistä kanavaa. Jos muutat jo aktiivisen kanavan prosenttieroa, näkymää ei näytetä.

• «Myy alkaen»: Vezpa ehdottaa ensimmäistä päivää, jolla on hinta huomisesta alkaen, ja voit muuttaa sitä. Tätä päivää edeltävät yöt suljetaan, vaikka niillä olisi hinta.
• Jakson sisällä yöt ilman hintaa suljetaan: yö myydään vain, jos sillä on hinta.
• Kiinteän vuoden kalenteri: se kysyy myös kohtaa «Myy asti». Julkaisuraja on tällöin seuraavan vuoden 10. tammikuuta (ei koskaan yli kahden vuoden päähän tästä päivästä, ei koskaan nykyistä lyhyempi). Päivät loppupäivämäärän ja tämän rajan välillä pysyvät suljettuina; kun avaat ne uudelleen kohdasta «Kalenteri», ne julkaistaan heti.
• Jatkuva kalenteri: loppua ei kysytä. Raja pitenee itsestään joka yö.

Ennen kuin vahvistat painikkeella «Sulje ja jatka», näet jokaisesta huoneesta esikatselun: kuinka monta yötä suljetaan ja miksi. Varattuihin öihin ja huoltoyöhin ei koskaan kosketa.

Jos jaksolla on öitä ilman hintaa, lomake kertoo sen oranssilla: portaalissa ne pysyvät suljettuina. Painikkeella ”Siirry Hintoihin” lykkäät yhdistämistä ja asetat ensin hinnat; jos millään huoneella ei ole hintaa, Vezpa ei yhdistä kanavaa.

Mikään ei ole lopullista. Suljetut yöt ovat samanlaisia estoja kuin ne, jotka teet käsin, ja avaat ne uudelleen kohdasta «Kalenteri» toiminnolla «Palauta saatavuus».

Yhdistämisessä valitset kullekin huoneelle ja kullekin ateriavaihtoehdolle sitä vastaavan hinnan portaalissa. Kun painat Käytä, lähetämme yhdistämiset portaaliin lähtöhinnan kanssa, ja siitä hetkestä kanava voi myydä.

Yhdistämättä jätetty huone ei ole virhe: se ei vain tule myyntiin siinä kanavassa. Lopuksi yhteenvetonäyttö luettelee ulos jääneet kohteet, jotta tiedät mitä puuttuu. Voit viimeistellä yhdistämiset milloin haluat avaamalla ne uudelleen kanavasivulta.

Jos jokin rivi ei mene läpi, löydät sen punaisella merkittynä sen ateriavaihtoehdon alta, johon se kuuluu, syyn kera: korjaa se ja yritä uudelleen. Jo läpi mennyt pysyy ennallaan.

Jokaisella portaalissa myytävällä huoneella on tunniste, jolla portaali nimeää sen varausta lähettäessään. Jos tunniste ei ole kirjoitettuna oikeaan huoneeseen, varaukset voivat päätyä väärään majoitukseen: näin käy etenkin niille, jotka loivat huoneet ennen kanavan yhdistämistä, koska portaalin koodi ei kerro Vezpalle mitään. Näyttö «Yhdistä huoneet» korjaa tilanteen: avaat sen samannimisellä painikkeella kohdasta Asetukset → OTA-kanavat, kanavan osion sisältä (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Toiminto on varattu johtajalle.

Järjestelmä ehdottaa, sinä vahvistat

Siellä missä jo saapuneet varaukset antavat riittävästi näyttöä, löydät kohdasta «Vahvistettavat ehdotukset» ehdotetun yhdistämisen. Jokaisesta ehdotuksesta näet, kuinka varma se on (vahva, keskitasoinen tai heikko vastaavuus), perustelut — hinta, kapasiteetti, nimi — sekä arvioidut ja hylätyt vaihtoehdot, kunkin syineen. Mitään ei ole esivalittu: yhtään koodia ei kirjoiteta ennen kuin sinä vahvistat painikkeella «Tallenna yhdistämiset (n)».

Voit aina tehdä sen käsin

Myös ilman ehdotuksia — ei varauksia tai liian heikot signaalit («Yhdistettävä käsin») — edessäsi on kaksi listaa yhdistettäväksi: portaalin huoneet todisteineen (nähdyt varaukset, päivämäärät, vieraat, keskihinta per yö) sekä kohdassa «Sinun huoneesi» omat huoneesi kapasiteetteineen, perushintoineen ja koodin kanssa tai ilman.

Yhdistämisen muuttaminen tai irrottaminen

Kohdasta «Jo yhdistetyt (n)» löydät olemassa olevat yhdistämiset: «Valitse toinen huone» siirtää yhdistämisen toiseen huoneeseen, «Irrota» poistaa sen ja vapauttaa portaalin huoneen, joka voidaan näin yhdistää toiseen huonetyyppiin. Ennen vahvistusta näet aina, mistä huoneesta koodi poistetaan. Valinta «Korvaa olemassa olevat koodit» on olemassa olevan koodin korvaamista varten: ilman sitä huoneisiin, joissa on jo eri koodi, ei kosketa. Huoneilla, joissa on merkintä «tunnistettu jo automaattisesti» (yhdistetty nimen tai tyypin perusteella), ei ole vaihtopainiketta: siellä koodi ei ratkaisisi mitään.

Ajatellaan huonetyypeittäin, ei yksittäisin majoituksin

Portaali ei myy «huonetta 3»: se myy «kahden hengen huoneen». Yhdistäminen koskee siksi kaikkia tyypin majoituksia, ja siksi varaus löytää vapaan majoituksen, vaikka ensimmäinen olisi varattu. Poikkeuksena ovat kohteet, joissa jokainen yksikkö myydään erikseen: siellä yhdistäminen koskee yksittäistä yksikköä.

Tarkistusnäkymä

Näytön alalaidassa näet jokaisen portaalin huoneen kohdalla, mihin Vezpa-huoneeseen sen varaukset saapuvat; ja huoneittesi listalta näet, mitkä ovat vielä kattamatta eli ilman portaalin koodia.

Jos majoituspaikkasi on jo portaalissa, mitään ei tarvitse näppäillä uudelleen: kysymme kanavalta, mitä se tietää sinusta. Kohdassa Asetukset → OTA-kanavat napauta «Luo majoituspaikkasi portaalista».

Näin se toimii, vaihe vaiheelta

1. Syötä pelkkä numero kenttään «Majoituspaikan numero portaalissa». Booking.comissa löydät sen extranetistä, majoituspaikan nimen vierestä, ylhäältä (majoituspaikan ID / Hotel ID). Ei muuta: ei salasanaa, ei huoneluetteloa.
2. Rekisteröimme majoituspaikan channel manageriin ja pyydämme yhteyttä. Se on se pyyntö, jonka sitten hyväksyt omasta extranetistäsi.
3. Napauta «Lue kanavasta». Luemme huoneet, kapasiteetit, ateriapaketit ja kuvat.
4. Katsot esikatselun: «Tämä luotaisiin», jossa Huoneet, Ateriapaketit, Kuvat, Huoneiden yhdistäminen ja Tarkistettavat erot.
5. Vahvistat painikkeella «Luo kaikki». Vasta nyt syntyy jotain — ja jokainen arvo on muokattavissa myöhemminkin.

Yhteys käynnistyy vasta, kun hyväksyt sen

Pyynnön jälkeen rekisteröinti channel managerissa etenee itsestään, mutta portaali ei lähetä meille mitään, ennen kuin hyväksyt yhteyden sen extranetissä: valitse Booking.comissa OTASwitch Channel manageriksi; hyväksy Airbnb:ssä yhteyspyyntö. Siihen asti on normaalia, ettei yhtään majoitusta saavu. Eikä valinta sido sinua: sillä välin voit luoda majoituksia käsin — kun ilmoitukset saapuvat, päätät itse, luodaanko ne uusina vai yhdistetäänkö omiisi.

Huoneet syntyvät tarkistettaviksi luonnoksiksi

Luodut huoneet eivät lähde heti myyntiin: ne syntyvät portaaleista suljettuina, jotta ehdit täydentää hinnat ja tiedot rauhassa. Kun ne ovat valmiit, poista sulku ja ne lähtevät myyntiin. Vezpassa jo olleisiin huoneisiin ei kosketa eikä niitä kahdenneta.

«Ilmoitukset ilman vastinetta»: luodaanko uusina vai yhdistetäänkö omiisi?

Jos portaalissa on ilmoituksia, jotka eivät vastaa yhtäkään majoituksistasi, ja sinulla on majoituksia, joita ei ole vielä yhdistetty kanavaan, esikatselu pysähtyy ja kysyy sinulta ennen kuin mitään luodaan: luodaanko ilmoitukset uusina majoituksina vai yhdistetäänkö ne majoituksiin, jotka sinulla jo on. Jos luot ne uusina, sinulla voi olla kaksi majoitusta samalle huoneistolle; jos yhdistät ne, portaali kytkeytyy majoituksiin, jotka sinulla jo on. Nimien ei tarvitse täsmätä: portaalille merkitsee yhdistäminen, ei se, miksi kutsut majoituksiasi.

Kaksi eri odotusta, eikä kumpikaan ole virhe

• Yhteyden hyväksyntä: yleensä 5–10 minuuttia riittää; jotkin kanavat voivat kestää tunteja tai päiviä. Kyseessä ei ole kiinteä tai taattu aika, ja hyväksynnän tekee portaali, ei Vezpa. Sinun ei tarvitse jäädä näytölle: pyyntö jää käyntiin ja voit palata milloin haluat.
• Huoneiden yhdistäminen hintojen lähetyksen jälkeen: kun hintapaketit ovat juuri syntyneet, kanava tarvitsee yleensä 1–2 minuuttia sitoakseen ne huoneisiin. Jos luet «Yritä uudelleen parin minuutin kuluttua», se on nimenomaan odotus: jo luotua ei kahdenneta.

Jos majoituskohteen tietoja puuttuu

Majoituskohteen rekisteröintiin channel manager vaatii muutamia tietoja: nimen, osoitteen, sähköpostin, puhelimen ja sijainnin kartalla. Jos yksi puuttuu, rekisteröinti ei käynnisty — ja sovellus luettelee ne sinulle yksi kerrallaan, painikkeella «Katso puuttuvat tiedot». Se vie sinut Majoituskohteen tietoihin, jossa täytät kaiken yhdellä kertaa; heti kun mitään ei enää puutu, pyyntö käynnistyy itsestään ja olet siellä, mihin jäit.

«Tämä majoituskohde on jo liitetty toiseen channel manager -yhteyteen»

Syöttämäsi numero on oikea. Portaalissa oleva majoituskohde roikkuu vielä aiemmassa channel manager -yhteydessä: toisessa kohteessa tai vanhassa tilissä. Tuo yhteys on ensin purettava; niin kauan kuin se on aktiivinen, jokainen uusi yritys päättyy samoin. Uudelleenyrittäminen purkamatta sitä ei muuta mitään.

Huoneen kapasiteetti channel managerissa

Channel managerissa huone on yksi ainoa, kaikkien liitettyjen portaalien yhteinen. Sen kapasiteetti on suurin niistä paikkamääristä, joita eri portaalit myyvät: se voi siis ylittää yhden portaalin kapasiteetin, ja se on aivan oikein — jokainen portaali myy edelleen niille paikoille, jotka se tuntee. Jos luku ei täsmää yhdenkään liittämäsi portaalin kanssa, sitä kannattaa katsoa käsin.

Hinnat eivät päivity OTA-kanavalla

• Varmista, että olet suorittanut Channel Mappingin (huoneet JA rate planit)
• Tarkista, että kanava näkyy ”Aktiivisena” Vezpa-sovelluksessa (Asetukset → OTA-kanavat)
• Odota vähintään 5-10 minuuttia hintamuutoksen jälkeen — leviäminen ei ole välitöntä kaikilla kanavilla
• Varmista OTA-portaalissa, että olet valinnut oikean channel managerin (OTASwitch)

OTA-varaukset eivät saavu kalenteriin

• Varmista, että kanava on aktiivinen ja mapattu
• Tarkista, että push-ilmoitukset on otettu käyttöön puhelimessa
• Kokeile kalenterin manuaalista päivitystä (vedä alaspäin)
• Jos varaus on saapunut riville ”Poikkeukset”, se tarkoittaa, ettei määritetyssä huoneessa ollut saatavuutta — ota yhteyttä tukeen asian ratkaisemiseksi

Ylivaraus (kaksoisvaraus samaan huoneeseen)

• Yleisin syy: virheellinen mappaus — Vezpan huone on liitetty väärään huoneeseen OTA-kanavalla
• Toinen syy: channel manageria ei ollut valittu OTA-portaalissa, joten kanava ei saanut saatavuuspäivityksiä
• Ratkaisu: korjaa mappaus, tarkista CM-valinta portaalissa ja ota yhteyttä tukeen, jos ongelma jatkuu

Channel Mapping ei näytä OTA-kanavan huoneita

• Booking.comin, Expedian ja Agodan osalta: varmista, että olet syöttänyt portaalin oikeat tunnukset
• Varmista, että huoneet ovat aktiivisia ja julkaistuja OTA-portaalissa (eivät luonnostilassa)
• Varmista, että channel manager on valittu OTA-portaalissa (ilman tätä vaihetta järjestelmä ei pysty lukemaan huoneita)

Kanava on tilassa ”Odottaa aktivointia”

• Jos kanava ei edes pääse tähän vaiheeseen, tarkista ensin rekisteröinnin tulos: sovellus kertoo, onko ongelma meidän vai onko jotain korjattavaa
• Se tarkoittaa, että pyyntö on lähetetty mutta hyväksyntä OTA-portaalissa puuttuu
• Kirjaudu kanavan portaaliin ja suorita hyväksymismenettely (katso kunkin kanavan omat ohjeet yltä)
• Joillakin kanavilla (VRBO) aktivoinnin loppuun saattaminen voi kestää jopa 5 työpäivää
• Sovelluksessa löydät odottaessasi osion «Miten valtuutus tehdään», jossa on kanavan pikaohjeet, ja voit valita jatkavasi käsin: yhdistät OTA-kanavan myöhemmin, kun valtuutus on valmis

Portaalin varaukset päätyvät väärään majoitukseen

• Näin käy lähes aina, kun huoneet on luotu ennen kanavan yhdistämistä: portaalin koodi ei ole kirjoitettuna oikeaan huoneeseen
• Avaa «Yhdistä huoneet» kanavan osiosta ja vahvista tai korjaa yhdistämiset
• Jo saapuneita varauksia ei siirretä: yhdistäminen korjaa seuraavat