Kalenteriopas

Kalenteri on majoituskohteesi suunnitteluruudukko: se näyttää kaikki huoneet riveillä ja päivät sarakkeissa. Jokainen varaus esitetään värillisenä palkkina, joka ulottuu check-in-päivästä check-out-päivään.

Ruudukko on responsiivinen: mobiililaitteella se näyttää 7 päivää, tabletilla 14 päivää ja työpöydällä 21 tai useamman päivän.

Kalenteri tarjoaa kaksi tilaa, valittavissa sovelluspalkin painikkeesta:

Vapaa vieritys (oletus)

Vierita vaakatasossa ilman rajoja. Aikaväli laajenee automaattisesti lähestyessäsi reunoja (+21 päivää kerrallaan). Ihanteellinen vapaaseen navigointiin päivämäärten välillä.

Kuukausinäkymä

Näyttää kuukauden kerrallaan kuukausivalitsimella yläosassa. Siistimpi tapa saada yleiskuva yksittäisestä kuukaudesta.

Valinta on nimeltään Näkymä ja tiheys, ja se on sovelluspalkin valikossa (⋮) — täällä ja kahdessa muussa ruudukossa (Hinnat ja Matkailuvero). Sama valinta löytyy myös Asetuksista, kohdasta Näkymä ja tiheys; Siivousvastaava ja Tarkkailija, joilla ei ole tätä sivua, löytävät sen oman tilinsä valikosta. Valinnan ensimmäinen puolisko on suunta: vaakasuunnassa päivät kulkevat sivuttain ja huoneet ovat rivejä; pystysuunnassa päivät kulkevat alaspäin ja huoneista tulee sarakkeita, joten näet useamman yön kerralla — kätevää, kun huoneita on vähän.

Toinen puolisko on tiheys: se määrittää, montako riviä tai saraketta näkyy enintään — sarakkeen leveys tai rivin korkeus on tämän luvun seuraus, ei erillinen valinta. Arvot ovat 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 ja 40, sekä oletuksena Automaattinen. Luku on enimmäismäärä, ei täytettävä kiintiö: jos huoneita on vähemmän, näet ne kaikki, eikä yksikään rivi tai sarake kasva mukavaa kokoa suuremmaksi.

Rivejä voi olla jopa 60 (44, 48, 52, 56 ja 60); pystynäkymän sarakkeita on edelleen enintään 40. Kun päivät kulkevat vaakasuunnassa, tietokoneella ja vaakasuuntaisella tabletilla on myös «Kaksi saraketta»: huoneet jaetaan kahteen vierekkäiseen ruudukkoon, kummassakin valittu rivimäärä, ja ne vierivät päivissä yhdessä; päiviä näkyy vähemmän. Kun avaat varauksen, sen kortti ei peitä kalenteria: se työntää sen vasemmalle, ja sarakkeet jakavat jäljelle jäävän tilan tasan – vähemmän päiviä, samat mittasuhteet.

Jotta jokainen sivu saa koko leveyden, sivuvalikon alareunassa on «Piilota valikko»: valikko katoaa, ja sen tilalle jää vasempaan alakulmaan sivun päälle pieni kelluva valikko sivujen kuvakkeineen; siinä pieni «Näytä valikko»-painike avaa koko valikon uudelleen. Toimii tietokoneella ja vaakasuuntaisella tabletilla, ja laite muistaa valinnan. Kelluva valikko pysyy kiinni ja avautuu, kun viet hiiren sen päälle, tai tabletilla napautuksella.

Kalenteri päivittyy itsestään: näkyvät viikot tarkistetaan uudelleen joka minuutti, kun palaat sivulle ja kun varausilmoitus saapuu, ja vain muuttuneet ladataan uudelleen. Varaus, jonka kollega tai kanava lisää, siirtää, pidentää, peruu tai jonka tilaa se muuttaa, ilmestyy lyhyen tehosteen ja haalistuvan hehkun kera; omat muutoksesi näkyvät heti ilman tehostetta. Jos laitteessa on liikkeen vähentäminen käytössä, tehosteita ei ole.

Automaattinen käyttäytyy tarkoituksella eri tavalla kahdella akselilla: pystysuunnassa se valitsee näytöllesi mukavan leveyden — puhelimessa sarakkeet täyttävät leveyden, isolla näytöllä ne lakkaavat levenemästä heti kun ne ovat mukavia lukea; vaakasuunnassa se sen sijaan säilyttää totutun mukavan rivikorkeuden.

Monen rivin tai sarakkeen pyytäminen ei tee niistä mukavan kokoisia joka näytöllä: noin 24:n yläpuolella rivi tai sarake ohenee ja pudottaa luettavuuden säilyttämiseksi osan yksityiskohdista. Myös hinta voi menettää jotain tässä: kun solussa ei enää ole tilaa desimaaleille, koko ruudukko siirtyy kokonaislukuihin — pyöristettyinä lähimpään kokonaislukuun, ei katkaistuina — eikä solun luku ole enää tarkka hinta: 120,49 näkyy lukuna 120 ja 120,50 lukuna 121.

Valinta jää siihen laitteeseen, jota käytät — puhelimessa tehty ei seuraa kannettavalle, ja tämä pätee sekä suuntaan että tiheyteen.

Ryhmittele tyypin mukaan

Näkymä ja tiheys -arkissa on myös kytkin Ryhmittele tyypin mukaan, joka on aluksi pois päältä; kuten arkin muutkin valinnat, se säilyy laitteella. Kun se on päällä, kalenterin huoneet kootaan tyypeittäin ja jokainen ryhmä alkaa yhteenvetorivillä (pystysuuntaisilla päivillä sarakkeella): vasemmalla tyypin nimi ja huoneiden määrä, esimerkiksi Kahden hengen (4); jokaiselle päivälle montako huonetta on vapaana kokonaismäärästä ja käyttöaste prosentteina, esimerkiksi 1/4 · 75%, punaisella kun mitään ei ole enää vapaana.

Kokonaismäärään eivät kuulu huoneet, jotka ovat sinä päivänä estettyjä tai huollossa, eivätkä peruutetut varaukset ja ehdotukset tee huoneesta varattua. Rivillä ei näy hintoja (ne löytyvät yhä yhteenvedosta, joka avautuu, kun viet hiiren päälle), eikä se reagoi napautukseen: se ei luo varauksia. Toiminto toimii sekä vaaka- että pystysuuntaisilla päivillä; jos olet valinnut, montako riviä tai saraketta näet, yhteenvetorivit lasketaan niihin. Suodata tyypit on edelleen voimassa: vain näkemäsi tyypit ryhmitellään.

Sovelluspalkin yläosassa näkyy näytölle näytetty päivämääräväli (esim. "5-26 maalisk. 2026").

• Vasen sarake: huoneiden nimet/tyypit, järjestettyinä numeroin
• Rivit: yksi jokaiselle kohteen huoneelle
• Sarakkeet: yksi päivä sarakkeessa, päivä/päivämäärä otsikolla
• Värilliset palkit: varaukset, näyttäen vieraan nimen

Puolipäivän siirtymä

Palkit alkavat sarakkeen puolivälistä check-in-päivänä ja päättyvät puoliväliin check-out-päivänä. Tämä heijastaa majoitustoiminnan todellisuutta: check-in tapahtuu iltapäivällä ja check-out aamulla.

Napauta palkkia avataksesi varauksen täydelliset tiedot.

Ruudukon yläpuolella yksi rivi kertoo, mihin päivään asti kirjoittamasi todella tavoittaa jonkun: liitetyt portaalit ja varaussivustosi. Napauta sitä saadaksesi koko selityksen. Sen näkevät kaikki roolit, jotka voivat avata sivun.

Ruudukossa rajan takaiset yöt ovat viivoitettuja, ja merkitty pystyviiva näyttää, mistä vielä julkaisematon osa alkaa. Niitä öitä voi muokata normaalisti — hinnat, sulut ja vähimmäisoleskelu tallentuvat — mutta ne jäävät Vezpaan: kukaan ei voi vielä varata noita päiviä.

Rolling-mallissa raja siirtyy itsestään yhden päivän joka yö, ja valmistelemasi julkaistaan, kun sen vuoro tulee: sitä ei tarvitse tehdä uudelleen. Vuosimallissa se siirtyy Vuoden avauksella, ja lehti kertoo, mistä lähtien voit tehdä sen.

Palkin täyttöväri osoittaa nyt oleskelun tilan, ei kanavaa: viisi väriä viidelle eri hetkelle.

Varauskanava säilyttää oman värinsä, mutta se ei enää täytä palkkia — se on nyt kapea nauha alareunassa (vasemmassa reunassa, kun kalenteri on pystysuunnassa).

Varauksen tarrat näkyvät myös palkissa pieninä lovina kanavanauhaa vastapäisellä reunalla, tärkeysjärjestyksessä. Tätä järjestystä muutetaan vain yhdessä paikassa: sivulla Varausten tarrat, kohdassa Majoituskohde > Huoneet, vetämällä tarroja — ei kalenterista eikä varauksen näytöltä. Kun tarroja on enemmän kuin mahtuu, viimeinen paikka muuttuu neutraaliksi harmaaksi viivaksi, samaksi harmaaksi kuin teema: se ei ole minkään tarran väri, se tarkoittaa vain, että niitä on enemmän.

Maksetussa varauksessa — on maksettava summa ja jäljellä oleva saldo on nolla, kulki maksu sitten Booking Enginen maksuyhdyskäytävän kautta tai kirjattiin käsin — on pieni vihreä kulma ja rasti siinä kulmassa, josta tarrojen lovet alkavat, ja lovet alkavat heti sen jälkeen. Vieraan nimi ei siirry. Ratkaiseva on koko saldo: majoitus, lisäveloitukset ja matkailuvero; niin kauan kuin matkailuvero on maksamatta, rastia ei näy. Pelkkä ennakkomaksu ei riitä, takuuna pidetty kortti ei ole maksu, eikä iCal-kalenterista tuoduilla varauksilla ole hintaa, joten niissä ei koskaan näy rastia.

Voit luoda uuden varauksen kahdella tavalla:

• Sovelluspalkin valikosta: napauta ⋮ → "Uusi varaus" avataksesi lomakkeen
• Vedä-valitse ruudukossa: napauta ja vedä ruudukossa valitaksesi päivämäärä-alueen. Lomake avautuu esitäytetyillä päivämäärillä

1. Valitse päivämäärät
   Vedä ruudukossa tai käytä luomislomaketta.
2. Tarkista saatavuus
   Järjestelmä tarkistaa automaattisesti vapaat huoneet.
3. Täytä tiedot
   Syötä vieraan tiedot ja varauksen yksityiskohdat.
4. Vahvista
   Varaus näkyy välittömästi kalenterissa.

Vapaiden huoneiden luettelossa huonetyyppi, jolta puuttuu hinta yhdeltäkin jakson yöltä, saa merkinnän Hintoja puuttuu eikä sitä voi valita; luettelon yläreunassa ilmoitus kertoo, montako niitä on. Hintaa ei voi kirjoittaa käsin: aseta ensin hinta kohdassa Hinnat. Sama pätee, kun siirrät varauksen toiseen huonetyyppiin ja hinta lasketaan uudelleen.

Sovelluspalkin valikosta (⋮ → "Huolto") voit luoda huone-eston määrätylle ajanjaksolle.

Huoltoesto sulkee huoneen estämällä uudet varaukset. Se näkyy ruudukossa erityisenä palkkina. Hyödyllinen:

• Kunnostustyöt
• Suunnitellut huoltotoimenpiteet
• Tilapäisesti poissa käytöstä olevat huoneet

Saatavuuden hallinta on eri asia kuin huolto: valitse jakso ruudukosta (tai Hinnat-näkymästä), valitse "Saatavuuden hallinta" ja sulje haluamasi yöt myynnistä ilman että syytä tarvitsee kirjoittaa.

Jos jaksolla on jo varauksia, esto tehdään silti: Vezpa sulkee vapaat yöt ennen kutakin varausta ja sen jälkeen ja jättää myydyt koskematta; useamman varauksen kohdalla se sulkee kaikki välit niiden välistä. Ennen vahvistusta ja uudelleen lopuksi näet, missä majoituksissa jaksolla on varauksia.

• Osittain: jaksolla on varauksia mutta vapaita öitä on jäljellä; nimen alta näet, kuinka monta voidaan sulkea.
• Varattu: jokainen yö on jo myyty, siinä ei ole mitään estettävää.
• Huoltoöihin esto ei koskaan kohdistu, ja "Palauta" vapauttaa kaikki estetyt yöt — omasi ja ne, jotka iCalilla liitetty portaali on sulkenut — mutta ei koskaan myytyjä. Huomaa: portaalista tullut sulkeminen ei palaa itsestään, kun se on kerran poistettu. Kun niin käy, Vezpa kertoo, kuinka moni uudelleen avatuista öistä oli portaalin sulkemia.

Napauta tehtävärivia (ruudukon yläosassa) avataksesi tehtäväpaneelin kyseiselle päivämäärälle.

Tehtävät ovat muistiinpanoja ja muistutuksia, jotka liittyvät tiettyyn päivään. Hyödyllinen tapahtumien, määräaikojen tai tehtävien kirjaamiseen tiettyyn päivämäärään.

Ruudukon alareunassa on erityinen rivi nimeltä "Poikkeukset". Se sisältää:

• Varaukset, joilta puuttuu osoitettu fyysinen huone edes yhdeltä yöltä: yksi kattamaton yö riittää (näkymätön huone)
• Peruutetut varaukset

Päällekkäiset varaukset tässä rivissä jaetaan pystysuunnassa lokeroihin luettavuuden säilyttämiseksi.

Kuka saa ilmoituksen, kun varaus jää ilman majoitusta

Vezpa ei odota, että joku huomaa: heti kun varaus jää ilman osoitettavissa olevaa fyysistä majoitusta, ilmoitus lähtee Johtajalle, Avustajalle ja Käyttäjälle (vastaanotolle), eli rooleille, jotka voivat korjata tilanteen heti osoittamalla majoituksen. Hyvinvointityöntekijä, Revenue Manager, Siivousvastaava ja Tarkkailija eivät saa sitä.

• Sähköposti lukijan omalla kielellä, mukana suora linkki varaukseen.
• Push-ilmoitus, jonka tiedot näkyvät sovelluksessa: vieraan nimi, päivämäärät ja huone näkyvät nyt myös lukitusnäytöllä.

Ilmoitus lähtee neljässä hetkessä: varauksen luonnissa, päivämuutoksen jälkeen, OTA-kanavalta tulleen muutoksen jälkeen ja huoneen lisäämisen jälkeen, jos se jää ilman majoitusta.

Jos kohteessasi on useita huonetyyppejä, sovelluspalkissa näkyy suodatinpainike.

1. Napauta suodatinkuvaketta
   Valittavat merkit näkyvät kullekin huonetyypille.
2. Valitse tyypit
   Napauta yhtä tai useampaa tyyppiä suodattaaksesi ruudukon.
3. Poista kaikki valinnat
   Nähdäksesi kaikki huoneet uudelleen.

Majoitustyypin suodatin näkyy myös paneelin ollessa kiinni: suppilokuvake pysyy täytettynä, ja palkin alla näkyy rivi, joka kertoo kuinka monta majoitusta näet kuinka monesta, sekä «Poista suodattimet» kaikkien palauttamiseksi. Jos suodatin piilottaa kaikki rivit, ruudukon tilalla lukee, ettei tällä suodattimella ole yhtään huonetta. Kohdetta vaihdettaessa suodatin alkaa alusta, jottet veisi toiseen kohteeseen tyyppiä, jota siellä ei ole. Ja kun jaksolla ei ole yhtään varausta, kalenteri kertoo sen — eri sanoin kuin silloin, kun se ei onnistunut lukemaan tietoja.

Jos roolisi saa hallita niitä, ylärivillä on euro-pikakuvake: se vie hintoihin ilman valikkoa. Jolla ei ole oikeutta, ei näe sitä, ja niin kuuluukin.

Huonesarakkeessa voi näkyä siivousmerkintä, jota siivous pitää ajan tasalla: se on vain huoneissa, joissa siivouksella on merkitystä. Huonetta napauttamalla vaihdat siistin ja likaisen välillä, vahvistus ennen tallennusta. Tila päivittyy itsestään kahden minuutin välein, joten se voi muuttua katsellessasi ilman että teit mitään. Palkkien värit selittää Selite sovelluspalkin valikossa.

Kalenteri päivittyy reaaliajassa push-ilmoitusten (FCM) ansiosta:

• Kun uusi OTA- tai Booking Engine -varaus saapuu, kalenteri päivittyy automaattisesti
• Jos katselet Kalenteri-välilehtä, päivitys on välitön
• Jos olet toisella välilehdellä, tiedot mitätöidään ja ladataan uudelleen palatessasi kalenteriin

Poikkeukset-rivi ei ole muuttunut: se kokoaa edelleen varaukset, joille ei ole määritetty fyysistä majoitusta. Muuttunut on sovelluksen muu osa: saman varauksen tunnistaa nyt myös kalenterin ulkopuolella.

• Johdossa: uusien varausten laatikko, saapumis- ja lähtölistat, syntymäpäivälista.
• Varauslistassa ja yksittäisen varauksen kortilla.
• Myyntipisteessä, tiskillä varauksen rivillä.

Missä tahansa se näkyy, merkki on sama: varoituskuvake ja teksti «Huonetta ei ole määritetty» punaisella huonenumeron tilalla. Aiemmin noissa kohdissa näkyi sisäinen numerokoodi, joka ei kertonut mitään juuri silloin, kun piti ymmärtää.