Hallintapaneelin opas

Hallintapaneeli on majoituskohteesi toimintojen keskus. Se on ensimmäinen näkymä, jonka näet sovelluksen avattaessa, ja se näyttää yhdellä silmäyksellä kaiken, mikä vaatii huomiotasi.

Ylhäältä alas sivu näyttää: ilmoituspalkit kiireellisiin tilanteisiin, päivän Tänään neljänä lukuna, käyttöasteen jaksolle Seuraavat 7 päivää, pikakuvakkeet (POS, Kassa ja muut) sekä uudet vastaanotetut varaukset. Puhelimessa pikakuvakkeet ovat ylimpänä, heti ilmoituspalkkien jälkeen ja ennen kohtaa Tänään.

Yläpalkista löydät painikkeen «Uusi varaus», jolla lisäät varauksen kulkematta kalenterin kautta, sekä haun: tietokoneella se on kenttä sivun yläosassa, puhelimessa suurennuslasi palkissa. Kirjoita nimi, niin Varaukset-luettelo avautuu haku valmiiksi tehtynä; haku pysyy näkyvissä suodattimena, ja sen voi poistaa sieltä.

Väripalkit sivun yläreunassa ilmoittavat tärkeistä tilanteista. Ne näkyvät vain kun on jotain ilmoitettavaa.

Ilmoituspalkkien alla Tänään-lohko tiivistää päivän neljään ruutuun: tietokoneella neljä rinnakkain, puhelimessa kaksi rivillä. Jokaista ruutua voi napauttaa, ja se avaa käsiteltävän luettelon.

Kuinka lukea laskureita

• 3 / 5 ja alla 2 tekemättä — 3 check-iniä suoritettu tänään odotetusta 5 saapumisesta.
• Kun tekemättä olevien rivi katoaa, se osa päivästä on valmis.
• 0 / 0 — tänään ei odoteta saapumisia eikä lähtöjä.

Huoneet sisään / Huoneet ulos

Jos on ylimääräisiä saapuvia tai lähteviä huoneita (tavallisten check-in/out-tapahtumien lisäksi), ne näkyvät lisärivillä pääpainikkeiden alla.

Paikalla-ruudun lisärivit

Prosenttiluvun alla Paikalla-ruutu voi näyttää kaksi riviä lisää, vain kun niitä tarvitaan:

• «N jatkaa oleskelua» — vieraat, jotka jäävät: he olivat täällä jo eilen eivätkä lähde tänään, joten he eivät ole saapumisia eivätkä huoneenvaihtoja.
• «N ei myytävissä», oranssina — tänä yönä estetyt tai huollossa olevat majoitukset, eli ne, jotka «/ yhteensä» -laskenta jo jättää pois. Napauttamalla avautuu Ei myytävissä tänä yönä: jokaisesta majoituksesta nimi ja tyyppi, Huolto tai Estetty, syy, jos sellainen on, ja huollolle «… asti» viimeisen yön kanssa.

Peruttu tänään

Neljän ruudun alla näkyy Peruttu tänään vain, jos tänään on tullut ainakin yksi peruutus: portaalista, vanhentuneesta Booking Enginen varauksesta tai käsin. Se näyttää peruutusten määrän ja alla vapautuneet yöt. Napauttamalla avautuu luettelo, jossa on nimi, päivämäärät ja kanava; napauta riviä avataksesi varauksen. Mukaan lasketaan peruutukset 22.10.2026 alkaen: aiemmat eivät näy.

• Paikalla — Tänään-lohkon ruutu avaa paikalla olevien luettelon: kaikki kohteessa nyt olevat vieraat ja heille määritetyt huoneet.
• Saapumiset — tulevina päivinä (ei vain tänään) saapuvien varausten luettelo avautuu Seuraavat 7 päivää -ruudun linkistä «N saapumista». Hyödyllinen ennakkosuunnitteluun.

Ruutu näyttää yhden pylvään kullekin seuraavista seitsemästä yöstä tästä yöstä alkaen. Pylvään korkeus on kyseisen yön käyttöaste, ja prosentti on kirjoitettu pylvään sisään tai sen yläpuolelle, kun pylväs on liian matala. Täysimmän yön vihreä on tummempi.

• Prosentti lasketaan myytävissä olevista huoneista: suljetut tai huollossa olevat eivät kuulu kokonaismäärään, joten luku kertoo, kuinka paljon olet myynyt siitä, mitä voit todella myydä.
• Pylväiden yläpuolella on yhdellä rivillä jokaisen päivän saapumiset (vihreällä) ja lähdöt (punaisella), tämä päivä mukaan lukien, ilman peruttuja varauksia. Tietokoneella jokaisella luvulla on kuvake, puhelimessa näkyvät vain värilliset luvut. Päivä, jona kukaan ei saavu eikä lähde, jää tyhjäksi.
• Oikeassa yläkulmassa «N saapumista» laskee varaukset, jotka saapuvat huomisesta viikon loppuun (tämän päivän saapumiset ovat jo Check-in-ruudussa), ja avaa saapumisten luettelon.

Seuraavat 14 päivää: ADR ja RevPAR

Johtajalle, avustajalle ja Revenue Managerille ruutua Seuraavat 7 päivää voi napauttaa: oikeassa alakulmassa on kuvake sen avaamiseen, ja avautuu «Seuraavat 14 päivää». Muilla rooleilla ruutua ei voi napauttaa eikä ennustetta ole.

• Pylväät ovat seuraavien neljäntoista yön käyttöaste yö yöltä, laskettuna kuten ruudussa: suljettuja tai huollossa olevia yksiköitä ei lasketa.
• ADR — sinä yönä myytyjen huoneiden keskimääräinen majoitushinta.
• RevPAR — yön majoitustuotto jaettuna myytävissä olevilla huoneilla.
• Summat ovat majoituspaikan valuutassa. Majoituksen tuotto jaetaan sen öille eikä sitä kirjata kokonaan lähtöpäivälle kuten Tilastot-sivulla, eivätkä ateriat (aamiainen ja vastaavat) ole mukana.

Jotkut OTA-kanavat lähettävät "pyynnöstä"-varauksia, jotka vaativat käsinteisen vahvistuksesi ennen lopullista hyväksyntää.

Korteissa näkyy: vieraan nimi, check-in- ja check-out-päivämäärät, osoitettu huone, OTA-kanava, kansalaisuus ja ateriasuunnitelma.

Napauta korttia avataksesi varauksen tiedot, jossa voit vahvistaa tai hylätä sen.

Sivun alareunasta löydät luettelon vastikään vastaanotetuista varauksista, joissa on värillisiä merkkeja erottamaan ne:

• Uusi — juuri luotu varaus
• Muok. — olemassa olevaa varausta muokattu (päivämäärät, vieraat jne.)

Jokaisessa kortissa näkyy: luonti- tai muokkauspäivämäärä, vieraan nimi, oleskelupäivämäärät, osoitettu huone ja OTA-kanava. Napauta avataksesi täydet tiedot.

Linkit eivät ole sivulla: oikean yläkulman kolmen pisteen vieressä oleva kuvake avaa ne laatikkoon. Ne on jaettu kahteen ryhmään: Suorat varaukset, jossa on Booking Engine-kortti, jos varaussivustosi on käytössä, ja Hyvinvointi, jossa on SPA-kortti, jos hyvinvointimoduuli on käytössä. Jokainen kortti näyttää osoitteen, ja siinä on kaksi painiketta: Kopioi osoite kopioi sen leikepöydälle, Avaa avaa sen selaimessa.

• Osoite on kirjoitettu näkyviin, jotta tunnistat sen yhdellä silmäyksellä; julkaise se painikkeella Kopioi osoite, niin mitään ei tarvitse kirjoittaa käsin.
• Jos käytössä on oma verkkotunnus, linkki käyttää sitä jo — ei tarvitse muistaa, minkä version lähettää.
• Jos kohteita on useita, jokaisella Booking Enginellä on oma korttinsa kohteen nimellä; SPA pysyy yhtenä. Kortti näkyy vain, jos kanava on todella käytössä, ja kuvake vain, jos ainakin toinen niistä on.

Puhelimessa pikakuvakkeet ovat sivun ylälaidassa, heti mahdollisten ilmoituspalkkien jälkeen ja ennen kohtaa Tänään; tietokoneella löydät ne 7 päivän ruudun alta. Tietokoneella ne ovat kaikki yhdellä rivillä; puhelimessa eniten käytetyt POS ja Kassa vievät ensimmäisen rivin, ja muut seuraavat alla tasan jaettuina. Ne eivät ole kaikille samat: näet vain ne, joita roolisi voi oikeasti käyttää.

• POS ja Hyvinvointi maksujen ottamiseen tiskillä.
• «Kassa» luettelon tuotteiden tiskimyyntiin: käteinen, kortti, ulkoinen kortti tai veloitus huoneelle, päivän yhteenvedolla ja mitätöinneillä. Katso Kassa-opas.
• «Kirjanpito», johtajalle ja avustajalle: avaa majoituspaikan kirjanpitoasiakirjat — Italian ulkopuolella laskutuksen ollessa käytössä «Laaditut laskut», Italiassa osion «Sähköinen laskutus». Näkyy vain, jos vähintään yksi kohta on olemassa; yhdellä kohdalla se avautuu suoraan, useammalla näytetään luettelo.
• RMS, varattu johtajalle: loki siitä, mitä automaattinen moottori on päättänyt hinnoista, sekä peruutus.
• Toiminta johtajalle: kuka muutti mitä, milloin ja mistä.

Uudet varaukset -lista näyttää viimeiset 50, järjestettynä viimeisimmän muutoksen mukaan — ei luontipäivän.

• Siksi vanha varaus voi nousta takaisin kärkeen: sitä on muutettu, se ei ole juuri saapunut.
• Merkintä kertoo kumpi: Uusi saapuessa, Muut. muutoksen jälkeen.
• Saapuvat (Seuraavat 7 päivää -ruudun linkistä) katsoo muutaman päivän eteenpäin; paikalla olevat (Paikalla-ruudusta) näyttää, ketkä ovat nyt talossa.

Tietokoneella johtajalle, avustajalle ja Revenue Managerille oikealle avautuu palsta, jossa ovat Kampanjat ja valmiiksi auki oleva Markkina-paneeli: alueesi kysyntä, vertailu kilpailijoihin, varaajien lähtömaat.

• Markkina-paneeli näkyy vain, jos dataa on oikeasti: muuten jäljelle jää pelkkä Tarjoukset-kortti.
• Näin markkinaluku pysyy näkyvissä samalla kun katsot omia lukujasi, ilman sivun vaihtoa.
• Puhelimessa ja tabletissa palstaa ei ole: tila ei riitä — Markkina löytyy edelleen Hinnastosta.
• Muut roolit eivät näe sitä: se on hinnoittelun vipu, ei operatiivinen luku.

Hallintapaneelista pääset johtajana myös Toimintolokiin: aikajärjestyksessä olevaan luetteloon kaikista kohteessa tehdyistä muutoksista, tekijän, ajan ja alkuperän kanssa. Se näyttää, mitä koko henkilökunta on tehnyt, minkä vuoksi se on varattu johtajalle.

Katso kaikki tiedot Toimintolokin oppaasta.

Kun varaukselle ei ole vielä määritetty fyysistä majoitusta, huoneen nimen tilalla näkyy varoitus: varoituskolmio ja sen perässä teksti «Huonetta ei ole määritetty», punaisella. Väri ei ole ainoa merkki: kuvake ja teksti sanovat saman, joten sen lukee mustavalkoisenakin ja myös se, joka ei punaista erota.

Johdossa löydät sen useasta kohdasta:

• Uudet varaukset — tässä varoitusta voi napauttaa, ja se vie suoraan näytölle, jossa määrität majoituksen, ilman varauskortin kautta kiertämistä.
• Saapumisten, lähtöjen ja tulevien saapumisten listat: varoitus tulee huoneen nimen tilalle.
• Syntymäpäivien lista: lause näkyy syntymäajan vieressä, punaisella ja lihavoituna.
• Luettelo Käyttöaste: jo rekisteröidyt vieraat, joilla ei vielä ole majoitusta, näkyvät luettelon kärjessä, ja huoneen nimen tilalla on ilmoitus ”Huonetta ei ole määritetty”. Se, jota ei ole vielä rekisteröity, ei näy siellä: se on valmisteltava saapuminen, ei joku, joka on jo talossa.

Check-IN-, Check-OUT- ja Majoitukset IN/OUT -laskurit eivät laskeudu sillä hetkellä, kun avaat sivun: ne ovat viimeisimmän yöllisen päivityksen tilannekuva. Napauttamalla avautuvat luettelot lasketaan sen sijaan nyt, ja ne kertovat sen: siksi tänä aamuna saapunut varaus näkyy luettelossa mutta ei vielä luvussa. Myös Määräajat-sivu kertoo rajauksensa: se näyttää jo vanhentuneet ja yhä aktiiviset tarjoukset, juuri ne, jotka punainen palkki laskee.

Poikkeuksia ovat Paikalla ja Seuraavat 7 päivää: ne lasketaan kalenterista aina, kun avaat tai päivität sivun, joten ne seuraavat heti uutta varausta tai suljettua huonetta.